新時期企業(yè)辦公室文秘工作對策

鄭鑫

[摘 要]辦公室是一個企業(yè)的窗口，集文字、行政、公文管理、信息等工作于一體，主要負責(zé)管理事務(wù)、參與政務(wù)、綜合服務(wù)。在辦公室中，文秘工作質(zhì)量直接影響著辦公室整體工作質(zhì)量。文章分析了辦公室文秘工作對企業(yè)的重要性，針對新時期企業(yè)辦公室文秘工作存在的不完善因素，探討做好辦公室文秘工作的對策。希望可以有效提升文秘工作水平，促進企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]新時期;企業(yè)辦公室;文秘工作

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.09.100

1 引言

新時期背景下，對企業(yè)辦公室文秘工作提出了更高的要求，工作人員不僅需要具備較高的政治素養(yǎng)和熟練的業(yè)務(wù)能力，還需要具備較強的創(chuàng)新能力和超前思維，更好地輔助領(lǐng)導(dǎo)進行管理工作。因此，在實際工作中，企業(yè)辦公室文秘工作人員不斷豐富自我，不斷進行學(xué)習(xí)，提升自身的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)。與此同時，還需要結(jié)合實際情況，摒棄傳統(tǒng)的工作模式，不斷對工作思路和理念進行創(chuàng)新，通過科學(xué)合理的手段，提升文秘工作質(zhì)量和效率，使企業(yè)可以得到更好的發(fā)展。

2 做好新時期企業(yè)辦公室文秘工作的重要性

在企業(yè)日常管理和行政工作中，辦公室屬于重要場所。最近幾年，隨著我國社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，部分企業(yè)的經(jīng)營范圍越來越大，辦公室文秘工作量也在不斷增多，其中包括各種行政管理和日常管理。針對一個企業(yè)來講，辦公室是非常關(guān)鍵的部門，其是做好上級和下級之間指令傳達的重要環(huán)節(jié)，只有做好文秘工作，才可以更好的、準(zhǔn)確的傳達領(lǐng)導(dǎo)決策。[1]并且，企業(yè)辦公室文秘工作人員還需要負責(zé)和外部的溝通工作，不僅需要和內(nèi)部人員進行聯(lián)系，還需要和合作企業(yè)進行溝通和交流，這在一定程度上給文秘工作人員帶來了較大的挑戰(zhàn)，要求其具備較高專業(yè)素養(yǎng)和工作能力，尤其是在新時期背景下，文秘工作人員更應(yīng)該做好文秘工作，結(jié)合自身的實際水平，統(tǒng)籌規(guī)劃崗位工作，充分利用信息技術(shù)，對工作質(zhì)量和效率進行提升。

3 新時期企業(yè)辦公室文秘工作存在的問題

3.1 辦公室文秘工作服務(wù)層次不夠深入

企業(yè)辦公室文秘工作具有較強的綜合性，需要做好監(jiān)督、協(xié)調(diào)工作，還需要做好一些瑣碎的事情。目前，在企業(yè)辦公室文秘工作中，大部分工作人員更加側(cè)重事務(wù)性工作，以致部分工作存在表層化、形式化的問題，難以提供給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更加深層次的服務(wù)。[2]在實際工作中，文秘工作人員也無法針對關(guān)鍵問題提出建議和意見，以致無法充分發(fā)揮出自身的助手作用。

3.2 辦公室文秘工作人員素養(yǎng)有待提升

現(xiàn)階段，部分企業(yè)辦公室因為受到編制的影響，文秘工作人員相對較少，其工作量和工作壓力相對較大，長期以往會大大降低其工作積極性和工作質(zhì)量。[3]在實際工作中，部分文秘工作人員常常都是憑借自身的經(jīng)驗進行工作處理，沒有和其他部門和兄弟企業(yè)進行交流與溝通。加之部分文秘工作人員剛剛來到企業(yè)，缺乏實踐經(jīng)驗，導(dǎo)致文秘工作質(zhì)量與效率大大降低。

3.3 文秘工作的協(xié)調(diào)作用發(fā)揮不夠充分

在企業(yè)辦公室文秘工作中，協(xié)調(diào)工作是非常重要的一個組成部分，因此文秘工作人員需要具備較強的協(xié)調(diào)能力和溝通能力。但是，現(xiàn)階段，在實際工作中大部分文秘工作人員的協(xié)調(diào)能力和溝通能力相對較差，在工作時常常出現(xiàn)相互推諉的問題，以致文秘工作質(zhì)量難以得到顯著提升。

4 對策

4.1 對辦公室文秘工作的理念進行創(chuàng)新

身為企業(yè)文秘工作人員，需要順應(yīng)時代的發(fā)展，堅持與時俱進原則，對工作理念進行創(chuàng)新，提供給企業(yè)決策者先進的經(jīng)營思路。首先，文秘工作人員應(yīng)樹立效益意識。在實際工作中，文秘工作人員需要從以往的單純行政意識轉(zhuǎn)變成為效益意識，需要在對行政命令進行準(zhǔn)確傳達的同時，對行動效果進行關(guān)注，簡單來講就是關(guān)注經(jīng)濟效益，把調(diào)查結(jié)果及時反饋給領(lǐng)導(dǎo)，保證企業(yè)決策可以帶來較好的經(jīng)濟效益。與此同時，文秘工作人員應(yīng)把經(jīng)濟效益作為核心內(nèi)容，充分發(fā)揮出自身的督導(dǎo)與助手作用，出謀劃策和提出建議。[4]其次，文秘工作人員應(yīng)樹立超前意識。在思想方面，應(yīng)具備超前意識，把目光放在長遠發(fā)展上，結(jié)合國家經(jīng)濟發(fā)展趨勢，對市場動向進行預(yù)測，及時提出企業(yè)發(fā)展建議。再次，文秘工作人員應(yīng)樹立創(chuàng)新意識。文秘工作人員應(yīng)對先進的管理理念和思想進行學(xué)習(xí)，并結(jié)合企業(yè)的實際情況，對管理理念進行適當(dāng)調(diào)整。并且，還需要對工作模式進行創(chuàng)新，提升工作質(zhì)量和效率。最后，文秘工作人員應(yīng)樹立信息大數(shù)據(jù)意識。在新時期，我國已經(jīng)步入了信息時代，有很多文秘工作需要依靠互聯(lián)網(wǎng)，因此文秘工作人員需要對信息技術(shù)進行掌握，并可以做到熟練運用到工作中，提升工作效率。

4.2 對文秘工作人員政治素養(yǎng)進行提升

首先，文秘工作人員應(yīng)堅定自身的政治立場。文秘工作人員直接參與企業(yè)重大事件的決策，對相關(guān)制度和規(guī)定的貫徹落實進行督導(dǎo)，因此其需要具備堅定的政治立場，和企業(yè)行政領(lǐng)導(dǎo)和黨委保持一致，不能出現(xiàn)違背企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的言行，并且還需要嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)制度做好督導(dǎo)工作，避免制度貫徹落實走樣或不到位。[5]其次，文秘工作人員應(yīng)擺正自身的位置，樹立服務(wù)意識。文秘工作人員負責(zé)上傳下達，其說話和辦事常常代表著領(lǐng)導(dǎo)的想法，在對指示精神進行傳達時會受到下級的尊捧，進而出現(xiàn)一些錯誤的思想。因此，文秘工作人員應(yīng)不斷提升自身的修養(yǎng)，樹立良好的服務(wù)意識。再次，文秘工作人員應(yīng)樹立大局觀念。在企業(yè)中，辦公室屬于組織協(xié)調(diào)的一個部門，工作涉及范圍較廣，在實際工作需要充分調(diào)動起相關(guān)部門，對工作任務(wù)進行完成。因此，文秘工作人員需要具備奉獻和犧牲精神，起好帶頭作用。最后，文秘工作人員應(yīng)堅守職業(yè)道德，對企業(yè)機密進行保守。文秘工作人員常?？梢越佑|到企業(yè)高層，參加決策會議，對核心機密進行掌握，因此其需要具備保密意識，杜絕出現(xiàn)以密謀私利的問題。

4.3 以高標(biāo)準(zhǔn)要求做好辦公室的文秘工作

第一，文秘工作人員應(yīng)管好公文，做好會務(wù)工作，保證指令傳達通暢。在企業(yè)辦公室文秘工作中，公文與會議是傳統(tǒng)指令的重要途徑。做好公文管理工作，主要包括撰寫重要文件、管理各種公文這兩個方面。針對文秘工作人員來講，撰寫重要文件屬于基本素養(yǎng)要求，在撰寫時需要具備較強文字運用技巧的同時，還需要突出鮮明的政治觀點，保證文件具有較強執(zhí)行性與可操作性，使其可以更好地指導(dǎo)企業(yè)工作。[6]而在公文管理工作中，需要對相關(guān)管理制度進行制定，對公文質(zhì)量與政治政策進行嚴(yán)格審核，做好登記發(fā)放工作，保證公文及時傳送，并妥善保存。

第二，應(yīng)做好調(diào)查研究工作，做好企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的助手。文秘工作人員可以深入到生產(chǎn)一線，或者是組織基層座談會議，進行調(diào)查研究工作，針對具有普遍性和傾向性的問題，要找出其中的影響因素，突出工作重難點問題與熱點問題，利用編輯政務(wù)信息的形式，完成上報下發(fā)任務(wù)。并且，文秘工作人員可以結(jié)合實際情況，提出科學(xué)合理的意見與設(shè)想，提供給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策可靠的參考。

第三，做好督導(dǎo)反饋工作。企業(yè)可以創(chuàng)建完善的重點工作督導(dǎo)反饋制度，制定科學(xué)合理的獎懲方法。文秘工作人員應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)督導(dǎo)反饋制度，做到督導(dǎo)工作，對工作進度進行現(xiàn)場跟蹤督導(dǎo)，協(xié)調(diào)各個部門，對存在的問題進行及時解決，進而有效提升工作質(zhì)量。與此同時，需要把工作的落實情況及時反饋給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，針對工作完成較好的人員應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫剟睢?/p>

第四，做好服務(wù)工作，營造良好的工作環(huán)境。文秘工作人員應(yīng)做好以下服務(wù)工作，領(lǐng)導(dǎo)辦公用品和用具的配置工作、文件起草和管理工作、創(chuàng)建上下級工作程序與領(lǐng)導(dǎo)信訪接待制度，對周邊人事關(guān)系與兄弟企業(yè)之間的來往關(guān)系進行協(xié)調(diào)。[7]做好這些服務(wù)工作，可以使領(lǐng)導(dǎo)更加全身心地投入到企業(yè)經(jīng)營管理工作中，進而促進企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。

4.4 加強對文秘工作人員的培訓(xùn)力度

文秘工作具有較強的專業(yè)性，工作人員應(yīng)具備扎實的專業(yè)知識和較強的業(yè)務(wù)能力，才可以更好的勝任該工作。因此，企業(yè)應(yīng)加大對文秘工作人員的培訓(xùn)力度，意識到人才的價值。首先，企業(yè)應(yīng)做好培訓(xùn)教育工作，結(jié)合文秘工作人員的實際情況和崗位職能，對培訓(xùn)計劃進行制訂，提升培訓(xùn)的全面性和針對性，并把培訓(xùn)教育工作和實踐工作進行充分結(jié)合。[8]其次，為了順應(yīng)時代的發(fā)展，企業(yè)除了需要對文秘工作人員專業(yè)知識進行培訓(xùn)，還需要加強對相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)，使文秘工作人員可以熟悉相關(guān)法律法規(guī)，對國家發(fā)展動向進行掌握，對企業(yè)文化和政策文件進行深入了解，并把國家政策法規(guī)與企業(yè)文件作為指導(dǎo)，更好地實施文秘工作，提升工作質(zhì)量和效率。

5 結(jié)論

總而言之，在新時期背景下，做好企業(yè)辦公室文秘工作是非常重要的，不僅可以有效提升文秘工作質(zhì)量，還可以有效提升企業(yè)的整體管理質(zhì)量，促進企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。對于一個企業(yè)來講，辦公室屬于重要的行政管理場所，每天的工作量相對較大，需要對上級和下級進行協(xié)調(diào)，還需要進行工作匯報等。目前，由于受到多種因素的影響，辦公室文秘工作還存在一些問題。因此，作為辦公室文秘工作人員，需要不斷提升自我專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，通過不斷學(xué)習(xí)和對工作模式進行創(chuàng)新，做好辦公室文秘工作，從根本上提升文秘工作質(zhì)量。

參考文獻：

[1]伊勝謙.做好新形勢下的企業(yè)辦公室工作[J].今日財富：中國知識產(chǎn)權(quán)，2018（7）.

[2]岳樹江.新時代加強國有企業(yè)辦公室工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（20）：16-17.

[3]唐慧.提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析[J].現(xiàn)代職業(yè)教育， 2018（27）：124-125.

[4]齊軍.基于新時期下國企辦公室管理工作存在的問題及對策[J].現(xiàn)代企業(yè)文化， 2018（35）：223-224.

[5]張鵬.新時期下企業(yè)辦公室管理實踐思考[J].發(fā)明與創(chuàng)新：綜合，2018（9）：48-49.

[6]吳俊.提升企業(yè)辦公室秘書綜合素質(zhì)，助力企業(yè)發(fā)展的研討[J].現(xiàn)代企業(yè)文化， 2019（5）：119-120.

[7]郝超穎.淺議國有企業(yè)基層辦公室秘書綜合素質(zhì)的提升[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2018（9）.

[8]許小寧.提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的途徑[J].今日財富：中國知識產(chǎn)權(quán)，2019（3）：153.