“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下中職院校數(shù)字檔案信息化建設(shè)方法探究

鐘梅 羅國求 蘇繼鳳

摘 要：在“互聯(lián)網(wǎng)+”的信息化時代背景要求下，當(dāng)前中職院校的檔案管理工作亟需向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。本文從分析中職院校數(shù)字檔案管理信息化的必要性、探究中職檔案室加強(qiáng)數(shù)字檔案信息化建設(shè)的切入點(diǎn)以及如何實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息化建設(shè)的人才培養(yǎng)三個方面，闡述了中職院校數(shù)字檔案信息化建設(shè)的必要性和有效路徑。以期為當(dāng)前中職院校數(shù)字檔案信息管理工作的開展和工作者管理水平的提升提供參考借鑒，滿足當(dāng)前中職院校檔案管理的建設(shè)需求。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;中職數(shù)字檔案;信息化建設(shè)

中職院校數(shù)字檔案信息化建設(shè)是中職“互聯(lián)網(wǎng)+”信息環(huán)境下學(xué)校建設(shè)的重要內(nèi)容，數(shù)字檔案指的是通過計(jì)算機(jī)軟件管理、共享、保存和利用的文件，而數(shù)字檔案信息化指的是通過信息技術(shù)工具收集、處理、保存和共享檔案資源，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化和共享化。概言之，數(shù)字檔案建設(shè)以信息化資源建設(shè)為中心，以電子檔案的管理為重點(diǎn)，以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，為學(xué)校教研及學(xué)生管理而服務(wù)，以拓展檔案信息資源存儲平臺、擴(kuò)大檔案信息資源開放和有效利用為目標(biāo)。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”理念在中職校園建設(shè)中的不斷深入，以什么樣的策略和方法實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理水平的有效提升，促使中職院校檔案建設(shè)向數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)型，才能更好地履行檔案管理的應(yīng)用職能，已成為當(dāng)下中職檔案管理工作者必須思考的重要問題。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下學(xué)校數(shù)字檔案信息化建設(shè)的重要性

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及與發(fā)展，檔案管理的信息化和數(shù)字化已成為當(dāng)下學(xué)校檔案建設(shè)的主要趨勢，已成為“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的學(xué)校檔案管理的新要求。實(shí)現(xiàn)中職院校數(shù)字檔案信息化建設(shè)，能為“智慧校園”的建設(shè)形成助力，使學(xué)校的檔案管理更具便捷性和高效性，同時也能有效提升中職院校檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力創(chuàng)新意識。

1.促“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的校園建設(shè)智慧化

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》指出，檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的明確目標(biāo)，隨著“智慧校園”理念的不斷深入，數(shù)字檔案已成為智慧型學(xué)校管理服務(wù)的重要組成部分。此外，隨著中職院校步入高速發(fā)展期，對學(xué)校檔案資源的利用顯得愈發(fā)重要。例如，中職院校的檔案工作可以對院校的教學(xué)評估、隊(duì)伍建設(shè)、師資規(guī)劃、宣傳教育等方面帶來積極影響。“智慧校園”的建設(shè)與學(xué)校數(shù)字檔案二者是相輔相成的關(guān)系，一方面智慧校園的建設(shè)能為數(shù)字檔案信息化建設(shè)起到促進(jìn)作用，另一方面，中職院校的數(shù)字檔案建設(shè)也能推進(jìn)智慧校園的建設(shè)。因此，中職院校的數(shù)字檔案建設(shè)跟隨著智慧校園的建設(shè)步伐，并為中職校園建設(shè)的轉(zhuǎn)型和升級帶來助力。

2.促進(jìn)中職院校檔案管理高效化

觀察傳統(tǒng)的中職院校檔案管理模式可發(fā)現(xiàn)，以往以手工操作、紙質(zhì)資料保管為主的檔案管理模式存在著諸多弊端。一是管理所需的時間成本較高，容易導(dǎo)致人力和物力的浪費(fèi);二是傳統(tǒng)的單一化檔案管理方法不利于信息的高效存儲和提取，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化;三是中職學(xué)校檔案庫中有著大量的師生資料檔案，固有的資料保管模式不利于開展對學(xué)校人員資料和信息的數(shù)據(jù)分析;四是單一化的紙質(zhì)檔案管理存在檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn)，若檔案丟失則將對學(xué)校檔案管理工作帶來負(fù)面影響。反之，數(shù)字檔案信息化能為當(dāng)前的中職檔案工作帶來管理理念、管理模式和管理方法的極大轉(zhuǎn)變。一是依托信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理可以極大地縮短檔案管理所需的時間，節(jié)約了時間成本;二是數(shù)字檔案的建設(shè)能極大地降低檔案管理的物力成本，讓電子軟硬件設(shè)施幫助工作者處理海量復(fù)雜的信息，使得檔案管理工作更為高效;三是數(shù)字檔案的建設(shè)便于對中職院校教師的職稱、年齡、科研成果等數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，也便于進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍信息、在校和畢業(yè)情況等信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì);四是中職院校有著大量的師生檔案和科研資料，數(shù)字檔案的建設(shè)能更好地實(shí)現(xiàn)資料備份和保密性存儲，在一定程度上提升了中職院校檔案管理的安全性和保密性?；谝陨戏治?，在中職院校開展數(shù)字化建設(shè)已刻不容緩。

3.提高檔案管理工作者的職業(yè)能力

首先，部分中職院校檔案工作者在管理工作中仍沿襲了傳統(tǒng)的檔案管理辦法，將檔案管理工作視為簡單的資料保存工作，或缺乏將院校數(shù)據(jù)和人員資料以信息化的方式進(jìn)行保存、歸納和調(diào)取的業(yè)務(wù)能力。其次，由于缺乏檔案管理相關(guān)技能和知識、管理意識落后等原因，一些中職院校的檔案管理工作仍停留在人工操作層次，使得檔案管理效率低下，有悖于中職院?！爸腔坌@”的建設(shè)需求。有別于傳統(tǒng)的檔案管理模式，數(shù)字檔案的信息化建設(shè)對檔案管理工作者的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)提出了一定要求，檔案工作者須積極提升檔案管理意識，進(jìn)行觀念和意識的轉(zhuǎn)變。新時代的檔案工作人員必須具備一定科學(xué)精神和創(chuàng)新精神，樹立終身學(xué)習(xí)的意識，學(xué)習(xí)創(chuàng)新型的檔案管理辦法。因此，建設(shè)中職院校信息化數(shù)字檔案，不僅可以促進(jìn)中職院校檔案工作人員檔案管理意識的轉(zhuǎn)變，也有利于檔案管理者專業(yè)能力的提升。

二、中職院校數(shù)字檔案信息化建設(shè)的切入點(diǎn)

雖然許多中職院校已著手從傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)向數(shù)字檔案信息化管理，但由于資金、人力和觀念等諸多條件的限制，目前中職院校的信息化建設(shè)仍不容樂觀。結(jié)合當(dāng)前中職院校的數(shù)字檔案建設(shè)現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為引入或開發(fā)數(shù)字化檔案管理一體化平臺、建立完善的數(shù)字檔案管理體系和實(shí)現(xiàn)動態(tài)化的數(shù)字檔案管理機(jī)制可以作為中職院校數(shù)字檔案信息化建設(shè)的切入點(diǎn)。

1.優(yōu)化數(shù)字化檔案管理一體化平臺

數(shù)字化檔案管理建設(shè)依托于數(shù)字檔案管理平臺的開發(fā)和使用，簡言之，數(shù)字檔案的建設(shè)必須以計(jì)算機(jī)等設(shè)備和軟件為載體。數(shù)字檔案的信息化建設(shè)包含了多維度的建設(shè)需求，如軟件的開發(fā)和利用、資料的篩選和錄入、資料的備份與共享等，是一個復(fù)雜的系統(tǒng)建設(shè)工程。在檔案管理平臺和軟硬件設(shè)施的建設(shè)和引入方面，許多中職院校尚未建立檔案管理的一體化平臺，缺乏數(shù)字檔案建設(shè)所必需的信息檢索、歸檔、分析系統(tǒng)。因此，中職院校數(shù)字檔案的系統(tǒng)化建設(shè)必須以軟硬件的建設(shè)和引入為基礎(chǔ)條件。對于尚未搭建數(shù)字檔案管理平臺的學(xué)校而言，可以通過建設(shè)數(shù)字檔案室，在保留一定檔案實(shí)體建設(shè)的基礎(chǔ)之上，搭建一個兼顧資料收集、歸納、自動化編排、數(shù)字化服務(wù)為一體的系統(tǒng)化檔案管理平臺。此外，數(shù)字檔案管理一體化平臺需要能夠滿足中職院校的人事、財(cái)務(wù)、學(xué)生學(xué)籍以及各門類的檔案進(jìn)行歸檔劃分的要求，以實(shí)現(xiàn)全校的檔案資源的合理整合。對于已經(jīng)具備數(shù)字檔案管理的中職院校而言，須根據(jù)學(xué)校檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求對管理設(shè)備和軟硬件設(shè)施進(jìn)行更新和優(yōu)化，確保當(dāng)前的檔案管理平臺能滿足為本校師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的需求。

2.建立完善的數(shù)字檔案管理體系

一個完整的數(shù)字檔案管理機(jī)制應(yīng)以科學(xué)的檔案管理制度、職責(zé)分配和流程等要素作為保障。第一，建立健全院校的檔案管理制度，讓中職院校的數(shù)字檔案管理工作井然有序、更為規(guī)范。根據(jù)學(xué)校檔案工作的具體需求，制定出一套針對性較強(qiáng)的檔案管理工作規(guī)范或制度，讓檔案管理工作的開展有據(jù)可依。例如，可通過數(shù)字檔案管理制度對電子文件和紙質(zhì)文件的掃描和錄入進(jìn)行時間上的規(guī)范、將電子材料的管理成效納入工作者的崗位考核之中、對電子文檔歸檔的命名和歸檔方式進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定、嚴(yán)格設(shè)立數(shù)字檔案工作者保密制度等，對檔案的存儲、歸檔、交接、保密等工作制定明確的規(guī)章。第二，應(yīng)對檔案管理的部門和人員進(jìn)行明確的職責(zé)劃分，讓檔案管理的全過程得到全面的督促和監(jiān)督，使數(shù)字檔案管理工作有序地開展，從而避免檔案管理工作中分工混亂、員工推諉責(zé)任、出現(xiàn)紕漏難以追責(zé)等問題。如依據(jù)檔案管理的不同需求或按照歸檔、標(biāo)識、分類、交接及銷毀等不同流程階段對檔案工作人員進(jìn)行職責(zé)分配，由細(xì)化的分工和執(zhí)行實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的高效化、統(tǒng)一化管理。此外，對檔案工作進(jìn)行細(xì)化和落實(shí)，也能夠把繁復(fù)的檔案管理工作進(jìn)行分解，利于檔案管理工作的順利進(jìn)行。與此同時，可以實(shí)行檔案管理責(zé)任制，即在檔案工作職責(zé)分工的基礎(chǔ)上，讓員工的工作成效與員工考核、績效分配進(jìn)行緊密關(guān)聯(lián)，加強(qiáng)工作者對檔案工作的重視性。第三，應(yīng)完善和優(yōu)化數(shù)字檔案管理的工作流程，數(shù)字檔案管理工作并不是管理場域由線下轉(zhuǎn)為線上這一單一轉(zhuǎn)變，亦不是簡單地用信息化檔案替代紙質(zhì)檔案。而是包含了檔案掃描數(shù)字化、數(shù)字化檔案存儲、檔案標(biāo)識、檔案備份、檔案質(zhì)檢等環(huán)節(jié)，須合理安排各個環(huán)節(jié)的工作目標(biāo)和工作規(guī)范，明確中職院校檔案管理工作的目的性和合理性，讓檔案工作者對數(shù)字檔案工作的應(yīng)有步驟了然于心。

3.建構(gòu)動態(tài)化的數(shù)字檔案管理機(jī)制

中職院校數(shù)字檔案管理亟需開展動態(tài)化建設(shè)，動態(tài)化數(shù)字檔案管理機(jī)制，包括資料采集和歸檔的實(shí)時跟蹤、管理制度和機(jī)制的及時轉(zhuǎn)變以及在線檔案查詢和管理平臺開放利用等多個方面。第一，進(jìn)行動態(tài)化的數(shù)字采集。由于中職院校檔案管理內(nèi)容多、范圍廣，除了院校教研資料、師生檔案等基本檔案需要管理，學(xué)校的各個部門業(yè)務(wù)、校園信息等大量的非紙質(zhì)電子文件也需要進(jìn)行采集和歸檔，因此，數(shù)字檔案管理需要將各類信息納入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)合理的歸檔和保存。第二，進(jìn)行動態(tài)化的制度和機(jī)制調(diào)整，社會信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，學(xué)校建設(shè)需求在不斷改變，中職院校檔案管理的需求也在不斷變化。中職院校的檔案工作須不斷適應(yīng)社會發(fā)展和學(xué)校發(fā)展的雙重需求，因此，需要適時地對本校檔案管理工作的各個方面進(jìn)行現(xiàn)狀的調(diào)查和分析，根據(jù)需求及時對本校的檔案工作制度和機(jī)制進(jìn)行調(diào)整，以保障當(dāng)前檔案管理模式的合理性和先進(jìn)性。第三，拓展信息管理平臺的服務(wù)場域，讓數(shù)據(jù)資料“變活”。由于檔案工作思維的固化和在線檔案工作的復(fù)雜性，如何將互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)用至檔案管理工作之中已成為當(dāng)下數(shù)字檔案建設(shè)的一大難點(diǎn)。在線數(shù)字檔案管理工作可以極大地豐富檔案管理服務(wù)內(nèi)容和范圍，如學(xué)?？砷_通支持師生自主查詢檔案信息、自主利用信息的電子檔案網(wǎng)絡(luò)查詢平臺，減少本校檔案管理者的工作任務(wù)和壓力。此外，可以將資料與相關(guān)網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行鏈接，實(shí)現(xiàn)檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)共享功能，為檔案管理提供信息查詢功能，為檔案管理工作提供更多視野。

三、數(shù)字檔案信息化建設(shè)人才培養(yǎng)路徑

現(xiàn)代檔案管理工作的開展不僅需要以計(jì)算機(jī)技術(shù)對文件的管理和利用提供支撐，還須認(rèn)識到人才建設(shè)是數(shù)字檔案建設(shè)的另一關(guān)鍵因素，檔案管理者的管理水平對檔案管理工作的質(zhì)量起了決定性作用。新時期、新形勢下，數(shù)字檔案信息化的人才要求是多維度的，既要求檔案工作者要成為具備熟練的計(jì)算機(jī)操作能力、熟悉數(shù)字檔案業(yè)務(wù)并具備信息化意識的復(fù)合型人才。鑒于此，培養(yǎng)中職院校的數(shù)字檔案建設(shè)人才是學(xué)校數(shù)字檔案信息化建設(shè)的必要環(huán)節(jié)。

1.加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提升管理意識

思想在先，行動在后，檔案管理能力的提升離不開檔案管理意識和觀念的轉(zhuǎn)變，通過思想教育，可以有效地促進(jìn)檔案工作者的觀念轉(zhuǎn)變，擯棄陳舊的管理觀念，實(shí)現(xiàn)工作者職業(yè)能力的提升。通過培訓(xùn)，可以針對性地提升檔案工作者對數(shù)字檔案建設(shè)工作理念、平臺使用、管理流程、管理制度等的認(rèn)知，增強(qiáng)工作者的管理意識。首先，學(xué)校必須重視對已有檔案管理工作者進(jìn)行定期培訓(xùn)，幫助仍抱有傳統(tǒng)管理理念的工作者樹立正確的管理意識，積極學(xué)習(xí)創(chuàng)新型的檔案管理辦法，提升檔案工作者的理論認(rèn)知，鍛煉檔案工作者的實(shí)踐能力。其次，對于新入職的檔案工作者進(jìn)行嚴(yán)格的崗前培訓(xùn)，促使新進(jìn)的工作人員形成良好的職業(yè)素養(yǎng)，熱愛檔案管理工作，熟悉工作業(yè)務(wù)，了解相關(guān)法律法規(guī)，以新思維、新方法的引領(lǐng)促進(jìn)中職院校數(shù)字檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。最后，可以邀請其他學(xué)?；騿挝灰煌_展檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)交流會或培訓(xùn)會，加強(qiáng)不同院校的橫向聯(lián)系和交流，不斷調(diào)整學(xué)校工作者的檔案管理方法和理念，達(dá)到通過吸取他者的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)來優(yōu)化本校檔案工作的目的。

2.優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)員工實(shí)力

以往中職院校檔案管理隊(duì)伍往往是由檔案管理類單一人員組成，但數(shù)字檔案建設(shè)背景下，要求檔案管理隊(duì)伍應(yīng)聚集檔案管理、信息工程、網(wǎng)絡(luò)工程、專業(yè)技術(shù)型人才等來自不同專業(yè)背景的多類人才或復(fù)合型人才。因此，在提升當(dāng)前已有管理人員能力的同時，應(yīng)進(jìn)一步吸納優(yōu)秀人才，優(yōu)化檔案管理的團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)。此外，可以通過建立檔案管理者“傳幫帶”互助形式，讓老員工和新員工組成合作小組，老員工可以帶領(lǐng)新員工盡快融入工作，充滿積極性和活力的新員工可以為檔案工作團(tuán)隊(duì)注入新的血液、提供新的思路、帶來新的方法，通過合作促進(jìn)雙方交流，實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)能力的雙向提升。

3.統(tǒng)一人才管理制度，提升工作積極性

檔案管理工作者的管理制度可以分為日常管理辦法和工作考核制度，可以借助統(tǒng)一化的人才管理辦法實(shí)現(xiàn)檔案管理人員工作積極性的提升。在日常管理辦法方面，可根據(jù)檔案管理工作人員不同的工作能力及職業(yè)傾向安排合適的工作內(nèi)容，并將細(xì)化后的數(shù)字檔案管理任務(wù)落實(shí)到個人，可以消除工作人員的畏難心理，幫助工作人員減輕工作壓力，樹立學(xué)習(xí)新方法的決心和處理復(fù)雜問題的信心;在工作考核方面，可根據(jù)工作人員完成對應(yīng)任務(wù)的表現(xiàn)，并根據(jù)工作者的工作成果進(jìn)行人員考核，建立獎懲機(jī)制，提高檔案工作者的責(zé)任意識。

四、總結(jié)

總體而言，中職院校數(shù)字檔案信息化的建設(shè)應(yīng)緊跟檔案管理現(xiàn)代化的步伐，結(jié)合本校的實(shí)際情況，通過優(yōu)化數(shù)字化檔案管理一體化平臺、建立完善的數(shù)字檔案管理體系、建構(gòu)動態(tài)化的數(shù)字檔案管理機(jī)制為中職院校數(shù)字檔案的信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)，以提升學(xué)校人員管理意識、增強(qiáng)員工實(shí)力、提升員工工作積極性為檔案建設(shè)提供人才支持。不斷更新檔案建設(shè)理念，優(yōu)化檔案工作辦法，發(fā)揮數(shù)字檔案在檔案管理工作中的優(yōu)勢，促進(jìn)中職院校檔案管理工作效率的提升。

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（作者單位：1.廣西玉林農(nóng)業(yè)學(xué)校;

2.廣西柳州畜牧獸醫(yī)學(xué)校）

基金項(xiàng)目：本文系廣西職業(yè)教育教學(xué)改革研究項(xiàng)目立項(xiàng)課題，編號：GXZZJG2016B277。

作者簡介：鐘梅（1977-），女，瑤族，廣西玉林人，研究生，館員，研究方向：檔案管理。