基于內(nèi)部控制下公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的幾點(diǎn)思考

彭芬

摘 要：經(jīng)濟(jì)合同管理作為公立醫(yī)院內(nèi)部控制體系的重要組成部分，是大型公立醫(yī)院不可缺少的一種管理方法。經(jīng)濟(jì)合同管理以醫(yī)院管理體系為依托，保障醫(yī)院業(yè)務(wù)活動(dòng)健康開展，有效規(guī)避各類經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。公立醫(yī)院應(yīng)當(dāng)克服當(dāng)前經(jīng)濟(jì)活動(dòng)運(yùn)行中存在的缺陷，加強(qiáng)內(nèi)部控制，有效運(yùn)行經(jīng)濟(jì)合同管理體系，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行事前、事中、事后的全過程管理，提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;公立醫(yī)院;合同管理;醫(yī)院管理;經(jīng)濟(jì)管理;思考

隨著醫(yī)療經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)，醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日益活躍，醫(yī)院的合同數(shù)量逐年增加，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)管理的重要性日益彰顯。 加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的規(guī)范管理，是降低醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益，改善醫(yī)院管理的重要手段。

一、醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的意義

公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理，就是明確相關(guān)管理科室的職責(zé)與權(quán)限，規(guī)范經(jīng)濟(jì)合同簽訂及履行，杜絕醫(yī)院各職能部門及科室以自己的名義對(duì)外簽訂經(jīng)濟(jì)合同的行為，確保對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同真實(shí)、規(guī)范、合法，更好地維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益。醫(yī)院簽訂經(jīng)濟(jì)合同必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償”的原則。

二、醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理中存在的不足

（一）經(jīng)濟(jì)合同管理制度不完善

部分公立醫(yī)院現(xiàn)有經(jīng)濟(jì)合同管理制度不盡完善，在合同審核過程中經(jīng)常會(huì)有一些超出經(jīng)濟(jì)合同管理制度以外的事項(xiàng)出現(xiàn)。具體表現(xiàn)在：合同管理職責(zé)重疊，合同授權(quán)范圍不明，合同管理過程混亂。個(gè)別經(jīng)濟(jì)合同簽訂審核不按流程辦理，出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同未經(jīng)簽訂審核甚至未簽就先付款的現(xiàn)象，使得合同簽訂審核工作失去了意義，容易產(chǎn)生一定的合同風(fēng)險(xiǎn)。

（二）經(jīng)濟(jì)合同文本不規(guī)范

公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同類型主要集中在基建工程合同、醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)用耗材、后勤材料等物質(zhì)采購合同、服務(wù)類合同、科研合作合同等。醫(yī)院簽訂的合同文本來源有三種：醫(yī)院提供、供應(yīng)商提供及政府采購?fù)ㄓ煤贤谋?，醫(yī)院自主采購項(xiàng)目簽訂的服務(wù)類合同、后勤物資采購類合同等大多數(shù)由中標(biāo)/成交公司提供合同文本，且部分經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容過于簡(jiǎn)單，容易出現(xiàn)合同條款內(nèi)容與招投標(biāo)資料不符，合同要素不全，合同標(biāo)的數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履約方式、合同期限以及支付條款不明確，合同中質(zhì)量表述不清楚，違約責(zé)任賠償標(biāo)準(zhǔn)雙方不對(duì)等等問題。通過分析可以看出，其問題產(chǎn)生的原因主要是部分經(jīng)辦人員合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)不夠，經(jīng)濟(jì)合同文本管理不規(guī)范，從而不利于監(jiān)管與考核。

（三）醫(yī)用耗材合同逾期仍進(jìn)行采購

公立醫(yī)院醫(yī)用耗材種類繁多，使用量大，醫(yī)院耗材年度招標(biāo)采購任務(wù)重，招標(biāo)時(shí)間長(zhǎng)，醫(yī)院采購部門每年能開展的招標(biāo)項(xiàng)目有限，以致醫(yī)院耗材合同容易過期或者瀕臨過期而來不及重新招標(biāo)，所以存在醫(yī)用耗材合同逾期仍進(jìn)行采購的情況。

（四）經(jīng)濟(jì)合同履約監(jiān)管不足

經(jīng)濟(jì)合同履約監(jiān)管主要關(guān)注內(nèi)容是：（1）合同雙方是否遵照合同約定行使權(quán)力并履行自己的義務(wù)（2）履行該合同內(nèi)容是否達(dá)到預(yù)期的目標(biāo);（3）合同履行后是否進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)。部分公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理未形成閉環(huán)，履行過程中沒有嚴(yán)格的監(jiān)督控制，合同履行后沒有進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，且沒有明確規(guī)定合同的歸檔程序要求。

三、公立醫(yī)院合同管理的內(nèi)部控制體系流程

公立醫(yī)院合同管理可以分為立項(xiàng)、預(yù)算、采購、驗(yàn)收、付款與歸檔6個(gè)階段，使用流程圖法來初步設(shè)計(jì)醫(yī)院合同控制體系。醫(yī)院可通過五權(quán)0A辦公系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)合同信息化管理，形成合同流程電子化。這樣可以追溯合同的全過程管理，合同相關(guān)資料包括擬簽的合同文本，招投標(biāo)文件，評(píng)標(biāo)報(bào)告（采購小組的院內(nèi)采購備案表、工程定標(biāo)書），中標(biāo)通知書，采購預(yù)算或批準(zhǔn)的計(jì)劃或立項(xiàng)的批示文件，以及單位領(lǐng)導(dǎo)的審批意見或會(huì)議紀(jì)要等文件，通過掃描存儲(chǔ)于信息系統(tǒng)中，便于查閱、統(tǒng)計(jì)、分析和考核。同時(shí)，通過設(shè)置提醒，對(duì)合同付款和合同到期進(jìn)行預(yù)警。因此，通過構(gòu)建合同內(nèi)部控制體系，從合同立項(xiàng)、采購預(yù)算、招投標(biāo)到合同訂立、到貨驗(yàn)收、付款歸檔，每個(gè)環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格控制，并運(yùn)用信息化手段管理，可以有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，提高資金使用效率。

四、如何加強(qiáng)對(duì)公立醫(yī)院的合同管理

綜上所述，現(xiàn)階段醫(yī)院合同管理的內(nèi)部控制仍然存在問題。因此，醫(yī)院管理者應(yīng)從內(nèi)部控制的角度加強(qiáng)醫(yī)院合同的管理，主要使用以下方法：

（一）完善經(jīng)濟(jì)合同管理制度

為了提高內(nèi)部控制下醫(yī)院合同管理的整體水平，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)《民法典》及其他相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，進(jìn)一步完善經(jīng)濟(jì)合同管理制度，使得醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理工作有章可循、權(quán)限明確、責(zé)任清晰：（1）明確經(jīng)濟(jì)合同的內(nèi)容及要素;（2）明確紀(jì)檢監(jiān)察部門、內(nèi)審部門、財(cái)務(wù)科及各相關(guān)科室在經(jīng)濟(jì)合同審核中的職責(zé)和權(quán)限。根據(jù)項(xiàng)目來確定合同簽訂的流程和手續(xù)，以及按確定的流程和手續(xù)落實(shí)崗位責(zé)任制;（3）明確對(duì)合同履行情況的監(jiān)管;（4）明確經(jīng)濟(jì)合同的補(bǔ)充、變更和解除，都必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。

（二）積極推行合同示范文本制度

根據(jù)現(xiàn)有的合同類型，對(duì)同一業(yè)務(wù)的合同，會(huì)同法律顧問逐步按類制定示范合同文本。對(duì)簽訂過程中常見的問題加以約束，避免糾紛，減少合同簽訂審核的工作量，同時(shí)降低醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。

（三）落實(shí)合同簽訂標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)醫(yī)院當(dāng)前內(nèi)控制度要求，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，醫(yī)院對(duì)外發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，建議單筆金額大于3萬元（含）的應(yīng)簽訂紙質(zhì)版正式合同，其中醫(yī)用耗材、試劑、藥品按科室相關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行;因特殊原因進(jìn)行的緊急采購，經(jīng)院內(nèi)相關(guān)審核審批通過后根據(jù)采購單據(jù)、審批表單等作為合同依據(jù);科研合作類合同及醫(yī)療糾紛協(xié)議不適用金額限制，其中科研合作類合同根據(jù)科研相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，醫(yī)療糾紛協(xié)議原則上均應(yīng)簽訂紙質(zhì)版合同;如對(duì)外經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)單次小于3萬元，合同承辦科室應(yīng)與供應(yīng)商保留相應(yīng)的郵件或訂單證明作為證據(jù)并由科室負(fù)責(zé)人簽字，以免醫(yī)院權(quán)益受到損害。對(duì)于全年采購量較大，但業(yè)務(wù)量分散的采購任務(wù)，應(yīng)簽訂框架合同，分期結(jié)算支付。

（四）優(yōu)化合同管理流程

醫(yī)院管理人員需要從以下幾個(gè)方面優(yōu)化合同管理流程：合同簽訂前，經(jīng)濟(jì)合同談判須由合同承辦科室負(fù)責(zé)人與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員共同參加，不得僅指派一人單獨(dú)與對(duì)方洽談經(jīng)濟(jì)合同;對(duì)于影響重大、涉及專業(yè)性較強(qiáng)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，合同承辦科室應(yīng)該組織醫(yī)院法律顧問、專業(yè)技術(shù)人員、財(cái)務(wù)、紀(jì)檢、內(nèi)審部門參與洽談;談判內(nèi)容由合同承辦科室負(fù)責(zé)記錄并妥善保存。在簽訂合同的階段，經(jīng)財(cái)務(wù)、法律顧問、業(yè)務(wù)分管院長(zhǎng)、總會(huì)計(jì)師及院長(zhǎng)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的合法性、嚴(yán)密性、可行性等進(jìn)行審核，經(jīng)會(huì)簽審核通過的經(jīng)濟(jì)合同才能簽訂。在合同履行階段，內(nèi)審部門每年不定期地對(duì)醫(yī)院簽訂的經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)醫(yī)院對(duì)外簽訂的合同是否經(jīng)過了會(huì)簽程序;審計(jì)醫(yī)院已經(jīng)簽訂的經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行情況，對(duì)部分工程合同實(shí)行全過程審計(jì)，對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)匯報(bào)并提出整改建議。

五、結(jié)束語

只有不斷完善經(jīng)濟(jì)合同管理的內(nèi)部控制，才能有效降低醫(yī)院運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，增加醫(yī)院價(jià)值。通過對(duì)現(xiàn)有合同管理內(nèi)部控制的分析和評(píng)價(jià)，兼顧控制合同管理風(fēng)險(xiǎn)和提高合同管理流程效益的原則，為醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制提出合理的優(yōu)化建議。把經(jīng)濟(jì)合同管理同醫(yī)院經(jīng)營結(jié)合起來，使醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)能夠合法合規(guī)地在低風(fēng)險(xiǎn)、高效益的軌道上運(yùn)行。

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