物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校實(shí)物檔案管理中的應(yīng)用研究

摘 要：作為世界信息技術(shù)發(fā)展的新進(jìn)展，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用能為檔案管理開辟新的廣闊空間。本文以華南理工大學(xué)實(shí)物檔案管理為例，從多個(gè)方面設(shè)想物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運(yùn)用于實(shí)物檔案管理所帶來的全新變化，明確物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)給檔案館所帶來的應(yīng)用前景，也為智慧檔案館建設(shè)與發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：物聯(lián)網(wǎng);實(shí)物檔案;RFID技術(shù)

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是通過運(yùn)用RFID技術(shù)、智能感應(yīng)技術(shù)、衛(wèi)星定位技術(shù)以及激光掃描技術(shù)等實(shí)現(xiàn)物品和互聯(lián)網(wǎng)之間的無縫連接，通過物品和信息之間的有效交流，實(shí)現(xiàn)人對物品的跟蹤定位和高效管理。物聯(lián)網(wǎng)是信息技術(shù)與現(xiàn)代管理理念的有機(jī)融合，使其運(yùn)用于檔案管理中，將會為檔案管理開辟更為廣闊的空間。具體講，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是通過射頻識別及激光掃描器等信息傳感設(shè)備，通過相應(yīng)的協(xié)議將物品與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行連接并且進(jìn)行信息交換，實(shí)現(xiàn)對實(shí)物的智能化管理。信息科技的不斷發(fā)展使物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域不斷擴(kuò)展，目前應(yīng)用最廣泛的RFID技術(shù)，其原理是當(dāng)電子標(biāo)簽進(jìn)入磁場后，接收解讀器發(fā)出的射頻信號，憑借感應(yīng)電流所獲得的能量發(fā)送出存儲在芯片中的產(chǎn)品信息（無源標(biāo)簽或被動標(biāo)簽），或者由標(biāo)簽主動發(fā)送某一頻率的信號（Active Tag，有源標(biāo)簽或主動標(biāo)簽），解讀器讀取信息并解碼后，送至中央信息系統(tǒng)進(jìn)行有關(guān)數(shù)據(jù)處理，實(shí)現(xiàn)管理目的。

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將電子標(biāo)簽與物品聯(lián)系在一起形成網(wǎng)絡(luò)體系，在這一網(wǎng)絡(luò)中，管理者可以通過相應(yīng)的技術(shù)來識別物體從而有效地實(shí)現(xiàn)信息的交流與智能化處理，達(dá)到管理實(shí)物，包括管理檔案的目的。

1 華南理工大學(xué)實(shí)物檔案管理現(xiàn)狀

實(shí)物檔案是高校檔案的重要組成部分。高校實(shí)物檔案涵蓋面廣泛，作為紙質(zhì)檔案的一種憑據(jù)與補(bǔ)充，具有形象、真實(shí)、直觀、載體多樣等特點(diǎn)，且能生動體現(xiàn)學(xué)校發(fā)展的歷史軌跡與教育特色，有著不可替代的作用與地位。

華南理工大學(xué)檔案館目前收集保管的實(shí)物檔案共計(jì)1318件，分布在檔案館實(shí)物庫房和檔案館管理的校史館、博物館內(nèi)，涵蓋范圍主要包括證書、錦旗、牌匾、獎杯、題詞、書畫、模型、公務(wù)活動中獲贈的紀(jì)念品等。實(shí)物來源多為校友和教職工捐贈或檔案部門及管理人員征集。此外，因存放實(shí)物地方面積不足和保管環(huán)境限制的影響，80余件具有重要?dú)v史價(jià)值的實(shí)物仍然存放于校內(nèi)其他單位。

目前華南理工大學(xué)實(shí)物檔案管理面臨一些問題。

1.1 重視不夠

因高校檔案實(shí)體分類體系中沒有實(shí)物檔案的類目，實(shí)物檔案沒有理論上的指導(dǎo)，日常的收集、整理等環(huán)節(jié)未得到足夠的重視。

1.2 分散保管

部分實(shí)物檔案仍然散存在個(gè)人或部門、學(xué)院中，雖然具有較高的歷史和文化價(jià)值，但因體積較大，或數(shù)量太多，載體形狀不規(guī)則，檔案部門沒有足夠的空間集中存放和管理，實(shí)物檔案的價(jià)值無法得到有效保護(hù)和體現(xiàn)。

1.3 管理方式陳舊

實(shí)物檔案管理技術(shù)方法仍是傳統(tǒng)的人工管理模式。隨著科技的發(fā)展以及高校對文化內(nèi)核需求日益提升，實(shí)物檔案管理工作要求越來越精細(xì)化，檔案種類及內(nèi)容的日益增多，使傳統(tǒng)的人工管理模式越來越難以適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作的需要。

2 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在華南理工大學(xué)實(shí)物檔案管理中的應(yīng)用設(shè)想

物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的高校實(shí)物檔案管理工作中，每件實(shí)物檔案都對應(yīng)專用的RFID電子標(biāo)簽，RFID電子標(biāo)簽的芯片中包含有實(shí)物檔案的來源、內(nèi)容摘要、借用信息、歸還記錄等相關(guān)信息，通過讀取器能夠?qū)FID電子標(biāo)簽中的信息進(jìn)行讀取操作，并將讀取到的信息存儲到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，以供檔案管理人員進(jìn)行操作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對實(shí)物檔案的智能化管理。這給華南理工大學(xué)檔案館“一館三校區(qū)”現(xiàn)狀下人手不足、場地緊缺、工作效率受限等困境提供了解決方案，尤其是針對未來檔案館文博事業(yè)的發(fā)展開拓了新的思路。

2.1 物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用于實(shí)物檔案信息整理與盤點(diǎn)

目前華南理工大學(xué)檔案館實(shí)物檔案入庫仍然采用人工編制檔號，將信息錄入數(shù)據(jù)庫，從而對相關(guān)的檔案進(jìn)行識別與日常管理的方式。這種傳統(tǒng)模式完全依賴于人工，檔案管理員日常清點(diǎn)及整理工作量大，容易造成實(shí)物磨損。此外，因文博事業(yè)需要，許多實(shí)物檔案需存放于五山校區(qū)、大學(xué)城校區(qū)、國際校區(qū)的不同場所，以發(fā)揮其檔案文化價(jià)值，如校史館、博物館、專題展覽等等，這些場所地點(diǎn)相距較遠(yuǎn)，人工管理極為不便。

實(shí)物檔案管理運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)對實(shí)物的遠(yuǎn)距離、無接觸、大批量識別及全面精細(xì)管理。它通過RFID電子標(biāo)簽，將每一件檔案都進(jìn)行編碼并形成唯一的標(biāo)志碼，因此檔案在入庫的過程中能夠自動生成相應(yīng)的信息與入庫清單，節(jié)約時(shí)間并減少人工管理可能存在的誤差。另外，實(shí)物檔案形成相應(yīng)電子標(biāo)簽，里面包含檔案的內(nèi)容、存放地點(diǎn)等全面信息，可以更方便地跟蹤檔案，了解所在位置以及檔案狀態(tài)，實(shí)物檔案管理可不受地域及空間限制，既提升了管理效率，又能更好地實(shí)現(xiàn)檔案的文化價(jià)值。

2.2 物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用于實(shí)物檔案環(huán)境管理

實(shí)物檔案載體的材質(zhì)是多樣化的，如木材、金石、陶瓷、紙絹、塑料等，無論是哪種材質(zhì)，對溫濕度、光照、空氣等環(huán)境都有著不同的嚴(yán)格要求。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于實(shí)物檔案保管場所，可以更好地實(shí)現(xiàn)設(shè)備運(yùn)行與實(shí)物檔案保管都需要保持的溫濕度最佳狀態(tài)。即在實(shí)物檔案保管場所安裝溫濕度傳感器，實(shí)時(shí)記錄溫濕度，將數(shù)據(jù)傳輸給自動調(diào)節(jié)中央系統(tǒng)或有管理人員，以便自動調(diào)節(jié)或遠(yuǎn)程操作控制溫濕度。在實(shí)物保管場所安裝光照傳感器，對檔案所處環(huán)境不同位置的光照情況予以實(shí)時(shí)監(jiān)測，一旦某個(gè)位置光照時(shí)間超標(biāo)或有其他異常情況，不利于實(shí)物檔案保存，便可及時(shí)提醒檔案管理人員，從而采取措施避免檔案受到強(qiáng)光照射，甚至損毀;在實(shí)物保管場所安裝空氣檢測傳感器，檢測粉塵、硫化物和氮化物等酸性有害氣體，并與空氣凈化器、通風(fēng)設(shè)備等儀器聯(lián)動，以便自動改善空氣質(zhì)量。

2.3 物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用于實(shí)物檔案消防管理

無論是那種類型的檔案，其存放場所都最忌煙火。因此檔案庫房一般都會安裝煙感器時(shí)刻探測火警情況。受經(jīng)費(fèi)限制，華南理工大學(xué)檔案庫房的消防管理均依賴人工，即定期監(jiān)測庫房溫濕度、消防及防盜狀況，以便人工運(yùn)用設(shè)備調(diào)節(jié)環(huán)境及防火防盜。這種傳統(tǒng)的人工模式不但耗費(fèi)時(shí)間，效率低下，且在預(yù)警和應(yīng)對突發(fā)事件方面存在滯后性。

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用，檔案庫房的煙感器與RFID門禁系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)動?；鹁|發(fā)時(shí)，智能終端能及時(shí)提醒危險(xiǎn)區(qū)域人員撤離，待感應(yīng)設(shè)施確定人員安全撤離后，相關(guān)危險(xiǎn)區(qū)域可自動封鎖并及時(shí)開啟消防滅火設(shè)施，保證檔案安全。

2.4 物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用于實(shí)物檔案防盜與監(jiān)控

華南理工大學(xué)檔案館對檔案的防盜管理包括安裝防盜門、防盜網(wǎng)、防盜報(bào)警、視頻監(jiān)控等。庫房管理人員在離開庫房后，啟動安保系統(tǒng)，以防止其他人員接近安保區(qū)域的檔案。這類安保系統(tǒng)在長期使用后，防盜報(bào)警系統(tǒng)經(jīng)常因?yàn)槔匣仍蚪佑|不靈，不能準(zhǔn)確及時(shí)報(bào)警。

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在安保方面，可以RFID技術(shù)為核心構(gòu)建安全門，實(shí)物檔案經(jīng)過安全門時(shí)，其表面的RFID標(biāo)簽被自動化識別，一旦實(shí)物檔案信息不正確或出入庫不合規(guī)時(shí)，會啟發(fā)報(bào)警，同時(shí)關(guān)閉通道。另外，安全門還能將出入庫房的人員進(jìn)出進(jìn)行顯示與統(tǒng)計(jì)，以便管理人員監(jiān)控安全門的開啟與關(guān)閉。

2.5 物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用于實(shí)物檔案利用服務(wù)與信息挖掘

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可與云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、虛擬現(xiàn)實(shí)等技術(shù)融合，完善智慧檔案館的構(gòu)建與發(fā)展，從而使物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)極大地拓展檔案資源的收集范圍、覆蓋面和資源類型，且信息抓取更快更方便，提高檔案利用效率及服務(wù)質(zhì)量。此外，作為檔案的重要組成部分，實(shí)物檔案所蘊(yùn)含的歷史文化價(jià)值不可低估，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將檔案工作人員從大量重復(fù)繁瑣的工作中解脫出來，從而將精力轉(zhuǎn)向檔案文化信息的深入挖掘。加入云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析等現(xiàn)代技術(shù)的物聯(lián)網(wǎng)對海量檔案數(shù)據(jù)處理更快更便捷，結(jié)合虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，可將實(shí)物檔案背后的故事更生動形象地展示和講述，發(fā)揮更大的利用價(jià)值。

本文以華南理工大學(xué)檔案館為例，闡述實(shí)物檔案管理在引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)之后的發(fā)展優(yōu)勢?；谖锫?lián)網(wǎng)的實(shí)物檔案管理不僅能夠有效解決高校在實(shí)物檔案管理工作中存在的不足，而且在推動高校檔案信息化建設(shè)和文博事業(yè)發(fā)展上有著極大的促進(jìn)作用，提升工作效率與管理水平，為智慧檔案館建設(shè)和發(fā)展創(chuàng)造更有利的條件。

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作者簡介：鄭茜（1981—），華南理工大學(xué)檔案館館員。