“零接觸”高校財務(wù)報銷系統(tǒng)研究

鄧 欣,石本仁

(1.武漢理工大學(xué) 財務(wù)處，湖北 武漢 430070;2.暨南大學(xué) 管理學(xué)院，廣東 廣州 510632)

新冠肺炎疫情是新中國成立以來傳播速度最快、影響范圍最廣的重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件。財務(wù)部門是高校聚集性較強的場所之一，也是高校疫情防控的重點區(qū)域。各地高校在防控疫情的同時，積極推進(jìn)教學(xué)、科研等工作的開展[1]，隨之而來的經(jīng)費支出、薪酬發(fā)放等報銷業(yè)務(wù)亟待推進(jìn)。通過信息化手段優(yōu)化高校報銷流程，減少甚至避免直接接觸，在疫情防控常態(tài)化的形勢下具有重要意義。

“報銷難”一直是高校財務(wù)工作推進(jìn)中的頑疾，學(xué)者們進(jìn)行了大量研究。牛星等[2]分析了窗口式報銷、投遞式報銷和網(wǎng)上報銷的利弊，以K高校為載體對財務(wù)報銷流程進(jìn)行了再設(shè)計。邱均成等[3]構(gòu)建了基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的高校預(yù)約無等候報銷體系，研究了各個系統(tǒng)的功能及其數(shù)據(jù)流程。陳建凱等[4]提出了網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)與審簽系統(tǒng)相結(jié)合的一體化報賬系統(tǒng)，簡化了業(yè)務(wù)流程，提高了工作效率。尹學(xué)東等[5]闡述了高校財務(wù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的優(yōu)勢，包括加強預(yù)算管理、規(guī)范報銷流程、提升支付環(huán)節(jié)效率和提高內(nèi)控力度等。付耀珍等[6]提出了基于微信平臺的高校經(jīng)費報銷排隊模式，并通過問卷調(diào)查法和回歸分析法驗證該系統(tǒng)具有一定的優(yōu)越性。陳薇[7]展望了云計算應(yīng)用于高校會計信息化建設(shè)，能降低財務(wù)軟硬件成本，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和精準(zhǔn)專業(yè)的服務(wù)。燕麗征[8]指出高校財務(wù)智能化發(fā)展能將財務(wù)人員從簡單重復(fù)的業(yè)務(wù)中解放出來，更好地完成服務(wù)和財務(wù)決策職能。

目前，關(guān)于高校財務(wù)報銷系統(tǒng)的研究主要是借助人工智能、云計算和大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段來提高效率、加強管理及提升滿意度，缺少從保障公共衛(wèi)生安全的角度來優(yōu)化財務(wù)報銷系統(tǒng)。在疫情防控常態(tài)化的背景下，除了解決“報銷難”的問題，更應(yīng)針對傳統(tǒng)財務(wù)業(yè)務(wù)聚集性、流動性、接觸性的特點來優(yōu)化報銷系統(tǒng)[9]，以減少人員接觸，保證報銷業(yè)務(wù)不成為病毒傳播的媒介，保障公共衛(wèi)生安全。鑒于此，筆者提出建立“零接觸”高校財務(wù)報銷系統(tǒng)，實現(xiàn)報銷人員、審簽人員和財務(wù)人員之間的零接觸，以期在助力高校疫情防控的同時，推動高校財務(wù)信息系統(tǒng)一體化、數(shù)字化和智能化。

1 疫情防控對高校財務(wù)報銷的影響

(1)對審簽方式的影響。傳統(tǒng)的線下審簽是以面對面的方式進(jìn)行，容易導(dǎo)致病毒在人際間傳播。疫情防控階段，許多高校財務(wù)部門通過對接學(xué)校的OA系統(tǒng)來簡化審簽流程。由部門OA提出支付申請，寫清支付原因及對方賬號等信息，并上傳發(fā)票、付款通知、合同、驗收單等佐證資料作為附件；根據(jù)學(xué)院現(xiàn)有的財務(wù)報銷審批權(quán)限進(jìn)行財務(wù)審核和院系領(lǐng)導(dǎo)審批；審批同意后，財務(wù)付款。事后由相關(guān)人員補充紙質(zhì)材料和領(lǐng)導(dǎo)簽字[10]。在某種程度上，疫情防控沖擊了高校財務(wù)部門通過經(jīng)驗教訓(xùn)總結(jié)出的傳統(tǒng)分級審簽流程，容易導(dǎo)致監(jiān)管缺位。因此，亟需其他途徑來解決兩者之間的矛盾。

(2)對投遞方式的影響。傳統(tǒng)的單據(jù)投遞是在審簽完畢后，由經(jīng)辦人到財務(wù)處報賬大廳現(xiàn)場排隊等候，直接交給會計審核制單。疫情防控階段，為了減少人員接觸，部分高校在報賬大廳門口放置投遞框或投遞箱，經(jīng)辦人將單據(jù)放置其內(nèi)后即可離開。物理消殺原始單據(jù)上可能攜帶的病毒后，會計人員進(jìn)行分單、接單及制單。這種方式造成大量單據(jù)雜亂地堆砌在財務(wù)處報賬大廳門口的投遞框內(nèi)，用回形針固定的單據(jù)由于擠壓而散開，用膠水粘貼的單據(jù)由于膠水使用過多，粘貼上其他人的原始單據(jù)。財務(wù)人員在分單時極易混淆不同報銷人員的單據(jù)，等到會計人員接單后才發(fā)現(xiàn)原始單據(jù)不完整，需要報銷人員補辦一系列校內(nèi)甚至校外相關(guān)審簽手續(xù)，極易引起報銷人員的反感情緒，加劇報銷人員和財務(wù)人員之間的矛盾。

(3)對溝通方式的影響。傳統(tǒng)的溝通方式是會計人員在報賬大廳現(xiàn)場接單后，與經(jīng)辦人進(jìn)行面對面溝通。疫情防控階段，溝通方式轉(zhuǎn)變成通過電話或郵件進(jìn)行溝通交流，但這種輔助溝通方式極大地影響了報銷業(yè)務(wù)開展與運行的效率。報銷人員不具備財務(wù)背景知識，電話或郵件溝通時，原始單據(jù)無法實時共享，經(jīng)常還需要配上照片等幫助報銷人員理解，造成人員與時間的過多耗費。若原始單據(jù)不完整，則需要報銷人員再次投遞補充資料，等待期間該筆報銷業(yè)務(wù)無法處理。以W高校為例，財務(wù)部門恢復(fù)辦公后，在2020年4月共制約2 700張憑證，5月共制約7 500張憑證。而2019年4月共制約14 400張憑證，5月共制約14 600張憑證。排除疫情對師生報銷積極性的打擊，輔助溝通方式對報銷業(yè)務(wù)開展與運行效率的不利影響不可小覷。

2 “零接觸”高校財務(wù)報銷系統(tǒng)構(gòu)建

2.1 “零接觸”高校財務(wù)報銷系統(tǒng)總體架構(gòu)

為有效應(yīng)對疫情防控對高校財務(wù)報銷的影響，保障公共衛(wèi)生安全，提升報銷效率和服務(wù)水平，高校財務(wù)報銷系統(tǒng)需要實現(xiàn)以下目標(biāo)：

(1)實現(xiàn)報銷人員和審簽人員之間“零接觸”。傳統(tǒng)的線下審簽受到時間和空間的限制，一旦超出工作時間或?qū)徍炄藛T外出，審簽流程很難進(jìn)行。如果審簽人員外出較長時間，則授權(quán)他人，而授權(quán)行為需要更高級別的審簽，以滿足內(nèi)部控制的要求。報銷人員為簽一個字要跑三四次的情況經(jīng)常發(fā)生，審簽人員在集體開會時簽字簽得手發(fā)軟的情況也屢見不鮮，報銷人員和審簽人員均怨聲載道。疫情防控背景下的高校財務(wù)報銷系統(tǒng)，通過網(wǎng)上審簽來突破審簽流程的“時空限制”。審簽手續(xù)不再局限于在辦公室面對面地進(jìn)行，審簽人員可以隨時隨地通過手機APP進(jìn)行在線審簽。另外，網(wǎng)上審簽系統(tǒng)可記錄每一筆審簽業(yè)務(wù)，包括審簽時間、報銷內(nèi)容、報銷金額、原始單據(jù)影像等信息，方便審簽人員對審簽業(yè)務(wù)進(jìn)行備忘。以往重要報銷事項的審簽單據(jù)需要一式多份，除財務(wù)留存外，審簽人員和報銷人員也會留存?，F(xiàn)在可以直接翻查網(wǎng)上的審簽記錄，這在一定程度上節(jié)約了辦公經(jīng)費，踐行了綠色辦公。

(2)實現(xiàn)報銷人員和財務(wù)人員之間“零接觸”。傳統(tǒng)的財務(wù)報銷需要報銷人員將報銷單據(jù)送至財務(wù)處報賬大廳，并在報賬大廳等待業(yè)務(wù)處理完畢再離開，導(dǎo)致報賬大廳長期以來都是一片擁擠的景象。年底業(yè)務(wù)繁忙時，更是人滿為患，極易導(dǎo)致報銷人員和會計人員的緊張情緒。一方面報銷人員在焦慮地排隊等候，另一方面會計人員在高壓下處理業(yè)務(wù)，溝通稍有不暢，就升級為爭吵。疫情防控背景下的高校財務(wù)報銷系統(tǒng)，報銷人員只需將報銷單據(jù)放置在自助投遞終端就可離開，等待會計接單處理業(yè)務(wù)，最終通過銀行轉(zhuǎn)賬收到報銷款項。整個報賬大廳不會再出現(xiàn)排隊的場景，會計人員可以在安靜的辦公環(huán)境下按部就班地處理報銷業(yè)務(wù)，不僅改善了財務(wù)人員的辦公環(huán)境，減輕了其工作壓力，也改善了報銷人員和財務(wù)人員之間的關(guān)系，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。

(3)實現(xiàn)報銷人員和財務(wù)人員之間高效溝通。傳統(tǒng)的財務(wù)報銷，會計人員經(jīng)常因費用不允許列支、審簽流程未盡、佐證資料不全、項目超支或者費用超預(yù)算等事項與報銷人員溝通，在報賬大廳爭論不休的場面屢見不鮮。疫情防控背景下的高校財務(wù)報銷系統(tǒng)，通過對各類業(yè)務(wù)的報銷方案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計，將報銷人員的填報流程、審簽人員的審簽流程和財務(wù)人員的審核流程規(guī)范化，消除了信息不對稱，實現(xiàn)報銷人員、審簽人員與財務(wù)人員所掌握的信息始終一致，從而減少溝通矛盾，降低溝通成本。

在上述目標(biāo)的基礎(chǔ)上，結(jié)合一般日常報銷(日常費用報銷、版面費報銷、實習(xí)費報銷)、國內(nèi)外差旅費報銷、會議費報銷、設(shè)備費報銷及借款等高校報銷的主要業(yè)務(wù)，構(gòu)建“零接觸”高校財務(wù)報銷系統(tǒng)的總體框架，如圖1所示，主要包括網(wǎng)上填報、網(wǎng)上審簽、自助投遞、財務(wù)核算、銀校互聯(lián)和財務(wù)查詢6個模塊。

圖1 “零接觸”高校財務(wù)報銷系統(tǒng)總體架構(gòu)

2.2 系統(tǒng)主要模塊功能分析

2.2.1 網(wǎng)上填報

通過網(wǎng)上填報，項目負(fù)責(zé)人可以實現(xiàn)自助填報和項目授權(quán)。網(wǎng)上填報的主要功能包括：①填寫報銷單。需要確定項目，選擇報銷內(nèi)容，填寫關(guān)鍵字摘要、單據(jù)數(shù)及金額，并選擇支付方式。這些信息在會計核算時自動生成記賬憑證，在資金結(jié)算時自動生成結(jié)算憑證。②內(nèi)置報銷標(biāo)準(zhǔn)。如國內(nèi)外差旅費報銷可根據(jù)相關(guān)規(guī)定，按職別將出差地點的住宿標(biāo)準(zhǔn)、伙食及交通補貼等信息預(yù)先內(nèi)置在系統(tǒng)中，報銷人員填寫時，住宿費是否超標(biāo)一目了然，還可以自動計算伙食及交通補貼。③校驗功能。網(wǎng)上填報時，系統(tǒng)對項目及報銷內(nèi)容的使用權(quán)限、預(yù)算金額和項目余額進(jìn)行校驗，如果不能使用某項目，不能報銷某項費用，報銷金額超預(yù)算或超項目余額，系統(tǒng)會直接提示錯誤及原因，報銷人員可以立即修改金額或者更換項目，避免后續(xù)無效勞動。④項目授權(quán)。項目負(fù)責(zé)人通過網(wǎng)上填報系統(tǒng)將項目授權(quán)給其他人使用，授權(quán)內(nèi)容包括授權(quán)項目、授權(quán)時間期限和授權(quán)額度。項目授權(quán)后，被授權(quán)人可以在自己的賬戶中查看該項目，并在授權(quán)時間期限和授權(quán)額度內(nèi)進(jìn)行填報。

2.2.2 網(wǎng)上審簽

網(wǎng)上審簽實現(xiàn)了快捷、高效、透明的審簽過程。相較于“面簽”形式，網(wǎng)上審簽省去經(jīng)辦人跑腿的環(huán)節(jié)，節(jié)省了時間成本。網(wǎng)上審簽的主要功能包括：①自動匹配流程。不同部門、不同業(yè)務(wù)、不同金額的報銷單對應(yīng)的審簽人和審簽流程是不一樣的。“面簽”形式中，經(jīng)辦人和審簽人需要熟知不同項目、不同報銷業(yè)務(wù)的審簽流程，否則會出現(xiàn)“跑錯地、找錯人、簽錯字”的情況。實行網(wǎng)上審簽后，系統(tǒng)會根據(jù)使用的項目和金額自動匹配審簽流程，經(jīng)辦人和審簽人在網(wǎng)上按部就班地操作即可，提高了審簽的效率。②記錄審簽內(nèi)容。網(wǎng)上審簽需要上傳發(fā)票、合同等附件，作為佐證資料供審簽人查看，這些附件記錄了審簽內(nèi)容，且可隨時再次查看。③查看審簽物流。報銷人員可以查看審簽的物流狀態(tài)，隨時知曉審簽進(jìn)入哪個環(huán)節(jié)，停滯在哪個環(huán)節(jié)，整個審簽過程清晰透明。

2.2.3 自助投遞

自助投遞功能通過一個類似于銀行ATM機的“自助投遞終端”來實現(xiàn)，主要功能包括：①投遞與消毒。自助投遞終端打破傳統(tǒng)人工接單管理方式，直接采集網(wǎng)上報銷單的二維碼，自動記錄投單信息，通過箱體上的長槽接收裝袋后的網(wǎng)上報銷單和原始憑證。箱體內(nèi)置紫外線消毒燈，實現(xiàn)對單據(jù)進(jìn)行紫外線消毒的增值功能。②查詢單據(jù)物流。該終端可以查詢一定時間段內(nèi)投放單據(jù)的流轉(zhuǎn)狀態(tài)和物流信息，如何時投遞、何時何人接單、是否制單、是否復(fù)核、是否支付等。③更新銀行卡。通過刷身份證驗證后，教職工和學(xué)生還可以在自助投遞終端更新銀行卡信息，不再需要系統(tǒng)管理員操作。④監(jiān)控錄像。該終端具備監(jiān)控錄像功能，并定時傳送監(jiān)控錄像信息，實時傳輸主機、打印機和投遞數(shù)量等狀態(tài)。

2.2.4 財務(wù)核算

財務(wù)核算模塊主要完成制單、復(fù)核、記賬、賬表查詢與打印、項目管理等業(yè)務(wù)，其核心功能包括：①自動生成記賬憑證。通過掃描網(wǎng)上報銷單的二維碼，檢索到報銷單所包含的數(shù)據(jù)信息，自動生成含摘要、部門項目、科目、經(jīng)濟(jì)分類、金額及支付方式的記賬憑證。相比傳統(tǒng)的會計手工錄入憑證信息，大大提升了賬務(wù)處理的效率和準(zhǔn)確率。②修改自動生成記賬憑證。系統(tǒng)自動生成記賬憑證后，若會計發(fā)現(xiàn)報銷單據(jù)有疏漏，可修改憑證的業(yè)務(wù)類型和分錄信息。

2.2.5 銀校互聯(lián)

銀?；ヂ?lián)模塊是財務(wù)內(nèi)網(wǎng)與銀行專線的鏈接，使財務(wù)報銷的業(yè)務(wù)走出局域網(wǎng)邁向互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)了“無現(xiàn)金報銷”。該模塊的主要功能包括：①網(wǎng)上轉(zhuǎn)賬。可以實現(xiàn)對私轉(zhuǎn)卡(如報銷差旅費)、對公轉(zhuǎn)賬(如轉(zhuǎn)論文版面費)、對私批量代發(fā)(如發(fā)放助研酬金)。復(fù)核后的憑證由出納發(fā)起支付，顯示憑證的支付信息，包括單位名稱、賬號及開戶行名稱等。②交易查詢。在系統(tǒng)中可以查詢銀行賬戶實時余額、歷史余額及網(wǎng)上銀行交易的明細(xì)記錄。③數(shù)據(jù)提取。系統(tǒng)不但能提取來款記錄，供教職工認(rèn)領(lǐng)，而且能直接打印銀行回單，不用跑銀行就可以拿到憑據(jù)。④銀行對賬。系統(tǒng)可以提取網(wǎng)上銀行賬戶對賬單的電子數(shù)據(jù)，并完成自動對賬。

2.2.6 財務(wù)查詢

財務(wù)查詢模塊的主要功能包括：①查詢報賬進(jìn)度。報銷人員可以在財務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺或者財務(wù)處微信服務(wù)平臺，隨時隨地跟蹤報銷業(yè)務(wù)進(jìn)展情況；系統(tǒng)能夠?qū)崟r將報銷完成及款項支付的信息推送至報銷人員手機。②查詢財務(wù)信息。財務(wù)信息查詢內(nèi)容包括工資、個人其他收入、項目經(jīng)費和銀行來款等。其中，項目查詢可以實現(xiàn)對項目明細(xì)賬、分類賬、往來款及項目預(yù)算執(zhí)行情況等信息的查詢。傳統(tǒng)的用筆在記賬本上記賬，易出現(xiàn)錯誤和遺漏，而查詢系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，信息及時，有利于項目負(fù)責(zé)人更合理地規(guī)劃支出，更自主地管理經(jīng)費。

2.3 系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)傳導(dǎo)分析

“零接觸”高校財務(wù)報銷系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)如圖2所示。報銷用戶和審簽用戶可以通過因特網(wǎng)訪問財務(wù)系統(tǒng)的Web服務(wù)器，這兩類用戶在通過身份認(rèn)證后可以分別完成網(wǎng)上填報和網(wǎng)上審簽等業(yè)務(wù)。在財務(wù)內(nèi)網(wǎng)中，財務(wù)用戶可以完成制單、復(fù)核、記賬及查詢等工作。此外，財務(wù)系統(tǒng)通過銀行業(yè)務(wù)專線與銀行連接，實現(xiàn)實時轉(zhuǎn)賬、查詢、銀行對賬等工作。系統(tǒng)各個功能模塊之間的數(shù)據(jù)傳導(dǎo)如圖3所示。

圖2 “零接觸”高校財務(wù)報銷系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

圖3 “零接觸”高校財務(wù)報銷系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳導(dǎo)

3 系統(tǒng)主要流程分析

“零接觸”高校財務(wù)報銷系統(tǒng)的6大功能滿足了疫情防控的要求，在報銷人員、審簽人員和財務(wù)人員“零接觸”的情況下，保質(zhì)保量地完成財務(wù)報銷工作，提升報銷人員的體驗感，改善財務(wù)人員的工作環(huán)境?！傲憬佑|”高校財務(wù)報銷系統(tǒng)流程如圖4所示。

圖4 “零接觸”高校財務(wù)報銷系統(tǒng)流程

(1)經(jīng)辦人進(jìn)入網(wǎng)上填報系統(tǒng)，選定項目，根據(jù)業(yè)務(wù)類型填寫相應(yīng)的報銷費用明細(xì)，并選擇支付方式后提交。如果填寫有誤，可退回修改再重新提交。同時上傳發(fā)票、合同等附件，等待相關(guān)人員審簽。

(2)經(jīng)辦人提交報銷單后，系統(tǒng)根據(jù)經(jīng)辦人選用的項目及報銷金額，自動匹配審簽流程。有審簽權(quán)限的審簽人登錄系統(tǒng)后，可以看到審核任務(wù)菜單，即待審核的報銷單列表。點擊審核預(yù)覽可以看到報銷單內(nèi)容及發(fā)票、合同等附件。據(jù)此審簽人填寫審簽意見或者審簽退回。經(jīng)辦人查看報銷單狀態(tài)，若審核成功，則可打印報銷單準(zhǔn)備投遞。若審核失敗，則根據(jù)退回意見修改或補充資料后重新提交審簽。

(3)待審簽流程完全結(jié)束，經(jīng)辦人打印審核通過的報銷單，連同票據(jù)等原始憑證一并到自助投遞箱進(jìn)行投遞。經(jīng)辦人經(jīng)過身份驗證后，掃描報銷單二維碼并裝袋投遞，打印回執(zhí)單。

(4)相關(guān)財務(wù)人員定點取出自助投遞箱內(nèi)經(jīng)紫外線消毒的報銷單，分發(fā)給會計人員。會計人員接單并審核原始憑證，審核報銷單會出現(xiàn)3種情況：①單據(jù)有問題，不予報銷。會計人員審核退回，并附上退單原因。經(jīng)辦人可以在報銷系統(tǒng)中查看退回的報銷單及退回原因，修改或補充資料后重新投遞；②單據(jù)沒有任何問題，會計人員審核通過后制單。③單據(jù)可以報銷，但是經(jīng)辦人填寫的金額或者報銷內(nèi)容有誤。會計人員審核通過后制單，并對金額或者經(jīng)濟(jì)分類科目進(jìn)行修改。

(5)會計制單完畢后，記賬憑證和原始單據(jù)由復(fù)核人員再次審核。通過復(fù)核后，報銷款項最終由出納通過銀校互聯(lián)系統(tǒng)實時支付到報銷人員網(wǎng)申時預(yù)選的賬戶中。

(6)系統(tǒng)將通過信息發(fā)布管理平臺將業(yè)務(wù)已完成、實際報銷金額和內(nèi)容等信息推送到報銷人手機上。報銷人員可以通過電腦或手機跟蹤整個報銷流程，還可以查詢項目的支出明細(xì)、預(yù)算執(zhí)行情況及余額等信息。

4 實例分析

W高校是教育部直屬全國重點大學(xué)，學(xué)校科研項目種類較多，經(jīng)費量較大，2020年科研經(jīng)費支出約9.88億元。2020年，W高校在全校范圍內(nèi)逐步推廣“零接觸”財務(wù)報銷系統(tǒng)。各類報銷及借款業(yè)務(wù)的填報、審簽流程不完全一致，特殊情況的處理方式也不相同，以國內(nèi)差旅費報銷為例，報銷流程可分為5個階段。

(1)填報階段：經(jīng)辦人在系統(tǒng)中選擇報銷項目，填寫差旅費明細(xì)及支付方式，系統(tǒng)根據(jù)報銷人員職別和出差地點自動匹配后彈出住宿費標(biāo)準(zhǔn)。若在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，系統(tǒng)以實際發(fā)生的住宿費金額為準(zhǔn)；若超標(biāo)，系統(tǒng)會自動以住宿費標(biāo)準(zhǔn)為上限。同時，系統(tǒng)會根據(jù)“標(biāo)準(zhǔn)×天數(shù)”自動計算伙食補助和交通補助。如果有報銷行程不完整等特殊情況，可以下載《差旅費特殊情況報銷申請表》并填寫。上傳交通費、住宿費等發(fā)票圖片，以及填好的《差旅費特殊情況報銷申請表》等文檔資料。網(wǎng)上填報示例如圖5所示。

圖5 網(wǎng)上填報示例

(2)審簽階段：根據(jù)《W高校差旅費管理辦法》，項目負(fù)責(zé)人出差，由所在單位分管科研負(fù)責(zé)人審批，網(wǎng)上審簽示例如圖6所示。差旅費報銷單、連同填報階段上傳的佐證資料一并推送至學(xué)院分管科研院長處，等待審簽。

圖6 網(wǎng)上審簽示例

(3)投遞階段：審簽通過后，經(jīng)辦人打印差旅費報銷單，連同發(fā)票及《差旅費特殊情況報銷申請表》(如有需要)一并裝袋，投遞至財務(wù)處報賬大廳自助投遞終端，并打印回執(zhí)單。自助投遞終端如圖7所示。

圖7 自助投遞終端

(4)財務(wù)處理階段：會計人員從投遞箱內(nèi)取出報銷單，接單并審核，審核無誤后系統(tǒng)自動生成記賬憑證，如圖8所示。復(fù)核人員對網(wǎng)上填報生成的記賬憑證進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核無誤后交由出納人員完成轉(zhuǎn)賬支付。

圖8 自動生成記賬憑證示例

(5)信息反饋階段：支付成功后，報銷人員手機收到差旅費報銷已完成及實際報銷金額的短信通知。財務(wù)查詢系統(tǒng)顯示該筆報銷業(yè)務(wù)已完成，項目明細(xì)賬顯示該筆支出記錄。

從W高校國內(nèi)差旅費報銷的例子可以看出，報銷人員、審簽人員及財務(wù)人員在整個報銷流程中實現(xiàn)了“零接觸”，并保持高效溝通。2020年6月—12月，W高校財務(wù)部門通過“零接觸”報銷系統(tǒng)處理報銷業(yè)務(wù)約71 000筆，未發(fā)生一起感染事件。該系統(tǒng)在保障公共衛(wèi)生安全的同時，提升了報銷效率和服務(wù)水平，得到教職工一致好評。

5 結(jié)論

筆者提出的“零接觸”高校財務(wù)報銷系統(tǒng)能實現(xiàn)報銷人員和審簽人員之間“零接觸”、報銷人員和財務(wù)人員之間“零接觸”、報銷人員和財務(wù)人員之間高效溝通。在常態(tài)化疫情防控期間，該系統(tǒng)保證了報銷業(yè)務(wù)的處理不成為高校病毒傳播的媒介，也促進(jìn)高校財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)邁向更高水平的一體化、數(shù)字化和智能化。