A高校物資采購審計的現(xiàn)狀與問題思考

姚彥如

摘要：隨著各級政府對高校的投入顯著增加，高校的物資采購金額大幅增長。高校物資采購是學(xué)校管理的重要環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到學(xué)校發(fā)展的質(zhì)量。因此，內(nèi)部審計對物資采購經(jīng)費的監(jiān)督作用顯得越發(fā)重要。筆者從事高校內(nèi)部審計工作8年多，并于2020年主筆修訂了學(xué)校的物資采購審計辦法，通過闡述A高校物資采購審計的現(xiàn)狀和存在的問題，并提出一些相應(yīng)的對策，為其他高校內(nèi)部審計工作提供借鑒。

高校物資采購是學(xué)校管理的重要環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到學(xué)校發(fā)展的質(zhì)量。做好物資采購審計工作，對規(guī)范資金使用、提高經(jīng)濟(jì)效益具有重要意義。

一、A高校物資采購審計的現(xiàn)狀

（一）審計范圍

A高校的物資采購是指學(xué)校以合同方式有償取得貨物、工程和服務(wù)的經(jīng)濟(jì)行為。學(xué)校設(shè)有采購中心，下屬于后勤校產(chǎn)管理處，負(fù)責(zé)學(xué)校除信息系統(tǒng)等外大部分的物資采購管理。

物資采購審計，是指學(xué)校內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)對學(xué)校及所屬部門、單位物資采購的真實性、合法性和效益性進(jìn)行的審查和評價。A高校物資采購審計的范圍為單項（個、件）或同類批量采購預(yù)算金額在5萬元（含）以上的具體某項物資采購的審計。

（二）制度建設(shè)方面

根據(jù)廣東省教育廳2006年發(fā)布的《廣東省教育系統(tǒng)物資（工程、服務(wù)）采購審計辦法》，學(xué)校2007年制定了物資采購審計辦法，是開展物資采購審計工作的基本依據(jù)。多年來，采購審計的開展，在保障學(xué)校非招標(biāo)、大額采購方面發(fā)揮了積極作用，有利于加強(qiáng)支出監(jiān)管和提高資金使用效益。

2020年，依據(jù)廣東省教育系統(tǒng)審計辦法等上級有關(guān)政策，結(jié)合新形勢和新要求，對學(xué)校物資采購審計辦法進(jìn)行了修訂，完善了審計程序和審計內(nèi)容，并且將學(xué)校的物資采購審計分為采購專項審計和采購常規(guī)審計兩種模式：

1.采購專項審計是有重點、有目的地將某物資采購部門、環(huán)節(jié)或物資品種納入年度審計計劃，形成特定審計項目，并實施相應(yīng)審計程序的審計模式。

2.采購常規(guī)審計是指對單項（個、件）或同類批量采購預(yù)算金額在5萬元（含）以上的具體某項物資采購的審計，審計人員參與監(jiān)督采購的全過程或者部分重要過程，實現(xiàn)物資采購審計的日?；?/p>

新制度的實施，為未來開展物資采購專項審計提供了制度保障，為推進(jìn)物資采購領(lǐng)域的審計全覆蓋提供了可能。

（三）A高校物資采購常規(guī)審計流程

目前A高校尚未開展采購專項審計，只開展了采購常規(guī)審計。采購常規(guī)審計一般不下達(dá)審計通知書，審計結(jié)束可直接簽署審計意見。工作流程為：業(yè)務(wù)承辦部門申請—使用部門確認(rèn)—業(yè)務(wù)主管部門、經(jīng)費歸口管理部門審核—內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)審計—業(yè)務(wù)申請部門分管校領(lǐng)導(dǎo)審批—校長審批。具體程序如下：

1.業(yè)務(wù)承辦部門通過學(xué)校OA系統(tǒng)的“采購審計申請”提交申請，說明采購的理由、要求、配置、預(yù)算等情況，并上傳詢價函、3家（含）以上供應(yīng)商蓋章確認(rèn)的報價資料。經(jīng)過市場調(diào)研（貨比三家），選擇質(zhì)優(yōu)價廉、服務(wù)好的供應(yīng)商，提出擬選擇的供應(yīng)商及理由后，交使用部門確認(rèn)。

2.經(jīng)業(yè)務(wù)主管部門審核和經(jīng)費歸口管理部門落實資金來源后，送達(dá)內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)進(jìn)行審計。

3.內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)核對相關(guān)資料是否齊全、有效。對資料不全的暫不受理，相關(guān)資料退回業(yè)務(wù)承辦部門，待資料補(bǔ)齊后再行審計。

4.送審資料受理后，內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)應(yīng)及時進(jìn)行審計，提出審計意見。經(jīng)分管業(yè)務(wù)校領(lǐng)導(dǎo)審批后，呈報校長審批。

（四）近3年物資采購審計完成情況

年份 物資采購審計項目

數(shù)量 金額（萬元） 審計建議（條）

2018年 31 243.14 7

2019年 45 380.96 30

2020年 42 597.04 39

物資采購審計的開展，在加強(qiáng)支出監(jiān)管，提高資金使用效益等方面發(fā)揮了積極作用。從近3年統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以看出，A高校完成物資采購審計的數(shù)量無明顯增加，但隨著學(xué)校的不斷發(fā)展和高水平大學(xué)建設(shè)等資金規(guī)模擴(kuò)大，金額逐步加大，審計發(fā)現(xiàn)問題和提出的建議相應(yīng)增加，物資采購審計發(fā)揮著更加重要的作用。例如，2019年針對4份科研經(jīng)費電子商城外采購的審計項目，經(jīng)向喀斯瑪電子商城了解情況，并從信息中心調(diào)取后臺數(shù)據(jù)進(jìn)行分析后，指出了商城運行以來在科研經(jīng)費管理、商城外采購、結(jié)算環(huán)節(jié)三個方面存在的問題，提出審計建議8條并出具了專門的審計報告報送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，并按校領(lǐng)導(dǎo)要求請有關(guān)職能部門整改。根據(jù)審計建議，相關(guān)職能部門優(yōu)化了商城外采購的流程，提高了管理水平。

二、物資采購審計存在的問題

（一）審計職能定位不清晰

《審計署關(guān)于內(nèi)部審計工作的規(guī)定》中指出內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)和內(nèi)部審計人員不得參與可能影響?yīng)毩?、客觀履行審計職責(zé)的工作。目前A高校的采購審計主要停留在采購前的審核把關(guān)職能，審計處通過審核詢價單、報價單、預(yù)算審批等資料，出具審計意見，業(yè)務(wù)承辦部門根據(jù)審計意見方能執(zhí)行接下來的采購程序，一定程度上參與了采購事項的決策，影響了審計的獨立性。

（二）審計程序流于形式

按照制度和內(nèi)部控制的要求，物資采購審計工作應(yīng)從采購需求、采購過程（包括計劃、價格、招標(biāo)、合同）、采購驗收、采購經(jīng)費管理、采購效益、采購審計后續(xù)情況等方面進(jìn)行全過程審計，但A高校在物資采購審計的實際工作過程中，未能達(dá)到全過程審計的要求。學(xué)校目前只開展了常規(guī)采購審計，未開展專項審計，對采購過程的評價和監(jiān)督只停留在采購前和采購中，沒有涉及采購后的驗收、效益等環(huán)節(jié)。隨著高水平大學(xué)建設(shè)等項目推進(jìn)，學(xué)校比較重視物資的采購，能否完成專項資金的支付率等硬性指標(biāo)，而對于采購驗收完成后，物資設(shè)備是否有合理使用、使用效率是否偏低等問題缺乏有效的評價標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)督管理，導(dǎo)致很多高精尖的科研儀器設(shè)備閑置，未發(fā)揮出應(yīng)有的價值。在A高校所開展的常規(guī)采購審計中，很大一部分送審的項目是完成采購行為后為了報銷時才去補(bǔ)充審計程序，審計程序不能發(fā)揮實際作用，耗費了審計時間和精力。

（三）審計方法有限

審計處在常規(guī)采購審計時，通常只是審核送審資料，加上所采購的物資具有一定專業(yè)性，對于采購的必要性、采購價格的合理性、供應(yīng)商選擇的合理性等難以做出實質(zhì)性的準(zhǔn)確判斷，只能在形式上檢查是否符合程序要求，缺少有效的信息化審計手段。

三、思考與對策

（一）強(qiáng)化審計獨立性，聚焦審計職能

聚焦主業(yè)主責(zé)，明確內(nèi)部審計的職能定位，逐步清理、剝離與審計職能無關(guān)的采購審核、合同審核等日常業(yè)務(wù)審核工作，轉(zhuǎn)變工作思路，突出內(nèi)部審計的監(jiān)督、評價、建議主責(zé)，切實做好本職工作，防止審計程序流于形式，將有限的審計資源集中在重點采購品種、采購環(huán)節(jié)或部門，探索創(chuàng)新審計形式和審計內(nèi)容，促使有關(guān)上級政策措施和學(xué)校制度得到有效貫徹落實，消除采購過程中的監(jiān)督盲區(qū)，充分發(fā)揮審計“溫度計”“體檢表”的職能作用，更好地預(yù)防風(fēng)險，提高學(xué)校的管理水平。例如，可以選取試劑耗材、科研設(shè)備等特定的采購品種，或者選取重點采購環(huán)節(jié)、采購部門，開展專項審計，從采購前、采購中、采購后的全過程進(jìn)行審計，起到全面的評價和監(jiān)督作用，同時注重審計結(jié)果運用，真正發(fā)揮審計效用。

（二）加強(qiáng)采購計劃審計，提高資金使用效益

物資采購計劃審計是對采購計劃中所列的物資價格、數(shù)量、質(zhì)量、采購方式的合理性，以及供貨商選擇的真實性、合理性和有效性等進(jìn)行的審計。審計人員在進(jìn)行物資采購審計時，除了審核程序是否合規(guī)、資料是否齊全，要關(guān)注使用部門的需求是否合理，可以將確實的需求作為物資采購審計的重點，關(guān)注采購需求的采購理由是否合理，采購計劃依據(jù)是否得當(dāng)，采購申請所要求的技術(shù)指標(biāo)是否明確，有效提高審計監(jiān)督的有效性，從而促進(jìn)提高資金使用的效益，從源頭避免所采購的物資閑置浪費。

（三）提高信息化水平，增強(qiáng)審計效率

一是建立物資采購審計的信息管理系統(tǒng)，整合學(xué)校采購數(shù)據(jù)信息，以方便審計人員進(jìn)行搜索和分析。有效利用大數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等新興技術(shù)排查潛在的風(fēng)險和問題，提高物資采購審計的效率和效果。二是對接各相關(guān)職能部門的物資采購數(shù)據(jù)。梳理各物資采購相關(guān)部門的關(guān)系，確定各部門為審計工作提供的數(shù)據(jù)類型和數(shù)據(jù)格式，將各部門的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)化。三是要努力提升內(nèi)部審計人員的信息化水平?？朔徲嬋藛T思維上的惰性和工作上的慣性，提高審計人員對信息化審計重要性的認(rèn)識，定期組織審計人員參加有關(guān)信息化處理、計算機(jī)審計等方面的培訓(xùn)，推動傳統(tǒng)的審計手段和方式向信息化審計方向轉(zhuǎn)變。

關(guān)鍵詞：高校;物資采購審計;內(nèi)部審計