實(shí)物檔案管理探析

王靜

一、實(shí)物檔案管理的現(xiàn)狀及問題

（一）實(shí)物檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)

很多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在開展檔案工作時(shí)，對(duì)于文書、會(huì)計(jì)、音像等門類檔案都建立了一套比較完善的制度，而對(duì)于實(shí)物檔案卻不夠重視，嚴(yán)重缺乏實(shí)物檔案歸檔意識(shí)，實(shí)物檔案的收集速度和質(zhì)量遠(yuǎn)不及其他門類檔案。究其原因：一是大部分人對(duì)實(shí)物檔案的重要性并沒有詳細(xì)的了解，甚至還有很多人壓根不知道有實(shí)物檔案的存在，對(duì)實(shí)物檔案的認(rèn)識(shí)不足，不了解實(shí)物檔案存在的意義，也就沒有實(shí)物檔案的歸檔意識(shí)。二是很多單位沒有建立相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制，造成實(shí)物檔案保管上的疏忽。三是溝通不及時(shí)，信息渠道的傳遞和交流不夠通暢，導(dǎo)致實(shí)物檔案歸檔不及時(shí)，很多具有較高價(jià)值的實(shí)物檔案沒有得到及時(shí)收集和充分利用，甚至部分實(shí)物檔案在管理過程中會(huì)出現(xiàn)損壞和丟失。

（二）實(shí)物檔案的作用體現(xiàn)不足

由于實(shí)物檔案來源廣泛，不同屬性的實(shí)物檔案大小、形狀不一，且不同類別的實(shí)物檔案使用頻率也不盡相同，因此很多單位往往采取集中管理方式，將實(shí)物檔案集中統(tǒng)一存放，管理的部門也相對(duì)較為集中，如檔案室、辦公室、機(jī)要室等。這種管理方式雖方便，但也容易導(dǎo)致很多其他部門以及人員壓根不知道有實(shí)物檔案保管部門的存在，使用和展示實(shí)物檔案的機(jī)會(huì)較少，從而造成實(shí)物檔案的利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他檔案的利用率。實(shí)物檔案在宣傳教育、弘揚(yáng)文化等方面的價(jià)值未得到充分的體現(xiàn)。

（三）實(shí)物檔案的保管條件不能滿足需要

與紙質(zhì)檔案和電子檔案相比，實(shí)物檔案在存放上對(duì)空間容量要求較高，而很多單位在進(jìn)行實(shí)物檔案存儲(chǔ)和保管時(shí)，常常出現(xiàn)庫存空間嚴(yán)重不符合實(shí)物檔案妥善保管需求的情況，從而造成實(shí)物檔案全部堆放在一起，實(shí)物在體積、尺寸和形狀等方面存在較大的差異，過度堆積難免出現(xiàn)碰撞、損壞的問題，會(huì)破壞實(shí)物檔案的完整性，大大降低實(shí)物檔案的價(jià)值。

（四）實(shí)物檔案管理方式手段落后

很多單位對(duì)實(shí)物檔案沒有進(jìn)行科學(xué)有序的整理，或者只是簡(jiǎn)單編個(gè)號(hào)，而且很多檔案管理人員對(duì)實(shí)物檔案的空間管理，包括保管位置的編號(hào)等，大部分還停留在手工登記，保管隨意性較大?？臻g不足時(shí)，位置未必按照編號(hào)順序擺放，有時(shí)會(huì)任意騰挪。如有其他部門來借用實(shí)物檔案時(shí)，不能快速地查找到該實(shí)物檔案存放的確切位置;借用實(shí)物檔案歸還時(shí)，不能或者沒有將該實(shí)物檔案進(jìn)行原位置存放，對(duì)實(shí)物檔案的編號(hào)信息也沒有及時(shí)進(jìn)行更新，很容易出現(xiàn)編號(hào)前后不統(tǒng)一，導(dǎo)致對(duì)實(shí)物檔案查找困難。

二、做好實(shí)物檔案管理的措施

（一）強(qiáng)化實(shí)物檔案的收集

1.實(shí)物檔案的歸檔范圍

實(shí)物檔案的來源復(fù)雜、種類繁多、形式多樣，所以應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，確定實(shí)物檔案的收集歸檔范圍。主要包括：本單位的集體或個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆㈠\旗、榮譽(yù)證書等;本單位舉辦或承辦重大活動(dòng)中形成的憑證性實(shí)物，如活動(dòng)標(biāo)志、紀(jì)念品和宣傳品;本單位在公務(wù)活動(dòng)中獲贈(zèng)的各種紀(jì)念品;上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士的題詞字畫等;本單位自形成以來使用過的牌匾、停用的各種印信（印章、徽標(biāo)等）;其它有保存價(jià)值的實(shí)物。

2.實(shí)物檔案的收集途徑

從實(shí)際來看，實(shí)物檔案收集包括以下途徑：①正常收集。主要指由本單位各部門形成或其它單位贈(zèng)送、轉(zhuǎn)送而來的實(shí)物檔案。②公民捐贈(zèng)。主要是指由熱心公民將自己所掌握的文史資料等實(shí)物無償捐贈(zèng)給檔案館。③網(wǎng)絡(luò)征集。即利用互聯(lián)網(wǎng)建立實(shí)物征集信息，并根據(jù)廣大網(wǎng)民的反饋所收集而來的實(shí)物。

3.實(shí)物檔案的歸檔要求

一是歸檔部門。在公務(wù)活動(dòng)中形成、獲得或征集到的實(shí)物檔案應(yīng)收集齊全、保持整潔、無破損，及時(shí)移交本單位檔案部門集中統(tǒng)一保存。任何部門和個(gè)人不得隨意丟棄、損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。二是歸檔時(shí)間。實(shí)物檔案應(yīng)當(dāng)隨時(shí)歸檔。如榮譽(yù)類、獲贈(zèng)紀(jì)念品、禮品字畫等收到后立即歸檔，競(jìng)賽比賽作品活動(dòng)結(jié)束后立即歸檔。由于特殊原因，應(yīng)歸檔的實(shí)物確需在有關(guān)部門暫時(shí)留用的，應(yīng)先將歸檔實(shí)物移交檔案管理部門歸檔登記后再辦理借用手續(xù)。三是鑒定甄別。檔案部門在收集實(shí)物檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)每一件實(shí)物進(jìn)行鑒定，判斷其是否應(yīng)當(dāng)歸檔，對(duì)存有真?zhèn)我闪x的實(shí)物應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定，這樣才能使收藏和保存的檔案能夠全面體現(xiàn)出單位的發(fā)展歷史以及在發(fā)展過程中獲取的優(yōu)秀成果，從而實(shí)現(xiàn)良好的應(yīng)用價(jià)值。四是附文字說明。實(shí)物檔案移交時(shí)應(yīng)附相應(yīng)的文字說明，說明實(shí)物的名稱、產(chǎn)生的事由、發(fā)放者、數(shù)量、領(lǐng)取實(shí)物的時(shí)間、地點(diǎn)、人員等信息，便于檔案部門整理和實(shí)物利用。五是拍照歸檔。所拍照片納入本單位照片檔案管理，兩者之間要建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

（二）明確實(shí)物檔案的整理辦法

1.整理原則

整理實(shí)物檔案一是要遵循保持實(shí)物檔案的有機(jī)聯(lián)系、便于保管（分類）和利用的原則;二是要遵循外觀整齊一致的原則。

2.整理方法

一是按“件”整理。實(shí)物檔案應(yīng)以“件”為單位進(jìn)行整理。獨(dú)立存在的單個(gè)實(shí)物為一件，如獎(jiǎng)牌計(jì)為一件;成套的實(shí)物計(jì)為一件，如一套紀(jì)念幣由8枚紀(jì)念幣組成，應(yīng)將這套紀(jì)念幣計(jì)為一件。

二是分類。實(shí)物檔案一般采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類。同一單位應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。實(shí)物檔案保管期限劃分為永久和定期兩種，定期分為30年、10年。

三是排序。按保管期限結(jié)合時(shí)間進(jìn)行排列。

四是編制檔號(hào)。檔號(hào)結(jié)構(gòu)格式為“全宗號(hào)-檔案門類·年度-保管期限代碼-件號(hào)”，若要跨年度編通號(hào)，檔號(hào)結(jié)構(gòu)格式為“全宗號(hào)-檔案門類-保管期限代碼-件號(hào)”。全宗號(hào)為同級(jí)國家綜合檔案館給立檔單位編制的代號(hào);檔案門類由“實(shí)物”2位漢語拼音首字母“SW”標(biāo)識(shí);年度為實(shí)物檔案形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“2021”;保管期限代碼用Y、D30、D10表示;件號(hào)是實(shí)物排列的順序號(hào)。檔號(hào)結(jié)構(gòu)格式中件號(hào)用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”，標(biāo)簽件號(hào)不用“0”補(bǔ)足，直接填寫排列順序號(hào)。例如：1348-SW·2021-Y-0001 或1348-SW-Y-0001。

五是粘貼標(biāo)簽。應(yīng)將歸檔實(shí)物的基本信息制作標(biāo)簽，并粘貼在不影響實(shí)物品像的合適位置，一般粘貼在實(shí)物的背面或底部，同類實(shí)物，粘貼位置要相對(duì)統(tǒng)一。標(biāo)簽內(nèi)容包括歸檔實(shí)物檔號(hào)、實(shí)物名稱、產(chǎn)生的事由、責(zé)任者（來源）、數(shù)量、領(lǐng)取實(shí)物的時(shí)間、地點(diǎn)、人員等信息。

六是編目。實(shí)物檔案應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制目錄。實(shí)物檔案目錄應(yīng)包括檔號(hào)、題名、責(zé)任者、時(shí)間、保管期限、件套數(shù)量、件數(shù)、存放地點(diǎn)、互見號(hào)、備注等項(xiàng)目?！皺n號(hào)”按照檔號(hào)結(jié)構(gòu)格式要求編制?！柏?zé)任者”指實(shí)物檔案的形成（制發(fā)）單位或個(gè)人，如獎(jiǎng)牌就填寫?yīng)勁频闹瓢l(fā)單位，書畫就填寫書畫的具體作者，必要時(shí)在姓名后加上職務(wù)。沒有責(zé)任者的應(yīng)當(dāng)考證，考證出的責(zé)任者外加方括號(hào)“[ ]”，考證不出的留空。題名應(yīng)直觀地反映出實(shí)物的主要特征和內(nèi)容。獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、證書等實(shí)物在擬寫題名時(shí)要寫明授獎(jiǎng)單位、獲獎(jiǎng)單位、榮譽(yù)稱號(hào)等，如重慶市教育委員會(huì)某同志獲得的全市勞動(dòng)模范的證書，其題名就要擬為：“重慶市人民政府授予XXX同志的2021年度重慶市勞動(dòng)模范證書”;紀(jì)念品、宣傳品等實(shí)物要在題名中寫明活動(dòng)名稱及質(zhì)地，如全國第八屆少數(shù)民族運(yùn)動(dòng)會(huì)制發(fā)的紀(jì)念章，題名擬為“全國第八屆少數(shù)民族運(yùn)動(dòng)會(huì)銀質(zhì)紀(jì)念章”。時(shí)間指實(shí)物檔案的形成時(shí)間，可以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如20010511，或填所屬年代，如“中華民國”“20世紀(jì)70年代”等，當(dāng)實(shí)物上形成時(shí)間未標(biāo)注且無法考證時(shí)，填寫“不詳”，考證出的時(shí)間外加方括號(hào)“[ ]”。件套數(shù)量和件數(shù)，這兩項(xiàng)目含義是不同的，“件套數(shù)量”指內(nèi)容與功能上相互關(guān)聯(lián)的獨(dú)立個(gè)體集合，或?qū)α€(gè)體本身的數(shù)量，而“件數(shù)”僅指獨(dú)立存在的個(gè)體或不可拆分的最小個(gè)體的數(shù)量，如前所述一套紀(jì)念幣共8枚，其“件套數(shù)量”為“1”，“件數(shù)”即為“8”。實(shí)物檔案目錄應(yīng)制作封面，裝訂成冊(cè)。實(shí)物檔案目錄封面設(shè)置全宗名稱、全宗號(hào)、年度、保管期限等項(xiàng)目?；ヒ娞?hào)填寫本實(shí)物拍照歸檔的照片檔案的檔號(hào)。備注填寫實(shí)物需說明的其他情況。

七是存放。由于實(shí)物檔案的載體形狀、大小規(guī)格的多樣性，不易做到整齊存放，排列整齊，但實(shí)物檔案還是應(yīng)盡量裝到裝具內(nèi)，這樣既能起到保護(hù)作用也便于存取。實(shí)物檔案可根據(jù)其形狀、大小、載體等采用無酸紙檔案盒和其他適宜于不同載體長(zhǎng)期保存的裝具，兼顧統(tǒng)一性和特殊性?？裳b入A4檔案盒中的實(shí)物有：獎(jiǎng)?wù)隆⒓o(jì)念章、紀(jì)念幣、證書、錦旗和小于A4幅面的獎(jiǎng)牌等。以錦旗的存放方法為例：首先去掉竹桿（或木棒）;然后將錦旗折疊成A4規(guī)格，將有字一側(cè)折疊在內(nèi)，無字一側(cè)折疊在外，注意盡量不要在獎(jiǎng)旗上有文字處留有折痕;再將錦旗背面（右上角）貼有“實(shí)物檔案小標(biāo)簽”的地方露出在面上;其后將折疊好的獎(jiǎng)旗裝入檔案盒中;最后在檔案盒脊填盒內(nèi)所裝實(shí)物檔案的全宗號(hào)、門類、保管期限、件號(hào)等項(xiàng)。另外如題詞、字畫等大小不一，可選擇數(shù)量較多的字畫尺寸來訂制裝具，而體積相對(duì)較大的實(shí)物檔案可特殊處理，裝入與其體積相適應(yīng)的特殊裝具內(nèi)。

（三）加強(qiáng)實(shí)物檔案的保管

實(shí)物檔案一般應(yīng)集中統(tǒng)一保管，在條件允許的情況下可以根據(jù)需要建立榮譽(yù)室或陳列室，對(duì)全部或部分實(shí)物檔案進(jìn)行展覽陳列，同時(shí)應(yīng)在綜合檔案室備份實(shí)物檔案目錄。榮譽(yù)室、陳列室要安排專人管理，根據(jù)不同實(shí)物材質(zhì)做好實(shí)物檔案的維護(hù)工作，確保實(shí)物檔案保管保護(hù)設(shè)施到位，定期檢查，做好實(shí)物檔案存放庫房、櫥柜的清理、除塵等工作，以保證實(shí)物檔案的完好無損。

（四）拓寬實(shí)物檔案的利用

首先，應(yīng)完善實(shí)物檔案查詢、借閱的流程，使實(shí)物檔案借出可追蹤、溯源，切實(shí)杜絕檔案丟失問題的發(fā)生。一般情況下，實(shí)物檔案不外借，若確需外借要按程序辦理審批手續(xù)和簽字登記。其次，應(yīng)充分利用信息技術(shù)，搭建信息共享平臺(tái)，從而進(jìn)一步拓寬實(shí)物檔案的利用途徑。如搭建數(shù)字檔案館，用戶可利用網(wǎng)絡(luò)查詢各種檔案信息?；蚴抢么髷?shù)據(jù)技術(shù)，充分挖掘?qū)嵨餀n案的潛在利用價(jià)值，并建立相應(yīng)的利用體系。還可因地制宜對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行展示，如搭建實(shí)物檔案展示臺(tái)，展示走廊等，利用電視廣播、多媒體等宣傳途徑，充分發(fā)揮實(shí)物檔案的歷史記憶、文化傳承作用。最后，應(yīng)健全獎(jiǎng)懲制度，對(duì)捐贈(zèng)實(shí)物檔案的行為予以表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)造成實(shí)物檔案丟失、污濁、破損的行為予以嚴(yán)懲。

（五）開展實(shí)物檔案的數(shù)字化

實(shí)物類檔案應(yīng)在歸檔后進(jìn)行數(shù)字化備份，刻錄制作成光盤歸檔，同時(shí)在兩者之間建立準(zhǔn)確的標(biāo)識(shí)關(guān)系。實(shí)物檔案可采用掃描或拍照的方式進(jìn)行數(shù)字化處理。實(shí)物檔案數(shù)字化工作中應(yīng)記錄使用的設(shè)備名稱、型號(hào)，使用的軟件程序版本等信息。隨著社會(huì)信息化的不斷發(fā)展，實(shí)物檔案數(shù)字化備份應(yīng)及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)換處理，以保障數(shù)字化信息的準(zhǔn)確性和可識(shí)別性。

（六）提升檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理工作有序開展的主體，管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)對(duì)檔案工作的成效有著直接性的影響。作為檔案管理工作者需要清楚認(rèn)識(shí)到實(shí)物檔案的重要性，明確做好實(shí)物檔案管理工作的意義，強(qiáng)化實(shí)物檔案的歸檔意識(shí)，同時(shí)還需要具備過硬的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，有強(qiáng)烈的工作責(zé)任感，不斷學(xué)習(xí)和掌握檔案相關(guān)歷史文化知識(shí)，強(qiáng)化檔案保管保護(hù)意識(shí)，并嚴(yán)格按照相關(guān)制度規(guī)定開展檔案管理工作，才能保證實(shí)物檔案管理工作的實(shí)際質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

1. 沈蕾，草閩，白巍.簡(jiǎn)議實(shí)物檔案的歸檔范圍 [J] .北京檔案：2012（6）：137

2.辛越男，吳林嵐.淺談如何做好實(shí)物檔案整理工作[J] .蘭臺(tái)世界，2014（29）：81-82

3. 王海洋. 淺談實(shí)物檔案的整理[J] .黑龍江史志，2014（1）：118

4. 何彩燕.實(shí)物檔案收集與管理工作中存在的問題及對(duì)策[J] .辦公室業(yè)務(wù)，2019（10）：110、163

5. 陳萍，陳艷萍.淺談機(jī)關(guān)檔案室實(shí)物檔案的整理方法.湖北檔案，2004（12）：23