探析新《檔案法》實施背景下高校檔案工作發(fā)展方向

周曉蕓

自2021年1月1日起新修訂的《中華人民共和國檔案法》開始實施（下文簡稱新《檔案法》），它是我國檔案立法史上的一個里程碑，標志著我國依法治檔進入了全新的歷史時期。新《檔案法》的實施既為我國檔案資源的開發(fā)、利用和保護提供了法律依據(jù)，同時也為各級各類檔案管理部門的工作指明了發(fā)展方向。高校檔案館是重要的檔案管理機構(gòu)，新《檔案法》的實施必將對高校檔案工作的各方面產(chǎn)生重要影響，為今后的檔案工作指明方向，高校檔案館應認真貫徹執(zhí)行，依法管檔，全面推進高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

一、新《檔案法》的修訂對高校檔案工作的影響

1. 縮短檔案開放利用時限

新《檔案法》第二十七條指出“縣級以上各檔案館的檔案，應當自形成之日起滿二十五年向社會開放。經(jīng)濟、教育、科技、文化等類檔案，可以少于二十五年向社會開放”。這一條款明確了檔案控制年限縮短，提前向社會公眾開放，充分發(fā)揮檔案價值，讓檔案利用者早日享受檔案資源。同時還提出了“國家鼓勵和支持其他檔案館向社會開放檔案”，因此高校應加強檔案資源的開放和利用。

2. 強化檔案利用服務功能

新《檔案法》第二十八條規(guī)定“創(chuàng)新服務形式，強化服務功能，提高服務水平，積極為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供便利”，依照這一條款，高校應強化檔案館的服務功能，以滿足、便捷檔案利用需求為新的工作目標。

3. 增強檔案宣傳教育功能

新《檔案法》第三十四條明確“國家鼓勵檔案館開發(fā)利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動，進行愛國主義、集體主義、中國特色社會主義教育，傳承發(fā)展中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，繼承革命文化，發(fā)展社會主義先進文化，增強文化自信，弘揚社會主義核心價值觀”。這對高校檔案館發(fā)揮文化教育功能作出了明確指引。

4. 推進檔案信息化建設步伐

新《檔案法》特別增訂了檔案信息化建設章節(jié)，要求“將檔案信息化納入發(fā)展規(guī)劃中、電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力、推進檔案信息資源共享服務平臺建設、有條件的檔案館應當建設數(shù)字檔案館”，這幾點法條推進了高校檔案工作加快信息化發(fā)展步伐，對高校檔案館建設具有重要意義。

二、高校檔案工作的特點

1. 檔案類別多樣化

高校檔案館在各級各類檔案機構(gòu)中保管的檔案類別較為豐富多樣。高校檔案分為綜合檔案和人事檔案兩部分，其中綜合檔案包括黨群類、行政類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、會計類等，人事檔案包括教職工人事檔案類和學生（學籍）檔案類。因此高校檔案館在具體的檔案管理業(yè)務中需要針對不同的檔案類別采用不同的檔案分類整理方法，檔案類別的多樣化也決定了高校檔案工作的多樣化。

2. 服務對象社會化

隨著近年來社會機關(guān)單位對人事檔案審核及升學求職材料要求的規(guī)范化，人們對高校檔案信息的需求亦日益增長，高校檔案館的服務對象更加社會化。檔案館的服務重心由對內(nèi)服務為主向內(nèi)外服務并重轉(zhuǎn)變，檔案服務對象也由原來的對校內(nèi)各單位部門及在校師生的單一服務向為校內(nèi)部門師生、畢業(yè)校友、用人單位、公檢法部門等多樣服務轉(zhuǎn)變。提供服務的內(nèi)容包括提供到館查閱利用、開具成績單等各種學籍證明、學歷學位資格認證、教職工人事檔案材料復印及學生個人檔案政審等，社會單位和個人到高校檔案館的利用量逐年增加，成為高校檔案館的主要服務對象。服務對象的社會化也促使高校檔案館轉(zhuǎn)變工作方式，增加線上利用服務模式，對利用率較高的檔案內(nèi)容進行數(shù)字化、專題化，不斷拓展服務功能，提升社會服務效果，使高校檔案工作主動適應時代發(fā)展的需求。

3. 檔案職能明確化

近年來國家和各級檔案部門更加注重檔案的文化教育功能，高校本身的教育性質(zhì)和檔案豐富性的優(yōu)勢是其他檔案部門無法比擬的。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展和人們對檔案認識的提高，檔案的育人職能更加突出明確?！耙詸n育人”是高校開展檔案工作的重要職能，檔案館利用豐富的館藏資源，挖掘名人軼事和紅色檔案，開展特色檔案展覽育人，為師生樹立榜樣典型，進行愛國主義教育，實現(xiàn)檔案育人目地。同時高校檔案館也可以為學校的思想政治教育提供素材，推動檔案資源的深度開發(fā)，有效發(fā)揮高校檔案的育人功能。

4. 檔案管理現(xiàn)代化

高校檔案管理現(xiàn)代化的基礎是檔案管理的信息化。相對于傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案現(xiàn)代化管理表現(xiàn)在充分利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)和人工智能技術(shù)，整合、重組、優(yōu)化檔案資源，充分運用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案資源的現(xiàn)代化管理，這是高校檔案工作日后發(fā)展的必然趨勢。加強檔案資源信息化建設，建立檔案智能化管理系統(tǒng)，將大大提高查檔利用效率和服務效果，推進高校檔案事業(yè)發(fā)展和數(shù)字化校園建設。

三、新《檔案法》實施背景下高校檔案工作發(fā)展方向

1. 健全檔案管理規(guī)章制度，建設法治型高校檔案館

積極貫徹落實國家檔案法律法規(guī)，進一步完善高校檔案管理規(guī)章制度。以新《檔案法》為綱要，引導規(guī)范高校檔案工作依法依規(guī)建檔、歸檔、用檔。同時修訂制訂學?！稒n案管理辦法》《收集立卷歸檔指南》《檔案開放利用制度》《檔案鑒定銷毀制度》等規(guī)章辦法，進一步做好高校檔案規(guī)章制度的宣傳和解讀，做到做好“依法管檔”，為建設法治型高校檔案館提供保障。

2. 推進檔案工作數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，建設數(shù)據(jù)型高校檔案館

檔案信息化、數(shù)據(jù)化是新《檔案法》的重要章節(jié)。高校檔案館需進一步夯實數(shù)字化成果，在傳統(tǒng)載體綜合檔案數(shù)字化基礎上，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化檔案館網(wǎng)站，運營檔案館多媒體平臺，同時采用人事檔案管理信息系統(tǒng)輔助管理教職工人事檔案。積極探索電子檔案單套制和多媒體檔案的歸檔管理方法，全面推進高校檔案工作由數(shù)字化向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)數(shù)據(jù)型高校檔案館的建設目標。

3. 深入挖掘檔案文化資源，建設文化型高校檔案館

高校豐富的檔案資源之中不乏珍貴的校史資料，蘊含著深厚的校史文化，它是大學文化中最具特色的重要組成部分，是大學文化內(nèi)涵和底蘊的源泉，積淀了學校的辦學理念和精神價值，承載著學校的辦學初心和使命，從檔案資源中深入挖掘校史文化，開展檔案編研、校史展覽、校史文化講堂是高校檔案文化育人價值的重要表現(xiàn)。此外，高校檔案館還可推出精良的檔案文化產(chǎn)品，為打造文化型檔案館和校園文化建設奠定基礎。

4. 完善檔案開放鑒定流程，建設開放型高校檔案館

隨著高校檔案信息公開以及校內(nèi)校外對檔案信息需求的日益增長，要求高校擴大檔案開放。檔案開放鑒定是檔案開放的前提，也是檔案開放的核心內(nèi)容。高校檔案開放有助于充分實現(xiàn)檔案價值，深化檔案信息服務，更好的滿足廣大師生校友和社會用戶的檔案信息需求。高校檔案館如何科學、有效地開展檔案開放鑒定工作，提升檔案開放質(zhì)量，需要檔案館進一步完善檔案開放鑒定流程，在嚴格遵守檔案開放鑒定制度前提下簡化開放步驟和審批程序。此外高校檔案館應積極開展數(shù)字檔案信息內(nèi)容的鑒定開放工作，最大限度滿足檔案利用需求。

5. 積極創(chuàng)新利用服務方式，建設服務型高校檔案館

創(chuàng)新檔案利用服務方式，是檔案利用者的需求，更是高校檔案工作適應時代發(fā)展的必然趨勢。一方面，高校檔案館應積極開展線上、線下相結(jié)合的服務方式，真正做到讓數(shù)據(jù)“多跑路”，利用者“少跑腿”，滿足師生校友求職就業(yè)、學歷認證、升學留學、房產(chǎn)繼承等多樣化檔案利用需求;另一方面，高校檔案館應加強與校內(nèi)外相關(guān)部門單位的緊密協(xié)作，加強檔案宣傳，增強檔案資源的挖掘與開發(fā)利用，開辦專題檔案展覽，亦或通過多媒體方式開展檔案服務，讓檔案服務更加便捷化、專業(yè)化。

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