Excel在煙草企業(yè)受理案件統(tǒng)計中的應(yīng)用

武鳳珍　穆瑞清　邢冬梅　張麗蓉　周丹　李曉東

［摘要］ 本文通過應(yīng)用實例探討了Excel表格在受理案件統(tǒng)計中的應(yīng)用。充分運用Excel表格的統(tǒng)計分析與圖表分析功能，可以實現(xiàn)受理案件接收、登記、處理、歸檔、查詢及統(tǒng)計分析等一系列流程的自動化，可以極大地提高工作效率并減少人為誤差。

［關(guān)鍵詞］ Excel； 受理案件統(tǒng)計； 超鏈接

［中圖分類號］F272.7［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）15- 0066- 03

Ｅｘｃｅｌ是微軟公司開發(fā)的通用電子表格軟件，集電子數(shù)據(jù)表格、圖表、數(shù)據(jù)庫管理于一體，功能十分強大。Ｅｘｃｅｌ提供了豐富的函數(shù)，在統(tǒng)計分析、信息管理、財務(wù)管理、管理決策、市場營銷、經(jīng)濟預(yù)測、工程計算、成績匯總等領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用。綜合運用各種Ｅｘｃｅｌ公式、函數(shù)處理數(shù)據(jù)，靈活運用Ｅｘｃｅｌ的各種功能進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和計算，可以真正讓Ｅｘｃｅｌ成為工作中得心應(yīng)手的工具。本文就Ｅｘｃｅｌ在受理案件統(tǒng)計中的應(yīng)用進(jìn)行分析。

在受理案件的接受過程中，為方便案件的處理，一般都會將案件細(xì)分為多類，而且接受案件的部門往往會有多個，因此，如果手工統(tǒng)計分析這些受理案件工作量會很大。在受理案件的統(tǒng)計過程中，一般需要對各部門及所有部門月度、季度和年度的案件進(jìn)行匯總，這也會極大增加統(tǒng)計分析的工作量。而借助Ｅｘｃｅｌ，根據(jù)實際問題設(shè)計出專門的受理案件統(tǒng)計分析模板，可以簡單快速地實現(xiàn)受理案件的統(tǒng)計分析。

１受理案件統(tǒng)計中常用的Ｅｘｃｅｌ函數(shù)、公式與圖表

１．１超鏈接

在中文Ｅｘｃｅｌ中查閱數(shù)據(jù)時，往往需要把工作表從頭至尾瀏覽一遍，如果工作表很長，這樣就會很麻煩。使用中文Ｅｘｃｅｌ提供的超級鏈接功能，只需單擊鼠標(biāo)，即可跳轉(zhuǎn)到當(dāng)前工作表的某個位置或者其他工作表（甚至可以是Ｉｎｔｅｒｎｅｔ／Ｉｎｔｒａｎｅｔ上的某個Ｗｅｂ頁面），給日常工作帶來方便。

（１） 在同一工作表中應(yīng)用超鏈接。首先在當(dāng)前編輯的工作表中把光標(biāo)移到需要插入超級鏈接的位置，然后選取要插入超級鏈接的單元格，接著再使用鼠標(biāo)選擇“插入”菜單中的“超級鏈接”項（也可以直接按下Ｃｔｒｌ＋Ｋ組合鍵），即可進(jìn)入到中文Ｅｘｃｅｌ的“插入超級鏈接”對話框。該對話框分為兩個部分：上半部分帶下拉式列表框的設(shè)置欄用來輸入超級鏈接目標(biāo)工作表的路徑或者ＵＲＬ地址，下半部分的設(shè)置框用來輸入所要鏈接的目標(biāo)工作表的位置。因為此時需要鏈接到的是當(dāng)前工作表中的書簽位置，因此不需要在“鏈接到文件或ＵＲＬ”設(shè)置欄中輸入任何內(nèi)容，而是直接在下面的“文件中有名稱的位置”設(shè)置欄中輸入相應(yīng)的單元格具體位置，最后再單擊“確定”即可完成插入超級鏈接的操作。這時工作表中當(dāng)前所選擇的文本部分及其下方出現(xiàn)一條紫色的下劃線。一旦使用鼠標(biāo)左鍵單擊這些文本中的任何一處，就可以實現(xiàn)快速跳轉(zhuǎn)到工作表中相應(yīng)的書簽設(shè)置的位置。

為了更好地利用超級鏈接功能，可以首先將長工作表分成若干個小工作表，然后應(yīng)用超級鏈接功能把每一個小工作表的目錄項和與之相對應(yīng)的內(nèi)容直接鏈接起來，這樣即使該工作表中的某些部分需要參閱工作表的其他部分或者其他工作表中的內(nèi)容，都可以利用超級鏈接把這些內(nèi)容互相連接起來，以后閱讀時十分方便。

（２） 在多個工作表之間運用超鏈接。在多個工作表之間建立超級鏈接的方法與在同一工作表中應(yīng)用超級鏈接的方法相同，此時首先需要在被引用的其他工作表中相應(yīng)的部分插入書簽，然后在引用工作表中插入超級鏈接，注意在插入超級鏈接時，可以先在“插入超級鏈接”對話框的“鏈接到文件或ＵＲＬ”設(shè)置欄中輸入目標(biāo)工作表的路徑和名稱，再在“文件中有名稱的位置”設(shè)置欄中輸入相應(yīng)的書簽名（也可以通過“瀏覽”方式選擇）。完成上述操作之后，一旦使用鼠標(biāo)左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文本的任意位置，即可實現(xiàn)中文Ｅｘｃｅｌ在自動打開目標(biāo)工作表并轉(zhuǎn)到相應(yīng)的位置處。

（３） 鏈接到Ｉｎｔｅｒｎｅｔ／Ｉｎｔｒａｎｅｔ。使用中文Ｅｘｃｅｌ提供的超級鏈接功能，不但可以在本地計算機之間的工作表中建立鏈接關(guān)系，而且還可以在工作表中插入到Ｉｎｔｅｒｎｅｔ／Ｉｎｔｒａｎｅｔ的Ｗｅｂ頁的超級鏈接。在工作表插入超級鏈接時，在“插入超級鏈接”對話框的“鏈接到文件或ＵＲＬ”設(shè)置欄中輸入需要進(jìn)行鏈接的Ｗｅｂ頁的ＵＲＬ地址。以后單擊帶超級鏈接的文本，即可自動啟動瀏覽器來查找并打開相應(yīng)的Ｗｅｂ頁面。

（４） 使用超級鏈接的其他方式。在中文Ｅｘｃｅｌ中，應(yīng)用超級鏈接功能，不但可以創(chuàng)建到其他工作表或Ｗｅｂ頁的連接，而且可以建立到其他中文Ｏｆｆｉｃｅ工作表（例如中文Ｗｏｒｄ、中文ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ等）、記事本工作表、音頻（包括ＷＡＶ和ＭＰ３文件）工作表、視頻工作表等多媒體工作表的鏈接。在使用鼠標(biāo)單擊那些具有超級鏈接功能的文本時，中文Ｅｘｃｅｌ就可以自行啟動相應(yīng)的處理軟件或視頻音頻播放器來打開工作表或播放音頻和視頻文件。利用這個功能，可以非常方便地在工作表中插入音頻或者視頻信息從而編輯形成一個多媒體類型工作表。

１．２Ｅｘｃｅｌ統(tǒng)計匯總函數(shù)

Ｅｘｃｅｌ中提供了豐富的統(tǒng)計匯總函數(shù)，下面介紹幾種較為常用的函數(shù)。

（１） ｓｕｍ函數(shù)：該函數(shù)是Ｅｘｃｅｌ函數(shù)中最為常用的函數(shù)之一，ｓｕｍ函數(shù)分別出現(xiàn)在數(shù)學(xué)函數(shù)、全部函數(shù)兩個類別中，默認(rèn)的“常用函數(shù)”中也有。其語法形式為：ｓｕｍ（ｎｕｍｂｅｒ１，ｎｕｍｂｅｒ２，．．．）。

ｓｕｍ函數(shù)的注意事項有：① 函數(shù)的語法中ｎｕｍｂｅｒ１，ｎｕｍｂｅｒ２等參數(shù)，最多有３０個；② 函數(shù)的語法中ｎｕｍｂｅｒ１，ｎｕｍｂｅｒ２等參數(shù)，既可以是數(shù)字，也可以是邏輯值，也可以是表達(dá)式，也可以是單元格名稱，也可以是連續(xù)單元格的集合，也可以是單元格區(qū)域名稱，并且以上所列類別將會被計算。

（２） ｍａｘ（ｍｉｎ）函數(shù)：該函數(shù)是Ｅｘｃｅｌ函數(shù)中使用頻率較高的常用函數(shù)，例如用來計算學(xué)生最高（低）成績、受理案件最多（少）的部分和受理案件最多（少）的類別等。其語法形式為：ｍａｘ（ｎｕｍｂｅｒ１，ｎｕｍｂｅｒ２，．．．）與ｍｉｎ（ｎｕｍｂｅｒ１，ｎｕｍｂｅｒ２，．．．）。

mａｘ（ｍｉｎ）函數(shù)應(yīng)用注意事項：①其中的參數(shù)ｎｕｍｂｅｒ１、ｎｕｍｂｅｒ２等可以是數(shù)字，單元格名稱，連續(xù)單元格區(qū)域，邏輯值；②若是單元格名稱、連續(xù)單元格區(qū)域等數(shù)據(jù)引用，通常只計算其中的數(shù)值或通過公式計算的數(shù)值部分，不計算邏輯值和其他內(nèi)容；③如果函數(shù)后面的參數(shù)沒有數(shù)字，會返回０。

（３） ａｖｅｒａｇｅ函數(shù)：該函數(shù)也是Ｅｘｃｅｌ函數(shù)中使用頻率較高的常用函數(shù)，出現(xiàn)在統(tǒng)計函數(shù)中，默認(rèn)的常用函數(shù)中也有。其語法形式為：ａｖｅｒａｇｅ（ｎｕｍｂｅｒ１，ｎｕｍｂｅｒ２，．．．）。

ａｖｅｒａｇｅ函數(shù)應(yīng)用注意事項：①語法中的ｎｕｍｂｅｒ１等參數(shù)可以是數(shù)字，也可以是單元格的名稱或者是連續(xù)單元格的集合；②ａｖｅｒａｇｅ函數(shù)只計算參數(shù)或參數(shù)所包含每一個數(shù)值單元格（或通過公式計算得到的數(shù)值）的平均數(shù)，不計算非數(shù)值區(qū)域；③為空的單元格不會被計算，但為０的單元格會被計算。

（４） ｃｏｕｎｔ函數(shù)：該函數(shù)是統(tǒng)計出現(xiàn)數(shù)字的單元格個數(shù)，它出現(xiàn)在Ｅｘｃｅｌ函數(shù)的常用函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)中。其語法形式為：count（ｖａｌｕｅ１，ｖａｌｕｅ２，．．．）。

ｃｏｕｎｔ函數(shù)應(yīng)用注意事項：①函數(shù)會將參數(shù)所包含的數(shù)字、文本格式的數(shù)字、日期計算在內(nèi)；②如果參數(shù)內(nèi)是單元格引用則只會統(tǒng)計數(shù)字；如果要統(tǒng)計引用單元格中的邏輯值、文字或錯誤值，請使用函數(shù)counta。

還有其他許多統(tǒng)計匯總函數(shù)，如ｍｅａｎ、ｖａｒ等。

１．３圖表

在Ｅｘｃｅｌ中圖表是指將工作表中的數(shù)據(jù)用圖形表示出來。例如：將各部門每月受理的案件數(shù)用柱形圖顯示出來。圖表可以使數(shù)據(jù)更加有趣、吸引人，易于閱讀和評價，有助于分析和比較數(shù)據(jù)。

當(dāng)基于工作表選定區(qū)域建立圖表時，Ｅｘｃｅｌ使用來自工作表的值，并將其當(dāng)作數(shù)據(jù)點在圖表上顯示。數(shù)據(jù)點用條形、線條、柱形、切片、點及其他形狀表示。這些形狀稱作數(shù)據(jù)標(biāo)示。建立了圖表后，可以通過增加圖表項，如數(shù)據(jù)標(biāo)記，圖例、標(biāo)題、文字、趨勢線、誤差線及網(wǎng)格線來美化圖表及強調(diào)某些信息。大多數(shù)圖表項可被移動或調(diào)整大小。也可以用圖案、顏色、對齊、字體及其他格式屬性來設(shè)置這些圖表項的格式。

２設(shè)計模塊與設(shè)計思路

２．１設(shè)計模塊及實現(xiàn)的功能

本設(shè)計主要包含以下兩個模塊：各年度數(shù)據(jù)表格模塊與年度數(shù)據(jù)匯總表格模塊。

其中，年度數(shù)據(jù)表格中包含導(dǎo)向表、各月份的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、各季度的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、本年度的統(tǒng)計數(shù)據(jù)和各部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)的表單；年度數(shù)據(jù)匯總表格中包含導(dǎo)向表、年度案件匯總情況和各部門年度案件匯總的表單。

本設(shè)計主要實現(xiàn)以下主要功能：① 實現(xiàn)對所有部門月度、季度和年度的案件數(shù)據(jù)的匯總與圖表分析，便于分析與比較各部門在不同的時間區(qū)間內(nèi)所受理各類案件的情況；② 實現(xiàn)對月度、季度和年度中各部門數(shù)據(jù)的匯總與圖表分析，便于分析與比較不同時間區(qū)間內(nèi)各部門所受理各類案件的情況；③ 實現(xiàn)對各受理案件處理意見的快速查詢。

２．２設(shè)計思路

為實現(xiàn)對受理案件統(tǒng)計分析的自動化與智能化，需達(dá)到以下效果：只需要往Ｅｘｃｅｌ表格中相應(yīng)的位置錄入原始的月度統(tǒng)計數(shù)據(jù)以及對各受理案件的處理意見，便可以實現(xiàn)對受理案件的統(tǒng)計分析與圖表分析并能方便快捷地查看各受理案件的處理意見。

主要的設(shè)計思路如下：① 根據(jù)實際需要設(shè)定數(shù)據(jù)錄入的區(qū)域與受理案件處理意見錄入的區(qū)域；② 運用Ｅｘｃｅｌ表格中的超鏈接、統(tǒng)計函數(shù)與圖表功能對受理案件數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析與圖表分析，而且這些統(tǒng)計分析與圖表分析的結(jié)果可以實現(xiàn)與原始錄入的數(shù)據(jù)保持同步，即只要原始數(shù)據(jù)有所變動，分析結(jié)果便會自動進(jìn)行調(diào)整。

３設(shè)計步驟

下面以某企業(yè)受理案件的情況為例，介紹Ｅｘｃｅｌ在受理案件統(tǒng)計中應(yīng)用的具體實現(xiàn)過程。

３．１設(shè)定數(shù)據(jù)錄入的區(qū)域與受理案件處理意見錄入的區(qū)域

受理案件的數(shù)據(jù)錄入到各年度數(shù)據(jù)表格中相應(yīng)月份的表單中，案件處理意見錄入到各年度數(shù)據(jù)表格中處理意見的表單中。這些錄入位置的確定均可以通過超鏈接快速實現(xiàn)。其中，月度數(shù)據(jù)的錄入可通過導(dǎo)向表對錄入位置進(jìn)行定位，處理意見的錄入可通過年度數(shù)據(jù)中的超鏈接（超鏈接的設(shè)計步驟見章節(jié)１．１）進(jìn)行定位，并在處理意見表單頁面設(shè)計返回的超鏈接，可以快速返回到年度數(shù)據(jù)表單。

３．２為實現(xiàn)查詢與訪問的快捷與方便，需要通過超鏈接來實現(xiàn)

在各年度數(shù)據(jù)表格中設(shè)計如圖１所示的導(dǎo)向表，可實現(xiàn)對各部門數(shù)據(jù)以及月度、季度和年度數(shù)據(jù)的快速訪問，并通過設(shè)計返回導(dǎo)向表的超鏈接，可以實現(xiàn)快速返回導(dǎo)向表界面；在年度數(shù)據(jù)匯總表格中設(shè)計如圖２所示的導(dǎo)向表，可以實現(xiàn)對各部門以及所有部門歷年受理案件統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)的快速訪問，同樣也設(shè)置有返回導(dǎo)向表的超鏈接。

３．３對月度數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計及圖表分析

根據(jù)錄入的月度數(shù)據(jù)，統(tǒng)計所有部門各類受理案件的總數(shù)，并對各部門受理案件的數(shù)據(jù)進(jìn)行圖表分析，直觀地反映出該月內(nèi)各部門所受理案件的情況。

３．４統(tǒng)計季度數(shù)據(jù)并進(jìn)行圖表分析

季度數(shù)據(jù)等于相應(yīng)月份數(shù)據(jù)相加，這里需要實現(xiàn)在同一個表格中不同表單內(nèi)數(shù)據(jù)的相加，可以通過編輯相應(yīng)的公式實現(xiàn)，如實現(xiàn)一季度數(shù)據(jù)某一單元格中數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，可用公式“＝一月份?。茫矗路荩。茫矗路荩。茫础?，在求和的單元格之前添加該單元格所在表單的名稱即可。同時也可對季度數(shù)據(jù)進(jìn)行圖表分析。

３．５統(tǒng)計季度數(shù)據(jù)并進(jìn)行圖表分析

統(tǒng)計季度數(shù)據(jù)并進(jìn)行圖表分析同章節(jié)３．３。

３．６統(tǒng)計各部門的數(shù)據(jù)并進(jìn)行圖表分析

先匯總各部門的月度數(shù)據(jù)，這只需要通過公式“＝某月份！某單元格”并對應(yīng)上即可實現(xiàn)，然后通過在表單內(nèi)的求和運算得到季度與年度的數(shù)據(jù)。并對各部門的數(shù)據(jù)進(jìn)行圖表分析，直觀反映出各部門各類案件在本年度內(nèi)各個月份與各個季度數(shù)據(jù)的變動情況。

３．７設(shè)計年度數(shù)據(jù)匯總表

該表格中受理的各類案件數(shù)據(jù)及合計受理案件的數(shù)據(jù)通過編輯相應(yīng)的公式（如“＝‘文件路徑＼［文件名．ｘｌｓ］某部門！某單元格”）從各年度的數(shù)據(jù)表格中提取得到。根據(jù)歷年的統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行圖表分析，直觀反映出該部門所受理的各類案件數(shù)歷年的變化情況。

４結(jié)語

Ｅｘｃｅｌ是微軟公司開發(fā)的通用電子表格軟件，集電子數(shù)據(jù)表格、圖表、數(shù)據(jù)庫管理于一體，處理表格的功能十分強大。充分運用Ｅｘｃｅｌ表格的統(tǒng)計分析與圖表分析的功能，可以實現(xiàn)受理案件接收、登記、處理、歸檔、查詢及統(tǒng)計分析等一系列流程的自動化，可以極大地提高工作效率并減少人為誤差。

主要參考文獻(xiàn)

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