不動產(chǎn)登記檔案管理中存在的問題分析

湯燕

【摘要】隨著社會的進(jìn)步，商業(yè)活動的繁榮，不動產(chǎn)登記的發(fā)展也越來越快，但是很多不動產(chǎn)登記部門對于檔案管理的重視卻并沒有提高，而在當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)下，不動產(chǎn)登記部門檔案管理也越發(fā)重要，科學(xué)合理的檔案管理能夠迅速幫忙應(yīng)對緊急事件;而一旦檔案管理混亂，就很可能造成延誤時間，耽誤了最佳的登記查閱，給社會和不動產(chǎn)登記部門帶來巨大的負(fù)面影響。但現(xiàn)存的很多不動產(chǎn)登記部門檔案管理問題已經(jīng)嚴(yán)重制約了不動產(chǎn)登記部門對檔案的需求，通過創(chuàng)新思路來解決這種檔案管理的現(xiàn)狀變得越發(fā)重要。

【關(guān)鍵詞】不動產(chǎn)登記;檔案管理;創(chuàng)新思路

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.

22.017

在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，不動產(chǎn)登記部門檔案有著記錄不動產(chǎn)登記部門發(fā)展進(jìn)程的作用，是對不動產(chǎn)登記部門過去，現(xiàn)在以及將來的經(jīng)營活動的管理，也是不動產(chǎn)登記部門真實存在的見證。但在很多時候，不動產(chǎn)登記部門檔案的管理工作的重要性并沒有被很多不動產(chǎn)登記部門所重視，一方面，不動產(chǎn)登記部門檔案并不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，并未引起不動產(chǎn)登記部門管理者的重視;另一方面，不動產(chǎn)登記部門檔案管理過程較為繁瑣，現(xiàn)存的管理方法并不高效。然而隨著社會發(fā)展，商業(yè)環(huán)境成熟，很多不動產(chǎn)登記部門檔案的管理問題已經(jīng)變得越來越明顯，并有阻礙不動產(chǎn)登記部門健康發(fā)展的傾向。因此不動產(chǎn)登記部門檔案管理工作人員需要有更好創(chuàng)新方式來管理不動產(chǎn)登記部門檔案變得很迫切，而如何就檔案管理現(xiàn)存問題進(jìn)行創(chuàng)造性的管理值得檔案管理者思考。

1、不動產(chǎn)登記檔案管理的重要意義

不動產(chǎn)登記部門檔案記載著不動產(chǎn)登記部門的一些重要信息，包含不動產(chǎn)登記部門的創(chuàng)立和發(fā)展期間的一些重要業(yè)務(wù)情況，表現(xiàn)為不動產(chǎn)登記部門在不同階段的一些決策等重要信息內(nèi)容。不動產(chǎn)登記檔案是專業(yè)檔案，保存了不動產(chǎn)登記管理過程中形成的具有保存價值的原始憑證，具有唯一性、法定性等特點，是業(yè)務(wù)辦理的依據(jù)、權(quán)利人權(quán)益的法律憑證。所以檔案管理是不動產(chǎn)登記部門發(fā)展的關(guān)鍵點。不動產(chǎn)登記部門的業(yè)務(wù)范圍廣泛，這也是不動產(chǎn)登記部門的檔案在組成方面就具有復(fù)雜性，且形式多樣。這就使得檔案管理具有很大的難度，并不能高效發(fā)揮其原本的效果。在當(dāng)前的形勢下，不動產(chǎn)登記部門檔案管理順利進(jìn)行的重要意義有以下幾個方面;首先，不動產(chǎn)登記部門的檔案收集和檔案管理工作是重要的基礎(chǔ)工作，因此不動產(chǎn)登記部門對于檔案管理的效率方面，需要給予高度重視，這樣才能提高檔案收集與歸檔管理的進(jìn)程。其次，不動產(chǎn)登記部門可以進(jìn)行檔案的收集和歸檔，很好地記錄不動產(chǎn)登記部門自身的發(fā)展過程，方便調(diào)取相關(guān)數(shù)據(jù)資料，從而做好客觀公正的評價考核;最后做好不動產(chǎn)登記部門檔案收集和歸檔，可以讓不動產(chǎn)登記部門決策人員全面了解不動產(chǎn)登記部門自身管理狀況，所以必須重視其工作內(nèi)容。

2、不動產(chǎn)登記部門檔案管理存在的問題

2.1檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

掃描儀、打印機(jī)、電腦等基本硬件的使用時間相對久遠(yuǎn)，迭代更換速度較慢。在信息化技術(shù)高速發(fā)展、電子設(shè)備日新月異的當(dāng)代，不動產(chǎn)登記部門檔案管理的基礎(chǔ)硬件設(shè)施已不能滿足互聯(lián)網(wǎng)信息化管理的要求。具體而言，其功能單一，運(yùn)行速度慢，存儲容量小，只能進(jìn)行簡單的日常業(yè)務(wù)。所以不動產(chǎn)登記檔案管理加速升級上還有很長發(fā)展的道路。并且對于在管理檔案的實際過程內(nèi)，還存在操作軟件與系統(tǒng)化的落后的障礙，也就導(dǎo)致了其在不動產(chǎn)登記檔案管理人員開展檔案信息化的管理工作更增大了難度，不支持大范圍的搜索與查詢。另外，在用戶方面，用戶只能獲得單一的簡檔信息資源服務(wù)，大大降低了用戶體驗。也就是說，硬件基礎(chǔ)設(shè)施和軟件設(shè)施的落后，會增加檔案管理的工作量，延長工作時間，也無法取得滿意的成果，因此急需更新基礎(chǔ)設(shè)施。

2.2缺乏檔案信息化管理的復(fù)合型人才

在加快檔案管理升級的過程中，相關(guān)人員不僅要對檔案管理的基本服務(wù)流程進(jìn)行掌握，還要對網(wǎng)絡(luò)化與信息化的高新技術(shù)加深認(rèn)知與理解。但目前部分檔案科管理人員傳統(tǒng)檔案管理思想較深，信息化技術(shù)工作能力不成熟等。隨著近年來網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案信息化管理將成為未來檔案管理的主流，而不動產(chǎn)登記檔案管理者需要掌握檔案信息的收發(fā)、保存、加密、檢索等基本技能，因而對人才的要求也逐步提升。

2.3檔案管理的保密工作不到位

安全性是判斷檔案管理水平最重要的崗前技術(shù)準(zhǔn)則。簡單說來，檔案信息屬個人隱私，無法對所有人公開，因此檔案管理工作的重要內(nèi)容就是保證檔案信息的安全性。然而某些不動產(chǎn)登記部門檔案管理人員在保密方面認(rèn)知薄弱，沒有認(rèn)識到用戶個人信息的重要性，采用的防護(hù)手段也不夠高級，僅僅依靠某些軟件存儲和備份數(shù)據(jù)還是不夠。一旦軟件系統(tǒng)出現(xiàn)故障，將不能完整找回，導(dǎo)致難以挽回的損失，給不動產(chǎn)登記部門帶來很大的損失。檔案是極重要的材料，保證檔案信息的真實性和安全性是檔案管理部門的本職工作，必須嚴(yán)肅對待。

3、不動產(chǎn)登記部門檔案管理工作的創(chuàng)新思路

3.1提升服務(wù)意識

對于不動產(chǎn)登記部門檔案管理工作者，需要提升服務(wù)意識、強(qiáng)化服務(wù)意識。明白自身工作的價值，理解檔案管理的意義，規(guī)范檔案工作的程序，并不斷提高檔案管理的質(zhì)量水平，充分有效的去挖掘和管理不動產(chǎn)登記部門檔案的價值，在工作過程中，將工作落實到細(xì)節(jié)，不但在深度上有所提升，也要在管理的廣度上有所拓展。讓原本“檔案無用”的思維徹底摒棄，更多的是擁有以服務(wù)的意識，將不動產(chǎn)登記部門檔案的價值得到利用，甚至是讓不動產(chǎn)登記部門得以更好的發(fā)展。

要提升服務(wù)意識，重點在于始終抓住核心，也就是有工作重心。知道不動產(chǎn)登記部門的發(fā)展需要什么、不動產(chǎn)登記部門的經(jīng)營活動是什么、知道不動產(chǎn)登記部門正處于什么發(fā)展階段。因為只有知道了不動產(chǎn)登記部門發(fā)展所需要什么，檔案管理工作才能夠更好的與不動產(chǎn)登記部門的發(fā)展協(xié)同，也就更能發(fā)揮不動產(chǎn)登記部門檔案管理的作用，做到有的放矢，有目標(biāo)、有條理也有結(jié)果。否則缺乏這種服務(wù)意識，僅僅是“做一天和尚撞一天鐘”，是不可能將不動產(chǎn)登記部門管理工作落到實處，更不談能夠為不動產(chǎn)登記部門的發(fā)展帶來幫助。

3.2管理機(jī)制要創(chuàng)新

對于檔案管理，除了需要管理人員提升服務(wù)意識外，還需要在管理機(jī)制上有所創(chuàng)新。因為很多不動產(chǎn)登記部門在快速發(fā)展的過程中，已經(jīng)將不動產(chǎn)登記部門檔案管理的工作拋之腦后很久，不動產(chǎn)登記部門在檔案管理方面的管理機(jī)制已經(jīng)變得非常陳舊，效率低，出錯率高。因此不動產(chǎn)登記部門領(lǐng)導(dǎo)者首先要重視不動產(chǎn)登記部門檔案的管理，并能夠在不動產(chǎn)登記部門檔案管理機(jī)制上做出必要的創(chuàng)新，讓整個不動產(chǎn)登記部門的檔案管理工作能夠適應(yīng)快速發(fā)展的需求。

3.3管理對象需要創(chuàng)新

隨著社會的進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的發(fā)展，對于信息的管理越來越便捷。于此同時，很多電子檔案取代了原先的紙質(zhì)檔案，不動產(chǎn)登記部門檔案的形式也由原先以紙質(zhì)為主，變成更多的以電子檔案的形式為主，這個時候需要在不動產(chǎn)登記部門檔案管理中，更多的考慮電子檔案的管理，也就是管理對象上需要創(chuàng)新。

3.4工作方式需要創(chuàng)新

傳統(tǒng)的檔案管理定位是為人們提供檔案信息的查閱，但隨著社會的發(fā)展，科學(xué)的進(jìn)步以及互聯(lián)網(wǎng)信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，整個社會對檔案的需求產(chǎn)生了多樣性的需求，這些需求體現(xiàn)在數(shù)字化、精準(zhǔn)快速的響應(yīng)上，客戶已經(jīng)對傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔需求不高，反而是對電子形式的文檔需求更加旺盛，因此在不動產(chǎn)登記部門檔案管理中，需要更多的采用數(shù)字化的管理方式，以應(yīng)對客戶對檔案的更新的需求。

3.5服務(wù)觀念的改變

改變就需要打破成規(guī)，就不應(yīng)該被各種條條框框束縛。在現(xiàn)在的時代，不動產(chǎn)登記部門檔案的發(fā)展出現(xiàn)很多問題，而這些問題目前沒有什么經(jīng)驗可以借鑒，只有開闊思維，改變觀念，大膽嘗試，敢于改變才有可能突破現(xiàn)在的狀態(tài)，才能在探索中找到合適的不動產(chǎn)登記部門檔案管理的方法。隨著整個社會快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的急速變化，不動產(chǎn)登記部門檔案管理工作變得越來越重要，如何搭建一個檔案信息化管理的團(tuán)隊，成為不動產(chǎn)登記部門檔案管理工作亟需解決的問題。在這個過程中，團(tuán)隊的經(jīng)驗很重要，但團(tuán)隊服務(wù)觀念的建設(shè)也不容忽視。不但要提升他們的互聯(lián)網(wǎng)操作能力，也要強(qiáng)化他們的服務(wù)意識，這樣才能在不動產(chǎn)登記部門檔案管理工作中能夠配合不動產(chǎn)登記部門的發(fā)展，最終實現(xiàn)不動產(chǎn)登記部門與個人共同的成長和成就。

4、不動產(chǎn)登記部門檔案管理的實踐措施

4.1創(chuàng)新發(fā)展，找準(zhǔn)實踐位置

對于不動產(chǎn)登記部門的專業(yè)檔案管理人員，要在思想上具有革新性的思維，思考時要準(zhǔn)確，把握不動產(chǎn)登記部門目前的發(fā)展形勢和檔案工作的發(fā)展方向。對檔案工作的發(fā)展最重要的一點，就是強(qiáng)化檔案管理的有效性與目標(biāo)性。檔案工作要立足于當(dāng)前科技發(fā)展?fàn)顩r，突出檔案部門的自身優(yōu)勢，從而充分發(fā)揮不動產(chǎn)登記部門檔案的價值。特別的檔案要給予重視，積極讓這類信息資源得到建設(shè)，讓有用的資源被開發(fā)利用，最后讓檔案管理能力得到體現(xiàn)，把檔案的資源價值最大化，讓其成為不動產(chǎn)登記部門發(fā)展中最大的信息幫助。

4.2提高人員素質(zhì)

4.2.1提高認(rèn)識觀念

檔案工作人員不能只是簡單地進(jìn)行檔案看管工作，檔案工作不僅僅是為了保管檔案，更多的應(yīng)該是為社會各界提供利用，同時為不動產(chǎn)登記部門提供服務(wù)。所以檔案工作人員就應(yīng)該更加明確自己的檔案工作職責(zé)，積極的從事檔案管理工作，努力實現(xiàn)檔案的價值，為不動產(chǎn)登記部門的發(fā)展提供助力，使不動產(chǎn)登記部門可以在其幫助下產(chǎn)生一定的效益。

4.2.2加強(qiáng)學(xué)習(xí)能力

檔案工作者還要在溝通方面上提高自己的能力，這樣才能協(xié)調(diào)管理上下級和同級的檔案。并且檔案的相關(guān)工作很多時候都是相關(guān)文字的工作，所以檔案工作人員就要具有相應(yīng)的文字表達(dá)和綜合能力，因為不動產(chǎn)登記部門的檔案管理一般都是要處理很多零散的資料的，這些資料很繁復(fù)，為了能夠在這樣的資料中編出符合不動產(chǎn)登記部門發(fā)展的信息，文字能力方面是必不可少的。因此檔案工作者在平時就應(yīng)該加強(qiáng)自己的語言溝通能力和文字表達(dá)能力，多多努力學(xué)習(xí)，這樣才能更加方便為不動產(chǎn)登記部門發(fā)展提供相應(yīng)服務(wù)。

4.2.3定期開展培訓(xùn)

不動產(chǎn)登記部門檔案管理工作更加注重業(yè)務(wù)性，所以相關(guān)工作人員首先要具有一定的專業(yè)知識，其次就是要在專業(yè)技能上繼續(xù)增強(qiáng)。所以就要定期對檔案的相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，繼續(xù)提高不動產(chǎn)登記檔案管理工作人員的專業(yè)技能，在再教育上提高關(guān)注。不動產(chǎn)登記部門可以安排檔案工作人員參加技能培訓(xùn)，比如“請進(jìn)來”“走出去”等方式，使員工技能增強(qiáng)。

4.3創(chuàng)新方法，提升檔案管理水平

4.3.1注重基礎(chǔ)工作

對于檔案管理的基本工作來說，不動產(chǎn)登記部門必須堅持不懈地抓主檔案建設(shè)管理，更要投入那些能夠提高工作效率的設(shè)施建設(shè)。另一方面，管理層應(yīng)該重視檔案工作。仔細(xì)想想，如果領(lǐng)導(dǎo)重視不動產(chǎn)登記檔案管理工作，那么不動產(chǎn)登記檔案管理部門也能夠更好地發(fā)展，這也是檔案管理工作的基礎(chǔ)。另外，不動產(chǎn)登記部門在檔案方面投入了很大的資金，對檔案工作方面的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，一定要竭盡全力爭取，這樣檔案管理工作才能更加順利，為不動產(chǎn)登記部門自身創(chuàng)建出良好的發(fā)展條件。

4.3.2強(qiáng)化工作職能

檔案管理實務(wù)者應(yīng)具備較高的政治資質(zhì)和出色的業(yè)務(wù)能力。平時在處理檔案時，要注意營造學(xué)習(xí)和競爭的氛圍。檔案管理者必須具備專業(yè)知識，也必須具備政治理論方面的知識。另外，平時在處理檔案時，提示競爭機(jī)制和激勵機(jī)制，提高員工的干勁。要在檔案管理中加大基礎(chǔ)重視管理，更要體現(xiàn)創(chuàng)新思維。不僅要培養(yǎng)檔案職員的職業(yè)道德，更要重視業(yè)務(wù)素質(zhì)。這樣才能讓不動產(chǎn)登記部門在檔案管理上減少不必要的資源浪費。

總結(jié)：

總結(jié)起來，對于不動產(chǎn)登記部門檔案管理者，最重要的職責(zé)就是管理好不動產(chǎn)登記部門的檔案資源，并充分利用好這些資源，在具體的工作中，不斷的提升自身的服務(wù)觀念，改進(jìn)檔案管理的方法，建立一套完整有效的檔案管理體系，并能夠主動的為不動產(chǎn)登記部門提供力所能及的力量，真正將不動產(chǎn)登記部門檔案的價值發(fā)揮出來。新時代下，要想加強(qiáng)不動產(chǎn)登記部門檔案管理工作，就要在三個方面增強(qiáng)：創(chuàng)新發(fā)展，找準(zhǔn)實踐位置;提高人員素質(zhì)：創(chuàng)新方法，提升檔案管理水平。不動產(chǎn)登記部門要努力做好這些工作，才能高效管理檔案，不動產(chǎn)檔案管理才能發(fā)揮其最大價值服務(wù)于不動產(chǎn)登記部門。所以這就是一個良性的循環(huán)，最終都是為了不動產(chǎn)登記部門的發(fā)展。

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