辦公室文書檔案收集及歸檔工作對策

劉增華

[摘 要]對于事業(yè)單位而言，其持續(xù)發(fā)展需要能夠做到科學(xué)決策，而決策的時候就需要做到科學(xué)審視過去的發(fā)展歷程，此時就需要使用到檔案資料。能夠?qū)τ谶@樣的發(fā)展歷程進行準確全面記錄的，也只有辦公室文書檔案。由此需要高度重視辦公室文書檔案收集和歸檔工作的開展。文章從這個角度入手，對于辦公室文書檔案收集以及歸檔工作的價值進行分析，在此基礎(chǔ)上提出對應(yīng)的辦公室檔案收集和歸檔工作存在的問題，并且制定了針對性的解決方案，希望可以引導(dǎo)辦公室文書檔案收集和檔案歸檔工作步入到更加高質(zhì)量的狀態(tài)。

[關(guān)鍵詞]辦公室文書；文書檔案收集；文書檔案歸檔

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）11-0094-03

對于事業(yè)單位而言，在長期發(fā)展的過程中，勢必會積累很多的文書檔案資料，這些文書檔案資料都可以歸結(jié)到文書的范疇，需要將其看作為重要的信息情報。因此采取科學(xué)有效的方式，去做好文書檔案收集和歸檔工作，是事業(yè)單位普遍需要做好的工作。

一、辦公室做好文書檔案收集和歸檔工作的價值分析

首先，現(xiàn)代管理理念，認為需要依靠技術(shù)的作用，確保檔案載體能夠轉(zhuǎn)化為數(shù)字化載體，這樣檔案管理就展現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化的特點[1]，這是當前文書檔案管理工作的基本訴求。對于事業(yè)單位而言，辦公室需要正確認識自己在此方面的職能，確?？梢郧袑嵶龊梦臅鴻n案的收集和歸檔工作；其次，越來越多的事業(yè)單位開始意識到自身發(fā)展與文書檔案之間的關(guān)系，在實際發(fā)展決策中會更多地使用文書檔案來作為依據(jù)，確保決策的科學(xué)性。以社區(qū)服務(wù)部門為例，各種社區(qū)的基本資料，服務(wù)方案的制定，服務(wù)活動價值判定等，都是重要的信息，這些信息可以給予后續(xù)社區(qū)服務(wù)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。從這個角度來看，正確看待辦公室在文書檔案收集和歸檔中的角色，思考更加有效的文書檔案收集和歸檔方式，引導(dǎo)實際文書檔案收集和歸檔質(zhì)量朝著更加理想的方向發(fā)展，這樣將使得事業(yè)單位能夠步入到更加持續(xù)性的發(fā)展狀態(tài)。

二、當前辦公室文書檔案收集和歸檔工作存在的問題

新形勢下辦公室文書檔案收集和歸檔工作的環(huán)境在慢慢變化，事業(yè)單位在此方面的投入也有所差異，因此不同的辦公室采取的是不同的文書檔案收集和歸檔機制，也展現(xiàn)出不同的效益。從整體角度來看，在此方面的缺陷和短板還是比較多的，如果不能采取針對性的措施去改善，勢必會對于事業(yè)單位的未來發(fā)展造成不良影響。其問題集中體現(xiàn)在：

（一）文書檔案收集和歸檔處于邊緣化的狀態(tài)，對應(yīng)制度架構(gòu)不健全

很多事業(yè)單位，不是很重視文書檔案收集和歸檔工作的開展，認為沒有必要，需要將焦點放在事業(yè)單位改革上，資料只需要進行適當?shù)恼砑纯?，沒有必要專門進行投入。在這樣的環(huán)境下，文書檔案收集和歸檔工作人員的崗位價值不被認可，各個部門也不會積極配合對應(yīng)的工作，實際文書檔案收集和歸檔的制度架構(gòu)也處于不健全的狀態(tài)，文書檔案管理和歸檔工作很快就處于粗放的狀態(tài)，在很多事業(yè)單位中就發(fā)現(xiàn)檔案格式比較混亂，檔案命名不科學(xué)，檔案內(nèi)容也存在很多殘缺，歸檔的效率比較低，常常出現(xiàn)在當年整理去年檔案資料的情況，這樣就使得實際文書檔案收集和歸檔工作處于比較粗放化的狀態(tài)。如果這樣的局面長期得不到改善，事業(yè)單位未來的發(fā)展勢必會因此受挫。

（二）現(xiàn)代技術(shù)對于傳統(tǒng)方式造成沖擊，收集處理方式不科學(xué)

在現(xiàn)代技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)跟不上發(fā)展的步伐了。比如部分事業(yè)單位會將辦公自動化系統(tǒng)使用到日常工作中去，一些原本需要人力完成的工作，會被設(shè)備或者機器所替代，這樣就使得檔案收集和歸納的工作形勢發(fā)生了變化，整體的工作效率得到了提升，一些重復(fù)性的工作可以交給系統(tǒng)來完成。在這樣的過程中，對應(yīng)的檔案管理和歸結(jié)人員需要有著更加高的素養(yǎng)和技能才能夠做好對應(yīng)工作。同時，某些事業(yè)單位可能還難以進入到無紙化辦公的狀態(tài)，文書檔案會選擇兩種方式保存，這樣會增加實際投入成本，檔案管理的難度也在不斷提升。部分事業(yè)單位不是很重視檔案信息化建設(shè)的投入，對應(yīng)設(shè)備和軟件難以跟上發(fā)展節(jié)奏，信息化也處于步履維艱的狀態(tài)，這樣也會對應(yīng)實際檔案收集和歸檔工作的變革造成不良影響。

（三）檔案管理專業(yè)人才處于缺乏的狀態(tài)，人才引入和培養(yǎng)投入不足

很多人在看待檔案管理工作的時候，會簡單地將其看作為文秘工作，認為這是一項十分清閑沒有挑戰(zhàn)性的工作[2-3]。很多檔案管理工作人員都是轉(zhuǎn)崗過來的，年齡通常比較大，他們所了解的檔案管理工作，是以傳統(tǒng)的手段來進行的，他們在檔案管理理論方面，在檔案管理信息化系統(tǒng)使用方面，檔案管理方式創(chuàng)新方面，顯然難以展現(xiàn)出積極性，對于自身崗位工作的認知也不是很清楚，這樣就處于消極的工作狀態(tài)。某些事業(yè)單位在實際檔案管理人才隊伍構(gòu)建方面不夠重視，在人才引入或者人才培養(yǎng)方面的投入不足，這樣就難以有理想的產(chǎn)出，實際的檔案管理人才隊伍的專業(yè)化程度，自然也處于比較差的狀態(tài)。

三、辦公室文書檔案收集和歸檔工作問題改善策略

作為事業(yè)單位，辦公室文書檔案收集或者歸檔工作的低效化，是長期思維意識認知偏差、投入不足、對應(yīng)制度架構(gòu)不合理、對應(yīng)崗位人才不專業(yè)所導(dǎo)致的，面對這些綜合性的因素，就需要采取針對性的方式來解決。

（一）建立完善的文書檔案收集和歸檔制度

首先，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要正確認識文書檔案收集和歸檔工作的價值，要學(xué)會從事業(yè)單位長久發(fā)展的角度審視此工作的意義，高度重視此方面工作的開展，積極在制度架構(gòu)方面進行投入，邀請專家對于當前制度存在的不足進行研判和分析，然后進行制度優(yōu)化，確保實際制度架構(gòu)的科學(xué)合理，這樣就可以引導(dǎo)后續(xù)的文書檔案收集和歸檔工作朝著標準化的方向發(fā)展和進步；其次，形成精細化的文書檔案收集和歸檔工作程序，將文書檔案收集和歸檔中的細節(jié)進行備注，無論是文書的起草，還是文書的審核，乃至是文書的印刷，亦或是文書的傳遞，或者是文書的執(zhí)行，都需要確保能夠依照程序來進行，避免出現(xiàn)文書外流的情況，做好文書保密保管工作，這樣才能夠引導(dǎo)實際的文書檔案管理工作朝著更加高質(zhì)量的方向發(fā)展；第三，應(yīng)注重文書檔案收集和歸檔工作責任制度的建立，確保對應(yīng)崗位的人員，相關(guān)配合的部門或者成員，可以正確認識自己在此環(huán)節(jié)中的價值，能夠依照對應(yīng)的程序和制度要求做好本職工作。依靠上述的制度架構(gòu)，使得事業(yè)單位文書檔案收集和歸檔工作進入到更加合規(guī)的狀態(tài)。最后，需要看到的是事業(yè)單位檔案管理工作制度的設(shè)計，在一開始可能是沒有多少問題的，但是在時代不斷發(fā)展的過程中，對應(yīng)的缺陷可能慢慢衍生，此時就需要以發(fā)展的視角看待，不斷進行制度的優(yōu)化，這樣就可以使得實際的檔案管理工作制度更好地發(fā)揮效能，引導(dǎo)事業(yè)單位檔案管理工作進入到更加科學(xué)的狀態(tài)。

（二）創(chuàng)新文書檔案收集和歸檔工作方法

需要看到的是，當前是新技術(shù)不斷發(fā)展的時代，技術(shù)對于各個領(lǐng)域的影響力在不斷提升，對于文書檔案收集和歸檔工作而言，也需要樹立創(chuàng)新意識，改變以往的檔案管理模式，積極實現(xiàn)新的技術(shù)，來優(yōu)化文書檔案收集和歸檔工作[3]。在此過程中需要做好的工作主要有：其一，對于事業(yè)單位辦公室文書檔案收集和歸檔工作經(jīng)驗進行歸結(jié)，積極引入信息技術(shù)，建立對應(yīng)的文書檔案信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)在架構(gòu)的過程中，可以詳細了解系統(tǒng)的需求，通過設(shè)定科學(xué)的模塊，確保對應(yīng)系統(tǒng)功能與日常的檔案管理工作保持吻合，由此引導(dǎo)實際事業(yè)單位文書檔案收集和歸檔工作進入到信息化的狀態(tài)；其二，積極在事業(yè)單位內(nèi)部開展宣傳工作，確保事業(yè)單位檔案管理人員正確看待信息技術(shù)的價值[4]，以創(chuàng)新意識參與到實際的信息技術(shù)使用格局中，不斷實現(xiàn)技術(shù)與日常工作之間的銜接，促進事業(yè)單位檔案管理工作朝著高質(zhì)量的方向發(fā)展和進步；其三，在引入對應(yīng)系統(tǒng)或者軟件的時候項目，需要形成對應(yīng)的試運行制度，確保在此過程中對應(yīng)的工作人員可以不斷地了解系統(tǒng)或者技術(shù)，在掌握其使用技巧的基礎(chǔ)上，對于其效益進行科學(xué)評估，這樣就可以確保各方面主體能夠以主動的心態(tài)參與到實際的系統(tǒng)或者軟件使用格局中，引導(dǎo)實際的信息化發(fā)展朝著更加理想的方向進展；其四，注重基于信息技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)的維護和更新，尤其是在當前信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，新技術(shù)不斷替代舊技術(shù)，此時就需要與之合作的供應(yīng)商可以更好地做好自身的服務(wù)工作，確保迅速進行系統(tǒng)的維護和更新[5]，在不同的情況下適當增加對應(yīng)的模塊或者功能，這樣可以引導(dǎo)實際的系統(tǒng)更好地發(fā)揮實際的效能。

（三）打造專業(yè)化的文書檔案管理人才隊伍

需要看到的是，無論是文書檔案管理制度的改革，還是文書檔案管理信息化的發(fā)展，都需要對應(yīng)的文書檔案管理工作人員切實參與進去，正確看待新技術(shù)與檔案管理工作之間的關(guān)系，然后成為實際新技術(shù)或者新理念的貫徹者[6]。為此就需要有著專業(yè)化的文書檔案管理人才隊伍。在此環(huán)節(jié)，需要做好的工作主要有如下幾個方面：其一，人才引入層次。積極從高等院校，人才資源市場去選聘信息素質(zhì)高，檔案管理理論基礎(chǔ)夯實，檔案管理經(jīng)驗豐富的人才，將他們作為文書檔案管理工作的人力資源基礎(chǔ)，給予他們良好的待遇和薪酬，創(chuàng)設(shè)良好的工作環(huán)境，鼓勵他們在本職工作崗位上提出自己的意見，確保實際的檔案管理工作創(chuàng)新氛圍得以構(gòu)建，這樣他們將成為對應(yīng)文書檔案管理工作創(chuàng)新的行為主體；其二，人才培養(yǎng)層次[7]。無論是新引入的文書檔案管理人員，還是當前在職的文書檔案管理人員，都是重要的人力資源，要想切實發(fā)揮其人力資源的潛能，就需要建立完善的人才培養(yǎng)教育體系[8]。在此方面需要關(guān)注的是，要形成更加長久性的人才培養(yǎng)計劃，關(guān)注檔案管理改革的訴求，將其融入到實際的教育培訓(xùn)課程中去，然后選擇合適的教育培訓(xùn)模式[9]，建立教育培訓(xùn)激勵機制，確保各方的行為主體可以以主動的心態(tài)融入進去，確保自我的專業(yè)素質(zhì)得到不斷的發(fā)展和進步。當然需要看到的是，無論是人才的引入還是人才的培養(yǎng)，都需要形成健全的投入機制，建立專門的投入制度，確?？梢杂兄嗟馁Y源去邀請更加專業(yè)的人才隊伍，這是事業(yè)單位管理者必須要思考的問題。

四、結(jié)語

綜上所述，辦公室文書檔案收集和歸檔工作不能以簡單的態(tài)度或者簡單的方式去進行，要正確看待其對于事業(yè)單位的發(fā)展價值，形成健全的投入機制[10]，確保實際文書檔案收集和歸檔工作內(nèi)容不斷細化，文書檔案收集和歸檔工作方式不斷調(diào)整，文書檔案收集和歸檔工作機制不斷構(gòu)建，這樣文書檔案收集和歸檔工作環(huán)境會更加理想，更好地發(fā)揮文書檔案收集和歸檔工作的多維度效能。當然也需要看到的是，事業(yè)單位文書檔案管理工作問題的改善，不是一朝一夕就能夠?qū)崿F(xiàn)的，在此過程中還需要形成健全的投入機制，創(chuàng)新文書檔案收集和歸檔工作方法[11]，打造專業(yè)化的文書檔案管理人才隊伍，由此才能夠達到理想的改革格局。

參考文獻：

[1]于紅慧，楊雪芫. 高校文書檔案整理歸檔存在問題及其對策[J]. 中國地質(zhì)教育，2020，29（04）：16-21.

[2]劉傳政. 辦公室文書檔案收集及歸檔工作對策[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2021（06）：126-127.

[3]張潔. 辦公室文書檔案收集與歸檔研究[J]. 蘭臺內(nèi)外，2020（09）：71-72.

[4]翁穎群. 辦公室文書檔案收集與歸檔工作要點分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2020（04）：119+130.

[5]吳倩倩，謝雨菲. 辦公室文書檔案收集與歸檔工作研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2020（09）：183-184.

[6]曾霞. 提高文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量的意義及對策探微[J]. 蘭臺內(nèi)外，2020（16）：76-78.

[7]李應(yīng)萍. 文書檔案收集難的原因探析[J]. 檔案天地，2020（09）：43-44.

[8]史坤. 事業(yè)單位文書檔案管理工作常見問題及對策[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2020（20）：127-128.

[9]邸志紅. 人民防空辦公室文書檔案管理工作的完善對策[J]. 黑龍江檔案，2016（05）：89.

[10]范君梅. 談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J]. 科技資訊，2017，15（03）：123-124.

[11]王慧. 辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2017（17）：97.