學(xué)校檔案管理員做好財務(wù)檔案管理方式探討

范兆龍

摘要：財務(wù)檔案管理是學(xué)校檔案管理的重要內(nèi)容，在信息網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的今天，作為中學(xué)的檔案管理員，積極跟上時代步伐，提升自身能力，加強財務(wù)檔案管理工作的創(chuàng)新，提高管理的質(zhì)量和效率十分重要，文章將簡要分析，為行業(yè)工作者提供一些思考和啟示。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;檔案管理員;財務(wù)檔案管理;問題;方式

一、學(xué)校財務(wù)檔案管理的特殊性

財務(wù)檔案管理是學(xué)校日常管理工作的內(nèi)容之一，做好財務(wù)檔案管理十分重要。隨著教育教學(xué)的發(fā)展、學(xué)校擴招，學(xué)校財務(wù)檔案管理顯示出很多的特殊性，這些特殊性，要求學(xué)校的檔案管理員積極調(diào)整自身位置，適應(yīng)新環(huán)境。學(xué)校財務(wù)檔案管理的特殊性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：新世紀以來，我國不斷發(fā)展教育事業(yè)，學(xué)校師生增多，添設(shè)的教學(xué)設(shè)備、器材等也不斷增多，涉及的財務(wù)問題相應(yīng)增多，財務(wù)檔案管理任務(wù)量加重，情況也更復(fù)雜，所以，在傳統(tǒng)的學(xué)校的綜合檔案管理中，對財務(wù)板塊要求更高，需要投入的人力財力物力也更多;二十一世紀是新興科技和信息網(wǎng)絡(luò)的世紀，傳統(tǒng)的以人工為主的財務(wù)檔案管理的弊端不斷顯現(xiàn)出來，急需改善。近年來，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)不斷進入校園，在學(xué)校財務(wù)管理中的應(yīng)用迅速提升，財務(wù)管理人員如何面對這種社會發(fā)展的大趨勢，積極轉(zhuǎn)變自身思想，提升檔案管理能力，促進學(xué)校財務(wù)檔案管理的科學(xué)、可靠、高效、安全十分重要;學(xué)校的財務(wù)檔案具有一定的周期性，一般一學(xué)期統(tǒng)計一次，按學(xué)年進行收支管理，相比于其他檔案的進度要求，學(xué)校財務(wù)檔案管理時間戰(zhàn)線長，在涉及報銷、科研、專項經(jīng)費收支等方面可能會出現(xiàn)更多問題，需要管理人員極高的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任心傾注于工作上。

二、學(xué)校財務(wù)檔案管理常見問題

學(xué)校財務(wù)管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，近年來雖然有很多進步，但依然存在不少問題，影響了管理質(zhì)量，需引起重視。

1、財務(wù)檔案管理制度不夠完善

我國的學(xué)校，尤其是基層中學(xué)，還沒有充分的認識到檔案管理的重要性，沒有制定完善的檔案管理制度，檔案的管理程序、人才的聘用、檔案信息化等方面建設(shè)還很不足，有的學(xué)校甚至沒有專門的檔案室和檔案管理組織，各部門一旦出現(xiàn)財務(wù)檔案管理問題或新情況，很可能因為財務(wù)檔案管理的延時性沒能得到及時有效的解決，最終影響檔案信息的準確、完整。

2、財務(wù)檔案管理程序不夠規(guī)范

我國的檔案管理發(fā)展歷史悠久，學(xué)校檔案管理發(fā)展也較長，但是差異性很大，高校檔案管理和中小學(xué)檔案管理、大城市的學(xué)校檔案管理和鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層的檔案管理水平差異較大，作為檔案管理的重要組成部分，財務(wù)檔案管理也呈現(xiàn)了這些趨勢。目前，基層地區(qū)中學(xué)財務(wù)檔案管理上，管理程序不規(guī)范是比較典型的問題，有的中學(xué)沒有專門的財務(wù)檔案管理人員，沒有專門的檔案管理室，導(dǎo)致財務(wù)檔案在信息收集、整理、分類、編目、歸檔、保存、調(diào)用、電子信息化等方面存在很多問題，程序不規(guī)范，影響了財務(wù)檔案管理的整體質(zhì)量。

3、財務(wù)檔案管理意識不足

很多學(xué)校沒有意識到財務(wù)檔案管理的意義，認為師資和優(yōu)秀生源才是學(xué)校發(fā)展的決定性因素，檔案管理等這些管理上的問題不是很重要，所以對檔案信息的管理不夠重視，對建立起來的檔案的利用也不足，沒有充分發(fā)揮檔案的價值，甚至在學(xué)生的檔案管理上出現(xiàn)紕漏，影響學(xué)生的以后的長遠發(fā)展。學(xué)校是一個大集體，財務(wù)問題多，雖然不以營利為目的，但是也需要控制成本，優(yōu)化資源利用，財務(wù)檔案是重要的發(fā)展決策的參考和依據(jù)，然而很多學(xué)校并沒有重視和利用財務(wù)檔案管理的意識。

4、財務(wù)檔案管理人才綜合素質(zhì)有待提高

財務(wù)檔案管理是一項任務(wù)量大、要求高的專業(yè)性極強的工作，學(xué)校發(fā)展越來越快，面臨的財務(wù)相關(guān)的檔案問題越來越多，對財務(wù)檔案管理人員的綜合能力、法律意識、職業(yè)道德水平要求越來越高，但是很多中學(xué)沒有專門的檔案管理人員，多由學(xué)校財務(wù)人員圖書管理員等兼職，或者招聘的人員條件較低，綜合素質(zhì)有待提高。

三、學(xué)校檔案管理員做好財務(wù)檔案管理的方式

學(xué)校的財務(wù)檔案是學(xué)校的重要資源，對學(xué)校的發(fā)展具有重要意義，針對存在的問題和不足，應(yīng)積極加以改善，提高管理質(zhì)量。學(xué)校的檔案管理人員是學(xué)校財務(wù)檔案管理的直接參與者和執(zhí)行者，更應(yīng)積極尋找探索有效管理方式，提高財務(wù)檔案管理的能力。

1、重視財務(wù)檔案管理工作

要想提高學(xué)校的財務(wù)檔案管理水平，首先必須加強學(xué)校財務(wù)檔案管理的意識建設(shè)，讓學(xué)校從管理層到檔案管理人員充分認識到檔案管理的重要性，才能在行動上更好的開展檔案管理工作。比如，學(xué)校應(yīng)在財務(wù)督查、審核、等活動中融入檔案工作的重要性，并在這些活動中積極的推動檔案管理創(chuàng)新，也促進財務(wù)檔案管理質(zhì)量的提高。為財務(wù)檔案管理投入足夠的資金、技術(shù)、基礎(chǔ)設(shè)施，為財務(wù)檔案管理創(chuàng)造良好的環(huán)境。為財務(wù)檔案制定完善的管理制度、監(jiān)督機制，促進財務(wù)管理規(guī)范化。學(xué)校積極推動財務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)等等，都是重視財務(wù)檔案管理，提高管理水平的手段，財務(wù)信息檔案管理人員要積極支持和配合學(xué)校的相關(guān)措施，促進自身財務(wù)檔案管理水平的提高。

2、加強財務(wù)檔案管理的規(guī)范性

學(xué)校的財務(wù)檔案管理，包含學(xué)校的各項開支內(nèi)容，賬簿、會計憑證、財務(wù)報表等，細說的話還包含各類記賬、匯總、財務(wù)收支的憑證、財務(wù)的年度報告、季度報告、月度報告內(nèi)容、日記賬簿、輔助賬簿、財務(wù)總賬、固定資產(chǎn)、對賬單、會計電算化等復(fù)雜的檔案內(nèi)容，每一種檔案都有其管理要求和管理標準，財務(wù)檔案的管理人員必須堅持全面、專業(yè)、嚴謹、守法的原則，按照相關(guān)工作要求進行檔案的管理工作，提高學(xué)校財務(wù)檔案管理的規(guī)范性。

3、提高管理人員的自身綜合素質(zhì)

從學(xué)校層面來說，應(yīng)將財務(wù)檔案管理當(dāng)作專業(yè)的工作，制定完善的人才聘用制度，選拔專業(yè)的、經(jīng)驗豐富的管理人員進行財務(wù)檔案的規(guī)范管理，而學(xué)校財務(wù)檔案管理人員被聘用以后，應(yīng)自覺的提高自身專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，更好的開展財務(wù)檔案管理工作，首先，財務(wù)檔案管理人員必須具備一定的財務(wù)知識、檔案管理知識、一定的信息處理能力、一定的文字編輯能力、計算機運用能力，應(yīng)堅持學(xué)習(xí)，積極參與校內(nèi)外的專業(yè)技能培訓(xùn)，提升自身的業(yè)務(wù)能力。然后，學(xué)校的財務(wù)檔案管理是一項復(fù)雜的、枯燥的工作，但又十分重要，學(xué)校的財務(wù)檔案管理人員必須具備嚴謹、認真、細致的工作精神，認真對待每一分資料，每一個數(shù)據(jù)，減少失誤;最后，學(xué)校的財務(wù)檔案是學(xué)校的重要機密，財務(wù)檔案管理人員必須具備一定的保密意識，具有一定的法律知識，注意日常工作生活中的保密工作，維護學(xué)校檔案信息的安全。

4、推動財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)

信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的以人工為主的財務(wù)信息檔案管理已經(jīng)不適應(yīng)時代的要求了，應(yīng)順應(yīng)時代潮流，緊跟時代步伐，積極配合學(xué)校，推動學(xué)校財務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)是學(xué)校財務(wù)檔案管理人員的基本要求。應(yīng)積極配合學(xué)校為檔案管理信息化配備專業(yè)的硬件設(shè)備，連接互聯(lián)網(wǎng)，優(yōu)化機室內(nèi)的環(huán)境，安裝先進的財務(wù)管理軟件、安全防護軟件，為財務(wù)管理信息化提供良好基礎(chǔ)。財務(wù)管理人員應(yīng)積極調(diào)整心態(tài)，提升自身的電子計算機使用能力，除了做好日常的財務(wù)檔案收集、整理、分類、編目、歸檔、儲存等工作，還要將學(xué)校以往的財務(wù)信息檔案進行電子化備份，將紙質(zhì)的財務(wù)信息，錄入為電子化的信息，包括數(shù)據(jù)、圖片、表格等，建立財務(wù)信息數(shù)據(jù)庫，接入計算機上的財務(wù)信息管理系統(tǒng)，便于財務(wù)信息的調(diào)用和資源共享、安全保存等。財務(wù)信息檔案的建立和保存，最終目的是為了利用，財務(wù)檔案管理人員的檔案管理工作，不能單純的停留在數(shù)據(jù)的錄入、保存等這些機械化的工作上，更重要的是應(yīng)加強對財務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)信息的分析、歸納、總結(jié)，找出規(guī)律。根據(jù)分析、歸納和總結(jié)出的具體情況，提出財務(wù)管理信息中出現(xiàn)的相關(guān)問題，把財務(wù)分析報告交給管理層，為學(xué)校管理層制定學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、發(fā)展策略、資產(chǎn)管理、資源節(jié)約等方面發(fā)揮作用，促進學(xué)校的長遠健康發(fā)展。

結(jié)語：學(xué)校財務(wù)檔案管理是學(xué)校管理工作的重要部分，具有自身特點，近年來我國的學(xué)校的財務(wù)檔案管理雖然有了很大進步，但還存在不少問題，尤其是基層中小學(xué)，學(xué)校財務(wù)檔案管理人員是財務(wù)檔案的直接管理者，應(yīng)加強對財務(wù)檔案管理工作的重視，加強管理工作的規(guī)范性，提高自身綜合素質(zhì)，推動財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，促進學(xué)校財務(wù)檔案管理工作高效發(fā)展。

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云南省下關(guān)第一中學(xué)初中部，云南 大理 671000