電子檔案憑證價值保障需求研究

許曉彤

摘 要：新《中華人民共和國檔案法》對電子檔案以電子形式作為憑證使用作出了“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的規(guī)定。文章以14部對電子證據(jù)審查、判斷、辨認、鑒真規(guī)定較為全面、詳盡的法律文件為分析樣本，從電子證據(jù)應用的視角闡釋了“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的具體內(nèi)涵，解讀司法對電子檔案憑證價值保障的需求，為單套制背景下電子檔案法律效力與證據(jù)價值的實現(xiàn)提供有益參考。

關鍵詞：電子檔案；憑證價值；電子證據(jù)；檔案法

分類號：G271

Research on the Demand for Guaranteeing the Evidential Value of Archival Electronic Records

——Based on the Perspective of Judicial Electronic Evidence Examination

Xu Xiaotong1，2

（1.School of History and Culture of Shandong University， Jinan， Shandong 250100； 2.Electronic Records Management Research Center of Renmin University of China， Beijing 100872）

Abstract： The new Archives Law of the Peoples Republic of China stipulates the use of archival electronic records as evidence， which are source reliability， procedures normalization and element compliance. From the perspective of the electronic evidence application， the specific connotation of source reliability， procedures normalization and element compliance are interpreted by 14 legal instruments as the analysis samples， which stipulate the examination of electronic evidence in detail. Then， to provide reference for the realization of the legal effect and evidence value of electronic records under the background of single-set system， the judicial demands for guaranteeing the evidence value of archival electronic records are analyzed.

Keywords： Archival Electronic Records； Evidence Value； Electronic Evidence； Archives Law

1 研究背景

2021年起，新《檔案法》正式實施。新《檔案法》增加了“檔案信息化建設”專章，規(guī)定“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，為電子檔案單套制管理提供了法律依據(jù)，其前置條件“電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的內(nèi)涵也引發(fā)了檔案界的廣泛關注，劉越男[1]、鄭金月[2]、胡文苑[3]、仇偉海[4]、韓李敏[5]等分別從檔案管理視角對上述規(guī)定的具體要求進行解讀；薛四新[6]則基于以上三個方面設計了電子檔案三維質(zhì)量模型并論述了各項質(zhì)量要素的內(nèi)容；蔡學美結合法律對電子數(shù)據(jù)用作證據(jù)的要求與電子公文要素的相關規(guī)定，闡釋了“要素合規(guī)”的具體意涵[7]；等等。一直以來，作為“呈堂證供”是檔案憑證價值的極致體現(xiàn)之一，檔案材料在訴訟中亦具有法定證明力優(yōu)勢。電子文件與電子證據(jù)同作為二進制代碼構成的數(shù)字信息，是技術進步與實務發(fā)展需要的產(chǎn)物。由于司法證明現(xiàn)實需求的緊迫性，司法界往往先于檔案界對技術的變化作出反應，對電子證據(jù)的審查判斷進行系統(tǒng)規(guī)定，積累了豐富的參考素材。從電子證據(jù)審查判斷的視角考察電子檔案憑證價值保障的需求，對于豐富單套制背景下電子檔案“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的內(nèi)涵，為電子檔案以電子形式作為憑證效力發(fā)揮具有重要意義，亦能為相關標準與規(guī)則的制定提供參考。

2 法律文件的檢索與篩選

為全面地從電子證據(jù)審查判斷的視角探析電子檔案（文件）憑證價值的保障需求，筆者通過北大法寶、北大法意對相關法律文件進行檢索，包括法律、司法解釋、司法解釋性質(zhì)文件、部門規(guī)范性文件、部門工作文件、“兩高”工作文件、行業(yè)規(guī)定等。同時，“電子證據(jù)”系學理概念，“電子數(shù)據(jù)”系法律文件表達，二者在數(shù)字環(huán)境中所指對象基本一致，為提升檢全率，除選取“電子證據(jù)”“電子數(shù)據(jù)”“電子文件”“電子檔案”等核心檢索詞外，還對相關概念如“數(shù)據(jù)電文”“電子數(shù)據(jù)交換”“視聽資料”等在全文范圍內(nèi)進行了檢索，通過精讀與篩選，獲得了14部對電子證據(jù)審查、判斷、辨認、鑒真相關規(guī)定較為全面、詳盡的法律文件作為分析樣本（詳見表1）。

3 電子證據(jù)審查判斷相關法律文件的內(nèi)容分析

電子證據(jù)的審查一般依據(jù)證據(jù)三性——真實性、關聯(lián)性、合法性展開[8]。本文即從證據(jù)三性的視角出發(fā)，分別歸納、提煉司法對電子證據(jù)規(guī)格的具體要求。

3.1 電子證據(jù)真實性相關規(guī)定

電子證據(jù)的真實性主要強調(diào)證據(jù)是對案件有關事實的反映[9]。由分析結果可知，真實性是電子證據(jù)最核心、最受關注的屬性，對其審查、判斷的相關條款最多，且是否具備完整性與可靠性亦常作為真實性的審查判斷依據(jù)（詳見表2，“來源”欄為表1法律編號）。

3.2 電子證據(jù)關聯(lián)性相關規(guī)定

各項法律法規(guī)對電子證據(jù)關聯(lián)性的需求表述較為一致，均強調(diào)電子證據(jù)與案件事實存在關聯(lián)，且案件相關的電子證據(jù)被全面收集（詳見表3）。

3.3 電子證據(jù)合法性相關規(guī)定

電子證據(jù)的合法性與證據(jù)資格相關，是證據(jù)能夠上法庭的“門檻”。主要表現(xiàn)在調(diào)查主體、證據(jù)形式與收集提取操作須符合相關法律規(guī)定[10]。由于刑事訴訟的證明對象特殊，證明要求較高，故而合法性規(guī)定主要集中于刑事電子證據(jù)領域（詳見表4）。

4 司法視角下電子檔案憑證價值保障的需求分析

如前所述，電子證據(jù)需滿足真實性、關聯(lián)性與合法性，其具體要求中不乏與新《檔案法》對電子檔案“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”規(guī)定的聯(lián)系。據(jù)此，筆者以來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)三個方面為線索，對表2至表4中電子證據(jù)審查判斷條款進行編碼分類，將其在司法語境下的主要內(nèi)涵轉化為對應的檔案管理需求（詳見圖1）。需要說明的是，A1-2、A9、C4等僅作概括描述性規(guī)定或僅與司法取證環(huán)節(jié)相關的規(guī)定暫不列入研究范圍。

4.1 司法視角下電子檔案“來源可靠”的需求分析

由圖1可知，司法對電子證據(jù)的來源主要從形成責任主體與形成環(huán)境兩方面進行審查判斷，這分別與檔案學來源原則與新來源觀中對“來源”的定義較為相近。其中，形成主體包括責任機構與操作人員，形成環(huán)境包括載體、系統(tǒng)與所用技術等。

（1）形成責任主體可靠

法律文件明確規(guī)定的可靠機構主體有以下兩類：一是公共資源網(wǎng)站、檔案部門等具有一定公信力和權威性的機構；二是視作不具備作假動機、保管于己不利證據(jù)的對方當事人網(wǎng)站及中立第三方存證服務平臺[11]等機構。不屬于上述主體的機構則可通過審查操作人員身份與操作時間，以及信息系統(tǒng)用戶名、賬號、密碼、電子簽名的授權與分配情況輔助證明。由上可知，檔案部門與檔案機構的公信力和專業(yè)度使電子檔案在訴訟中具備證明力優(yōu)勢；同時，一般機構應明確電子檔案管理權責，確保現(xiàn)實操作人員與系統(tǒng)虛擬身份的對應管理，并掌握相關信息系統(tǒng)的操作與使用情況等。

（2）形成環(huán)境可靠

形成環(huán)境方面，法律文件對電子證據(jù)的載體、系統(tǒng)與所用技術進行了規(guī)定。首先，應追溯電子證據(jù)的原始存儲介質(zhì)，保證電子證據(jù)系“原件”；如更換存儲介質(zhì)，則應注明數(shù)據(jù)的收集、提取方式。轉換至電子檔案管理語境，首先要求確保電子檔案形成與存儲原始介質(zhì)的可追溯性，電子檔案如需遷移，則應記錄原始存儲位置與遷移方式，保證電子檔案的完整性。其次，電子證據(jù)應由相關信息系統(tǒng)依照正常程序自動發(fā)送，保證系統(tǒng)未開源、無病毒。以信息系統(tǒng)完整性推定電子證據(jù)未經(jīng)篡改的邏輯也是《加拿大證據(jù)法》、美國《聯(lián)邦證據(jù)規(guī)則》等英美法系證據(jù)法的常見規(guī)定。轉化至檔案工作中，要求機構應采用具有專業(yè)資質(zhì)開發(fā)商開發(fā)的、符合國家與行業(yè)標準的電子檔案管理系統(tǒng)，如依據(jù)GB/T29194-2012《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》、GB/T31914-2015《電子文件管理系統(tǒng)建設指南》與即將實施的GB/T 39784-2021《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》等標準進行系統(tǒng)開發(fā)與驗收工作；同時部署安全的網(wǎng)絡環(huán)境并實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)隔離，避免管理環(huán)境失密、失控。此外，應用電子簽名、可信時間戳、哈希校驗、區(qū)塊鏈等技術的電子證據(jù)可在無反駁證據(jù)的情況下認定真實性[12]。以區(qū)塊鏈技術為例，據(jù)筆者對中國裁判文書網(wǎng)的檢索調(diào)查（檢索時間：2021年7月5日），已有逾2400例判例運用區(qū)塊鏈技術輔助司法存證。對于電子檔案而言，應積極將上述司法認可的防篡改技術有選擇地嵌入管理流程與管理環(huán)境，保留技術的使用痕跡并保持其在一定時間段內(nèi)的可驗證性（如法定追訴期時限內(nèi)或其他相關規(guī)范中規(guī)定的時限等），確保電子檔案管理環(huán)境的清潔性。

4.2 司法視角下電子檔案“程序規(guī)范”的需求分析

由圖1可知，法律文件對電子證據(jù)的相關操作程序主要包含形成階段程序與涉案取證的一系列程序。前者與電子檔案管理工作直接相關，影響著取證的范圍與質(zhì)量；后者可能發(fā)生于電子文件生命周期的各階段，涉及組織機構各項業(yè)務工作與多個業(yè)務部門。

（1）形成保管階段程序規(guī)范

從正面來看，電子證據(jù)的形成程序如符合正常業(yè)務活動程序與檔案管理活動程序，則可在無反駁證據(jù)的情況下視作真實；同時，電子證據(jù)復制件的制作程序應真實、完整、精確地反映原始內(nèi)容。從反面來看，電子證據(jù)應當無剪裁、篡改、拼湊、添加、刪改、修改、偽造變造等情形，如存在上述情形，也應對其合理性作出相應說明。對應至電子檔案管理活動中，即應當制定并切實遵循電子檔案管理的相關標準、規(guī)范與制度。電子檔案的形成、收集、歸檔管理、長期保存等關鍵流程以及軟硬件配置、監(jiān)督檢查等重要工作均應設置配套制度規(guī)范[13]；對于具體工作規(guī)程，則可列明參考標準，做到電子檔案管理全流程有章可依、有據(jù)可循。如2013年，國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室印發(fā)的《電子文件管理標準體系框架》，便是深入研究電子文件管理標準需求的指導性文件[14]，時至今日，電子文件管理的基礎過程、對象、系統(tǒng)、監(jiān)督檢查、應用領域等方面的國家與行業(yè)標準逐步完善，可為電子檔案從形成到長期保存的管理過程提供指引。需要特別指出的是，電子證據(jù)重視“原件”，因此電子檔案與元數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)的“多頭備份”應按規(guī)定執(zhí)行并做好記錄，保證各備份與“原件”的一致性，或僅在需要出證時提供原件，常規(guī)借閱與利用時提供備份等。在此基礎上，還需為電子檔案管理符合規(guī)范留存相關痕跡、出示證明材料。如在電子檔案內(nèi)容變更、操作者變動、管理權屬變化、出現(xiàn)異常操作現(xiàn)象或版本更改等關鍵節(jié)點操作時，均應在系統(tǒng)審計日志中形成記錄，并能夠?qū)φ找?guī)范就操作程序的合理性加以說明。

（2）涉案取證階段程序規(guī)范

電子證據(jù)涉案取證程序的規(guī)范性主要從形成完整證據(jù)保管鏈的思路進行規(guī)定，即著重記錄什么證據(jù)、如何獲取證據(jù)、證據(jù)何時被收集與運用、證據(jù)經(jīng)由誰手、為什么對證據(jù)作如此處理、證據(jù)被運輸至何處以及存儲在何處[15]等問題。一般來說，刑事案件中多為司法部門組織取證；隨著電子證據(jù)在民商事案件中的廣泛應用，一般組織機構亦需要在律師的指導下取證或自行取證。近日，電子證據(jù)取證分析師這一職業(yè)被人社部等列入新興職業(yè)名單[16]，取證主體逐漸向一般行政機關與大型企事業(yè)單位延伸?？梢姡ㄒ?guī)遵從與數(shù)字取證工作對現(xiàn)代組織發(fā)展的重要意義不斷彰顯，將取證要求納入機構電子檔案管理工作規(guī)劃，或?qū)⒉糠峙c取證相關的活動前置于電子文件與檔案管理程序尤為必要。具體而言，可參考司法電子證據(jù)取證規(guī)定的要求制定電子檔案的應訴提取預案，對操作人簽章、提取過程錄像、提取見證人等方面進行說明。在英美法系國家的實踐中，加拿大與美國分別頒布了CAN/CGSB—72.34《電子文件用作書證》（Electronic Records as Documentary Evidence）、ANSI/AIIM TR31《法律可接受的信息系統(tǒng)生成記錄》（Legal Acceptance of Records Produced by Information Technology Systems）等相關標準，結合司法取證需求對電子文件捕獲、組織與檢索等常規(guī)性管理活動進行規(guī)定，對訴訟準備相關活動予以強調(diào)，輔助電子文件與檔案向電子證據(jù)的轉化。

4.3 司法視角下電子檔案“要素合規(guī)”的需求分析

由圖1可知，法律文件中對電子證據(jù)“要素”的規(guī)定主要聚焦于所收集材料與案件是否相關，以及證據(jù)收集是否全面、完備等，即同時關注反映客觀事實內(nèi)容的“主”證據(jù)與起印證作用的一系列“輔”證據(jù)。這一思路與電子文件管理中對“內(nèi)容、背景、結構”三要素的強調(diào)不謀而合——將背景信息、結構信息與內(nèi)容信息共同封裝，以文件為單元加以組織管理，是電子文件具備憑證價值的關鍵，也是檔案化管理在司法證明活動中獲得證明力優(yōu)勢的重要依據(jù)。

（1）“主”證據(jù)要素合規(guī)

在“主”證據(jù)要素合規(guī)方面，電子證據(jù)強調(diào)與案件事實的關聯(lián)性，而這一關聯(lián)性則通過內(nèi)容、時間、地點、規(guī)格、類別、格式、設備等具體要素加以判斷。對標至電子檔案管理工作中，為盡可能避免因檔案缺失造成的法律風險或為應訴提供資料，應合理部署檔案收集工作、提前規(guī)劃檔案保管期限，保障機構關鍵業(yè)務相關信息均被納入檔案化管控范圍，為留存活動證據(jù)提供先決條件。如英美法系國家為應對訴訟證據(jù)開示（Disclosure）與電子發(fā)現(xiàn)（E-Discovery）的司法程序，規(guī)定了機構的文件留存（Legal Hold/ Records Hold）[17]義務，未能履行相關義務的組織機構將在民事訴訟中獲不利裁定，以此“倒逼”機構在數(shù)字環(huán)境為主的業(yè)務活動中切實做好檔案收集工作。

（2）“輔”證據(jù)要素合規(guī)

在“輔”證據(jù)要素合規(guī)方面，法律文件普遍強調(diào)對關聯(lián)信息、附屬信息、訪問操作日志、系統(tǒng)環(huán)境等外部信息的收集，使其能夠與主要電子證據(jù)所呈現(xiàn)的內(nèi)容信息形成相互印證邏輯，避免“孤證不立”的情形，這在電子檔案管理工作中即體現(xiàn)為通過元數(shù)據(jù)回溯電子檔案的管理痕跡。ISO23081-1：2006《信息與文獻文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1部分：原則》（GB/T26163.1-2010）在規(guī)定文件自身元數(shù)據(jù)外，還確立了法規(guī)標準、責任者、業(yè)務過程與文件管理過程四類“外部”元數(shù)據(jù)要素；PREMIS數(shù)據(jù)字典（PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata）的3.0版本中除規(guī)定對象、事件、主體、權利等實體外，還規(guī)定了記錄支持數(shù)字對象所用軟硬件等技術的環(huán)境實體[18]等。我國行業(yè)實踐中延伸出的針對各類電子檔案的元數(shù)據(jù)分類更為細致，如DA/T46-2009《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》中規(guī)定了88項元數(shù)據(jù)，DA/T 54-2014《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》和DA/T 63-2017《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》分別規(guī)定了94項與96項元數(shù)據(jù)，已能夠覆蓋一般應訴情況下電子證據(jù)的審查判斷要求。綜上，組織機構在選擇元數(shù)據(jù)方案時，應以憑證價值保障為主線，結合實踐利用需求，簡化與提煉核心元數(shù)據(jù)項，并基于電子檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)有的周期性統(tǒng)計報告、存儲空間報告、審計跟蹤報告、故障/錯誤情況處理報告、安全違規(guī)情況報告、移交操作報告等日志與報告，支持生成應訴需要的證據(jù)保管鏈報告、數(shù)據(jù)合規(guī)審查報告等，輔助應訴情形下的電子證據(jù)審查判斷工作，提升電子證據(jù)認定的效率。

5 結 語

自紙質(zhì)時代起，民事與行政訴訟中就明確規(guī)定檔案材料的證明力優(yōu)先；數(shù)字時代，檔案管理方式依然是保障電子證據(jù)真實可靠的重要手段。新《檔案法》首次凝練地提出了電子檔案以電子形式作為憑證使用的前置條件，概括性地回答了司法對“檔案管理方式”的要求，但其具體內(nèi)涵至今尚處于廣泛討論中。筆者以司法視角切入，從電子證據(jù)相關條款中尋求與電子檔案管理方法的呼應與關聯(lián)，有助于豐富和延展對“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”要求的理解，抓住單套制背景下電子檔案管理的工作重心，切實保障電子檔案的憑證價值。未來還有待《中華人民共和國檔案法實施辦法》作出更加詳細的規(guī)定，或出臺專門針對“檔案管理方式”審查判斷的說明等規(guī)范性文件，為電子證據(jù)審查判斷提供參考標準，進一步推動電子檔案與電子憑證、電子證據(jù)的無障礙轉化。

*本文系2021年度山東省社會科學規(guī)劃項目“基于區(qū)塊鏈技術的可信文檔數(shù)據(jù)治理生態(tài)建設研究”（項目編號：21DTQJ01）、2020年度山東大學基本科研業(yè)務費專項資金資助項目“單軌制背景下的電子文件證據(jù)效力保障體系構建研究”（項目編號：2020GN056）階段性研究成果。

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