關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展的探討

李云飛

摘 要：信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用滲透到各行各業(yè)的各個(gè)角落。對(duì)于文書(shū)資料比較多的單位，比如醫(yī)院、學(xué)校等，將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中能極大的提高工作效率和精準(zhǔn)度，最大程度發(fā)揮檔案資料的重要作用。本文主要從管理制度、人員業(yè)務(wù)水平及信息化軟硬件及安全方面分析了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化工作中存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)對(duì)策，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，推動(dòng)事業(yè)單位的良好運(yùn)營(yíng)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化;建設(shè)

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題分析

（一）事業(yè)單位檔案管理信息化制度不健全

檔案管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作，完善的檔案管理信息系統(tǒng)是單位的基礎(chǔ)資料。科學(xué)的管理離不開(kāi)健全的制度加以規(guī)范，如電子檔案的收集、歸類、移交、統(tǒng)計(jì)、查詢、開(kāi)發(fā)利用等，如何對(duì)具體的一系列工作利用制度規(guī)范化非常重要。有些單位還是習(xí)慣于沿用過(guò)去的管理辦法，對(duì)于信息化流程比較隨意，缺乏科學(xué)的制度和標(biāo)準(zhǔn)加以約束，導(dǎo)致一旦出現(xiàn)問(wèn)題無(wú)從追查原因和責(zé)任，信息化管理相對(duì)比較混亂，最終導(dǎo)致電子檔案無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提升

傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)沿用很多年，對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，信息化管理可謂是性的飛躍，從此依靠網(wǎng)絡(luò)為介質(zhì)保存電子資料。但在實(shí)際工作中，一是有些單位領(lǐng)導(dǎo)本身對(duì)檔案管理工作不太重視，覺(jué)得只要收集好、保存好這些資料方便查詢就可以了，這些主觀認(rèn)識(shí)的誤區(qū)導(dǎo)致檔案管理工作開(kāi)展的很被動(dòng)。二是信息化發(fā)展時(shí)間不長(zhǎng)，原來(lái)從事檔案管理工作的員工已經(jīng)習(xí)慣用以前的方法進(jìn)行檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂等，接受新的方法需要一個(gè)適應(yīng)過(guò)程。本身信息化應(yīng)用水平就欠缺，如果單位不再重視進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)很難適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作崗位的要求，沒(méi)有人作為主力軍談何信息化建設(shè)。

（三）檔案管理信息化的安全程度較低

相對(duì)來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位的檔案信息一般較為機(jī)密，也是因?yàn)闄n案管理不像其它工作容易引起人們注意，所以很容易被單位忽視。加之思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，沒(méi)有給檔案管理工作足夠的投入，軟硬件都欠缺，很容易導(dǎo)致信息的泄露。特別是在信息化時(shí)代，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以快速生成電子資料方便查閱保管等，節(jié)約在人力財(cái)務(wù)才還提高了工作效率 ，但同時(shí)也帶來(lái)了網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，一旦電子資料遭到黑客攻擊則無(wú)法保證信息的安全，為單位帶來(lái)不必要的損失，信息化安全問(wèn)題需加強(qiáng)。

（四）事業(yè)單位檔案管理信息化過(guò)程中計(jì)算機(jī)軟硬件存在的問(wèn)題

檔案管理信息化通過(guò)在計(jì)算機(jī)中錄入檔案信息，并進(jìn)行分類歸集管理，提高工作效率還方便日后使用，但對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件有一定要求。有些單位由于資金有限或思想不重視，檔案管理室的基礎(chǔ)設(shè)備配備并沒(méi)有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，有的甚至設(shè)備老化，更談不上安全防范措施，信息化系統(tǒng)沒(méi)有良好的運(yùn)行環(huán)境嚴(yán)重影響了檔案管理工作的如持續(xù)開(kāi)展，軟硬件配置不到位是檔案信息化管理道上的一塊絆腳石，必須進(jìn)行清理。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)建議

（一）完善檔案管理信息化制度

事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身情況制定比較健全的檔案信息化管理制度，以制度規(guī)范電子檔案相關(guān)工作的具體開(kāi)展，規(guī)范化的操作不僅能保證檔案管理工作的科學(xué)性，更能保證電子資料的安全性。應(yīng)從檔案管理精細(xì)化方面入手，制定收文有登記、拆件有專人、傳遞有手續(xù)、批辦有記載、借閱有制度、閱文有專室、立卷有規(guī)定、銷毀有鑒定、利用有效果、移交有清冊(cè)等多項(xiàng)具體規(guī)定，確保案卷存儲(chǔ)無(wú)缺、無(wú)漏、無(wú)零亂。具體來(lái)說(shuō)，從電子檔案的收集、立卷、審核、查詢、借閱、銷毀等各流程環(huán)節(jié)都要有明確的使用辦法和標(biāo)準(zhǔn)，并明確責(zé)任，職責(zé)清晰，使各操作流程、各崗位都有工作標(biāo)準(zhǔn)，促使每個(gè)人都按要求完成操作，提高工作效率的同時(shí)減少出錯(cuò)率，確保檔案資料的真實(shí)完整。如嚴(yán)格規(guī)范檔案借閱查看，確保資料的安全性，信息化下，可通過(guò)檔案軟件快速查閱數(shù)字化檔案資料，并通過(guò)借閱制度明確規(guī)定檔案借閱和查看手續(xù)及流程，確保資料不出紕漏。又如對(duì)檔案的保管，要做到防火、防潮、防光、防高溫等，從根本上消除安全隱患，不僅要注意紙制資料的安全，還要注意電子資料的安全，日常備齊空調(diào)、除濕、滅火、滅鼠等器材，管理系統(tǒng)更要做好防火墻和安全級(jí)別設(shè)置，確定資料的安全。

（二）全面提升單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

為進(jìn)一步做好事業(yè)單位人事檔案管理工作，各單位應(yīng)先從思想上加以重視，遵從經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，搭建檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、系統(tǒng)化，充分發(fā)揮檔案資料的重要作用。其次，要引進(jìn)檔案專業(yè)人才，如公開(kāi)招聘，引入高等院校畢業(yè)的對(duì)口專業(yè)人才，優(yōu)化人才隊(duì)伍，使管理工作更加專業(yè)化，也更多符合現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要。再次，單位可以結(jié)合自身情況，根據(jù)需要不定期開(kāi)展如圍繞檔案保管期限、歸檔范圍、檔案作用、歸檔流程和檔案的使用等方面的培訓(xùn)，使管理人員對(duì)檔案的收集、整理和利用有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，利于實(shí)際工作的開(kāi)展。最后，檔案管理部門內(nèi)部也要定期開(kāi)展討論和學(xué)習(xí)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，并可通過(guò)對(duì)其它單位進(jìn)行實(shí)地考察，尋找自身差距，創(chuàng)新管理思路，全力推進(jìn)單位檔案管理信息化建設(shè)工作。

（三）做好檔案管理信息化安全措施

保密性是事業(yè)單位檔案管理的特征之一，信息化管理下尤其重要，對(duì)于安全問(wèn)題不應(yīng)抱有任何僥幸心理，必須多方面進(jìn)行考慮，全方位確保檔案資料不被泄露。一方面要確保因人為原因產(chǎn)生的安全隱患，如相關(guān)人員職業(yè)道德差強(qiáng)人意，沒(méi)有嚴(yán)格遵守安全管理制度，為了個(gè)人利益破壞檔案資料。對(duì)此，要加強(qiáng)道德教育，重視宣傳檔案資料的重要性，提高人們的保密意識(shí)，并強(qiáng)調(diào)造成資料泄露的處罰結(jié)果，減少因主觀原因造成的安全威脅。另一方面，要減少因計(jì)算機(jī)故障、計(jì)算機(jī)病毒與黑客入侵等亂的信息泄露，日常工作中要養(yǎng)成及時(shí)備份的好習(xí)慣，及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的安全防護(hù)技術(shù)，并配備專業(yè)操作人員，盡量提高信息安全級(jí)別，從專業(yè)技術(shù)的角度做好安全預(yù)防工作。同時(shí)，對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，要在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)和外部網(wǎng)絡(luò)間形成防護(hù)墻，用安全技術(shù)應(yīng)對(duì)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，做好防護(hù)工作。而對(duì)檔案資料本身則要通過(guò)加密程序提高安全性，如數(shù)字簽名、人臉識(shí)別、指紋識(shí)別或數(shù)字證書(shū)等降低安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行全方面的安全保護(hù)。

（四）重視檔案管理信息化軟硬件的投入

人工智能正在逐漸融入人們的日常生活，檔案管理信息化也是發(fā)展的必須趨勢(shì)，因此各事業(yè)單位必須重視信息化建設(shè)，積極購(gòu)入先進(jìn)的硬件設(shè)備，引入更先進(jìn)的軟件技術(shù)，為檔案管理工作信息化、數(shù)字化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在硬件方面，加大物力、財(cái)力的投入，按高標(biāo)準(zhǔn)配備電腦、掃描儀、自動(dòng)化檔案密集架、去濕機(jī)、空調(diào)、防磁柜等硬件設(shè)備，提高檔案的利用效果和現(xiàn)代化管理水平。有了硬件軟件才有運(yùn)行依托，當(dāng)然軟件也是必不可少的，信息化管理最終是要通過(guò)信息技術(shù)來(lái)完成。事業(yè)單位要切實(shí)做好檔案管理信息化的軟件開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，有條件的可以聘用或邀請(qǐng)專業(yè)的軟件設(shè)計(jì)人才結(jié)合單位具體情況量身制定，通過(guò)科學(xué)的設(shè)計(jì)將軟件投入到檔案管理工作當(dāng)中，并針對(duì)軟件應(yīng)用過(guò)程的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)，確保軟件的科學(xué)性和實(shí)用性，而對(duì)于一些通用軟件可直接引進(jìn)。如醫(yī)院引用的OA系統(tǒng)，集多功能于一身，該系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理中，為本身復(fù)雜繁瑣的檔案管理工作提供了很便利，通過(guò)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的滲透，使每個(gè)環(huán)節(jié)都得到有序銜接，既規(guī)范了業(yè)務(wù)流程，滿足辦公要求，又降低了管理成本，通過(guò)信息化使工作的精準(zhǔn)度更高，為醫(yī)院管理事務(wù)開(kāi)展有著重要作用。

三、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，對(duì)于提升整體管理效率有重要作用。信息化不僅提高管理效率和準(zhǔn)確性，還能更好的保障檔案資料的安全性。因此，各單位應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，重視對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金和硬件投入，構(gòu)建數(shù)字化、系統(tǒng)化的檔案管理體系，以更高的效率提供服務(wù)，并促使檔案管理越來(lái)越規(guī)范，助力事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的提升。

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