淺談數(shù)字化技術(shù)在房產(chǎn)檔案中的運用

于杰

牡丹江市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)市場管理處檔案室 黑龍江牡丹江 157000

淺談數(shù)字化技術(shù)在房產(chǎn)檔案中的運用

于杰

牡丹江市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)市場管理處檔案室 黑龍江牡丹江 157000

目前我國逐漸將數(shù)字化技術(shù)應用在檔案管理事業(yè)中，以更好的推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展。同樣的，房產(chǎn)檔案管理也開始應用到數(shù)字化技術(shù)，本文主要對房產(chǎn)檔案中數(shù)字化技術(shù)應用的要點進行了簡要的分析，同時提出了能夠使數(shù)字化技術(shù)合理應用到房產(chǎn)方案中的具體方法，希望通過本文的探究，能夠為相關(guān)的人員提供一定的借鑒和參考。

數(shù)字化技術(shù)；房產(chǎn)檔案；運用

我國房產(chǎn)檔案管理還沿用傳統(tǒng)的手工管理模式，而這樣的管理模式已經(jīng)不適應現(xiàn)今房產(chǎn)檔案發(fā)展的要求，其所具有的弊端也逐漸凸顯出來，為了能夠使得房產(chǎn)檔案可以得到有效的管理，相關(guān)人員開始將數(shù)字化技術(shù)應用其中，隨著數(shù)字化技術(shù)的應用，不僅使得房產(chǎn)檔案資源得到了更為有效的保管，而且也有效的解決了手工管理中存在的問題，從這一點來分析，在房產(chǎn)檔案中合理的利用數(shù)字化技術(shù)有其一定的必要性。下面本文就主要針對數(shù)字化技術(shù)在房產(chǎn)檔案中的運用進行深入分析。

1、房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的主要原則

1.1 安全性原則

安全性原則是房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中最重要的原則。如果需要保密的房產(chǎn)檔案信息泄露或者房產(chǎn)信息資源被破壞，就使房產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益得不到保障，甚至產(chǎn)生一定的經(jīng)濟損失，所以作為檔案管理人員一定要注意保護房產(chǎn)檔案的安全。不斷更新軟件系統(tǒng)使電子檔案能夠安全、永久的保存。

1.2 便捷性原則

數(shù)字化檔案所具有的優(yōu)點就是為了方便查閱，所以檔案經(jīng)過處理后，不受時間和地點的限制，用戶能夠很快的查閱到信息，并且可以做到—份檔案多人同時查詢的方便快捷。

1.3 真實性原則

真實性是電子檔案的基本要求。房產(chǎn)檔案經(jīng)過數(shù)字化歸檔以后，在內(nèi)容和結(jié)構(gòu)上就應該保持與原始信息一致，在使用后要保持不變，這樣才能保證信息的真實可靠。對于虛假和錯誤的信息要予以及時的糾正，以免日后造成糾紛。

2、房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的有效運用策略

2.1 建立健全的管理制度

要想使數(shù)字化技術(shù)能夠在房產(chǎn)檔案中得到合理的應用，就需要構(gòu)建相應的管理制度，對管理人員進行系統(tǒng)培訓，同時也要對硬件以及軟件進行合理的改進，這樣才能夠使房產(chǎn)檔案得到合理的管理。在構(gòu)建相關(guān)房產(chǎn)檔案管理制度中，首先需要對已經(jīng)進行存儲的數(shù)字化檔案進行合理的規(guī)劃和掌控，并針對這些檔案進行合理的類別劃分。尤其是對檔案資料中一些較為敏感的資料均要進行加密處理，或者是將這些較為敏感的檔案資料脫機進行單獨的存儲。這樣房產(chǎn)資料在變更的過程中，就不會出現(xiàn)資料泄露以及損壞現(xiàn)象。其次，要構(gòu)建完善的系統(tǒng)運行安全管理制度，在該制度中，要對房產(chǎn)檔案的出入進行有效的限制，并依據(jù)環(huán)境條件來實現(xiàn)對房產(chǎn)檔案的管理，同時針對因為自然災害可能導致房產(chǎn)資料的損毀情況實施科學管理和預防。最后，要對所構(gòu)建的系統(tǒng)運行安全管理制度進行合理的應用。這一制度在實際的應用中，主要是針對操縱的安全性、操作的權(quán)限以及操作的監(jiān)督進行管理限制，在制度的基礎(chǔ)上，合理的利用相應的技術(shù)來防止房產(chǎn)檔案出現(xiàn)信息泄露等問題，這樣可得房產(chǎn)檔案得到更為高效和安全的管理。另外，要合理的構(gòu)建相應的信息保護和管理制度，并有效的將這一制度落實到實際房產(chǎn)檔案管理工作中，從而保障房產(chǎn)檔案管理工作的有效開展。

2.2 規(guī)范房地產(chǎn)檔案資料

針對傳統(tǒng)房產(chǎn)檔案管理中常出現(xiàn)的問題進行解決時，需要合理的利用相應的數(shù)字化技術(shù)，從而使房產(chǎn)檔案能夠得到高效的管理。數(shù)字化技術(shù)的合理應用，不僅能夠使房產(chǎn)檔案可以得到有效的存儲，也能夠使得紙質(zhì)管理與信息化管理同時開展，有效的保障了房產(chǎn)檔案的完整性。同時還可通過視頻、音頻等技術(shù)手段，使房地產(chǎn)檔案資料管理更加豐富化、動態(tài)化。

2.3 建立數(shù)據(jù)系統(tǒng)和傳輸平臺

在房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的過程中，還需注意以下兩點：一是組建數(shù)據(jù)庫?？赏ㄟ^掃描儀對紙質(zhì)檔案進行掃描，將掃描資料組建成數(shù)據(jù)庫的形式，降低人工錄入出錯率，提高管理人員的工作效率；二是建立傳輸平臺。在房地產(chǎn)檔案信息的數(shù)字化管理過程中，需以實現(xiàn)其價值為中心，以此有效利用房地產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)庫。但是在建立傳輸平臺的過程中，需確保傳輸平臺的安全性、高效性和保密性，從而防止檔案信息在傳輸?shù)倪^程中丟失。

3、房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)運用要點分析

數(shù)字化技術(shù)能夠使檔案資源的存儲量變大，也能夠使檔案資料的存儲時間延長，而且在房產(chǎn)檔案中應用數(shù)字化技術(shù)也具有較強的優(yōu)勢，然而，要想使得數(shù)字化技術(shù)可以更為合理的應用到房產(chǎn)檔案中，充分的發(fā)揮出數(shù)字化技術(shù)的應用優(yōu)勢，還需要綜合的考慮到以下幾個方面的內(nèi)容：

3.1 注意服務理念的創(chuàng)新

在過去，對房產(chǎn)檔案進行管理的時候，只需要相關(guān)的管理人員能夠為客戶提供相應的咨詢服務即可，這種服務屬于被動型的服務，無法滿足新時期人們的需求。所以，在對數(shù)字化技術(shù)進行應用的時候，就需要檔案管理人員能夠有效的轉(zhuǎn)變自身的服務觀念，為用戶提供更為優(yōu)質(zhì)的服務，從而使數(shù)字化技術(shù)的應用效果能夠得到充分的發(fā)揮，以保障房產(chǎn)檔案能夠得到有效的管理。

3.2 注意檔案資料整理、收集的漏洞

在信息化技術(shù)以及網(wǎng)絡化技術(shù)逐步發(fā)展的過程中，將數(shù)字化技術(shù)應用到房產(chǎn)檔案中時，需要注意定期對房產(chǎn)檔案內(nèi)容進行更新和刪減，對所需要的房產(chǎn)檔案進行檢索的時候，難免會因為一些因素的影響而出現(xiàn)檢索錯誤的情況，這時就需要針對房產(chǎn)檔案進行合理化的收集，采取動態(tài)的管理方式，只有這樣才能夠使得房產(chǎn)檔案得到最優(yōu)化的管理。

3.3 注重檔案管理人才的培養(yǎng)

由于數(shù)字化技術(shù)的應用，房產(chǎn)檔案管理也逐漸實現(xiàn)了數(shù)字化，這就需要相關(guān)的管理人員能夠熟練的掌握各種數(shù)字化技術(shù)，針對這些管理人員進行系統(tǒng)的培訓，使其在充分掌握各種房產(chǎn)知識的基礎(chǔ)上，能夠有效的應用相關(guān)的檔案管理技能，對計算機知識和技術(shù)能夠做到一定的了解，打造出一批高素質(zhì)，全能型的數(shù)字化管理人才，以保障數(shù)字化技術(shù)能夠合理的應用到房產(chǎn)檔案中。

4、結(jié)語

房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理本身是一項復雜、繁瑣且艱巨的任務，傳統(tǒng)的手工管理方式，不但會消耗大量的人力資源，而且極易出現(xiàn)檔案資料儲存不當?shù)葐栴}。因此，將數(shù)字化技術(shù)運用于房地產(chǎn)檔案管理工作中，能簡化檔案資料的管理步驟，提高工作效率，還能防止各種管理風險和漏洞的發(fā)生。但是，在運用數(shù)字化技術(shù)的過程中，需定期更新信息處理技術(shù)與檔案資料的管理設(shè)備，幫助管理系統(tǒng)升級，建立健全的管理長效機制且將其落到實處，以此實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的價值。

[1]劉蓉.房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的運用[J].辦公室業(yè)務，2014(11)：153-155.

[2]袁濤.數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應用[J].山東檔案，2013(2)：47-48.

[3]代冬瑩.房產(chǎn)檔案管理中數(shù)字技術(shù)的運用分析[J].黑龍江科技信息，2014(5)：122.