信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用探究

王亞琴

摘 要：信息技術(shù)的有效應(yīng)用可以使檔案管理工作獲得高水平支持。本文首先對當(dāng)前檔案管理工作存在的主要問題進行了總結(jié)，并結(jié)合信息技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展的背景條件，從技術(shù)性工作的角度出發(fā)，制定了檔案管理工作的改進策略。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);檔案管理;應(yīng)用策略

引言

實現(xiàn)信息技術(shù)的高質(zhì)量應(yīng)用可以為檔案管理工作的改進提供幫助。目前，信息技術(shù)的創(chuàng)新推廣速度較快，實現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理中的有效使用，可以使檔案管理工作獲得高水平的支持。因此，很多檔案管理人員都對信息技術(shù)的應(yīng)用具備較高水平的關(guān)注。

1 信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用存在的不足

1.1 檔案信息化管理系統(tǒng)不夠成熟

檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建質(zhì)量直接決定著信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用水平。但是，部分企業(yè)的檔案管理人員缺乏對現(xiàn)有信息系統(tǒng)可操作性的詳細考察，沒有結(jié)合軟件開發(fā)的實際情況制定信息化技術(shù)的應(yīng)用步驟，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作的實施無法在項目設(shè)計和需求分析方面取得進展，也使得信息化系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性難以得到有效維護。一些檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)雖然進行了需求分析，但缺乏對需求說明書的規(guī)范化設(shè)定，未能對檔案信息化管理工作的主要原則進行總結(jié)，導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系的建設(shè)價值難以得到體現(xiàn)，也使得動態(tài)性管理方法難以在檔案管理工作中實現(xiàn)普及推廣。一些檔案信息化管理系統(tǒng)在具體建設(shè)的過程中，缺乏對系統(tǒng)擴展性特征的有效分析，沒有結(jié)合系統(tǒng)功能特點進行數(shù)據(jù)模型的創(chuàng)新設(shè)計，難以保證信息化技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮作用。一些檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)對于計算機軟件的開發(fā)經(jīng)驗吸收應(yīng)用存在不足，檔案管理技術(shù)的設(shè)計缺乏對系統(tǒng)建設(shè)過程的創(chuàng)新調(diào)整，導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)性工作和信息技術(shù)難以得到高質(zhì)量的結(jié)合，無法在檔案管理業(yè)務(wù)模式創(chuàng)新方面取得積極成效，也使得檔案信息化管理系統(tǒng)所具備的應(yīng)用價值無法實現(xiàn)高水平開發(fā)。

1.2 檔案數(shù)據(jù)檢索質(zhì)量較差

數(shù)據(jù)檢索質(zhì)量直接影響著檔案信息的應(yīng)用水平。然而，部分企業(yè)雖然推進了檔案數(shù)字化管理，并對信息技術(shù)進行了推廣應(yīng)用，卻缺乏對檔案檢索目錄的高質(zhì)量設(shè)計，使得信息技術(shù)在檔案管理工作中的普及無法獲得更高質(zhì)量的外部支持。部分檔案數(shù)據(jù)檢索工作的實施對于可視化分析技術(shù)缺乏足夠的關(guān)注，沒有使用圖表方式實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的有效展現(xiàn)，導(dǎo)致檔案信息的處理舉措無法得到相應(yīng)的調(diào)整創(chuàng)新。

1.3 檔案服務(wù)能力缺乏有效拓展

部分檔案管理人員缺乏對檔案服務(wù)能力建設(shè)工作的重視，導(dǎo)致新型信息技術(shù)所具備的突出應(yīng)用優(yōu)勢無法得到顯現(xiàn)。一些檔案服務(wù)能力的建設(shè)工作對于檔案信息所具備的應(yīng)用價值分析不夠完整，缺乏對數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，沒有從信息全文檢索需求的角度出發(fā)，對信息集成技術(shù)進行合理使用，導(dǎo)致檔案的檢索效率及精準(zhǔn)性無法得到提升，難以為檔案服務(wù)功能的充分拓展提供幫助。一些檔案管理人員在應(yīng)用信息技術(shù)的過程中，對于數(shù)據(jù)資源的錄入和整編缺乏必要重視，沒有對檔案管理系統(tǒng)各類權(quán)限進行合理設(shè)置，導(dǎo)致檔案借閱管理及報表制作等基礎(chǔ)性工作無法得到改良，檔案數(shù)據(jù)的備份以及系統(tǒng)維護等業(yè)務(wù)難以得到信息技術(shù)的高水平支持。一些檔案服務(wù)功能體系的構(gòu)建對于網(wǎng)上信息查閱渠道的重視程度較低，未能對網(wǎng)頁檢索功能進行充分開發(fā)，無法保證檔案信息所具有的重要價值得到全面利用。

1.4 檔案信息資源缺乏有效整合

檔案信息資源的整合是提升檔案應(yīng)用水平的關(guān)鍵。但是，一些信息技術(shù)的應(yīng)用對于檔案信息現(xiàn)有的服務(wù)效果缺乏必要總結(jié)，未能對不同類型信息化系統(tǒng)的運行情況實現(xiàn)系統(tǒng)性研究，導(dǎo)致財務(wù)系統(tǒng)和資源調(diào)度管理系統(tǒng)無法與檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)充分結(jié)合，也使得辦公自動化系統(tǒng)難以在檔案信息的幫助之下得到進一步優(yōu)化。一些信息技術(shù)在應(yīng)用過程中，雖然嘗試了檔案信息資源的整合，但對于檔案數(shù)字化過程中的基礎(chǔ)性信息源重視程度較低，沒有對檔案管理工作中的主體信息渠道進行充分總結(jié)，導(dǎo)致檔案信息化管理平臺的應(yīng)用價值難以得到全面顯現(xiàn)，無法在構(gòu)建信息化管理總體規(guī)劃過程中，更好地適應(yīng)檔案信息開發(fā)利用需要。一些檔案信息整合工作對于實體檔案數(shù)字化所帶來的各方面影響缺乏完整的分析，沒有對檔案管理工作中的存量信息資源進行有效的整合，不利于信息技術(shù)的有效應(yīng)用。

2 信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)化應(yīng)用策略

2.1 提高檔案信息化管理系統(tǒng)的成熟度

檔案管理人員在探索信息技術(shù)的應(yīng)用途徑過程中，要加強對檔案信息化管理系統(tǒng)構(gòu)成情況的分析研究，并對工程項目建設(shè)的基本原理進行考察，使檔案信息化管理方案的構(gòu)建可以具備更強的可操作性，并保證檔案管理所需的軟件可以在這一過程中實現(xiàn)高質(zhì)量應(yīng)用。要加強對檔案信息化管理需求需求的分析，并對系統(tǒng)當(dāng)前的功能優(yōu)勢及使用性能進行考察，保證系統(tǒng)具備足夠的穩(wěn)定性與安全性。檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)工作需要加強對說明書制定工作的關(guān)注，尤其要對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)所需的基礎(chǔ)條件加以分析，保證檔案動態(tài)化管理方法得到有效構(gòu)建，使信息技術(shù)所具備的突出應(yīng)用優(yōu)勢得到明確。要加強對檔案信息化管理系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)構(gòu)成情況的考察，并對系統(tǒng)架構(gòu)以及功能模塊進行有效的創(chuàng)新，保證系統(tǒng)安全管理體系可以在這一基礎(chǔ)上得到更加成熟的構(gòu)建。檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)還需要加強對計算機軟件開發(fā)狀態(tài)的關(guān)注，尤其要保證檔案管理人員充分參與到系統(tǒng)建設(shè)工作中，確保軟件開發(fā)過程可以得到明確，為檔案管理系統(tǒng)價值的充分開發(fā)提供有利支持。

2.2 提高檔案數(shù)據(jù)檢索工作質(zhì)量

檔案數(shù)據(jù)檢索工作在開展的過程中，必須加強對信息技術(shù)普及規(guī)律的重視，并將各類主題詞及相應(yīng)的檢索內(nèi)容加以總結(jié)，使檔案信息利用需求可以得到優(yōu)化，有效提升檔案檢索工作效率。要加強對可視化分析技術(shù)的重視和應(yīng)用，尤其要對圖表形式的信息進行重點研究，使數(shù)據(jù)檢索精準(zhǔn)度得到提高。檔案數(shù)據(jù)檢索工作還需要對特殊信息進行集中處置，尤其要對數(shù)據(jù)分析模型進行靈活使用，為檔案信息利用效率的優(yōu)化提供精準(zhǔn)支持。