精細(xì)化管理在醫(yī)院病歷檔案管理中的應(yīng)用研究

勞文泯

摘 要：精細(xì)化管理應(yīng)用在醫(yī)院病歷檔案管理中，可提高檔案質(zhì)量和管理水平，實(shí)現(xiàn)病歷檔案的現(xiàn)代化管理，有利于醫(yī)院的穩(wěn)定運(yùn)行，為醫(yī)療服務(wù)提供有力保障。本文對醫(yī)院病歷檔案管理的重要性及精細(xì)化管理應(yīng)用于檔案管理的意義進(jìn)行了分析，找出了醫(yī)院病歷檔案管理現(xiàn)狀中存在的問題，列舉了幾點(diǎn)措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;精細(xì)化管理;應(yīng)用

醫(yī)院檔案是記錄醫(yī)院歷史和進(jìn)程的文檔信息資料，是醫(yī)院傳承文化、服務(wù)社會、創(chuàng)新技術(shù)及可持續(xù)發(fā)展的信息資源保障，為醫(yī)院的整體發(fā)展服務(wù)[1 ]。隨著醫(yī)改政策推進(jìn)，醫(yī)院病歷檔案信息劇增，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展下改進(jìn)醫(yī)院病歷檔案管理工作，需找出現(xiàn)狀問題，樹立全新管理理念，不斷完善檔案管理工作，形成制度化、規(guī)范化的管理。

1 精細(xì)化管理的意義

1.1 促進(jìn)醫(yī)療水平、降低醫(yī)患糾紛

病歷檔案管理工作中應(yīng)用精細(xì)化管理，可為醫(yī)療工作提供精準(zhǔn)的參考標(biāo)準(zhǔn)，以促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)水平的進(jìn)一步提升。尤其是對患者的臨床資料檔案管理中，醫(yī)院研究團(tuán)隊(duì)可對完整連續(xù)的患者檔案進(jìn)行分析，為各種醫(yī)療研究的提升提供有力依據(jù)，促使醫(yī)療工作實(shí)現(xiàn)理論和實(shí)踐的結(jié)合。

當(dāng)前醫(yī)院中的醫(yī)患糾紛多是因?yàn)獒t(yī)院的醫(yī)療能力有限，對患者進(jìn)院就醫(yī)的資料檔案管理不規(guī)范，一旦出現(xiàn)問題，難以解釋清楚，無法追尋根源，責(zé)任劃分不清，互相推諉。精細(xì)化管理應(yīng)用于病歷檔案管理工作中，能在精細(xì)化管理理念的引導(dǎo)下，建立檔案管理機(jī)制，規(guī)范檔案流程，使檔案管理更加詳細(xì)和科學(xué)合理化，避免了常規(guī)檔案中管理制度不全、管理不規(guī)范、醫(yī)療數(shù)據(jù)不全、信息未及時更新等諸多問題，進(jìn)而有效地緩解醫(yī)患爭論及矛盾，降低醫(yī)患糾紛，有利于打造良好健康的醫(yī)療環(huán)境。

1.2 提升檔案價值

隨著人們健康意識的提升，醫(yī)院就醫(yī)人數(shù)上漲，病歷信息量增大，病歷檔案管理工作的工作量及難度都有所增加。在病歷檔案管理中引入精細(xì)化管理，有利于各環(huán)節(jié)工作的順利開展，精細(xì)化管理會對病歷檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)細(xì)化，對患者信息上會做到細(xì)致篩選，確保信息的準(zhǔn)確，為臨床治療方案制定提供精準(zhǔn)的參考，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的良好發(fā)展。

2 醫(yī)院病歷檔案管理存在的問題

2.1 缺乏管理制度

隨著醫(yī)療事業(yè)迅速發(fā)展，醫(yī)院行業(yè)的競爭日漸激烈，部分醫(yī)院為提高市場占有率，以效益考慮為先，忽略了對醫(yī)院病歷檔案管理的價值。導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理制度不健全，檔案分類不清、缺失嚴(yán)重。這些問題對醫(yī)院各部門的運(yùn)行均產(chǎn)生了不同程度的影響，只有加強(qiáng)病歷檔案制度的管理建設(shè)，才能確保完整的檔案資料信息，為醫(yī)院運(yùn)行及發(fā)展提供有效保障。

2.2 收集率不高

檔案收集對醫(yī)院檔案管理工作較為重要，但大多醫(yī)院的管理模式與醫(yī)院發(fā)展的總體趨勢不匹配，管理模式落后，與醫(yī)院實(shí)際運(yùn)營情況不符，無完善的病歷醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，各部門對檔案歸檔不及時，檔案分類混亂，交接不清，規(guī)范化較低，導(dǎo)致檔案管理整體質(zhì)量不高，有效利用率較低。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)不高

大多醫(yī)院認(rèn)為病歷檔案管理工作屬于后勤范圍，對其崗位人員要求不高，在人員選擇上多選擇年齡較大或退休的老職工，極少從外招聘專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致病歷檔案管理工作人員整體素質(zhì)不高，無法有效地進(jìn)行規(guī)范化和科學(xué)化的管理，無法對醫(yī)院發(fā)展提供有力服務(wù)。

3 精細(xì)化管理在醫(yī)院病歷檔案管理中的應(yīng)用措施

3.1 提高管理意識、完善管理制度

首先，醫(yī)院管理者要提高檔案管理意識，明確病歷檔案管理的建設(shè)方向和目標(biāo)。制定管理目標(biāo)時要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，以規(guī)劃出符合自身檔案建設(shè)發(fā)展的計(jì)劃。其次，病歷檔案管理者要完善檔案管理體系，健全管理各項(xiàng)制度，為管理工作的開展提供便利。尤其是在新時期下，要重視細(xì)化管理制度，規(guī)范檔案工作人員，做好檔案的收集、整理、移交、安全、保管，確保各項(xiàng)工作規(guī)劃科學(xué)合理，以促進(jìn)檔案管理提升整體質(zhì)量。再次，可實(shí)行獎懲制度，以進(jìn)一步約束及規(guī)范病歷檔案工作人員行為，引導(dǎo)其建立正確的工作價值觀，實(shí)行相應(yīng)的獎懲[2 ]。

3.2 應(yīng)用6S精細(xì)化管理

此理念是經(jīng)5S管理理念而來的，具體是指把企業(yè)生產(chǎn)過程中的人員、材料及機(jī)械等因素實(shí)施協(xié)調(diào)管理，以提高工作質(zhì)量及效率[3 ]。把6S應(yīng)用于醫(yī)院病歷檔案精細(xì)化管理，可創(chuàng)新檔案管理理念，提高工作的指導(dǎo)性，針對檔案管理粗放問題進(jìn)行有效的優(yōu)化。主要包括6方面：

3.2.1 整理。是指首先整理好工作環(huán)境，按工作需求及工作內(nèi)容把物品分類，確保工作環(huán)境內(nèi)的物品均有用，清除無用品，提高工作環(huán)境的簡潔感，為精細(xì)化管理營造良好的工作環(huán)境[4 ]。在醫(yī)院病歷檔案管理中，就是將檔案分類，存儲保留有價值的檔案資料，刪除無價值的資料，簡潔化檔案，規(guī)范有序地進(jìn)行檔案管理，提高其用房空間。醫(yī)院病歷檔案類型多、數(shù)量大，較分散和凌亂，檔案管理工作人員可根據(jù)價值鑒定明確檔案的價值標(biāo)準(zhǔn)，留取精華，以提高檔案后期利用率。

3.2.2 整頓。是把物品做好標(biāo)識，按規(guī)定擺放，確保工作環(huán)境整齊，以方便物品使用，進(jìn)而提高工作效率[5 ]。將醫(yī)院病歷檔案資料進(jìn)行合理歸置和標(biāo)識，以方便檔案資料的后期查找和利用。醫(yī)院病歷檔案應(yīng)根據(jù)不同的?？撇块T由不同的部門負(fù)責(zé)和存放。做好各科室部門的病歷檔案收集、整理，交于后勤部門存于檔案室，并做好交接手續(xù)，便于后期查找。檔案管理工作人員應(yīng)按規(guī)范進(jìn)行分類，標(biāo)識好檔案，由部門負(fù)責(zé)人簽字歸檔。

3.2.3 清掃。是指清掃工作環(huán)境，以營造舒適的工作氛圍，減少物品的損壞。醫(yī)院病歷檔案管理中，清掃是對存檔區(qū)的清潔。病歷檔案管理者可制定相應(yīng)的衛(wèi)生管理制度，明確清潔和保護(hù)職責(zé)。如每周進(jìn)行清掃;每月進(jìn)行大掃除和紫外線消毒;調(diào)整好溫度、濕度，保持通風(fēng);地面無雜物，無衛(wèi)生死角。

3.2.4 清潔。是指前3項(xiàng)工作的落實(shí)和制度呈現(xiàn)，以保證工作環(huán)境清潔狀態(tài)的維持。醫(yī)院病歷檔案管理中主要是明確檔案管理工作人員的職責(zé)，為規(guī)范化管理提供支持。如：檔案管理者依據(jù)功能將檔案室劃分為不同子檔案室，制定不同的人員負(fù)責(zé);制定責(zé)任制，落實(shí)人員對檔案整理、整頓和清掃的責(zé)任，做好雨季的檔案檢查，排除不良環(huán)境影響因素，放假前關(guān)好電源、門窗，避免安全隱患，依據(jù)其工作成效給予獎懲;增設(shè)檔案室消防設(shè)施、防盜窗、滅蟲器、文件掃描儀等硬件設(shè)備，以更好地為檔案管理服務(wù)。

3.2.5 素養(yǎng)。是指崗位工作人員所需的素養(yǎng)，以便其按規(guī)程工作，養(yǎng)成良好工作習(xí)慣。應(yīng)用于醫(yī)院病歷檔案管理工作中，首先要認(rèn)清檔案管理工作開展主體是工作人員，所以，要做好人員的的素養(yǎng)提升，使其正確落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度，以促進(jìn)病歷檔案管理工作的規(guī)范化和精細(xì)化。如進(jìn)行定期培訓(xùn)，或招聘專業(yè)檔案管理人員，以其先進(jìn)的管理理念推動檔案管理。也可邀請檔案局業(yè)務(wù)科進(jìn)行指導(dǎo)，內(nèi)容包括：病歷檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要性;檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)及政策;檔案收集、分類、保管方法;不同類型檔案分類技巧。

3.2.6 安全。是指把安全放在第一位，避免安全隱患引發(fā)安全事故，以保障企業(yè)效益。醫(yī)院病歷檔案管理隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料向電子檔案發(fā)展，所以，對其安全性要求更高。醫(yī)院要根據(jù)檔案類型特點(diǎn)進(jìn)行針對性的管理，避免檔案資料丟失和被盜。對需要存放原件的紙質(zhì)檔案，應(yīng)明確其存放區(qū)域，做好防蟲、防火、防潮的環(huán)境保護(hù)，定期檢查檔案，避免出現(xiàn)霉變或損壞。若醫(yī)院條件允許，可備份檔案資料，以防意外。對計(jì)算機(jī)存儲的電子檔案，應(yīng)在計(jì)算機(jī)中安裝360或獵豹防護(hù)軟件，避免被盜[6 ]。病歷檔案管理系統(tǒng)中也應(yīng)配置防火墻，以防病毒。最好使用U盤或硬盤備份，以防網(wǎng)絡(luò)崩潰丟失電子資料。

4 總結(jié)

通過綜述可知，大部分醫(yī)院對病歷檔案管理工作都較粗放化，在管理理念、管理制度、管理方式上存在諸多問題，不利于檔案的有效利用，阻滯了醫(yī)療水平及服務(wù)發(fā)展。針對這些問題，首先要完善和健全病歷檔案管理制度，再引入6S精細(xì)化管理理念和大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，為醫(yī)院病歷檔案管理工作提供細(xì)致的指導(dǎo)，從整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全等方面細(xì)化檔案管理工作，優(yōu)化檔案管理影響要素，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)下規(guī)范科學(xué)的精細(xì)化檔案管理，為醫(yī)院穩(wěn)定運(yùn)營和醫(yī)療服務(wù)發(fā)展提供有力的保障。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：廣西靈山縣人民醫(yī)院）