“三態(tài)兩化”視角下檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的現(xiàn)狀與展望*

姚靜

（中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院 北京 100872）

0 引言

近年來，數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展豐富著檔案的內(nèi)涵與外延，擴(kuò)展著檔案的類型、載體，以及管理手段、管理工具和管理空間。從“三態(tài)兩化”角度對(duì)當(dāng)前檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行系統(tǒng)性梳理，能夠?yàn)闄n案標(biāo)準(zhǔn)體系的把握和解讀提供新的視角，有利于避免對(duì)于檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的認(rèn)識(shí)處于混亂狀態(tài)，符合數(shù)字化轉(zhuǎn)型的長遠(yuǎn)目標(biāo)。

目前關(guān)于檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的已有研究主要包括以下4種：其一，我國檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作和檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的宏觀研究。例如，陳忠海等人對(duì)我國檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作現(xiàn)狀展開調(diào)查，并就存在問題進(jìn)行分析[1]；倪曉春和王英瑋對(duì)我國檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)歷程進(jìn)行回顧，并提出應(yīng)當(dāng)構(gòu)建適應(yīng)發(fā)展需求的新體系[2]；倪曉春按照層級(jí)類別將體系劃分為基礎(chǔ)層、操作層和戰(zhàn)略層，其中操作層的模型構(gòu)建基于管理視角，是體系的核心部分[3]。其二，特定領(lǐng)域檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的微觀解讀。例如，張美芳和陳敏探討了我國古籍、檔案修復(fù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)情況[4]；黃麗華根據(jù)檔案保護(hù)全流程及主要工作，從預(yù)防性保護(hù)和治理性保護(hù)的角度，提出了今后檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)基本框架和發(fā)展趨勢(shì)[5]。其三，國外檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作的實(shí)踐探析與經(jīng)驗(yàn)啟示。例如，趙屹等人對(duì)美軍檔案工作標(biāo)準(zhǔn)及其特點(diǎn)展開研究[6]；陳麗霖研究了英國文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的典型案例，提出從法律層次、管理層次和基礎(chǔ)層次構(gòu)建我國文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系[7]。其四，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)研究。楊安蓮從業(yè)務(wù)、技術(shù)、管理、評(píng)估等維度提出數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建框架[8]；馮建周從層次領(lǐng)域、檔案管理、信息技術(shù)維度構(gòu)建了檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的三維框架模型[9]；程妍妍則運(yùn)用功能分析法，結(jié)合生命周期視角，解析了我國數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的具體內(nèi)容[10]。

綜上可知，已有宏觀研究旨在樹立檔案標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建原則，缺乏針對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系框架的梳理與劃分；已有微觀研究視角局限在檔案門類、業(yè)務(wù)功能、生命周期等常規(guī)維度，需要更新對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的系統(tǒng)性認(rèn)知，為檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)提供助力。對(duì)此，筆者以“三態(tài)兩化”理論為視角，結(jié)合“靜態(tài)”的檔案形態(tài)與“動(dòng)態(tài)”的轉(zhuǎn)化趨勢(shì)，提出如下研究問題：“三態(tài)兩化”視角下的我國檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)現(xiàn)狀如何？未來應(yīng)該如何發(fā)展？

1 “三態(tài)兩化”的內(nèi)涵及適用性

1.1 “三態(tài)兩化”的內(nèi)涵

“三態(tài)兩化”的概念最早于2018年由中國人民大學(xué)的錢毅教授提出，他將不同技術(shù)環(huán)境所對(duì)應(yīng)的檔案對(duì)象管理空間闡述為“三態(tài)”（模擬態(tài)、數(shù)字態(tài)、數(shù)據(jù)態(tài)），并將三態(tài)之間的轉(zhuǎn)換過程概括為“兩化”（數(shù)字化和數(shù)據(jù)化）[11]?！叭龖B(tài)”與“兩化”之間是一靜一動(dòng)的關(guān)系（如圖1所示），具體概念與內(nèi)涵如下：

圖1 “三態(tài)兩化”概念關(guān)系圖

一方面，“三態(tài)”包括模擬態(tài)、數(shù)字態(tài)和數(shù)據(jù)態(tài)。模擬態(tài)檔案是以模擬信號(hào)進(jìn)行記錄和保存的檔案管理對(duì)象[12]，具有載體與信息統(tǒng)一的特質(zhì)，包括甲骨、金石、竹簡、紙張、膠片等多種傳統(tǒng)檔案類型，模擬態(tài)檔案標(biāo)準(zhǔn)以規(guī)范檔案載體實(shí)體管理為主要目的的準(zhǔn)則和依據(jù)，事由涉及整理、接收、著錄、分類、統(tǒng)計(jì)、利用、保管、銷毀等操作。數(shù)字態(tài)檔案是以離散的數(shù)字信號(hào)進(jìn)行記錄和保存的信息[13]，包括檔案數(shù)字化成果和原生數(shù)字形態(tài)檔案兩種情形。數(shù)字態(tài)檔案實(shí)質(zhì)上實(shí)現(xiàn)了資源描述方式的電子化，管理對(duì)象涉及電子公文、電子郵件、電子合同、數(shù)碼照片、網(wǎng)頁、電子政務(wù)審批文件等，旨在維護(hù)其真實(shí)性、完整性、可用性、安全性與長期保存。數(shù)據(jù)態(tài)檔案是“大智移云物”技術(shù)推動(dòng)形成的、以數(shù)據(jù)顆粒度存在并持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)形成的檔案[14]，重在對(duì)數(shù)據(jù)規(guī)則、本體、模型的管理。數(shù)據(jù)態(tài)檔案的原件形式為“數(shù)據(jù)體+規(guī)則+參數(shù)形成的快照”，包括二次文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、語料庫、知識(shí)庫、媒體資源庫、關(guān)系型數(shù)據(jù)庫、GIS文件、BIM系統(tǒng)、三維數(shù)據(jù)、數(shù)字交付模型等。

另一方面，“兩化”包括數(shù)字化和數(shù)據(jù)化。檔案數(shù)字化是指將檔案模擬信號(hào)轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可處理、以0和1表示的二進(jìn)制代碼的過程[15]。從廣義上講，數(shù)字化的檔案標(biāo)準(zhǔn)涵蓋了數(shù)字化掃描、檔案目錄數(shù)字化、全文數(shù)字化、系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)、電子文件管理，以及光盤、縮微膠片等檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的相關(guān)內(nèi)容。檔案數(shù)據(jù)化是檔案數(shù)字化發(fā)展的新階段，旨在將數(shù)字態(tài)檔案資源轉(zhuǎn)化可閱讀、分析和處理的數(shù)據(jù)態(tài)檔案資源[16]。標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容覆蓋全文數(shù)據(jù)化、光學(xué)識(shí)別、語義識(shí)別、語義表達(dá)、本體描述、關(guān)聯(lián)建設(shè)，以及數(shù)據(jù)著錄、抽取與掛接等。

1.2 “三態(tài)兩化”的適用性

以“三態(tài)兩化”視角考察我國檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)情況，具有適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必要性，以及在檔案管理對(duì)象與空間層面的可行性。一方面，以“三態(tài)兩化”為視角考察我國檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)情況是必要的。以“三態(tài)兩化”視角對(duì)檔案對(duì)象進(jìn)行審視，符合我國當(dāng)前檔案工作從紙質(zhì)時(shí)代轉(zhuǎn)向電子時(shí)代的檔案對(duì)象空間變革趨勢(shì)，有利于構(gòu)建新技術(shù)環(huán)境下多層次的檔案資源觀。從實(shí)踐意義來看，檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的制定和運(yùn)維以檔案態(tài)別為考察對(duì)象，以便從宏觀上查漏補(bǔ)缺、增刪平衡，有利于完善優(yōu)化檔案標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)。另一方面，以“三態(tài)兩化”為視角考察我國檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)情況是可行的。對(duì)象是管理活動(dòng)的客體，空間是管理活動(dòng)的場景，檔案管理對(duì)象和檔案管理空間是檔案管理活動(dòng)必不可少的構(gòu)成要素?！叭龖B(tài)兩化”作為對(duì)于檔案管理對(duì)象（模擬態(tài)、數(shù)字態(tài)、數(shù)據(jù)態(tài)）和檔案管理空間（數(shù)字化、數(shù)據(jù)化）的本質(zhì)屬性的提煉，在邏輯上能夠涵蓋已有檔案工作中存在的各種情況，具有理論合理性與實(shí)踐可行性。

2 “三態(tài)兩化”標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展現(xiàn)狀

為確?？尚行耘c準(zhǔn)確性，筆者將“三態(tài)兩化”視角下檔案標(biāo)準(zhǔn)的梳理?xiàng)l件限定為：（1）國家標(biāo)準(zhǔn)（GB）或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DA）；（2）以國家檔案局官方網(wǎng)站的檔案標(biāo)準(zhǔn)庫公示結(jié)果為準(zhǔn)[17]；（3）屬于典型的“三態(tài)兩化”管理對(duì)象和管理空間。截至2021年4月10日，調(diào)研發(fā)現(xiàn)目前標(biāo)準(zhǔn)序列的101個(gè)國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，有62個(gè)標(biāo)準(zhǔn)可以納入“三態(tài)兩化”范疇，其中“三態(tài)”標(biāo)準(zhǔn)52個(gè)，“兩化”標(biāo)準(zhǔn)10個(gè)（如表1所示）。結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容判斷，現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)體系呈現(xiàn)出“模擬態(tài)標(biāo)準(zhǔn)基本完備，數(shù)字態(tài)（化）標(biāo)準(zhǔn)初具雛形，數(shù)據(jù)態(tài)（化）標(biāo)準(zhǔn)起步萌芽”的總體特征，符合技術(shù)發(fā)展的演進(jìn)路線。此外，“三態(tài)”檔案標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量比“兩化”檔案標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量更多，體現(xiàn)出我國目前的檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作更加側(cè)重于對(duì)靜態(tài)的檔案形態(tài)予以規(guī)范。

表1 “三態(tài)兩化”視角下的檔案標(biāo)準(zhǔn)體系現(xiàn)狀

12 2003年4月1日 2002年11月29日 DA/T 29-2002檔案縮微品制作記錄格式和要求13 2003年5月1日 2002年12月4日 GB/T 11821-2002 照片檔案管理規(guī)范14 2008年9月1日 2008年6月20日 DA/T 39-2008 會(huì)計(jì)檔案案卷格式15 2008年9月1日 2008年6月20日 DA/T 40-2008 印章檔案整理規(guī)則16 2013年1月1日 2012年11月15日 DA/T 12-2012 全宗卷規(guī)范17 2015年8月1日 2014年12月31日 DA/T 55-2014 特藏檔案庫基本要求18 2017年8月2日 2018年1月1日 DA/T 65-2017檔案密集架智能管理系統(tǒng)技術(shù)要求19 2018年1月1日 2017年8月2日 DA/T 35-2017 檔案蟲霉防治一般規(guī)則20 2018年1月1日 2017年8月2日 DA/T 60-2017紙質(zhì)檔案真空充氮密封包裝技術(shù)要求21 2018年1月1日 2017年8月2日 DA/T 61-2017明清紙質(zhì)檔案病害分類與圖示22 2018年1月1日 2017年8月2日 DA/T 64.1-2017紙質(zhì)檔案搶救與修復(fù)規(guī)范 第1部分：破損等級(jí)的劃分23 2018年1月1日 2017年8月2日 DA/T 64.2-2017紙質(zhì)檔案搶救與修復(fù)規(guī)范 第2部分：檔案保存狀況的調(diào)查方法24 2018年1月1日 2017年8月2日 DA/T 64.3-2017紙質(zhì)檔案搶救與修復(fù)規(guī)范 第3部分：修復(fù)質(zhì)量要求25 2018年10月1日 2018年4月8日 DA/Z 64.4-2018紙質(zhì)檔案搶救與修復(fù)規(guī)范 第4部分：修復(fù)操作指南26 2018年10月1日 2018年4月8日 DA/T 69-2018 紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范27 2019年9月1日 2019年3月4日 DA/T 75-2019檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲(chǔ)管理規(guī)范序號(hào) 實(shí)施日期 批準(zhǔn)日期 編號(hào) 名稱 態(tài)別1 2010年1月1日 2009年11月2日 DA/T 43-2009 縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 數(shù)字化（10個(gè)）

2 2010年1月1日 2009年11月2日 DA/T 44-2009數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的技術(shù)規(guī)范3 2013年1月1日 2012年11月15日 DA/T 49-2012特殊和超大尺寸紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像輸出到縮微膠片上的技術(shù)規(guī)范4 2015年8月1日 2014年12月31日 DA/T 52-2014 檔案數(shù)字化光盤標(biāo)識(shí)規(guī)范5 2015年8月1日 2014年12月31日 DA/T 53-2014 數(shù)字檔案COM和COLD技術(shù)規(guī)范6 2018年1月1日 2017年8月2日 DA/T 31-2017 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范7 2018年1月1日 2017年8月2日 DA/T 62-2017 錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范8 2018年10月1日 2018年4月8日 DA/T 71-2018紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字一體化技術(shù)規(guī)范9 2020年5月1日 2019年12月16日 DA/T 77-2019 紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識(shí)別（OCR）工作規(guī)范10 2020年6月1日 2020年5月18日 DA/T 68.2-2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第2部分：檔案數(shù)字化服務(wù)序號(hào) 實(shí)施日期 批準(zhǔn)日期 編號(hào) 名稱 態(tài)別1 1996年10月1日 1996年3月1日 DA/T 15-1995磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范2 1999年10月1日 1999年2月26日 GB/T 17678.1-1999 CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求 第一部分：電子文件歸檔與檔案管理3 1999年12月1日 1999年5月31日 DA/T 20.1-1999民國檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn) 民國檔案著錄細(xì)則4 2005年9月1日 2005年4月30日 DA/T 32-2005公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則5 2008年7月1日 2008年4月23日 DA/T 38-2008電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范數(shù)字態(tài)（22個(gè)）6 2010年6月1日 2009年12月16日 DA/T 46-2009 文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案7 2010年6月1日 2009年12月16日 DA/T 47-2009版式電子文件長期保存格式需求8 2011年6月1日 2011年1月14日 GB/T 26163.1-2010信息與文獻(xiàn)——文件管理——文件元數(shù)據(jù) 第1部分：原則

9 2015年8月1日 2014年12月31日 DA/T 50-2014 數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范10 2015年8月1日 2014年12月31日 DA/T 54-2014 照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案11 2015年8月1日 2014年12月31日 DA/T 56-2014 檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范12 2015年8月1日 2014年12月31日 DA/T 58-2014 電子檔案管理基本術(shù)語13 2017年3月1日 2016年8月29日 GB/T 18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范14 2018年1月1日 2017年8月2日 DA/T 63-2017錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案15 2018年10月1日 2018年4月8日 DA/T 70-2018文書類電子檔案檢測一般要求16 2019年9月1日 2019年3月4日 DA/T 74-2019電子檔案存儲(chǔ)用可錄類藍(lán)光光盤（BD-R）技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范17 2019年9月1日 2019年3月4日 DA/T 73-2019 檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)指南18 2020年5月1日 2019年12月16日 DA/T 85-2019政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范19 2020年5月1日 2019年12月16日 DA/T 83-2019檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)用LTO磁帶應(yīng)用規(guī)范20 2020年5月1日 2019年12月16日 DA/T 80-2019 政府網(wǎng)站網(wǎng)頁歸檔指南21 2020年5月1日 2019年12月16日 DA/T 78-2019 錄音錄像檔案管理規(guī)范22 2021年6月1日 2020年11月19日 GB/T 39362-2020 黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范序號(hào) 實(shí)施日期 批準(zhǔn)日期 編號(hào) 名稱 態(tài)別1 2009年12月16日 2010年6月1日 DA/T 48-2009基于XML的電子文件封裝規(guī)范2 2015年8月1日 2014年12月31日 DA/T 57-2014 檔案關(guān)系型數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換為XML文件的技術(shù)規(guī)范數(shù)據(jù)態(tài)（3個(gè)）3 2020年5月1日 2019年12月16日 DA/T 82-2019基于文檔型非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)規(guī)范

2.1 模擬態(tài)：立足館藏管理，基本完備

模擬態(tài)檔案標(biāo)準(zhǔn)的管理對(duì)象與流程范圍極廣，在管理空間要素和業(yè)務(wù)流程的覆蓋方面呈現(xiàn)出基本完備的特點(diǎn)。一方面，模擬態(tài)檔案標(biāo)準(zhǔn)的管理空間要素包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案、印章檔案等多種類型。例如，《檔案縮微品保管規(guī)范》（DA/T 21-1999）就對(duì)檔案縮微膠片的保管提出了溫濕度控制、膠片包裝方式等一系列要求；《印章檔案整理規(guī)則》（DA/T 40-2008）則是將印章這種具有特殊載體形態(tài)的檔案作為管理對(duì)象，對(duì)其提出了整理原則和質(zhì)量要求等。另一方面，模擬態(tài)檔案標(biāo)準(zhǔn)的流程范圍涉及檔案整理、歸檔、著錄、分類、統(tǒng)計(jì)、利用、保管、修復(fù)、搶救、銷毀等一系列業(yè)務(wù)流程。例如，針對(duì)歸檔工作而制定的《紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范》（DA/T 69-2018），針對(duì)檔案修復(fù)和搶救而制定的《紙質(zhì)檔案搶救與修復(fù)規(guī)范 第1部分：破損等級(jí)的劃分》（DA/T 64.3-2017）。

最早的模擬態(tài)檔案標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布于1992年，此后近30年的時(shí)間內(nèi)，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布時(shí)間較為均勻，且未來還將不斷修訂與補(bǔ)充完善。具體而言，未來發(fā)展方向包括兩個(gè)方面：一方面，技術(shù)進(jìn)步要求做好已制定標(biāo)準(zhǔn)的定期審查與修訂工作。模擬態(tài)檔案的形成時(shí)間相對(duì)較早，管理活動(dòng)由來已久，相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)也制定較早，而檔案管理環(huán)境的發(fā)展變化要求相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)與時(shí)俱進(jìn)。例如，近年來紙質(zhì)文獻(xiàn)的修復(fù)與搶救技術(shù)不斷改善，2018年先后出臺(tái)了《紙質(zhì)檔案搶救與修復(fù)規(guī)范》的一系列標(biāo)準(zhǔn)。然而，雖然2001年全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)第九次年會(huì)通過了對(duì)《縮微攝影技術(shù) 在16mm卷片上拍攝檔案的規(guī)定》（DA/T 4-1992）的修訂計(jì)劃[18]，但并未取得明顯改變，且距今已近20年未再次修訂。對(duì)此，國家檔案局、全國標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)等歸口單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照“每滿5年復(fù)審”的原則，做好模擬態(tài)檔案標(biāo)準(zhǔn)的定期審查與修訂工作[19]。另一方面，結(jié)合現(xiàn)實(shí)需求補(bǔ)充制定模擬態(tài)檔案標(biāo)準(zhǔn)。從內(nèi)容主題來看，以《檔案密集架智能管理系統(tǒng)技術(shù)要求》（DA/T 65-2017）為代表的標(biāo)準(zhǔn)也體現(xiàn)出模擬態(tài)檔案標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)注重點(diǎn)逐漸從檔案載體本身擴(kuò)展到檔案庫房建設(shè)、智能管理系統(tǒng)技術(shù)等方面的特點(diǎn)。

從國家統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)也可一窺40年來我國農(nóng)藥工業(yè)由小到大、由弱到強(qiáng)的華麗蛻變。改革開放初期，我國農(nóng)藥工業(yè)較為薄弱，年產(chǎn)量約為53萬噸，品種較少且以高毒農(nóng)藥為主，很多農(nóng)藥品種需要依賴進(jìn)口。經(jīng)過40年發(fā)展，我國已成為世界最大的農(nóng)藥生產(chǎn)國，能生產(chǎn)500多種原藥、幾十種劑型，且環(huán)境友好型農(nóng)藥成為主流；2017年累計(jì)生產(chǎn)農(nóng)藥294.1萬噸，農(nóng)藥行業(yè)主營業(yè)務(wù)收入達(dá)到3080億元、利潤總額260億元，在解決中國人吃飯的大問題上功不可沒。

2.2 數(shù)字態(tài)：順應(yīng)數(shù)字轉(zhuǎn)型，初具雛形

數(shù)字態(tài)檔案標(biāo)準(zhǔn)順應(yīng)數(shù)字轉(zhuǎn)型浪潮，制定已初具雛形。從內(nèi)容來看，數(shù)字態(tài)檔案標(biāo)準(zhǔn)圍繞電子公文、電子郵件、數(shù)碼照片、錄音錄像、網(wǎng)頁文件等數(shù)字態(tài)檔案的歸檔、封裝、分類、標(biāo)引、存儲(chǔ)等業(yè)務(wù)活動(dòng)展開，強(qiáng)調(diào)元數(shù)據(jù)方案和數(shù)據(jù)交換格式的規(guī)范性、電子文件的長期保存，以及真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的檢測等方面的重點(diǎn)內(nèi)容。例如，《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T 70-2018）從檢測內(nèi)容和檢測方案兩個(gè)方面對(duì)電子文件的四性檢測工作提出了具體要求。

數(shù)字態(tài)檔案標(biāo)準(zhǔn)集中于2010年代至今，發(fā)布與實(shí)施時(shí)間跨度從1996年持續(xù)到2021年，呈現(xiàn)出“突飛猛進(jìn)”的發(fā)展趨勢(shì)。數(shù)字態(tài)檔案管理工作本身具有很強(qiáng)的技術(shù)依賴性，在“標(biāo)準(zhǔn)先行”概念廣為推行的當(dāng)今，數(shù)字態(tài)檔案標(biāo)準(zhǔn)更應(yīng)當(dāng)緊密結(jié)合新興技術(shù)的發(fā)展。

首先，借助數(shù)字態(tài)檔案標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)技術(shù)賦能。隨著區(qū)塊鏈技術(shù)的興起，學(xué)者提出“應(yīng)用現(xiàn)有區(qū)塊鏈技術(shù)框架”和“開展檔案適應(yīng)性技術(shù)研發(fā)”兩種文件檔案部門主動(dòng)應(yīng)用區(qū)塊鏈的思路[20]，中國石油化工集團(tuán)有限公司等大型企業(yè)也開展了利用區(qū)塊鏈進(jìn)行電子文件管理的實(shí)踐[21]。然而從相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定情況來看，目前僅有國家互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)急中心牽頭推進(jìn)的《區(qū)塊鏈技術(shù)架構(gòu)安全要求》、中國電子技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化研究院牽頭制定的《區(qū)塊鏈系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式》出臺(tái)，相較于企業(yè)積極參與區(qū)塊鏈標(biāo)準(zhǔn)制定的身影而言，我國檔案部門發(fā)聲不足。

其次，數(shù)字態(tài)檔案標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)于行業(yè)應(yīng)用。電子發(fā)票作為近年來電商行業(yè)、稅務(wù)部門與檔案部門重點(diǎn)關(guān)注的話題，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)也陸續(xù)出臺(tái)并實(shí)施。例如國家市場監(jiān)督管理總局、中國國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)發(fā)布的《電子發(fā)票基礎(chǔ)信息規(guī)范》、國家稅務(wù)總局發(fā)布的《企業(yè)自建和第三方電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范》，均針對(duì)電子發(fā)票的編制規(guī)范和信息描述作出規(guī)定。對(duì)此，國家檔案局僅發(fā)布《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》，缺少標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的規(guī)定。

最后，數(shù)字態(tài)檔案標(biāo)準(zhǔn)輔助系統(tǒng)建設(shè)。信息系統(tǒng)建設(shè)和服務(wù)是信息化建設(shè)中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，信息系統(tǒng)建設(shè)和服務(wù)能力評(píng)估體系標(biāo)準(zhǔn)的制定有助于科學(xué)評(píng)價(jià)建設(shè)和服務(wù)提供者的能力水平，促進(jìn)信息化建設(shè)質(zhì)量的提升，然而目前我國僅有個(gè)別團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行了規(guī)定，缺少相關(guān)的檔案標(biāo)準(zhǔn)。上述事例均提醒檔案部門今后應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)開展數(shù)字態(tài)標(biāo)準(zhǔn)化工作，快速適應(yīng)并指導(dǎo)解決電子文件管理過程中出現(xiàn)的新問題、新變化。

2.3 數(shù)據(jù)態(tài)：注重規(guī)則引導(dǎo)，起步萌芽

數(shù)據(jù)態(tài)標(biāo)準(zhǔn)側(cè)重于數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和規(guī)則、本體、模型管理，呈現(xiàn)出起步萌芽狀態(tài)。從內(nèi)容來看，數(shù)據(jù)態(tài)檔案標(biāo)準(zhǔn)圍繞基于XML的電子文件封裝與轉(zhuǎn)換、基于文檔型非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)展開?！痘赬ML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T 48-2009）規(guī)定了電子文件封裝的格式和要求，以確保生成電子文件交換、長期保存和利用的有效形式。具體而言，該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定利用XML語言將電子文件與其元數(shù)據(jù)按照規(guī)范結(jié)構(gòu)封裝在一個(gè)數(shù)據(jù)包中，以維護(hù)電子文件與其元數(shù)據(jù)的完整性，并保障兩者之間的可靠聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)電子文件自包含、自描述和自證明。

從時(shí)間來看，數(shù)據(jù)態(tài)檔案標(biāo)準(zhǔn)集中實(shí)施于2010年代至今，這也說明近年來我國檔案行業(yè)逐步適應(yīng)“大智移云物”技術(shù)對(duì)檔案管理工作帶來的革新，開始重視檔案資源的可閱讀、可分析和可處理能力，然而當(dāng)前數(shù)據(jù)態(tài)檔案標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量較少。 綜合數(shù)據(jù)態(tài)標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)容和時(shí)間維度的發(fā)展現(xiàn)狀，筆者提出以下建議：

一方面，檔案部門要轉(zhuǎn)變檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作的觀念。檔案管理觀念和意識(shí)的轉(zhuǎn)變是提升檔案管理工作質(zhì)量和效率的前提和基礎(chǔ)，當(dāng)前檔案部門對(duì)于信息技術(shù)應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、模型與框架參考、語義描述、本體構(gòu)建、關(guān)聯(lián)分析、三維數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等數(shù)據(jù)態(tài)檔案的管理實(shí)踐還處于初級(jí)探索階段，一定程度上落后于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及其所帶來的觀念變革，對(duì)此檔案部門需要在觀念上完成由“數(shù)字態(tài)”向“數(shù)據(jù)態(tài)”的轉(zhuǎn)移[22]，積極嘗試與探索性開展數(shù)據(jù)態(tài)檔案的制定工作。另一方面，檔案部門應(yīng)當(dāng)積極借鑒與參考其他行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。從其他行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化工作進(jìn)展來看，我國智能交通領(lǐng)域早在2005年就修改采用了“Intelligent transportation systems-Geographic Data Files（GDF）-Overall data specification”（ISO14825:2004），發(fā)布《導(dǎo)航地理數(shù)據(jù)模型與交換格式》（GB/T 19711-2005），以實(shí)現(xiàn)對(duì)地圖數(shù)據(jù)庫建設(shè)與數(shù)據(jù)交換活動(dòng)的規(guī)范化管理。此外，機(jī)械工業(yè)領(lǐng)域也于2009年出臺(tái)《工業(yè)自動(dòng)化系統(tǒng)與集成產(chǎn)品數(shù)據(jù)表達(dá)與交換》（GB/T16656）系列標(biāo)準(zhǔn)。上述實(shí)踐也啟示檔案部門可以集思廣益，合理借鑒與吸納其他行業(yè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，逐步建立起涵蓋二次文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、語料庫、知識(shí)庫、媒體資源庫、關(guān)系型數(shù)據(jù)庫等標(biāo)準(zhǔn)化工具和架構(gòu)，以及GIS文件、BIM系統(tǒng)、三維數(shù)據(jù)、數(shù)字交付模型等內(nèi)容的數(shù)據(jù)態(tài)檔案管理算法、公式和規(guī)則。

2.4 數(shù)字化：邁入數(shù)字時(shí)代，方興未艾

數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定與數(shù)字時(shí)代的背景緊密結(jié)合，呈現(xiàn)方興未艾的特征。20世紀(jì)90年代，我國檔案信息化建設(shè)正式拉開序幕，檔案工作開始從模擬時(shí)代邁向數(shù)字時(shí)代，檔案數(shù)字化成為數(shù)字時(shí)代檔案工作的重要內(nèi)容[23]。

從內(nèi)容來看，檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)既強(qiáng)調(diào)對(duì)紙質(zhì)文件和縮微膠片等模擬態(tài)檔案的數(shù)字化掃描、識(shí)別、復(fù)制、輸出，還重視錄音錄像檔案的保存、光盤存儲(chǔ)與標(biāo)識(shí)、信息系統(tǒng)與服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)、數(shù)字化外包服務(wù)的管理等方面內(nèi)容。例如，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）從組織與管理、數(shù)字化前處理、技術(shù)參數(shù)、圖像處理和成果驗(yàn)收等方面對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的加工處理過程進(jìn)行了規(guī)范。此外值得注意的是，“反向數(shù)字化”操作在檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)中得到明顯體現(xiàn)，即采用數(shù)字化輸出技術(shù)，使數(shù)字態(tài)檔案轉(zhuǎn)換為模擬態(tài)檔案進(jìn)行雙套備份保管。例如《數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的技術(shù)規(guī)范》（DA/T 44-2009）規(guī)定了數(shù)字檔案信息輸出到16mm和35mm卷式黑白縮微膠片上的一般要求。

檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布與實(shí)施集中于2010年至今。截至目前，2010年至2020年期間是檔案工作從模擬時(shí)代邁向數(shù)字時(shí)代的高峰期，且可以推測這種方興未艾的標(biāo)準(zhǔn)化工作趨勢(shì)仍將在2020年及之后持續(xù)較長時(shí)間。從發(fā)展趨勢(shì)來看，檔案數(shù)字化工作從最初的掃描、識(shí)別、復(fù)制、輸出發(fā)展至今，相關(guān)技術(shù)已日益成熟，對(duì)應(yīng)的管理規(guī)范也較為齊全，故今后檔案數(shù)字化工作將朝向更加靈活、高效、優(yōu)質(zhì)、創(chuàng)新的路徑轉(zhuǎn)型，從側(cè)重技術(shù)轉(zhuǎn)向側(cè)重管理，這也要求標(biāo)準(zhǔn)化工作與之配套。

其一，加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包服務(wù)規(guī)范力度。隨著社會(huì)上檔案外包服務(wù)隊(duì)伍的日益壯大，越來越多的政府機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位選擇服務(wù)外包的方式完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作。然而，我國檔案數(shù)字化外包服務(wù)卻存在數(shù)字化成果質(zhì)量難以保障、返工率偏高[24]、秘密或隱私泄露等問題。我國目前雖然已經(jīng)出臺(tái)《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范：檔案數(shù)字化服務(wù)》（DA/T 68.2-2020），但仍然缺乏針對(duì)秘密或隱私保護(hù)的檔案數(shù)字化服務(wù)外包條款內(nèi)容，這也是今后檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)制定的改進(jìn)方向。

其二，加強(qiáng)電子文件的證據(jù)價(jià)值和法律效力。在傳統(tǒng)的檔案管理觀念中，只有紙質(zhì)檔案才是具有最高證據(jù)價(jià)值和法律效力的正本，而數(shù)字化生成的掃描件僅僅作為副本保存。然而，隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷成熟，將有可能借助一系列嚴(yán)格的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，通過對(duì)電子版掃描件真實(shí)性、合法性、關(guān)聯(lián)性的維護(hù)，使其具有與紙質(zhì)檔案同等的證據(jù)價(jià)值和法律效力。

2.5 數(shù)據(jù)化：面向數(shù)據(jù)智能，亟待補(bǔ)足

從現(xiàn)實(shí)進(jìn)展來看，雖然“檔案數(shù)據(jù)化”一詞在近年來受到熱烈關(guān)注，但我國檔案行業(yè)目前尚未出臺(tái)檔案數(shù)據(jù)化標(biāo)準(zhǔn)，呈現(xiàn)亟待補(bǔ)足的局面。相比之下，我國信息技術(shù)領(lǐng)域的數(shù)據(jù)化標(biāo)準(zhǔn)已在一定程度上得到應(yīng)用，例如：《多媒體數(shù)據(jù)語義描述要求》（GB/T 34952-2017）規(guī)定了多媒體數(shù)據(jù)的語義描述要求，為應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)字典設(shè)計(jì)提供依據(jù)；《信息技術(shù) 學(xué)習(xí)、教育和培訓(xùn) 數(shù)字化學(xué)習(xí)資源語義描述》（GB/T 36350-2018）應(yīng)用于數(shù)字化學(xué)習(xí)資源、在線教育平臺(tái)的設(shè)計(jì)和開發(fā)領(lǐng)域，規(guī)范了數(shù)字化學(xué)習(xí)資源語義描述的內(nèi)容、流程、方法和要求。相較于檔案工作對(duì)于檔案數(shù)據(jù)化的迫切需求，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定與之存在巨大落差?？梢钥紤]從以下兩個(gè)方面著手制定檔案數(shù)據(jù)化標(biāo)準(zhǔn)：

一方面，重視數(shù)字化成果的數(shù)據(jù)著錄、抽取與掛接工作。當(dāng)前檔案標(biāo)準(zhǔn)化的工作重心集中在檔案數(shù)字化和數(shù)字態(tài)檔案管理階段。對(duì)此，筆者建議在考核檔案信息化建設(shè)成效時(shí)，不片面關(guān)注檔案數(shù)字化數(shù)量，更應(yīng)當(dāng)關(guān)注檔案數(shù)據(jù)化質(zhì)量[25]，從全文數(shù)據(jù)化、光學(xué)識(shí)別、語義識(shí)別、語義表達(dá)、本體描述、關(guān)聯(lián)建設(shè)，以及數(shù)據(jù)著錄、抽取與掛接等方面建立全面的檔案數(shù)據(jù)化標(biāo)準(zhǔn)，從而更好推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)資源充分發(fā)揮價(jià)值，并促進(jìn)數(shù)字人文學(xué)科的進(jìn)一步發(fā)展。

另一方面，注重概念模型的構(gòu)建及其本體化。國際檔案理事會(huì)（ICA）提出了數(shù)字時(shí)代的RiC概念模型（Records in Context Conceptual Model），強(qiáng)調(diào)多維來源的權(quán)威規(guī)范性、多維內(nèi)容的體系完備性和多維應(yīng)用的高效靈活性[26]，旨在提醒檔案工作者在數(shù)字時(shí)代自覺維護(hù)來源原則，加強(qiáng)電子文件之間的內(nèi)容關(guān)聯(lián)。這也啟示我國檔案部門在檔案數(shù)據(jù)化標(biāo)準(zhǔn)制定過程中，應(yīng)當(dāng)重視文件或檔案著錄本體構(gòu)建，并增強(qiáng)本體的語義精準(zhǔn)性。。

3 結(jié)語

經(jīng)過長期的實(shí)踐積累，我國模擬態(tài)檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定已經(jīng)相當(dāng)完善；數(shù)字態(tài)（化）檔案標(biāo)準(zhǔn)也經(jīng)過二十余年的技術(shù)應(yīng)用形成初步成熟的規(guī)模體系；但由于“大智移云物”技術(shù)在近幾年才逐漸得到應(yīng)用與推廣，檔案資源的數(shù)據(jù)級(jí)挖掘與開發(fā)還處于探索階段，因此數(shù)據(jù)態(tài)（化）檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定還存在相當(dāng)大的欠缺。針對(duì)模擬態(tài)檔案齊全完備、數(shù)字態(tài)（化）檔案初具雛形、數(shù)據(jù)態(tài)（化）檔案亟待補(bǔ)足的情況，檔案部門在今后的標(biāo)準(zhǔn)化工作中應(yīng)當(dāng)注意及時(shí)更新模擬態(tài)標(biāo)準(zhǔn)，補(bǔ)充完善數(shù)字態(tài)標(biāo)準(zhǔn)，著力建立數(shù)據(jù)態(tài)標(biāo)準(zhǔn)，并發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)、促進(jìn)雙向交流，從而進(jìn)一步優(yōu)化我國“三態(tài)兩化”檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，更好地指導(dǎo)新形勢(shì)下檔案工作的穩(wěn)步推進(jìn)。