從大數(shù)據(jù)視角探究高職院校檔案管理模式的改革

王星輝 褚志遠

◆摘? 要：隨著現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代已悄然來臨，其更是對人們?nèi)粘Ｉa(chǎn)生活帶來前所未有的改變，社會生活與經(jīng)濟體系也因其而出現(xiàn)不一樣的變化。在此背景下，如何有效利用大數(shù)據(jù)技術，并實現(xiàn)各類工作的高效率與高質量，已經(jīng)成為眾多技術工作者的關注重點。在本文中，筆者將會針對大數(shù)據(jù)視角下高職院校檔案管理模式改革工作進行初步分析與探討，希望借此可對相關從業(yè)人員起到一定借鑒價值。

◆關鍵詞：大數(shù)據(jù);高職院校;檔案管理;管理模式

大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)信息飛速膨脹，這種現(xiàn)狀讓傳統(tǒng)高職院校檔案管理模式不再適用，從事檔案管理工作的相關人員更是面臨嚴峻挑戰(zhàn)。因此，高職院校需以大數(shù)據(jù)技術為根本，針對性開發(fā)更為科學合理的檔案管理模式與工作手段，以適應大數(shù)據(jù)時代高職院校自身創(chuàng)新與發(fā)展需求。

1大數(shù)據(jù)技術特點

1.1數(shù)據(jù)量龐大。龐大無比的數(shù)據(jù)量，是大數(shù)據(jù)技術的首要特征，在現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術的支撐下，海量數(shù)據(jù)開始被有效利用，如果快速精準的處理這些數(shù)據(jù)，并從中獲取有用資源，是大數(shù)據(jù)技術的重點關注方向。同時，伴隨著云計算、云存儲等全新信息技術數(shù)據(jù)存儲與加工模式的出現(xiàn)，更是讓高職院校檔案數(shù)據(jù)信息資源迅速膨脹。

1.2數(shù)據(jù)高速處理。大數(shù)據(jù)技術可快速完成海量數(shù)據(jù)的提取與加工，并依照特定的算法與程序，找到技術工作者所想要看到的內(nèi)容。在大數(shù)據(jù)時代，只有真正利用大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的快速處理，才能真正保證自身體系與時代契合。

1.3數(shù)據(jù)種類豐富。大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)信息不僅數(shù)量龐大，更是有著極為豐富的種類，數(shù)據(jù)內(nèi)容擁有極廣的覆蓋面，并呈現(xiàn)多元化，例如，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)信息多為圖表形式，而大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)信息更多為網(wǎng)頁、視頻與多媒體等等。

1.4數(shù)據(jù)信息價值更高。大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)信息的利用效率更高，技術工作者更容易通過特點的手段在數(shù)據(jù)信息中找到有用資源，這也讓大數(shù)據(jù)信息不僅能夠提供豐富多樣的基礎服務，亦可根據(jù)用戶的實際需求提供個性化服務。

2大數(shù)據(jù)時代高職院校檔案管理工作的變化

結合大數(shù)據(jù)技術特點以及大數(shù)據(jù)背景下所帶來的數(shù)據(jù)信息變化，大數(shù)據(jù)時代，高職院校的檔案管理工作主要呈現(xiàn)以下四項特點。

2.1大數(shù)據(jù)背景下，高職院校檔案管理工作所對應的數(shù)據(jù)量急劇增加。

2.2大數(shù)據(jù)背景下，高職院校檔案管理數(shù)據(jù)類別多元化，檔案資源多元化。

2.3大數(shù)據(jù)背景下，高職院校檔案資源所對應的需求群體更為多元化。

2.4大數(shù)據(jù)背景下，高職院校檔案數(shù)據(jù)資源的價值被無限放大。

3大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理工作模式改革策略

大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)信息的利用方式與存在方式已經(jīng)徹底改變，傳統(tǒng)檔案管理工作模式不再適用，因此，為充分適應新時期新技術所帶來的全新發(fā)展要求，高職院校需從根本上提高對大數(shù)據(jù)技術的重視態(tài)度，強化實施檔案管理模式改革工作，并不斷尋找更為可靠有效的檔案管理工作手段，提高檔案管理水平與效率。

3.1轉變傳統(tǒng)檔案管理觀念與思想。人的思維意識與觀念將會對其行為產(chǎn)生直接影響，因此，高職院校想要真正發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術在檔案管理過程中的利用價值，就需要加強對大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式改革工作的宣傳，提高工作人員對新時期檔案管理工作特點的關注，樹立大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的服務觀念，實現(xiàn)自身在檔案整體工作模式層面的改革。

3.2注重工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，建立更為規(guī)范的數(shù)據(jù)體系。高職院校在發(fā)展檔案資源管理工作時，需要注重院校內(nèi)部不同部門之間的統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)，現(xiàn)代化檔案資源需要同時對應多個不同的部門，檔案存儲與使用過程在部門之間也存在一定的差別，如果不能進行良好的制度控制，將會對檔案管理大數(shù)據(jù)模式的推進帶來極大影響。

3.3制定檔案資源大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略。大數(shù)據(jù)時代，想要真正實現(xiàn)檔案管理工作與大數(shù)據(jù)技術的高度契合，就需要對檔案進行科學合理的數(shù)據(jù)處理與加工，而這一過程對當代高職院校的發(fā)展也十分關鍵。高職院校領導機構要充分認識到檔案管理工作融入大數(shù)據(jù)技術后所帶來的效果，針對大數(shù)據(jù)技術特點以及檔案管理工作目標，在技術工作者與檔案管理者的協(xié)助下，制定完善且科學合理的檔案管理大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略，以總體政策的形式，提高大數(shù)據(jù)技術應用工作在高職院校日常管理中的地位，并充分利用高職院校自身的人才優(yōu)勢與科研技術優(yōu)勢。

3.4檔案數(shù)據(jù)資源的采集與處理。高職院校檔案管理大數(shù)據(jù)化過程的重點在于數(shù)據(jù)信息資源的采集與處理。首先，高職院校內(nèi)部各部門與各院校需要全面推進對檔案數(shù)據(jù)的電子化處理與信息化處理工作，數(shù)據(jù)資源整理后統(tǒng)一提交，使其保存在的檔案管理數(shù)據(jù)庫之中。其次，高職院校內(nèi)部也要對檔案資源進行全面清洗，找到那些不符合規(guī)范或錯誤的數(shù)據(jù)，核對后重新保存。

4結束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作信息化與功能化已成為必然趨勢，高職院校需積極面對大數(shù)據(jù)技術對檔案管理工作所帶來的挑戰(zhàn)，充分利用各類先進技術與先進思想，全面實現(xiàn)檔案管理工作改革，并以此推進我國高職院校現(xiàn)代化進程。

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作者簡介

第一作者：王星輝，女，內(nèi)蒙古建筑職業(yè)技術學院教務處教學資源管理科科長。

第二作者：褚志遠，女，內(nèi)蒙古建筑職業(yè)技術學院教務處教學督導辦公室主任。