探究常見電力檔案管理的改進方法

陳文靜

電力檔案在電力企業(yè)的經(jīng)營和管理中充當著重要的角色，不僅是電力工程建設和竣工驗收的必備資料，也是電力工程運維、檢修及改建、擴建過程中的參考依據(jù)。但是實際工作中電力檔案的管理存在很多問題，致使電力檔案的重要作用沒能充分發(fā)揮出來。鑒于此，本文分析了電力檔案管理中的常見問題并進一步提出一些針對性的改進方法，以供借鑒。

電能是推動社會發(fā)展和進步的重要能源，電力企業(yè)作為提供電能的支柱性民生產(chǎn)業(yè)，為了保障國內(nèi)經(jīng)濟的穩(wěn)步發(fā)展也必須加快生產(chǎn)建設步伐。電力檔案記錄了電力企業(yè)經(jīng)營管理中的各類文件和數(shù)據(jù)、信息，是企業(yè)歷史的見證，也是企業(yè)未來發(fā)展的重要依據(jù)。因此，電力企業(yè)應該重視檔案的管理工作，通過規(guī)范化、科學化的管理，讓檔案更好的服務于企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理工作的重要性

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，企業(yè)管理者可以通過檔案中的信息了解企業(yè)發(fā)展歷史，進而對當前的發(fā)展狀況有更清晰的認識，同時對未來的發(fā)展戰(zhàn)略做出正確規(guī)劃。一方面，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中一定會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和資料，如企業(yè)的建設項目、會議記錄、生產(chǎn)數(shù)據(jù)、經(jīng)營數(shù)據(jù)、設備資料等，這些都要記錄在檔案之中，企業(yè)領導者和管理者通過這些歷史資料可以深入了解企業(yè)是如何建立和逐步發(fā)展起來的，了解當前的發(fā)展趨勢是否正常。另一方面，詳細、準確、完整的檔案資料是對過去企業(yè)經(jīng)營狀況的全面總結，企業(yè)管理者通過對檔案資料的研究分析，可以發(fā)現(xiàn)以往工作中是否有不足之處，是否有值得以后借鑒的經(jīng)驗和教訓，然后對企業(yè)做出正確的短期目標或長遠計劃。

電力檔案是服務于電力企業(yè)的檔案，與其他類型企業(yè)檔案的不同之處在于其具有自己的專屬特性。由于電力企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展關系到人民生活和社會穩(wěn)定，電力企業(yè)的檔案必須做到清晰、準確、詳細、全面、規(guī)范、系統(tǒng)。由此可見，做好檔案管理工作對電力企業(yè)自身的良性發(fā)展與社會的和諧穩(wěn)定都具有重要的現(xiàn)實意義。

二、電力檔案管理工作中的常見問題

（一）檔案管理工作不受重視

在市場經(jīng)濟的大環(huán)境影響下，電力企業(yè)普遍存在“重效益、輕管理”的現(xiàn)象，無論是企業(yè)領導者、部門管理者還是群眾職工，甚至是檔案管理人員自己，都對檔案管理工作重視程度不高。比如對于某個工程項目，電力企業(yè)只關注它的施工進度、經(jīng)營效益，對工程相關的圖紙、材料、會議記錄等重要信息的歸檔管理缺乏監(jiān)督和跟進，導致檔案內(nèi)容不完整、不嚴謹，影響了檔案管理的價值體現(xiàn)。

（二）檔案管理系統(tǒng)不完善

雖然檔案管理部門的設立在電力企業(yè)中由來已久，但是其工作往往不受重視，造成其機構建設和人員配備方面存在較大的問題。從機構建設方面看，電力企業(yè)沒有健全的監(jiān)督管理機制，對檔案管理部門的工作效率和工作質(zhì)量要求不高，沒有嚴格的獎懲制度來約束檔案管理人員的工作態(tài)度。從人員配備方面看，目前電力企業(yè)的檔案管理部門人員分配不均的現(xiàn)象十分顯著，檔案管理部門精細化管理水平不高，各個員工的業(yè)務范圍分配不清，人員調(diào)動比較隨意，導致一些工作難度大、內(nèi)容繁雜的崗位人手不足，而一些工作量小、工序簡單的崗位人員過剩，使檔案管理工作效率難以提高。

（三）檔案管理設備落后

隨著科學技術的發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理模式。應用電子檔案管理模式，工作人員將各類數(shù)據(jù)、文件、聲音、影像等信息錄入到計算機系統(tǒng)中，既能有效避免檔案內(nèi)容丟失造成損失，又能為檔案的整理、查詢以及更改提供便利。但是在電力企業(yè)中電子檔案管理模式的應用還存在一些不足，其中設備落后是最主要問題。現(xiàn)階段，電力企業(yè)已經(jīng)基本實現(xiàn)檔案管理的計算機系統(tǒng)辦公，但是卻忽略了與電子檔案管理相關的其他配套設施的配置和升級，設備不足或設備落后問題在檔案管理部門中十分常見，導致檔案內(nèi)容不準確、不全面或者檔案管理系統(tǒng)運行不穩(wěn)定，給檔案管理工作的日后開展留下安全隱患。

（四）檔案信息收集不全面

電力檔案是電力企業(yè)對過往歷史的記錄資料，這些資料包括文字以及照片、聲音、影像等各種類型信息，但是檔案管理人員在實際工作中大多只注重文字信息的采集，其他類型信息所占的比例極低。分析原因大致有三：其一，檔案管理人員習慣了傳統(tǒng)檔案信息收集的方法，“文字更能詮釋信息的內(nèi)容”的觀念根深蒂固，在搜集檔案資料時常常忽略其他類型信息的價值;其二，采集照片、聲音、影像資料需要照相機、錄音筆、攝像機等設備，工作人員覺得攜帶這些設備行動不方便或者根本沒有這些設備供他們使用;其三，一些負責檔案監(jiān)督的主管機構在核查業(yè)務時主要檢查書面材料是否完整，而未將影像、相片、錄音等看做檔案的一部分，于是檔案管理人員認為只要把書面的文字材料整理好就可以交差了，即使帶回了音像資料，監(jiān)管部門沒有要求必須保存，他們也會為圖方便將這些棄之不用。

（五）檔案管理人員素質(zhì)不高

在電力企業(yè)中，檔案管理工作人員素質(zhì)普遍不高，存在工作態(tài)度不認真、專業(yè)技能不足兩方面問題。首先，很多檔案管理工作人員對檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要意義認識不足，不能充分體會到自身工作的重要性，在工作中懶散隨意、不思進取，導致檔案管理中存在漏洞和錯誤。其次，由于檔案管理工作技術性不高，工作人員文化程度偏低是普遍現(xiàn)象，其中不乏一些兼職人員，再加上企業(yè)不重視檔案管理工作隊伍的素質(zhì)提升，以致檔案管理人員的專業(yè)技能水平和綜合素質(zhì)各方面都不能滿足工作需要，檔案管理混亂、工作效率不高。

（六）電力檔案編制研究成果缺少實踐價值

近年來，為了最大程度的開發(fā)電力檔案信息資源，提高電力檔案信息的利用率，電力行業(yè)學者對電力檔案編制進行了大力研究。但是就目前的應用情況來看，大多數(shù)檔案編研成果不夠?qū)嵱?，當然也有一部分研究取得了具有實踐價值的成果，但隨著檔案管理技術的不斷創(chuàng)新和改革，這些編研成果很快落伍。這也是提升電力檔案管理工作需要解決的問題之一。