大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作探析

楊禮婧

摘要：隨著我們國(guó)家的發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位的資料勢(shì)必會(huì)越來(lái)越多，也越來(lái)越繁雜，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案整理工作工作量較大。在大數(shù)據(jù)、新時(shí)代面前，我們應(yīng)該要學(xué)會(huì)利用好社會(huì)資源，通過(guò)大數(shù)據(jù)的分析、歸檔、總結(jié)，對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行整合管理。如此一來(lái)，提升了工作效率的同時(shí)，也能讓整個(gè)檔案管理系統(tǒng)更有條理。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-2177（2021）06-0048-02

大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，讓許多工作都變得相對(duì)輕松和容易起來(lái)，由于現(xiàn)在很多的科學(xué)技術(shù)都具備了龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，所以檔案的管理歸納工作也變得簡(jiǎn)單起來(lái)，因?yàn)槲覀兲幱谝粋€(gè)新的時(shí)代，所以要把握好當(dāng)下時(shí)代資源，利用信息化技術(shù)讓機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案工作變得更加有條理。

1大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升的背景與意義

1.1 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升的背景

隨著社會(huì)的發(fā)展、科技的進(jìn)步，大數(shù)據(jù)技術(shù)在各行各業(yè)中都得以應(yīng)用。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理傳統(tǒng)方式是紙質(zhì)記錄、紙質(zhì)保存的，所以對(duì)檔案資料的整理歸納和保存歸檔的過(guò)程中，工作內(nèi)容多、工作量大、工作難度高。檔案資料的保存也占據(jù)著大量的儲(chǔ)存空間，且極易受到外界環(huán)境的變化而受到損壞。相關(guān)人員在進(jìn)行檔案管理的工作時(shí)，一定要將工作內(nèi)容和大數(shù)據(jù)結(jié)合起來(lái)，跟上時(shí)代腳步，會(huì)大大提高工作效率、降低工作難度。在這種大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，想要將機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作的工作效率大大提高起來(lái)[1]。認(rèn)真分析當(dāng)下時(shí)代背景、跟上時(shí)代潮流，因?yàn)榭萍嫉牟粩噙M(jìn)步，所以信息化也越來(lái)越普遍，相關(guān)工作者如果能夠利用好這個(gè)時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，那么在工作期間，工作效率就會(huì)得到提升。

1.2 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升的意義

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理不再是一件復(fù)雜而又棘手的工作內(nèi)容，利用好大數(shù)據(jù)和信息化，會(huì)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理產(chǎn)生重要的意義。緊跟信息化時(shí)代、利用好科學(xué)技術(shù)手段，能夠?qū)κ聵I(yè)單位檔案的整個(gè)管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，在優(yōu)化系統(tǒng)的同時(shí)，還能減少管理成本、減少檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中所受到的損毀程度。這樣一來(lái)不僅降低工作的繁瑣程度、提高管理工作的工作效率，還大大增加了管理工作人員的便捷性。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的新趨勢(shì)

2.1 帶來(lái)了全新的檔案管理理念

不管是在過(guò)去還是現(xiàn)在，檔案的管理工作始終都是要減少鋪張浪費(fèi)、節(jié)約資源，如果能夠結(jié)合當(dāng)下的大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，讓檔案材料得到充分利用，那么對(duì)于社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展來(lái)說(shuō)也具有十分重要的意義。傳統(tǒng)的檔案管理方式一般都是由人工來(lái)進(jìn)行的，人工進(jìn)行資料收集、分類、歸檔、保存。大數(shù)據(jù)時(shí)代有非機(jī)構(gòu)化與碎片化兩個(gè)特征，這兩個(gè)特征一般表現(xiàn)在信息技術(shù)上，這兩個(gè)特征能夠讓檔案的管理擺脫組卷和組件，能夠大大提升檔案管理的工作，讓檔案的管理方式有了新的特征，例如：電子化、多樣化、技術(shù)化、數(shù)字信息化等[2]。將大數(shù)據(jù)應(yīng)用到機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案整理工作中，可以很大程度上提升檔案資料的調(diào)取、傳輸、刪除等利用效率，可以讓使用過(guò)程更加便捷。

2.2 機(jī)關(guān)內(nèi)部更加重視檔案管理工作

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷普及和應(yīng)用，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料利用率得以大大提高，所以很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于檔案資料的管理工作都重視了起來(lái)，并且重視檔案整理的每一個(gè)過(guò)程，讓后續(xù)的材料歸納工作變得高效、便捷。其實(shí)檔案的管理并不只是檔案室的工作內(nèi)容，更是所有機(jī)關(guān)單位每一個(gè)部門(mén)應(yīng)該要做到的基本工作，如果每一個(gè)部門(mén)做好收集整理的工作，再由檔案室進(jìn)行統(tǒng)一整理，那么檔案資料的管理將會(huì)變得十分有條理。隨著社會(huì)的向前發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也在進(jìn)步，與外界的交流也越來(lái)越多，那么資料也會(huì)越來(lái)越繁雜，所以如果能夠利用好大數(shù)據(jù)，那么在進(jìn)行任何一項(xiàng)活動(dòng)需要調(diào)取資料時(shí)，不必再像以往那樣需要一本本檔案去尋找，只需利用搜索引擎就能快速找到所需資料內(nèi)容。對(duì)于機(jī)關(guān)單位而言，一定要重視起大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中的作用，將其融入各個(gè)方面，通過(guò)數(shù)字化方式來(lái)處理各項(xiàng)工作，能夠大大提升工作效率，讓數(shù)據(jù)化、信息化的工作方式融入到檔案管理的每一項(xiàng)工作內(nèi)容中。

3大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升中存在的問(wèn)題

3.1 檔案管理制度有待革新

檔案管理是每一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位都不可缺少的一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，但是不少的機(jī)關(guān)事業(yè)單位在這一方面還缺乏完善的管理制度，只有各種制度能夠完善起來(lái)，那么才能保證后續(xù)工作的規(guī)范性。雖然許多單位都有了新型的檔案管理工作的工作方式，但是卻沒(méi)有與之相對(duì)應(yīng)的工作管理制度，所以導(dǎo)致了很多相關(guān)事業(yè)單位的工作效率提升不起來(lái)，影響工作質(zhì)量[3]。

3.2 檔案管理意識(shí)有待強(qiáng)化

在目前所處的這個(gè)階段，雖然大部分事業(yè)單位都將檔案管理的工作作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，但是還有一部分單位檔案管理的意識(shí)有待提高，所以這部分事業(yè)單位的檔案管理工作的工作效率還未提升起來(lái)，且還發(fā)生著檔案遺失、檔案損毀的情況，這給檔案管理的工作造成了困難和不利影響。所以想要利用好信息化的管理檔案的技術(shù)方法，首先要對(duì)檔案管理工作重視起來(lái)，只有這樣，才會(huì)讓檔案的管理工作得以跟上時(shí)代的腳步。

3.3 檔案管理人員能力有待提升

在大數(shù)據(jù)的背景之下，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作的要求也越來(lái)越高，所以相關(guān)工作單位及其部門(mén)要提高工作效率和工作質(zhì)量，那么同時(shí)對(duì)檔案管理人員的工作能力也有了一定的要求。但是現(xiàn)階段所存在的實(shí)際情況是檔案管理人員的綜合能力和綜合素質(zhì)還處于勉強(qiáng)達(dá)標(biāo)、有待提升的階段，這嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步。而且在大數(shù)據(jù)背景的前提下，檔案管理人員更應(yīng)該有一個(gè)良好的綜合能力，如若缺乏對(duì)檔案資料數(shù)據(jù)管理的信息化、技術(shù)化的能力，那么在后續(xù)的工作中，會(huì)大大降低檔案管理工作的工作效率。所以對(duì)相關(guān)的檔案管理人員的能力提升，也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位所面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。

3.4 檔案管理存在安全風(fēng)險(xiǎn)

不管是怎樣形式的檔案管理，都是存在這一定的風(fēng)險(xiǎn)的，數(shù)據(jù)化的檔案管理，其重要的目的之一就是要大大降低在管理過(guò)程中所存在的風(fēng)險(xiǎn)。在檔案的管理過(guò)程中，需要全面、充分的保證檔案的安全性，因?yàn)楝F(xiàn)階段很多檔案管理還有著紙質(zhì)的形式，所以檔案資料還存在著一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，所以使檔案資料信息化是事業(yè)單位要加快完成的一項(xiàng)工作內(nèi)容。

4 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升的策略

4.1 完善檔案管理制度，保證檔案管理工作開(kāi)展的規(guī)范性

在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，想要快速提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作的工作效率，那么就要完善檔案的管理制度、改善管理模式，讓檔案的管理工作做到有條不紊。對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全方位的優(yōu)化，將資料的歸檔過(guò)程進(jìn)行全面的規(guī)范起來(lái)，同時(shí)也要降低資料的管理成本，對(duì)相關(guān)的檔案管理人員的管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)管理人員實(shí)行監(jiān)管制度，不定期的對(duì)管理成果進(jìn)行抽查檢驗(yàn)，從而保證檔案管理工作效率的提升。

4.2 落實(shí)檔案管理責(zé)任機(jī)制，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí)

檔案管理的直接接觸者就是檔案的管理人員，所以想要讓檔案管理有一個(gè)系統(tǒng)而又有條理的管理制度，加強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識(shí)，使每一部分的工作內(nèi)容都落實(shí)到個(gè)人，使管理人員具有責(zé)任意識(shí)[4]。落實(shí)責(zé)任機(jī)制，讓管理人員重視起自己的工作內(nèi)容，對(duì)自己的工作有一個(gè)充分的了解，才能更好地完成自己的工作。

4.3強(qiáng)化檔案管理人員的綜合職業(yè)素養(yǎng)，提升其專業(yè)能力

在大數(shù)據(jù)背景下對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的提升，除了進(jìn)行上述內(nèi)容，還需要對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行綜合素質(zhì)的提升，使其具備對(duì)信息化的檔案管理有基本的操作能力。在提升初期，可以進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，讓工作人員對(duì)數(shù)據(jù)化、信息化的檔案管理工作有一個(gè)初步的了解。隨后再進(jìn)行實(shí)操，學(xué)習(xí)理論知識(shí)后進(jìn)行實(shí)際操作，能夠讓管理人員的能力得以飛速提升。最后再進(jìn)行人才培養(yǎng)，讓機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理?yè)碛懈喔哔|(zhì)量的管理人員。

4.4 落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，降低檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)

在大數(shù)據(jù)的背景之下，雖然檔案管理的工作效率會(huì)有一個(gè)可觀的提升，但是檔案資料的安全性還是存在一定隱患的，不管是存儲(chǔ)安全還是信息安全，都需要相關(guān)部門(mén)重視起來(lái)[5]。利用好信息技術(shù)手段，使檔案不僅能不受到外界損毀，也不受到信息化的威脅，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位一定要落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，不能讓威脅存在，實(shí)時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，降低檔案資料再存儲(chǔ)過(guò)程中所存在的風(fēng)險(xiǎn)性，以保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位的信息安全。

5 結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)的背景之下，機(jī)關(guān)事業(yè)的檔案管理工作一直是一個(gè)值得重視的問(wèn)題，其對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)的發(fā)展也有著十分重要的影響。所以健全信息化的檔案管理工作，是能夠推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步的。

參考文獻(xiàn)

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論（第2版）[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2006.

[2]黃霄羽.魂系歷史主義：西方檔案學(xué)支柱理論研究[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2006.

[3]吳寶康.檔案學(xué)辭典[M].上海：上海辭書(shū)出版社，1994.

[4]中國(guó)大百科全書(shū)總編輯委員會(huì)《圖書(shū)館學(xué)、情報(bào)學(xué)、檔案學(xué)》編輯委員會(huì)，中國(guó)大百科全書(shū)出版社編輯部.圖書(shū)館學(xué)情報(bào)學(xué)檔案學(xué)[M].北京：中國(guó)大百科全書(shū)出版社，1993.

[5]中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院資料室.檔案學(xué)論著目錄（1911- 1983）[M].北京：檔案出版社，1986.

（責(zé)編：趙露）