企業(yè)電子文件管理的思考

楊祥 楊蕾

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)較多的業(yè)務(wù)均采用電子的形式進(jìn)行統(tǒng)一管理，逐步實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)紙質(zhì)到電子化管理模式的轉(zhuǎn)變，由此也引起了文件歸檔介質(zhì)與方式的轉(zhuǎn)變。而業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)缺乏電子文件管理功能，導(dǎo)致了其歸檔管理遇到了諸多的困難。本文在對(duì)電子文件管理相關(guān)知識(shí)學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)之上，結(jié)合公司運(yùn)營管理的實(shí)際情況，對(duì)電子文件管理的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行了總結(jié)。

關(guān)鍵詞：企業(yè);電子文件;管理

隨著辦公自動(dòng)化的不斷推進(jìn)，企業(yè)越來越多的文件信息都以電子的形式存在，相應(yīng)也對(duì)電子文件檔案管理提出更高要求。電子文件不僅成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要組成部分，也在一定程度上影響了企業(yè)電子文件的管理和創(chuàng)新。因此對(duì)于企業(yè)而言，如何做好電子文件的收集、歸檔和管理成為了企業(yè)必須解決的現(xiàn)實(shí)問題。特別是企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，將電子檔案管理作為主要工作方向，充分認(rèn)識(shí)到電子文件管理的重要性，解決在電子文件檔案管理過程中出現(xiàn)的各種問題，進(jìn)一步提升企業(yè)電子文件檔案管理效率。

1 基本概念與特點(diǎn)

1.1 電子文件定義

電子文件是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

1.2 電子文件特點(diǎn)

電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件存在著明顯區(qū)別，由于電子文件更依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)，因此其自身也體現(xiàn)出以下幾方面特點(diǎn)：

1.2.1 依賴性。電子文件的生成過程需要依賴一定的數(shù)字設(shè)備，由于不同歷史時(shí)期信息技術(shù)的發(fā)展水平不同，相應(yīng)產(chǎn)生的數(shù)字產(chǎn)品也存在一定的區(qū)別，特別是在軟硬件更新?lián)Q代之后，不同產(chǎn)品之間存在一定的兼容性差別，這就造成了電子文件在存儲(chǔ)讀取過程中對(duì)于原有的硬件設(shè)備和軟件環(huán)境產(chǎn)生了依賴性。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，這一問題可能會(huì)得到系統(tǒng)的解決。但以現(xiàn)有的技術(shù)條件電子文件在生成和運(yùn)行過程中還是對(duì)原始環(huán)境有較強(qiáng)的依賴性。

1.2.2 非直讀性。電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件不同，不能直接進(jìn)行閱讀和信息獲得，需要借助一定的軟硬件設(shè)施才能夠獲得電子文件的相關(guān)信息，這就需要采取不同的手段和措施，保持電子文件的長期可讀性，需要對(duì)原有的軟件設(shè)備進(jìn)行留存。

1.2.3 分離性。雖然電子文件也依附于一定的載體，但載體對(duì)于信息內(nèi)容不具有原始性。因此，電子文件與載體結(jié)合的相對(duì)松散，甚至電子文件通過一定的軟硬件設(shè)備，可以以其他載體的形式存在和讀取使用。

1.2.4 復(fù)雜性。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，電子文件的種類和形式也越來越多，進(jìn)一步增加了企業(yè)對(duì)電子文件管理的難度。加之電子文件背景信息對(duì)文件的真實(shí)性和完整性產(chǎn)生的至關(guān)重要的影響。因此，在電子文件歸檔過程中，需要人工采取相應(yīng)的技術(shù)手段對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔。

1.2.5 便利性。電子文件是在網(wǎng)絡(luò)以及軟件的基礎(chǔ)上進(jìn)行利用，其信息共享與利用的優(yōu)點(diǎn)得到了最大化的發(fā)揮，在標(biāo)準(zhǔn)化的前提之下，電子文件可以通過一定的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息共享，這一信息共享不受到時(shí)空限制。

1.2.6 安全性。電子文件的信息安全對(duì)電子文件保管和使用至關(guān)重要。因此，在采取必要的管理措施之外，還應(yīng)該提升檔案管理人員的安全意識(shí)，并采取必要的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)電子文件存儲(chǔ)、保管和傳輸?shù)陌踩?/p>

2 電子文件管理面臨的問題

2.1 技術(shù)問題

電子文件的安全性和計(jì)算機(jī)保密技術(shù)息息相關(guān)，存在著不安全的隱患，由于電子文件對(duì)信息技術(shù)和軟件設(shè)備具有較強(qiáng)的依賴性，電子信息在傳輸過程中容易受到病毒侵襲和黑客攻擊[1 ]。在存儲(chǔ)過程中也存在數(shù)據(jù)丟失，數(shù)據(jù)亂碼等問題，這在一定程度上給電子文件的安全管理帶來了諸多不便，而且在保管過程中，電子文件具有一定的保管期限，文件載體也具有一定的壽命周期。此外，電子文件的載體易損壞，穩(wěn)定性能較差，如遇到質(zhì)量較差的磁盤，會(huì)影響電子文件的可讀性和壽命。

電子文件在收集整理管理使用過程中會(huì)受到多重因素的影響。一是在電子文件收集過程中，部分企業(yè)的檔案管理人員對(duì)于電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)重視程度不足，導(dǎo)致部分檔案信息不夠系統(tǒng)完整。特別是隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文件的技術(shù)環(huán)境發(fā)生了深刻變化。信息技術(shù)發(fā)展越快，電子文件的形式和載體就越多，一旦電子文件離開了特殊環(huán)境，就難以對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的利用和開發(fā)。二是在電子文件管理過程中受到網(wǎng)絡(luò)信息、人員、規(guī)章制度等多方面影響，也在一定程度上影響了檔案信息的安全性，未來如何保障檔案信息安全，必然成為企業(yè)檔案管理部門必須思考的現(xiàn)實(shí)問題。

2.2 管理問題

在對(duì)電子文件的管理過程中，由于未能引起人們足夠的重視，部分企業(yè)在電子文件管理過程中忽略了與電子文件管理相配套的措施，致使企業(yè)電子文件在管理過程中出現(xiàn)了信息丟失問題。企業(yè)在電子文件管理過程中沒有形成相應(yīng)的電子文件備份，一旦物理環(huán)境或軟件信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障，難免存儲(chǔ)在硬盤或計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的文件出現(xiàn)丟失或損毀問題。同時(shí)，部分企業(yè)在電子文件管理過程中，沒有看到電子文件與紙質(zhì)文件共同歸檔的重要性，也容易在電子文件管理過程中出現(xiàn)文件丟失或損毀的問題。

3 電子文件管理的建議

3.1 提高科學(xué)管理的認(rèn)識(shí)

不少企業(yè)檔案工作者都把重點(diǎn)放在保管檔案的數(shù)字化上，很少顧及企業(yè)業(yè)務(wù)工作產(chǎn)生的電子文件管理，這樣就加劇了信息處理現(xiàn)代化與檔案管理手工化的矛盾，使得檔案工作始終沒有擺脫被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。新形勢下，企業(yè)管理者應(yīng)給予電子文件管理足夠的重視，加速推動(dòng)企業(yè)電子文件信息化管理進(jìn)程，結(jié)合電子文件管理的實(shí)際需要，對(duì)相應(yīng)的制度機(jī)制進(jìn)行完善和創(chuàng)新，確保電子文件能夠得到安全有效的保護(hù)和使用，避免電子文件浪費(fèi)。

3.2 加強(qiáng)信息安全管理工作

電子文件在管理過程中應(yīng)將信息安全作為重要方面，加強(qiáng)對(duì)電子文件的安全防護(hù)，確保電子文件的原始性和真實(shí)性。目前這方面的技術(shù)主要有：簽署名技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防火墻等，這些技術(shù)措施對(duì)于保證電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過程中的安全、保密都具有明顯的效果。因此在信息系統(tǒng)建設(shè)的過程中需加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的管理，確保電子文件的安全。要提高信息安全意識(shí)，根據(jù)企業(yè)保密管理的相關(guān)要求，電子文件檔案管理人員應(yīng)該系統(tǒng)學(xué)習(xí)相關(guān)保密知識(shí)，主動(dòng)地運(yùn)用到電子文件管理之中，防止出現(xiàn)電子文件內(nèi)容失密、泄密[2 ]。同時(shí)要采取身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份、防火墻都多重安全措施，切實(shí)保障電子文件信息安全。

3.3 確保完整性和真實(shí)性

電子文件完整性的主要問題是電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能使一些電子文件還未來得及歸檔就已經(jīng)丟失。為此，在檔案收集過程中，一定要做好銜接，既要明確檔案收集的范圍，也要與企業(yè)其他部門溝通，規(guī)定檔案收集時(shí)間，通過完善電子文件檔案收集制度，更好地約束檔案收集行為。在檔案收集的基礎(chǔ)之上，為了確保檔案電子文件的完整性和真實(shí)性，還要定期對(duì)電子文件進(jìn)行存檔，對(duì)于更換或調(diào)整載體的電子文件要采取專門的備份措施。對(duì)于電子文件的任何修改、傳輸和操作都應(yīng)該進(jìn)行登記備案，以防止對(duì)電子文件內(nèi)容進(jìn)行惡意刪改，從而造成不必要的損失。

3.4 開展鑒定和歸檔

電子文件在歸檔之前，要進(jìn)行認(rèn)真地鑒定。電子文件的鑒定，主要包括識(shí)別文件價(jià)值和區(qū)分文件真?zhèn)?，只有那些?duì)本單位工作具有利用價(jià)值的才有保存價(jià)值，檔案部門所保管的電子檔案，應(yīng)當(dāng)是真實(shí)的電子文件，否則電子檔案就失去了憑證價(jià)值。文件編制部門必須將電子文件歸檔，以保持該電子文件的原始性，維護(hù)電子文件的憑證價(jià)值[3 ]。此外，還應(yīng)對(duì)電子文件的完整性進(jìn)行鑒定，主要包括電子文件內(nèi)容的完整性、文件辦理過程的完整性等。歸檔可以完全打破傳統(tǒng)的歸檔方式和工作方法，利用文檔信息管理系統(tǒng)，及時(shí)將生成的電子文件進(jìn)行在線接收與歸檔，以此保證電子文件的歸檔的及時(shí)性與完整性，其工作流程如圖1所示。

總結(jié)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，及人們認(rèn)知的提高和對(duì)電子文件需求的擴(kuò)大，電子文件作為一種新的重要的信息資源會(huì)倍受青睞，一些困擾著我們的技術(shù)難題也在逐步解決，管理措施與制度也不斷的完善中。因此，根據(jù)電子文件自身的特點(diǎn)，制定出一套合理、可行的電子文件管理方案，有效地保證電子文件的管理與利用，是每一個(gè)文檔管理人員需要思考的重要問題。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉家真編.電子文件管理——電子文件與證據(jù)保留[M].北京：科學(xué)出版社，2009.

[2]馮惠玲編.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2007.

[3]劉越男編.建立新秩序——電子文件管理流程研究/當(dāng)代檔案學(xué)理論叢書[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2005.

（作者單位：大亞灣核電運(yùn)營管理有限責(zé)任公司）