實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與策略探討

田雅茹

摘 要：辦公室行政管理是企業(yè)正常運(yùn)行的重要樞紐，屬于一個具有綜合性服務(wù)部門的工作，它的功能性很強(qiáng)，具有溝通和協(xié)調(diào)員工、搞好項目服務(wù)的功能。辦公室行政管理的整體效率和管理水平能夠有效協(xié)調(diào)辦公室員工內(nèi)部矛盾，實現(xiàn)辦公室行政管理的精細(xì)化，可以有效提高辦公室的行政管理效率。因此，辦公室內(nèi)容精細(xì)化也成為企業(yè)管理者和經(jīng)營者熱議的話題。本文從行政管理者的角度出發(fā)，針對辦公室精細(xì)化管理的問題、思路和對策展開敘述，供企業(yè)管理者參考。

關(guān)鍵詞：辦公室;行政管理;精細(xì)化管理;思路與對策

中圖分類號：F27 ????文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A????? doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2021.21.017

作為一種企業(yè)管理的理念和模式，辦公室精細(xì)化管理是社會進(jìn)步下的產(chǎn)物，其不僅可以規(guī)范辦公室工作章程，履行辦公室工作義務(wù)，協(xié)調(diào)辦公室人員矛盾，更是對企業(yè)規(guī)范管理的一種可行性管理模式。其可以最大限度地減少企業(yè)占地資源、降低企業(yè)管理成本、優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)、深化企業(yè)基本思想、完善企業(yè)整體結(jié)構(gòu)、弘揚(yáng)企業(yè)內(nèi)部文化，并把企業(yè)管理制度向著科學(xué)化、精細(xì)化方向發(fā)展，把企業(yè)文化深入人心，促進(jìn)辦公室工作人員能力的提高。

1 實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的背景

1.1 沒有重視精細(xì)化管理的重要作用

企業(yè)的管理者是一個企業(yè)生存的根本。管理者能力的高低決定了企業(yè)發(fā)展的好壞。企業(yè)精細(xì)化管理可以幫助管理者管理企業(yè)，實現(xiàn)企業(yè)的科學(xué)化管理。管理者必須具備一定的管理意識，管理者本身的管理意識能力強(qiáng)，才能實施企業(yè)的精細(xì)化管理。然而，當(dāng)前我國的企業(yè)管理者大多缺乏精細(xì)化管理意識和經(jīng)驗，不能對企業(yè)內(nèi)部存在的問題及時作出合理的解決和調(diào)整，導(dǎo)致企業(yè)管理混亂，企業(yè)的管理水平降低。

1.2 傳統(tǒng)管理思想導(dǎo)致項目管理滯后

企業(yè)需要不斷的創(chuàng)新，注入新思想、新觀念，不斷更新管理方法，才能跟上時代的腳步，滿足企業(yè)發(fā)展的需要。而現(xiàn)在的企業(yè)管理者大多因循守舊，墨守成規(guī)，企業(yè)內(nèi)部管理內(nèi)容更新慢，滿足不了現(xiàn)有企業(yè)發(fā)展的需求。管理者的思想嚴(yán)重滯后，新開發(fā)項目不能及時得到細(xì)化和分工，考慮問題也不夠全面，常常以偏概全，嚴(yán)重影響企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。所以管理者必須要不斷地更新管理思想，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理模式，把辦公室行政管理工作精細(xì)化，明確管理目標(biāo)，才能把企業(yè)的行政管理也業(yè)務(wù)工作相結(jié)合，促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展。

1.3 管理制度難以滿足現(xiàn)代管理發(fā)展

每個公司都有相關(guān)的管理制度。管理制度是企業(yè)給員工制定的標(biāo)準(zhǔn)，制約企業(yè)員工的行為，規(guī)范企業(yè)員工的準(zhǔn)則。在我國，很多企業(yè)在管理制度上還不完善。導(dǎo)致很多情況下工作人員的重負(fù)作業(yè)，人員管理制度不健全，獎懲制度也只是擺設(shè)，并沒有真正意義上的管理制度，只是空設(shè)。時代在進(jìn)步，社會在發(fā)展，企業(yè)管理制度也需要不斷地更新，才能滿足人們?nèi)找嬖鲩L的物質(zhì)文化和精神文化和企業(yè)文化需求。因此，制定管理制度要與時俱進(jìn)，不斷更新，落到實處，不能紙上談兵。這樣才能使企業(yè)更加有條不紊、井然有序地朝著新方向前進(jìn)。

2 實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路分析

2.1 實現(xiàn)辦公室管理科目的細(xì)化

傳統(tǒng)的管理模式采用的是“人治”的管理思想，管理者一人獨(dú)大，統(tǒng)治整個企業(yè)。這種管理模式存在著很多弊端。管理者的盲目自大，做出的錯會指令會導(dǎo)致整個項目發(fā)生變化，從而使企業(yè)面臨窘迫的境地。通過細(xì)化和量化分工，多人參與企業(yè)管理，集思廣益，使企業(yè)的每個環(huán)節(jié)都有專人把關(guān)，不但可以節(jié)約時間，節(jié)省開支，提高工作效率，實現(xiàn)企業(yè)的最優(yōu)化。

2.2 融入流程化和規(guī)范化的理念

要想把辦公室行政管理工作精細(xì)化，可以通過工作的流程化和標(biāo)準(zhǔn)化來實現(xiàn)。每個企業(yè)也都有自己的標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則，只有遵守企業(yè)的規(guī)章制度，按照標(biāo)準(zhǔn)來要求員工，賞罰分明，讓員工在思想和行動上都嚴(yán)格遵守企業(yè)的規(guī)章制度，企業(yè)才能穩(wěn)固發(fā)展。把工作落實化、流程化，按部就班，企業(yè)將會按照設(shè)定的目標(biāo)有序開展，實現(xiàn)共同進(jìn)步。

2.3 重點(diǎn)優(yōu)化協(xié)同與經(jīng)濟(jì)化意識

辦公室的工作內(nèi)容復(fù)雜多樣，包含方方面面，每一個部門都有自己的工作職能，協(xié)調(diào)好每一項工作，保障辦公室工作正常有序進(jìn)行。辦公室的行政管理工作，需要大家的共同努力，企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)也需要大家齊心協(xié)力?；ハ鄿贤ǎ献鹘涣鞑拍苡行У赝瓿梢豁椆ぷ?。所以，簽訂合同也是企業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。合同的簽訂既保護(hù)了員工的合法權(quán)益，同時也給管理者提供保障。達(dá)到雙贏的目的。辦公室精細(xì)化的實施，很大程度上優(yōu)化了辦公室人員結(jié)構(gòu)，提高員工的經(jīng)濟(jì)化意識，促進(jìn)企業(yè)行政管理工作的有效進(jìn)行。

辦公室行政管理工作離不開人與人之間的交流，良好的溝通方式可以使一個企業(yè)凝聚力和向心力不斷提升，改善人際關(guān)系，整體上提高企業(yè)行政管理機(jī)制，推動企業(yè)向科學(xué)化、精細(xì)化、完善化發(fā)展。

2.4 強(qiáng)化信息技術(shù)手段應(yīng)用水平

隨著當(dāng)今社會的進(jìn)步，信息技術(shù)在現(xiàn)代化的企業(yè)管理中也占據(jù)著非常重要的地位。這也就要求管理者具備一定的信息技術(shù)水平，利用先進(jìn)的信息技術(shù)管理企業(yè)，使企業(yè)管理越來越先進(jìn)，工作的流程越來越標(biāo)準(zhǔn)化、自動化，工作分工越來越明確化、信息化，不斷的推進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步，朝著越來越精細(xì)化、科學(xué)化的方向發(fā)展。信息技術(shù)作為現(xiàn)代化的科技手段，已經(jīng)廣泛的使用于我們的工作和生活之中，只有完善的信息技術(shù)才能支撐企業(yè)文化的發(fā)展。

3 促進(jìn)辦公室行政管理精細(xì)化的對策建議

3.1 結(jié)合辦公室文化提升管理精細(xì)化主動性

企業(yè)的辦公室文化在企業(yè)文化中占據(jù)著重要地位。如何實現(xiàn)企業(yè)的辦公室精細(xì)化，首先要從員工著手，提高員工的思想意識。工作不是一蹴而就，要遵循一定的原則，有始有終，循序漸進(jìn)，日積月累，員工的思想意識久而久之就會形成了精細(xì)化的管理意識。