房屋鑒定檢測檔案管理和檔案信息研究

傅朝彥 王棟玉

摘 要：在當前大數(shù)據(jù)環(huán)境下，各行各業(yè)都在積極推進檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)，而房屋鑒定檢測行業(yè)檔案管理工作還處于最基本、最原始狀態(tài)。本文通過研究房屋鑒定檢測G公司檔案管理現(xiàn)狀，以檔案信息管理平臺設(shè)計為契機，創(chuàng)新了檔案管理模式，實現(xiàn)檔案信息價值的挖掘，以檔案管理助力公司提質(zhì)增效。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理;檔案管理;房屋鑒定檢測;信息化

隨著人們現(xiàn)代生活質(zhì)量的提高，對房屋質(zhì)量的要求標準也越來越高了。我國房屋鑒定檢測機構(gòu)在市場和政策的推動下發(fā)展迅猛，激烈的市場競爭對鑒定檢測機構(gòu)的管理經(jīng)營提出了更高要求，房屋鑒定檢測檔案越發(fā)重要，也促使檔案管理工作日益得到重視。然而，迅速發(fā)展的鑒定檢測行業(yè)絕大多數(shù)是民營企業(yè)，這些企業(yè)在追求利益的同時往往忽視檔案管理工作，檔案管理形同虛設(shè)。

一、房屋鑒定檢測機構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀

鑒定檢測行業(yè)檔案管理工作缺乏主管部門的指引和監(jiān)管，沒有成型的檔案標準和管理模式，檔案管理滯后，檔案工作常常被邊緣化。

1.檔案基礎(chǔ)工作薄弱

房屋鑒定檢測機構(gòu)未配備專職檔案人員，檔案多由辦公室代為保管，缺乏基本的知識、技能和專業(yè)檔案管理素養(yǎng)，檔案管理僅限于接收、保管和借閱，檔案工作較被動。

檔案室基礎(chǔ)設(shè)施配置差，庫房設(shè)備未能及時更新，柜體老化，檔案室面積小，無法實現(xiàn)有效的防火、防水、防蟲，檔案存儲環(huán)境堪憂。

檔案工作方式還是傳統(tǒng)的手工操作、手工檢索，不僅費時費力，還容易出錯。

2.人員檔案意識差

公司人員往往“重技術(shù)，輕檔案管理”，歸檔意識差，技術(shù)人員常將報告發(fā)放作為項目結(jié)束而不是報告檔案的歸檔。

檔案管理人員沒有深刻理解檔案管理背后的內(nèi)涵和意義，對自身要求偏低，管理檔案全憑個人想法，隨意性較大。

3.未形成有效的檔案管理運行機制

房屋鑒定檢測機構(gòu)檔案管理工作未能參與到公司各業(yè)務(wù)流程中，檔案工作長期處在末端環(huán)節(jié)，檔案工作不能提供有效服務(wù)。

未制訂檔案工作指導性文件，檔案管理流程和方法未能形成文字固化下來，檔案管理標準化、規(guī)范化程

度低。

4.檔案信息化程度低

隨著大數(shù)據(jù)時代到來，鑒定檢測檔案的載體種類日益增多，出現(xiàn)了大量的電子文檔、照片、聲像等形式。而當前檔案管理模式只是紙質(zhì)載體的存儲、查詢和利用，且無科學的管理方法，無法對檔案信息作為一個數(shù)據(jù)集合體進行管理和統(tǒng)計，信息提取困難，信息利用效率低下，還存在檔案安全性和完整性問題。檔案管理工作嚴重滯后于鑒定檢測機構(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)展。

二、檔案管理和檔案信息研究的必要性

鑒定檢測機構(gòu)是為既有建筑和新建工程的質(zhì)量而進行的鑒定、檢驗檢測、試驗、工程測量監(jiān)測等活動，具有業(yè)務(wù)范圍廣、項目類型多、部分種類周期長、政府監(jiān)管嚴等特點。房屋鑒定檢測檔案的核心是報告檔案，報告是整個項目工作的結(jié)晶，是客戶意向、合同制訂、項目實施、報告審核、成果提交、歸檔的一系列過程的總結(jié)。報告檔案不僅真實反映了項目的整個過程，而且還涵蓋了大量有價值的信息資料。以一份房屋鑒定檔案為例，涵蓋了項目委托信息、項目信息（項目名稱、所在地、項目類型、項目領(lǐng)域、建筑分類）、房屋具體信息（房屋結(jié)構(gòu)類型、建筑年代、層數(shù)、建筑面積）等。除此之外，還有客戶為配合項目鑒定檢測提供的設(shè)計圖紙及項目建設(shè)資料等。

設(shè)想一下，如果把每份房屋鑒定檔案都當成一個信息體來看，每年的房屋鑒定檔案就可以成為一個數(shù)據(jù)集合體，若干年之后如果對庫藏檔案信息庫進行管理和統(tǒng)計，按照想要的方式進行排列組合和檢索，就形成了大數(shù)據(jù)庫。檔案大數(shù)據(jù)可以用于公司的經(jīng)營分析、進行業(yè)務(wù)拓展，可以為領(lǐng)導層適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)。

創(chuàng)新檔案模式，挖掘檔案信息價值勢在必行。

三、檔案管理模式設(shè)計和檔案信息研究思路

1.文件信息模塊的設(shè)計

檔案管理的對象是案卷，而案卷的核心是文件。文件來源于產(chǎn)生部門，經(jīng)鑒定有保存價值的文件經(jīng)過分類、組卷、編號、排列、編目等整理成為案卷。文件帶有大量有價值的信息，是檔案大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。如果能從文件產(chǎn)生的一開始就將重要信息進行記錄，在文件流轉(zhuǎn)過程中逐步進行信息的增加和完善，在文件流轉(zhuǎn)結(jié)束后所有重要信息都可以得以保存。

在檔案信息管理平臺的設(shè)計中，開發(fā)了文件信息模塊。文件信息模塊用于歸檔文件的收集，預先對不同類型文件的重要信息進行挖掘，根據(jù)經(jīng)驗對重要信息進行分類和匯總，提前在檔案信息管理平臺后臺中進行設(shè)置。以房屋鑒定檔案項目信息和房屋具體信息舉例：

在檔案信息管理平臺設(shè)計前，提前做好重要信息的分類，如根據(jù)建筑物的用途，可將建筑分為：居住建筑、工業(yè)建筑、文教建筑、醫(yī)療建筑等，這些分類選項都是檔案大數(shù)據(jù)重要的檢索和統(tǒng)計內(nèi)容，如統(tǒng)計年度學校類鑒定占比，統(tǒng)計年度項目來源的劃分比例等都可以一目了然的以圖表形式呈現(xiàn)。

2.檔案信息模塊的設(shè)計

檔案管理的對象是案卷，案卷是文件經(jīng)過分類、整理、組卷、編目、裝盒的過程，案卷是檔案保管單位。檔案管理員負責檔案的鑒定、銷毀、借閱、統(tǒng)計等工作。

文件信息和檔案信息兩個模塊，一方面明確了文件產(chǎn)生部門和檔案管理部門的職責權(quán)限。文件產(chǎn)生部門負責文件流轉(zhuǎn)過程中數(shù)據(jù)信息的增加和完善，而檔案部門充分利用文件處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免了重復勞動;另一方面明確了文件和檔案的關(guān)系。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，將鑒定檢測業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的有價值的文件經(jīng)過系統(tǒng)整理就是檔案。因此，檔案信息模塊設(shè)計的前提要先明確文件材料的歸檔范圍，檔案管理員才能有依據(jù)進行歸檔。

以鑒定檔案的業(yè)務(wù)過程為例，來說明檔案歸檔范圍的編制方法。

左側(cè)是房屋鑒定業(yè)務(wù)流程，右側(cè)是隨著業(yè)務(wù) 進行逐步產(chǎn)生的文件，將這些文件綜合起來就構(gòu)成了鑒定檔案的歸檔范圍。

檔案信息模塊是對案卷的管理，包含了檔案的存檔狀態(tài)、密級、保管期限等重要信息，可實現(xiàn)檔案的統(tǒng)計和全面管理。

3.檔案分類和編碼規(guī)則的設(shè)計

文件信息模塊和檔案信息模塊的實現(xiàn)，還需要提前做好規(guī)則的設(shè)計，將規(guī)則嵌入檔案信息管理平臺，使庫藏檔案成為一個系統(tǒng)的整體，實現(xiàn)檔案的信息化管理。因此，清晰合理且易于擴充的檔案分類和編碼規(guī)則是系統(tǒng)設(shè)計的重點。以G公司的報告檔案為例，G公司形成的全部檔案稱為一個全宗，設(shè)置全宗號為XXXX，報告檔案為G公司的一個大類，設(shè)置類號為BG，下表是報告類檔案的一級類目劃分：

4.制度的設(shè)計

在完成了以上檔案信息管理平臺的搭建工作，檔案管理的有效運轉(zhuǎn)還需要制度約束。制訂切合公司實際的檔案管理制度，可使各項工作有章可循、有法可依，可標準化、規(guī)范化的開展檔案管理工作。

（1）制度設(shè)計

搭建檔案管理組織機構(gòu)。明確檔案管理部門設(shè)置、專兼職檔案員的配置和職責、隸屬等內(nèi)容，明確檔案崗位的分管部門和分管領(lǐng)導，形成自上而下的三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

明確歸檔范圍。由檔案管理部門牽頭，各部門兼職檔案員負責統(tǒng)計本部門有保存價值的文件資料，經(jīng)分析匯總形成各類檔案的歸檔范圍和保管期限劃分表，防止有檔不歸。

明確歸檔時間。按照歸檔范圍的類目劃分，指定各類檔案的責任部門，明確各類檔案的歸檔時間，有年度歸檔和實時歸檔兩種情況，防止檔案留在個人手里造成散失。

明確歸檔質(zhì)量。從文件內(nèi)容（真實有效、簽字印章是否齊全）、文件材料（收集是否齊全完整）和文件質(zhì)量（紙張質(zhì)量、字跡材料、是否為原件）幾個方面進行明確。

明確歸檔要求和方式。對文件材料整理方法、歸檔份數(shù)、歸檔交接方式進行明確。

（2）制訂執(zhí)行

檔案制度的建立是開展檔案工作的基石，制度涵蓋了各項要求、流程，但同時要形成對制度的宣貫、宣講，對制度執(zhí)行情況的指導、監(jiān)督，對收集待歸檔材料的審核。

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（作者單位：天津市房屋質(zhì)量安全鑒定檢測中心有限公司）

基金項目：提升檔案管理水平和開發(fā)檔案價值的研究（編號：ZYY011BDY006）。

作者簡介：傅朝彥（1984-），女，漢族，河北高邑人，本科，中級職稱，研究方向：檔案價值研究。