對(duì)境外企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)思考

摘 要：隨著境外企業(yè)的創(chuàng)辦、發(fā)展、壯大，產(chǎn)生了大量境外企業(yè)檔案。為做好境外企業(yè)檔案管理，國(guó)家檔案局陸續(xù)頒布和出臺(tái)了相關(guān)規(guī)定，就境外企業(yè)檔案管理工作提出了原則要求，也為做好企業(yè)境外檔案管理提供有力保障。但境外企業(yè)檔案管理有其自身特點(diǎn)，在實(shí)踐落實(shí)過(guò)程中還面臨著諸多的難點(diǎn)。本文在分析了境外企業(yè)檔案管理特點(diǎn)及難點(diǎn)的基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地提出了解決對(duì)策，為做好新時(shí)期境外企業(yè)檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：境外企業(yè);企業(yè)檔案;檔案管理

概述

加入WTO以來(lái)，企業(yè)紛紛參與國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截至2016年底，境內(nèi)投資者設(shè)立境外投資企業(yè)多達(dá)3.72萬(wàn)家，投資總額超過(guò)5萬(wàn)億美元。隨著境外企業(yè)的創(chuàng)辦、發(fā)展、壯大，產(chǎn)生了大量境外企業(yè)檔案。為做好境外企業(yè)檔案管理，2018年，國(guó)家檔案局出臺(tái)《企業(yè)境外檔案管理辦法》，專(zhuān)門(mén)就境外企業(yè)檔案管理工作提出了原則要求，也為做好企業(yè)境外檔案管理提供有力保障。

1 境外企業(yè)檔案管理特點(diǎn)

1.1 內(nèi)容商業(yè)性

根據(jù)《企業(yè)檔案管理辦法》，境外企業(yè)檔案管理的范圍主要包括境外企業(yè)設(shè)立、合并、改制、上市等過(guò)程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的檔案資料;境外企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)相關(guān)資料;境外企業(yè)資信證明、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、租賃及變更等憑證性檔案;境外企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)管理及儀器設(shè)備等重要價(jià)值性檔案資料[1 ]。反映了境外企業(yè)經(jīng)貿(mào)往來(lái)，涉及人事及行政管理類(lèi)文件較少。

1.2 來(lái)源單一性

境外企業(yè)檔案資料主要是其境外設(shè)立企業(yè)形成，境內(nèi)文件通常不發(fā)至境外企業(yè)，與境內(nèi)企業(yè)含有大量的黨、工、團(tuán)等組織類(lèi)文件資料相比，境外企業(yè)檔案資料來(lái)源單一。

1.3 管理松散性

根據(jù)《企業(yè)境外檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，境外企業(yè)檔案利用功能更為明顯，更多考慮當(dāng)前的檔案利用價(jià)值。與境內(nèi)企業(yè)檔案的查考價(jià)值相比，境外企業(yè)檔案管理更多呈現(xiàn)出的是分散型。除了產(chǎn)權(quán)、股權(quán)等由母公司保管，其他常由經(jīng)辦企業(yè)負(fù)責(zé)保管。管理上的松散性也影響了境外企業(yè)檔案的質(zhì)量和效率。如保管存在較強(qiáng)的隨意性，未嚴(yán)格按照年度進(jìn)行分類(lèi)，時(shí)限依賴于境外企業(yè)使用情況而定。

2 境外企業(yè)檔案管理難點(diǎn)

雖然《企業(yè)境外檔案管理辦法》明確提出，境外檔案工作“應(yīng)遵循所在國(guó)或地區(qū)法律法規(guī)”這一基礎(chǔ)，明確境外企業(yè)檔案管理職責(zé)及人員，文件材料形成及歸檔，以及管理范圍及獎(jiǎng)勵(lì)與責(zé)任追究等相關(guān)規(guī)定和要求，但在具體落實(shí)過(guò)程中常常遇到諸多的現(xiàn)實(shí)困境及難題。

2.1 如何明確檔案管理組織權(quán)責(zé)

作為身在境外的境外企業(yè)，如何組建一支權(quán)責(zé)明確、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的專(zhuān)門(mén)檔案管理組織，是擺在企業(yè)境外檔案管理者面前亟待解決的主要難題之一[2 ]。如有的企業(yè)境外投資的建設(shè)項(xiàng)目中，工程項(xiàng)目涉及建設(shè)、承包、監(jiān)理、施工等若干主體，結(jié)構(gòu)復(fù)雜，沒(méi)有一個(gè)強(qiáng)有力的檔案管理組織機(jī)構(gòu)，難以將分散的檔案資料及時(shí)收集、整理和歸檔。

2.2 如何完善檔案管理制度體系

目前，境外企業(yè)檔案管理的專(zhuān)門(mén)性標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求很少，可操作性、可執(zhí)行性較差。主要表現(xiàn)在涉及境外企業(yè)檔案法規(guī)過(guò)于寬泛，關(guān)于境外企業(yè)檔案分類(lèi)的方式不統(tǒng)一，境外企業(yè)檔案一經(jīng)驗(yàn)收即告完成使命，缺乏與之相對(duì)應(yīng)的、完善的績(jī)效考核獎(jiǎng)懲體系。

2.3 如何把握檔案管理時(shí)間節(jié)點(diǎn)

《企業(yè)境外檔案管理辦法》提出“境外文件材料應(yīng)當(dāng)按照歸檔范圍及時(shí)收集整理，按規(guī)定期限向檔案部門(mén)移交”，但并未規(guī)定具體收集整理時(shí)間節(jié)點(diǎn)。再如《關(guān)于加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作的意見(jiàn)》提出：“在不違反相關(guān)法律及規(guī)定前提下，及時(shí)將重要檔案原件送回國(guó)內(nèi)母體公司”，“及時(shí)”的設(shè)定并不能體現(xiàn)出具體的時(shí)間要求。還如《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)中央企業(yè)檔案工作的意見(jiàn)》，要求“及時(shí)接收境外企業(yè)和機(jī)構(gòu)各種載體形式的重要與核心檔案”，但“核心檔案”的含義并不明確。

2.4 如何搭建統(tǒng)一檔案管理平臺(tái)

境外企業(yè)遍及世界各地，很多境外機(jī)構(gòu)位于偏遠(yuǎn)地區(qū)，一些境外企業(yè)對(duì)于境外檔案資料的傳輸、收集和管理，常依賴于先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，如企業(yè)郵箱、QQ即時(shí)通訊，但這些商業(yè)機(jī)構(gòu)開(kāi)發(fā)的軟件在傳輸境外企業(yè)檔案過(guò)程中，由于缺乏相應(yīng)的保密措施，使一些重要的境外企業(yè)檔案資料面臨著較大的安全隱患。有些境外企業(yè)中的采購(gòu)管理平臺(tái)、報(bào)賬中心以及項(xiàng)目管理等不能實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，信息壁壘極易造成“信息孤島”。因此，如何搭建統(tǒng)一高效的檔案管理平臺(tái)，強(qiáng)化境外企業(yè)檔案規(guī)范、統(tǒng)一、安全和高效管理，也是擺在廣大檔案工作者面前亟待解決的難題之一。

3 境外企業(yè)檔案管理對(duì)策

3.1 強(qiáng)化思想教育，提升檔案管理重要性認(rèn)識(shí)

境外企業(yè)管理者要加強(qiáng)員工思想教育，不斷提升檔案管理重要性認(rèn)識(shí)，尤其是在貿(mào)易保護(hù)主義抬頭，國(guó)際貿(mào)易爭(zhēng)端頻繁出現(xiàn)的復(fù)雜背景下，要求境外企業(yè)切實(shí)提高境外檔案重要性認(rèn)識(shí)，培育檔案證據(jù)意識(shí)，把境外企業(yè)檔案作為企業(yè)誠(chéng)信、合規(guī)、守法經(jīng)營(yíng)的可追溯性證明[3 ]。此外，境外企業(yè)管理者要把企業(yè)檔案上升到企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)，與固定資產(chǎn)同等重要高度，在人、財(cái)、物等方面加大保障力度，確保境外企業(yè)做到對(duì)檔案工作的全員認(rèn)同、全員參與。

3.2 理清組織體系，培育檔案人才專(zhuān)業(yè)化隊(duì)伍

在寶貴的境外企業(yè)人力資源中應(yīng)確保至少一名以上中方人員來(lái)專(zhuān)職負(fù)責(zé)境外企業(yè)檔案管理工作。以境外企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案為例，總承包單位應(yīng)建立與總承包范圍相符合的項(xiàng)目檔案管理組織機(jī)構(gòu)，明確各參與方檔案管理工作職責(zé)，明確各方檔案責(zé)任范圍。將檔案管理的具體要求落實(shí)到相應(yīng)的合同條文或條款之中，其他如設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等分包部門(mén)則具體負(fù)責(zé)其職責(zé)范圍內(nèi)的檔案管理工作。實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制，加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)素能培訓(xùn)，配備一定數(shù)量的專(zhuān)職、兼職檔案管理人員，并做好崗前培訓(xùn)，提升其從事境外企業(yè)檔案工作的綜合業(yè)務(wù)素能。

3.3 完善制度規(guī)范，提升檔案管理制度執(zhí)行力

除了《企業(yè)境外檔案管理辦法》，作為境外企業(yè)來(lái)說(shuō)，在相關(guān)具體的檔案管理中，應(yīng)結(jié)合國(guó)內(nèi)相應(yīng)的成熟完善的檔案管理規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，將其作為境外檔案管理的重要依據(jù)。如境外建設(shè)項(xiàng)目檔案，可參照《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》《檔號(hào)編制規(guī)則》《檔案著錄規(guī)則》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》，等等，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合境外企業(yè)檔案管理實(shí)際，進(jìn)一步明確細(xì)化檔案管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和要求，對(duì)涉及出口管制等重要檔案資料則實(shí)行專(zhuān)項(xiàng)管理。

3.4 雙重遵從原則，增強(qiáng)重要節(jié)點(diǎn)檔案管控力

境外企業(yè)在境外產(chǎn)生的檔案，既要遵守所在國(guó)或地區(qū)的相關(guān)規(guī)定和要求，也要按照國(guó)內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，做好境外企業(yè)檔案管理[4 ]。一方面，在境外產(chǎn)生的檔案資料在交付時(shí)應(yīng)優(yōu)先遵守企業(yè)所在國(guó)或地區(qū)的檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，并將其作為企業(yè)合規(guī)的重要內(nèi)容;如項(xiàng)目所在國(guó)沒(méi)有相應(yīng)的檔案法規(guī)，則盡可能遵守國(guó)內(nèi)檔案標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)檔案管理的具體制度和要求。涉及國(guó)家秘密或境外企業(yè)核心技術(shù)等的重要、核心檔案，應(yīng)采取合法方式將其紙質(zhì)原件移交至國(guó)內(nèi)，若所在國(guó)或地區(qū)根據(jù)其本國(guó)或本地區(qū)相關(guān)規(guī)定不允許原件出境，也應(yīng)將其復(fù)制后移交國(guó)內(nèi)，歸檔保存。

3.5 加大技術(shù)研發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)信息化

境外企業(yè)與國(guó)內(nèi)相距遙遠(yuǎn)，且機(jī)構(gòu)較為分散，為切實(shí)降低檔案管理成本，提升境外企業(yè)檔案管理的效率，應(yīng)積極探索建立境外項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)。如有的企業(yè)依托公司檔案信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)，結(jié)合駐外公司的特點(diǎn)和實(shí)際，研發(fā)多種語(yǔ)言單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)，并將系統(tǒng)內(nèi)置了企業(yè)不同檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，與境外企業(yè)檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效銜接，取得了良好運(yùn)行效果。境外企業(yè)應(yīng)加大經(jīng)費(fèi)投入力度，結(jié)合企業(yè)檔案管理實(shí)際，做好企業(yè)檔案技術(shù)研發(fā)，在確保境外企業(yè)檔案信息安全基礎(chǔ)上，更加重視企業(yè)檔案信息的完整性、規(guī)范化，不斷提升境外企業(yè)檔案管理專(zhuān)業(yè)化、信息化水平。

3.6 依托外部資源，探索境外檔案管理外包化

隨著國(guó)際合作日益緊密，社會(huì)分工越來(lái)越細(xì)，有條件的境外企業(yè)，可充分借助市場(chǎng)資源和外部專(zhuān)業(yè)技術(shù)，將境外企業(yè)檔案管理外包，通過(guò)簽訂合同，委托第三方專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)和力量協(xié)助做好境外企業(yè)檔案管理工作，發(fā)揮市場(chǎng)在境外企業(yè)檔案管理中的應(yīng)有功能和作用。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：趙建紅，大學(xué)學(xué)歷，任職于華能瀾滄江國(guó)際能源有限公司，從事檔案管理工作。