信息化環(huán)境中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用探究

劉麗君

[摘 要] 在信息化環(huán)境下，現(xiàn)代通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)逐漸成熟，這為各大企業(yè)的日常管理工作效率及質(zhì)量的提高，提供了充分有效的技術(shù)支持。從我國中醫(yī)院來看，在信息化環(huán)境下，其檔案管理工作發(fā)生了較大程度的變化，從傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案管理為主導(dǎo)的管理模式，逐步朝電子化、智能化、數(shù)字化檔案管理方向發(fā)展。值得注意的是，在檔案數(shù)字化建設(shè)工作中，仍存在一些問題。因此，文章以信息化環(huán)境中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理工作開展的意義為切入點，進(jìn)一步對在此中醫(yī)院面臨的問題進(jìn)行分析，并提出數(shù)字化管理層面的相關(guān)優(yōu)化策略，希望以此促進(jìn)中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理工作效率及質(zhì)量的全面提升。

[關(guān)鍵詞] 中醫(yī)院；綜合檔案；數(shù)字化管理；優(yōu)化策略

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）11-0074-03

近年來，在社會經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展的背景下，我國中醫(yī)院日常管理工作水平得到全面提高。檔案管理作為中醫(yī)院日常管理工作中非常重要的一部分，我們需要認(rèn)識到信息化環(huán)境對檔案管理工作產(chǎn)生的影響，要及時轉(zhuǎn)變思路，重視中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理建設(shè)。然而，在中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理實際建設(shè)工作開展過程中，還存在一些挑戰(zhàn)性問題，比如，對檔案數(shù)字化管理重視程度有待提高、檔案管理人員數(shù)字化管理專業(yè)能力素養(yǎng)水平有待提高、檔案管理安全性有待提高等[1]。為了解決這些挑戰(zhàn)性問題，促進(jìn)中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理工作效率及質(zhì)量的全面提高，筆者圍繞“信息化環(huán)境中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用”進(jìn)行了分析。

一、信息化環(huán)境中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理工作開展的意義概述

在網(wǎng)絡(luò)信息時代背景下，信息化環(huán)境中的現(xiàn)代通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等越來越成熟，在這些技術(shù)的成熟為各行各業(yè)日常管理工作提供了新思路及新技術(shù)，中醫(yī)院也不例外。從實際工作角度來看，在信息化環(huán)境下，中醫(yī)院綜合檔案管理工作逐步朝數(shù)字化管理方向發(fā)展，對其開展數(shù)字化管理具有重要意義。

（一）可保證檔案信息數(shù)據(jù)的真實性及可靠性

對于中醫(yī)院的綜合檔案數(shù)字化管理來說，是指在保護(hù)檔案原件及數(shù)據(jù)真實的基礎(chǔ)條件下，對計算機自身具備的軟件功能及硬件功能進(jìn)行合理利用，實現(xiàn)對檔案信息的數(shù)字化加工，使醫(yī)院工作人員的應(yīng)用需求得到有效滿足，進(jìn)而使檔案信息資源的價值作用充分有效地展現(xiàn)出來[2-3]。與此同時，中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)，可為醫(yī)院工作人員提供豐富多元，且真實的數(shù)據(jù)信息，進(jìn)一步為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層在決策的制定及實施等過程中，提供準(zhǔn)確、可靠的信息數(shù)據(jù)支持。此外，在信息化環(huán)境下，通過信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠使中醫(yī)院的各項數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)高效共享，從而使中醫(yī)院檔案信息資源的利用價值大大提升。

（二）提高檔案信息資源存儲及檢索效率

在中醫(yī)院各項工作不斷推進(jìn)過程中，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息繁多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式顯然難以滿足大數(shù)據(jù)量的處理工作，且在檔案信息資源存儲方面，需耗費大量的人力資源，在相關(guān)檔案信息資料查詢方面效率也不高，會使與檔案相關(guān)聯(lián)工作的效率受到影響。而在信息化環(huán)境下，中醫(yī)院通過綜合檔案數(shù)字化管理工作的開展，采取數(shù)字化管理模式，進(jìn)一步對計算機網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)的高效應(yīng)用，能夠使檔案信息資源從采集、分析整理，到存儲管理的效率大大提升。與此同時，通過中醫(yī)院檔案管理信息，輸入關(guān)鍵詞可實現(xiàn)檔案信息資源高效檢索，從而減輕人工工作壓力及工作量，使醫(yī)院的檔案信息資源利用效率得到全面提升。

（三）使檔案信息資料得到有效保護(hù)

中醫(yī)院在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作當(dāng)中，易出現(xiàn)一些問題，比如檔案遺失、檔案缺損、遭遇火災(zāi)或水災(zāi)等，這些問題的出現(xiàn)不利于紙質(zhì)檔案信息資料的有效保存，易造成檔案信息資料完整性缺失，從而使醫(yī)院的相關(guān)工作難以有據(jù)可依[4]。而在信息化環(huán)境的背景下，中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)，可以一改傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，使醫(yī)院的檔案管理轉(zhuǎn)向為電子化、數(shù)字化、信息化管理，這樣便能夠使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中的一些問題得到有效避免。并且，在網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的支持下，可大大提升檔案信息資料的安全性，預(yù)防失竊等風(fēng)險問題的出現(xiàn)。此外，通過備份管理等方式，可以使檔案信息資料的完整性得到有效保證，進(jìn)而為醫(yī)院相關(guān)工作的順利、有序開展提供有效的參考依據(jù)。

二、信息化環(huán)境中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理工作面臨的挑戰(zhàn)性問題分析

雖然在信息化環(huán)境下，中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的意義顯著，但在實際工作開展過程中，也面臨著一些具有挑戰(zhàn)性的問題。倘若面臨的挑戰(zhàn)性問題未能及時有效解決，則會影響到中醫(yī)院檔案管理工作的整體效益。

（一）對數(shù)字化檔案管理缺乏充分的認(rèn)識

在中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理工作開展過程中，發(fā)現(xiàn)部分領(lǐng)導(dǎo)對醫(yī)院的綜合檔案數(shù)字化管理工作認(rèn)識不足，存在重視臨床檔案信息資料管理，但對綜合檔案數(shù)字化管理不夠重視的情況；未能在綜合檔案數(shù)字化管理工作中投入充足的資金，使得檔案管理所需軟硬件設(shè)備數(shù)量、性能及質(zhì)量都難以得到有效保障，這樣便使得中醫(yī)院的綜合檔案數(shù)字化管理工作如同虛設(shè)，難以發(fā)揮出實質(zhì)性的作用[5]。與此同時，受到相關(guān)思想的影響，中醫(yī)院方面在檔案管理工作開展過程中，尚未完全實現(xiàn)電子化管理，部分工作內(nèi)容仍采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，使得檔案管理的效率及質(zhì)量難以得到有效提升。此外，在部分檔案管理工作采取數(shù)字化管理模式，部分檔案管理采取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，兩者之間的協(xié)調(diào)性及銜接性難以得到有效保證，可能還會出現(xiàn)職權(quán)分配上的矛盾，不利于中醫(yī)院綜合檔案管理整體效益的提升。

（二）數(shù)字化管理專業(yè)能力素養(yǎng)水平有待提高

在中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理工作開展過程中，檔案管理工作人員扮演著非常重要的角色，但是，如果檔案管理工作人員在檔案管理方面的專業(yè)能力素養(yǎng)水平有限，則會使檔案數(shù)字化管理工作的效率及質(zhì)量難以得到有效提高。從現(xiàn)狀來看，中醫(yī)院在綜合檔案管理方面，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，轉(zhuǎn)向信息化、數(shù)字化管理模式，檔案管理工作人員的工作理念、技術(shù)水平也勢必發(fā)生轉(zhuǎn)變，即需要檔案管理工作人員掌握信息化、數(shù)字化管理技術(shù)方法，懂業(yè)務(wù)、懂技術(shù)、懂?dāng)?shù)字化管理流程等。但是，因部分檔案管理工作人員在檔案數(shù)字化管理方面的技術(shù)水平、業(yè)務(wù)能力不足，難以高效地掌握數(shù)字化檔案管理所需的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)以及計算機技術(shù)，顯然這將影響中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理工作的效率及質(zhì)量[6]。此外，從醫(yī)院層面分析，為了滿足中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的高標(biāo)準(zhǔn)、高要求，勢必需要構(gòu)建完善的人才培養(yǎng)體系，但是中醫(yī)院側(cè)重醫(yī)療、護(hù)理等工作的開展，對數(shù)字化檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)缺乏重視，使得人才培訓(xùn)方式方法滯后，進(jìn)而使醫(yī)院的現(xiàn)代化檔案管理人才呈現(xiàn)缺乏的局面，難以促進(jìn)中醫(yī)院的綜合檔案數(shù)字化管理工作效益的全面提升。

（三）檔案管理安全性有待提高

雖然在數(shù)字化管理下，中醫(yī)院的綜合檔案數(shù)字化管理能夠避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作潛在的一些安全隱患問題。但是，檔案數(shù)字化管理同樣也需要考慮到一些安全性問題[7]。其安全性問題主要集中體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)安全方面，比如中醫(yī)院的綜合檔案數(shù)字化管理在缺乏安全技術(shù)、安全防護(hù)措施的情況下，檔案信息資源易受到病毒攻擊、黑客攻擊等，從而導(dǎo)致醫(yī)院的檔案信息資源泄密。檔案信息資源泄密包括醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員的人事檔案泄密、患者就醫(yī)檔案泄密等。檔案信息資源泄密不利于對醫(yī)護(hù)人員的保護(hù)，也容易發(fā)生醫(yī)患糾紛問題。顯然，此方面的安全性問題需引起足夠的重視。此外，如果相關(guān)工作人員的工作態(tài)度不積極，或者未重視中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的日常運營維護(hù)，針對潛在的安全隱患問題未能及時排查、處理，則容易導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)難以正常、穩(wěn)定運行，進(jìn)而使中醫(yī)院的檔案數(shù)字化管理工作效率及質(zhì)量大大降低，不利于為醫(yī)院其他相關(guān)工作提供有效的檔案信息資源支持。

三、信息化環(huán)境中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理優(yōu)化策略分析

如前所述，在信息化環(huán)境下，中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理工作開展期間面臨一些有待解決的挑戰(zhàn)性問題。為了解決這些挑戰(zhàn)性問題，提高中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理工作的效率，有必要重視有效優(yōu)化策略的實施?？偨Y(jié)起來，具體優(yōu)化策略如下：

（一）提高對綜合檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識，重視充足的建設(shè)資金投入

在信息化環(huán)境下，中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理工作要想順利、有序推進(jìn)，首先有必要加強醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對綜合檔案數(shù)字化管理認(rèn)識水平的提高，改進(jìn)以往工作中重視醫(yī)院臨床信息資料管理，而對其他相關(guān)檔案管理缺乏重視的情況，對綜合檔案中的各項檔案管理均要提高重視程度。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層在提升自身認(rèn)知的基礎(chǔ)上，要引導(dǎo)檔案管理人員提高對綜合檔案數(shù)字化管理的重視，鼓勵檔案管理人員樹立與時俱進(jìn)的工作理念，加強自我學(xué)習(xí)，從而滿足綜合檔案數(shù)字化管理工作的需求。與此同時，醫(yī)院方面需在綜合檔案數(shù)字化管理建設(shè)工作中，投入充足的資金，購置性能好、質(zhì)量優(yōu)質(zhì)的數(shù)字化檔案管理設(shè)施設(shè)備，完善相關(guān)軟硬件設(shè)備，使中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理有充足的物資保障[8]。此外，中醫(yī)院還需重視將檔案室作為核心的數(shù)據(jù)系統(tǒng)的構(gòu)建，對中醫(yī)院的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，使醫(yī)院在開展工作期間，能夠應(yīng)用數(shù)據(jù)系統(tǒng)高效地對相關(guān)檔案信息資源進(jìn)行檢索、查詢、閱覽及下載。

（二）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)、能力水平

要想使檔案管理人員的綜合素質(zhì)、能力水平得到有效提升，一方面需要重視現(xiàn)代化復(fù)合型專業(yè)人才的選拔。在人才招聘過程中，采取擇優(yōu)錄取的模式，重點考察應(yīng)聘者的數(shù)字化檔案管理理論基礎(chǔ)知識掌握情況、實踐管理能力及技巧等[9]。另一方面，針對新招聘進(jìn)來的檔案管理人員，需要加強崗前培訓(xùn)，通過理論、技術(shù)層面的知識培訓(xùn)，使新招聘的檔案管理人員能夠快速適應(yīng)中醫(yī)院的數(shù)字化檔案管理工作。此外，要定期對在崗檔案管理人員進(jìn)行考核，將考核制度與績效晉升制度、獎懲制度相掛鉤，對數(shù)字化檔案管理工作認(rèn)真、積極負(fù)責(zé)的檔案管理人員，給予精神上或物質(zhì)上的表揚；對于工作態(tài)度不積極性、懈怠的檔案管理人員，給予批評教育，指出其不足，使其能夠提高思想認(rèn)識，認(rèn)真做好自身崗位的檔案管理工作。

（三）合理應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，提升綜合檔案數(shù)字化管理的安全性

在醫(yī)院的綜合檔案數(shù)字化管理信息資源繁多，且類型復(fù)雜，為了保證檔案信息資源在數(shù)字化管理工作中的安全性，進(jìn)而使檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)高效利用，有必要合理應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)。例如在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)當(dāng)中，合理設(shè)置“防火墻+安全密鑰”技術(shù)，在現(xiàn)代化技術(shù)的支持下，設(shè)置系統(tǒng)訪問權(quán)限，具備權(quán)限的工作人員，能夠根據(jù)自身權(quán)限等級，檢索、查詢、閱覽及下載相關(guān)檔案信息資源；而不具備的權(quán)限的工作人員，則拒之系統(tǒng)之外，這樣可以使檔案數(shù)字化管理的安全性得到有效保證[10]。此外，中醫(yī)院還可以引進(jìn)系統(tǒng)殺毒軟件技術(shù)，比如McAfee防病毒軟件、金山毒霸、360殺毒軟件等，或者具備條件的中醫(yī)院可自行研發(fā)高效的醫(yī)院檔案管理專用殺毒系統(tǒng)軟件等，使數(shù)字化檔案資源感染病毒的概率降到最低，進(jìn)而使中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的安全性得到有效提升。

四、結(jié)語

綜上所述，基于信息化環(huán)境下，中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理建設(shè)工作的開展非常有必要。但是，中醫(yī)院在綜合檔案數(shù)字化管理建設(shè)工作開展期間，也面臨一些挑戰(zhàn)性問題。因此，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層加強對綜合檔案數(shù)字化管理認(rèn)識的提高，并保障有充足的建設(shè)資金投入。在提升檔案管理人員綜合素質(zhì)、能力水平的基礎(chǔ)上，合理應(yīng)用一些現(xiàn)代化技術(shù)，如安全密鑰技術(shù)、防火墻技術(shù)等，使綜合檔案數(shù)字化管理的安全性得到有效提升?？傊ㄟ^完善各方面的措施，中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理工作效益將能夠得到明顯提升，進(jìn)一步為中醫(yī)院日常管理工作的穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展提供有效支撐。

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