貧困生資助檔案特點及強化建議

吳珍

◆摘? 要：學生資助是國家“關注民生、重視民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一。學生資助檔案管理逐漸成為各高校學生管理的重要載體，因此貧困生的檔案及其管理模式是我們需要亟需探討的問題。

◆關鍵詞：貧困生;檔案;成長

自全國開展資助工作以來，通過各級政府和社會各界的資助、各學校的努力配合，學生因貧退學、輟學的情況已基本消失，以某省為例，從2007年秋季至2011年秋季，共有63萬人得到免學費資助，資金額達9億元;255萬人接受國家助學金，資金額達31億元。在開展學生資助管理工作的過程中，形成了大量檔案材料，這些材料是國家開展學生資助工作最直接的記錄與憑證，是國家改善民生、加強社會建設的有力見證，管好用好學生資助檔案，意義十分重大。

一、客觀分析學生資助檔案的特點

學生資助檔案是在學生資助工作中產生的，學生資助實踐活動的規(guī)律決定了學生資助檔案的特點，具體表現為：第一，學生資助檔案內部有機關聯性強。由于學生資助檔案涉及每個資助人的切身利益，關系到國家和社會出資人資助經費公平、公正的發(fā)放，所以，資助工作本身就有一整套嚴格的申請、審批和發(fā)放程序，形成的檔案環(huán)環(huán)相扣，關聯度非常強。第二，學生資助檔案來源廣泛，具有分散性強的特點。學生資助工作由各個大中小學來實施，而在每個學校，資助工作往往涉及辦公室、財務部門、學生管理部門、資助管理部門等多個部門，所以，檔案的來源廣泛而分散。第三，學生資助檔案信息化程度高。信息系統的廣泛應用，產生了大量電子文件，這給學生資助檔案的歸檔與管理帶來了新的挑戰(zhàn)。

二、科學把握學生資助檔案管理的關鍵

由于學生資助檔案具有關聯性強的特點，因此要特別強調集中統一管理，即在一個學校內，把其作為一類專門檔案，集中歸檔、統一管理。又因為學生資助檔案具有來源廣泛的特點，這給檔案集中統一管理帶來了困難。如何加強學生資助檔案管理可考慮以下幾個方面。

首先，加強制度建設。每個學校都要建立嚴格的學生資助檔案的集中統一管理制度，明確管理部門、歸檔時間、部門職責并落實到人，將學生資助檔案的歸檔管理納入考核范疇，加強監(jiān)督。

其次，要落實法律責任。凡是漏簽的文件都要補簽。獎學金、助學金、貸管費、減免學費、補助等各類資助材料，必須有學校領導簽字，以保證歸檔材料的完整性和法律憑證價值。在資助過程中形成的電子文件材料，在目前相關法律尚不健全的情況下，仍然應當還原成紙質文件進行歸檔，并在歸檔時加蓋單位公章。

第三，要制訂歸檔范圍和要求。筆者認為，學生資助檔案的歸檔范圍包括行政管理、資助業(yè)務、會計檔案等三方面材料。其中，行政管理類的檔案材料具體包括 ：學校資助機構成立文件材料，本單位資助工作需要貫徹執(zhí)行的上級機關文件材料，重要問題的請示、批復，獎學金評定制度，校內人民助學金管理制度，資助工作計劃、總結，資助考核自評表，資助卡簽訂協議等。

三、建立大學生個人成長檔案，發(fā)揮檔案的最大效能，促進學生全面健康發(fā)展

1.大學生個人成長檔案的內容體系大學生成長檔案主要記載大學生在校期間成長情況的動態(tài)變化過程，以此敦促大學生積極向上，奮力向前，勤學苦練，不斷提高。其存檔的主要內容：包括個人基本履歷、入學基本心理測評、個人經濟情況調查表、個人享受獎學金、參加學院舉辦比賽成績記錄、參加校內外培訓學習記錄、考取國家職業(yè)資格及職業(yè)技能等級證書情況、加入學生社團及活動情況記錄、加入黨組織、個人職業(yè)能力測評、個人年度成績單、個人年度獎懲情況、個人年度基本成長情況自述（情商鍛煉提高方面）、個人年度參加活動登記表、個人寒暑假及下學期、下年度規(guī)劃、學期深度訪談記錄、輔導員年度操行鑒定等。大一時的《職業(yè)生涯規(guī)劃書》，大三時的畢業(yè)《個人簡歷》、《大學生素質拓展手冊》及其他等。可建立《高職院校大學生個人成長檔案記錄表》（見附表），每學期第二周前由輔導員會同學生本人填寫好后，輔導員、學生雙方簽字，裝入學生本人檔案。

2.建立大學生個人成長檔案，首先，輔導員要會同院系學生檔案管理人員熟悉每位學生入校時檔案內所裝有的檔案材料，對學生做初步了解。對缺少的檔案材料應列出明細，并通知學生本人予以補齊。將大學生剛進校半學期后所形成的檔案材料（如：體格檢查表、入學基本心理測評、個人經濟情況調查表、加入學生社團及活動情況記錄表、《職業(yè)生涯規(guī)劃書》等）會同學生本人按期裝入學生個人檔案袋內。輔導員下發(fā)并組織學生認真填寫《高職院校大學生個人成長檔案記錄表》，每學期填寫一次。填寫好后，輔導員幫助每位學生分析每學期所得所失，并指導大學生制定努力方向及改進意見等。學生成長檔案每學期根據學生獲獎及操行表現等做一次總分綜合排名，供評定該生獎助學金及其它評優(yōu)樹模時參考，使管理工作有章可循，達到獎優(yōu)罰劣、獎勤罰懶的目的。

3.建立大學生個人成長檔案并有效利用好個人成長檔案，做到因材施教，增強大學生自信心、自豪感和責任感等。這樣便于學生管理工作者全面準確地了解和認識學生的情況，科學地進行管理和規(guī)劃，開展有特色適合學生個人發(fā)展的學生管理工作。任課教師可以借助學生成長檔案了解學生的具體情況，從而在教學過程中做到胸中有數、因材施教，提高教學質量。學校（院系）可以借助學生成長檔案全面了解學生的基本情況，把握教學工作的全局，總結在培養(yǎng)學生德、智、體、美、心理素質諸方面的經驗，肯定教學成果，彌補薄弱環(huán)節(jié)。

參考文獻

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