基于計算機(jī)技術(shù)的高等院校電子檔案的 歸檔管理研究

李翠艷

【摘要】? ? 對于高等院校來說，每年都要增加大量的檔案，如果采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式進(jìn)行檔案的歸檔管理，將耗費(fèi)非常大的人工，而且檔案也容易因為人工的失誤發(fā)生損害或者出現(xiàn)建檔、歸檔分類模糊的情況。在競爭日益激烈的今天，高校唯有利用計算機(jī)手段做好檔案的歸檔和利用工作，才能讓更多的科研成果向著社會效益轉(zhuǎn)化，也才可能讓電子檔案管理工作變的有條不紊。

【關(guān)鍵詞】? ? 計算機(jī)技術(shù)? ? 高等院校? ? 電子檔案? ? 歸檔管理

引言：

傳統(tǒng)的高校檔案管理主要的存儲形式是紙質(zhì)文檔，紙質(zhì)文檔具有很多缺陷，例如存儲空間大，容易被損壞、丟失、破損等，這些缺陷都影響著高校檔案的管理工作。高校的檔案不僅僅是由學(xué)校的學(xué)生和教師的檔案組成，還包含著高校多年積累下來的從建立到發(fā)展的全部歷程以及高校的科研院所產(chǎn)生的所有寶貴資料，而檔案的歸檔工作，又是檔案的最基礎(chǔ)的工作，因此，充分利用現(xiàn)有的計算機(jī)資源做好電子檔案的歸檔管理工作對于檔案的信息化管理是非常有必要的[1]。

一、高校傳統(tǒng)檔案管理模式存在的缺陷

1.1落后的管理模式

傳統(tǒng)的高校檔案管理，依賴的主要是人工操作，檔案從開始建檔開始，就全部依賴檔案管理人員對檔案進(jìn)行建檔、歸類、匯總直到裝訂等，一個檔案從建檔之日起，必將需要大量的檔案工作人員為其服務(wù)，而且由于紙質(zhì)檔案的特殊性，使得紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)都存在一定的弊病，那就是檔案的管理過程非常繁瑣，檔案管理人員的工作量非常大，也非常容易失誤。而對于任何一所高校來說，每年都會有新生入學(xué)，也有老生離校，或者是教師離職等，因此為檔案的管理工作帶來很大的難度。學(xué)校的檔案會隨著學(xué)校的發(fā)展而不斷增多。從檔案建檔的角度來說，如果采用紙質(zhì)檔案的管理模式，那么每個檔案的建立過程都是非常繁瑣的，檔案人員需要耗費(fèi)非常多的人工來對檔案的內(nèi)容進(jìn)行完善，而且因為檔案管理人員往往面對多份相似度很高的檔案，在進(jìn)行檔案歸檔的時候，就會出現(xiàn)將錯誤的信息填寫到檔案中去，導(dǎo)致檔案信息的不可靠性 [2]。

1.2紙質(zhì)檔案容易丟失

紙質(zhì)檔案一般從建立開始就是獨(dú)一無二的，因為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的很多資料都是原件，因此復(fù)制起來非常不容易，所以這種檔案一旦丟失，就無法再現(xiàn)，而例如學(xué)生的學(xué)籍檔案或者高校的科學(xué)研究檔案，這些檔案一旦丟失就會影響學(xué)生未來的就業(yè)、學(xué)校的科研成果的轉(zhuǎn)化等，因此會產(chǎn)生惡劣的后果。而紙質(zhì)檔案的管理的工作量是非常大的，一個檔案管理員往往要管理數(shù)千份檔案，長期的繁雜的工作和繁瑣的管理程序非常容易引起工作人員的懈怠情緒，因此在高校的紙質(zhì)檔案的管理中，經(jīng)常出現(xiàn)因為工作人員的工作失誤而導(dǎo)致的檔案類目混亂或者丟失檔案的情況[3]。

1.3檔案的內(nèi)容可信程度不強(qiáng)

檔案管理是一項嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎貏e是對于高?？蒲谐晒臋n案管理，這些檔案對高校來說是寶貴的財富，如果檔案中的科技成果能夠?qū)崿F(xiàn)轉(zhuǎn)化，對高校的科研工作來說是一種推動，也會為高校帶來可觀的經(jīng)濟(jì)利益。但是由于高校的檔案管理人員面臨著諸多的檔案管理工作，即使發(fā)現(xiàn)檔案中缺少一些重要的數(shù)據(jù)，也不一定會及時搜集數(shù)據(jù)對檔案進(jìn)行補(bǔ)充，甚至有一些工作人員為了應(yīng)付工作檢查，將一些錯誤的或者沒有實際意義的數(shù)據(jù)和信息錄入檔案中，而這樣完成的檔案顯然是沒有意義的，沒有科研的價值，也不可能實現(xiàn)科技成果轉(zhuǎn)化。

二、高校檔案管理實現(xiàn)計算機(jī)數(shù)字化是未來高校檔案管理工作的必然趨勢

2.1檔案信息化是高校檔案管理的必然趨勢

早在2000年，國家檔案局要實現(xiàn)高校檔案管理的數(shù)字化，因此各大高校都在國家檔案局的號召下開始從紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變，而在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的今天，高校的檔案往會向海量數(shù)據(jù)的模式發(fā)展，因此落后、傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理模式顯然不再適應(yīng)時代的發(fā)展。而對于競爭日益激烈的今天，高校唯有走檔案信息化管理，才能有效的實現(xiàn)科研成果的轉(zhuǎn)化，才能為高校贏得更多的經(jīng)濟(jì)利益。

2.2高校檔案數(shù)字化是高校檔案管理的又一必然趨勢

高校每年都會產(chǎn)生大量的檔案，每年都會有新生入學(xué)、老生離校，還會有大量的科研成果出現(xiàn)，如果采用紙質(zhì)檔案管理的模式進(jìn)行管理，那么高校的檔案存儲空間將會越來越不夠用，而且需要的檔案管理人員也越來越多，只有采用數(shù)字化管理，才能適應(yīng)高校的日常檔案管理要求。數(shù)字化介質(zhì)和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，存儲空間要小的多，而且可復(fù)制性強(qiáng)，容易備份，不容易遭到天災(zāi)人禍的破壞，特別適合像高校這種有海量數(shù)據(jù)的單位進(jìn)行檔案管理。

2.3大數(shù)據(jù)時代唯有使用利用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)才能實現(xiàn)檔案的共享性

我國高校的職能除了培養(yǎng)人才為國家輸送人才之外，還有一個重要的職能就是進(jìn)行科學(xué)研究，每所高校都有不同的研究方向，有不同的研究人才團(tuán)隊，而在大數(shù)據(jù)時代，唯有進(jìn)行高校之間的科研合作，才能實現(xiàn)更多的科研成果轉(zhuǎn)化，而紙質(zhì)檔案由于材質(zhì)和管理方法的缺陷性，在共享性和利用性方面和數(shù)字化檔案存在很大差距，一般很多紙質(zhì)檔案一旦建立開始，幾乎就是在檔案室里永遠(yuǎn)被封存起來，科研人員想要利用檔案，往往要經(jīng)歷繁雜的借閱手續(xù)，而不同高校之間如果想實現(xiàn)科研檔案的共享，幾乎是不可能的。因此只有數(shù)字化檔案，才更有利于實現(xiàn)科研成果的共享，方便每個科研人員進(jìn)行資料收集。

三、利用計算機(jī)技術(shù)，提高高校檔案歸檔管理工作的效率

3.1利用計算機(jī)技術(shù)，實現(xiàn)檔案歸檔工作的數(shù)字化和信息化的現(xiàn)狀

我國的計算機(jī)發(fā)展技術(shù)相對于發(fā)達(dá)國家來說起步較晚，因此在電子檔案系統(tǒng)的建立上也明顯落后于發(fā)達(dá)國家。早在上世紀(jì)80年代，美國就已經(jīng)在聯(lián)邦檔案的管理中采用了電子檔案管理系統(tǒng)，其他一些發(fā)達(dá)國家也紛紛利用計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)電子檔案的管理工作，而我國的電子檔案管理系統(tǒng)的出現(xiàn)，要比這些國家晚十年以上。最早的電子檔案管理技術(shù)，用于我國的一些企事業(yè)單位，高校的電子檔案管理體系的建立，要比這些企事業(yè)單位還要晚十年以上，雖然我國各大高校都相應(yīng)國家檔案局的號召，在不同程度的推行電子檔案管理系統(tǒng)，但是由于我國高校的地域差異很大，加上很多高校的管理層并沒有意識到電子檔案管理系統(tǒng)對于高校管理的重要性，導(dǎo)致很多高校還是采用紙質(zhì)檔案的管理方式來進(jìn)行檔案的建檔、歸檔、檢索工作，離檔案的數(shù)字化管理還有很大的差距。

3.2高?，F(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)在歸檔管理上存在的缺陷

以筆者所在的某高校為例，筆者所在的高校采用的是基于C/S網(wǎng)絡(luò)模式的線上檔案管理體系，該系統(tǒng)負(fù)責(zé)對本高校所有的紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行存儲和維護(hù)工作。雖然這一檔案管理系統(tǒng)相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式有了很多優(yōu)勢，例如檔案存儲空間小，檔案容易備份，檔案容易被查詢和利用等，但是隨著海量數(shù)據(jù)的增多，該檔案無論是在存儲還是利用方面都存在著一些問題，具體表現(xiàn)形式就是數(shù)據(jù)的存儲空間越來越大，越來越不容易維護(hù)，存檔的效率變差，查詢功能出現(xiàn)BUG等，而且檔案管理部門不容易和高校的其他部門實現(xiàn)數(shù)據(jù)的交互，并沒有完全實現(xiàn)檔案的信息化管理。

3.3基于WEB開發(fā)技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)

所謂WEB開發(fā)技術(shù)，就是以WEB瀏覽器作為基礎(chǔ)客戶端，利用HTTP協(xié)議實現(xiàn)服務(wù)器端口和客戶端的交互。WEB開發(fā)技術(shù)有一個最大的優(yōu)勢就是可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)各種功能的發(fā)布和部署，特別適應(yīng)于多個用戶的高校檔案管理，而且因為我國的WEB瀏覽器的技術(shù)已經(jīng)比較成熟，因此基于WEB開發(fā)技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)會具有較高的可靠性。設(shè)計框架如圖1。

3.4基于WEB技術(shù)的高校電子檔案的歸檔管理工作

高校的電子檔案歸檔管理工作，是檔案管理的重要組成部分，也是檔案管理的最基礎(chǔ)的部分，一個檔案從建立到補(bǔ)充乃至建立完成全部檔案，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中需要大量的人工，而且檔案的存儲空間也會越來越大。而基于WEB的電子檔案歸檔工作，只需要較少的人工操作和較小的存儲體積，就可以輕松實現(xiàn)電子檔案的歸檔工作，檔案管理人員只需要登錄電子檔案管理工作，就可以很快的新建一個電子檔案，再在電子檔案的各個文本框中輸入檔案的各種信息，就能在很短的時間內(nèi)對檔案進(jìn)行建檔，在后期維護(hù)的時候，也只需登錄檔案管理系統(tǒng)，就可以實現(xiàn)電子檔案的修改工作，為檔案管理人員提供了極大的方便，而且因為基于WEB的電子檔案管理系統(tǒng)以云端作為存儲空間，就不用擔(dān)心電子檔案的存儲空間問題，相對于紙質(zhì)檔案的歸檔管理工作來說，基于WEB的檔案歸檔工作要容易的多，而且非常有利于檔案的后期維護(hù)以及面向海量用戶的查詢檢索。

四、結(jié)束語

高校的檔案對于高校來說是非常寶貴的資源，只有充分利用現(xiàn)有的計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷對電子檔案的管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，做好檔案的建檔歸檔工作，才能為后期的檔案利用和檔案資源向科研成果轉(zhuǎn)化打下基礎(chǔ)，因此高校的管理人員必須給予檔案管理極高的重視，才能促進(jìn)高校檔案管理的良性發(fā)展。

參? 考? 文? 獻(xiàn)

[1]李芙一.高校檔案管理如何應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)[J].數(shù)字通信世界，2019（9）：179.

[2]楊穎. “互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校智慧檔案管理建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（12）：48.

[3]吳冬梅.計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)推動高校檔案管理的應(yīng)用探究[J].信息記錄材料，2019（6）：183-184.