淺析檔案管理中電子檔案管理相關(guān)工作

摘要：在電子檔案管理中是存在一些現(xiàn)實問題的，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量和效率難以得到提升，從而給檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展帶來了一定的影響。本文圍繞檔案管理中電子檔案管理的意義開展研究，提出如今檔案管理中電子檔案管理工作存在的問題，并提出優(yōu)化建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子檔案管理;相關(guān)工作

隨著新時期數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，也得到了業(yè)界的廣泛認(rèn)可。在現(xiàn)代檔案管理中，電子檔案管理功能越來越完善。除了基本的檔案管理外，檔案分類匯總的功能也逐漸衍生出來。在現(xiàn)代大數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)和應(yīng)用中，實現(xiàn)了平臺中的檔案分析，為行業(yè)檔案管理的發(fā)展提供了現(xiàn)代技術(shù)支持。而文件的傳輸在電子檔案管理中更為方便，通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸，可以將文件快速傳輸給對方，大大提高了文件傳輸?shù)乃俣取?/p>

1電子檔案管理中存在的問題

雖然現(xiàn)階段電子檔案管理在行業(yè)檔案管理中的應(yīng)用越來越廣泛，但也暴露出電子檔案管理中的一些實際問題，給檔案管理帶來了嚴(yán)重的不利影響。目前，電子檔案管理中存在的問題主要體現(xiàn)在以下四個方面：

1.1電子檔案管理人員的綜合能力有待加強

在電子檔案管理的發(fā)展過程中，決定工作效率和質(zhì)量的基本因素是電子檔案管理人員的綜合能力，包括計算機應(yīng)用能力、信息辦公能力等。在現(xiàn)階段的電子檔案管理中，一些管理人員受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，信息化的檔案管理能力和計算機設(shè)備的操作能力不足，難以發(fā)揮現(xiàn)階段電子檔案管理的效率和質(zhì)量，給檔案管理現(xiàn)代化帶來不利影響。

1.2需要更新電子記錄管理設(shè)備

在電子文件管理中，影響文件檢索、存儲和分析速度的主要因素是電子文件管理設(shè)備。但在現(xiàn)階段一些行業(yè)的電子檔案管理中，存在著設(shè)備老化嚴(yán)重、硬件設(shè)備質(zhì)量不高、軟件系統(tǒng)承載速度不夠等實際問題。因此，很難體現(xiàn)出電子檔案管理的優(yōu)勢，舊的電子設(shè)備在檔案管理過程中容易發(fā)生故障，造成檔案數(shù)據(jù)的丟失，對檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重的不利影響。

1.3電子檔案管理大數(shù)據(jù)平臺建設(shè)不足

電子檔案管理的重要功能屬性之一，就是通過大數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的永久存儲和檔案數(shù)據(jù)的綜合分析，方便行業(yè)檔案的比對，實現(xiàn)行業(yè)的最優(yōu)選擇。在電子檔案管理的現(xiàn)階段，還存在檔案大數(shù)據(jù)平臺建設(shè)不足的現(xiàn)實問題，這不僅使電子檔案面臨硬件設(shè)備損壞和檔案數(shù)據(jù)信息丟失的威脅，同時也使得檔案信息的分析能力在電子檔案管理中無法發(fā)揮，也沒有辦法實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的比對，因此給檔案管理的發(fā)展帶來了重大的意義和嚴(yán)重的不利影響。

1.4電子檔案管理的安全保護機制有待完善

電子檔案管理作為一種依托現(xiàn)代電子信息技術(shù)的新型檔案管理模式，極大地提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，使檔案管理功能更加完善，但同時也面臨著互聯(lián)網(wǎng)信息安全問題的威脅，因此，實施安全保護機制具有重要意義。然而，在當(dāng)前的電子檔案管理中，安全保護機制的建設(shè)亟待完善，這使得電子數(shù)據(jù)檔案面臨著信息泄露的威脅，為行業(yè)的發(fā)展埋下了隱患。

2電子檔案管理工作的優(yōu)化建議

針對當(dāng)前電子檔案管理中存在的上述問題，在優(yōu)化電子檔案管理的基礎(chǔ)上，對現(xiàn)階段行業(yè)電子檔案管理工作提出以下建議，以促進我國檔案管理工作的現(xiàn)代化和進步提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

2.1落實培訓(xùn)計劃，增強電子檔案管理人員的綜合能力

作為影響電子檔案管理效率和質(zhì)量的基本因素，電子檔案管理的首要任務(wù)是制定人才培訓(xùn)計劃。通過實施高質(zhì)量的培訓(xùn)，可以全面提高電子檔案管理人員的綜合能力，如信息管理能力、計算機設(shè)備操作能力等，為電子檔案管理的發(fā)展提供參考，展覽為電子檔案管理奠定了高素質(zhì)的人才基礎(chǔ)，促進了電子檔案管理的實施。

2.2更新電子設(shè)備，確保硬件系統(tǒng)的質(zhì)量

在電子檔案管理中，重要的管理工具是現(xiàn)代電子設(shè)備及其硬件設(shè)施。電子設(shè)備和硬件系統(tǒng)的質(zhì)量也決定了電子檔案管理的整體質(zhì)量。因此，在開展電子檔案管理工作時，必須創(chuàng)新電子設(shè)備，保證電子設(shè)備及其硬件系統(tǒng)能夠滿足電子檔案管理的需要，保證軟件系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，避免因軟件系統(tǒng)攜帶問題造成文件數(shù)據(jù)丟失，影響電子文件管理工作的質(zhì)量。

2.3建立檔案大數(shù)據(jù)平臺，確保電子檔案管理功能得到充分發(fā)揮

大數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)是現(xiàn)代電子檔案管理重要特征的體現(xiàn)，是電子檔案管理功能充分發(fā)揮的保障。在電子檔案管理中，需要建立完善的大數(shù)據(jù)平臺，將平臺數(shù)據(jù)存儲在云端，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的長期保存。同時，還可以通過大數(shù)據(jù)平臺對數(shù)據(jù)檔案進行篩選和比對，為行業(yè)決策的實施提供數(shù)據(jù)分析保障，促進檔案管理的現(xiàn)代化。

2.4落實安全防護機制，防止檔案數(shù)據(jù)信息外泄

在大數(shù)據(jù)時代，信息數(shù)據(jù)的重要性不言而喻。檔案數(shù)據(jù)一旦發(fā)生信息泄露，不僅會給行業(yè)發(fā)展帶來麻煩，還會給行業(yè)造成巨大的經(jīng)濟損失。因此，在電子文件的管理中，必須建立安全機制，對文件數(shù)據(jù)信息進行加密，避免文件信息的泄露。并建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)防火墻，避免犯罪分子通過網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)竊取的方式，竊取文件信息數(shù)據(jù)，給行業(yè)發(fā)展帶來隱患。

3 結(jié)論

在數(shù)字信息技術(shù)高度發(fā)展的背景下，電子檔案管理已成為檔案管理發(fā)展的必然途徑。在電子檔案管理過程中，必須落實培訓(xùn)機制，加強管理人員的綜合能力，為電子檔案管理的高效發(fā)展提供保障，促進檔案管理的發(fā)展。

參考文獻

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作者簡介：付宇東（出生年月-1971.10.10），性別：男，民族：漢，籍貫：黑龍江省綏化市，職稱：助理館員，主要研究方向：檔案管理.