新時(shí)期檔案管理數(shù)字化研究

摘要：信息時(shí)代的推進(jìn)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在社會(huì)中各個(gè)領(lǐng)域獲取了大范圍應(yīng)用，為人們的實(shí)際生產(chǎn)、生活等提供了較多便捷，對(duì)于檔案管理工作也同樣如此。下文將對(duì)引入信息技術(shù)的數(shù)字化檔案管理工作重要性進(jìn)行說(shuō)明，并提出相應(yīng)的數(shù)字化管理方式，旨在為相關(guān)工作人員提供些許建議與思路。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;探索

引言

通過(guò)信息科學(xué)技術(shù)的引入，檔案管理工作方式出現(xiàn)了較為顯著的改變，經(jīng)由人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，這一管理方式的轉(zhuǎn)變與優(yōu)化對(duì)于提高檔案管理工作成效具備重要作用，推進(jìn)了我國(guó)檔案事業(yè)的穩(wěn)定高效發(fā)展。下文環(huán)繞檔案數(shù)字化管理的相應(yīng)問(wèn)題展開分析，希望可以為我國(guó)檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

1、數(shù)字化檔案管理重要性

1.1提升經(jīng)濟(jì)收益

現(xiàn)階段，社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展，在此前提下，信息量大幅增加，對(duì)于檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)也持續(xù)提升。但是過(guò)去的檔案管理工作一直應(yīng)用粗放式管理法，如增加工作人員數(shù)量與辦公經(jīng)費(fèi)。這只能提升企業(yè)資金費(fèi)用的投入。但是應(yīng)用數(shù)字化管理方式，工作質(zhì)量將會(huì)獲取有效提高，因?yàn)橄鄳?yīng)信息都是應(yīng)用電子數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存，其不需要安排單獨(dú)庫(kù)房進(jìn)行資料保存，這將對(duì)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)收益的提升發(fā)揮重要作用。

1.2提升檔案應(yīng)用效率

在過(guò)去的檔案管理工作進(jìn)程中，所有檔案都是經(jīng)由紙質(zhì)形式保存在庫(kù)房中。同時(shí)大部分都是經(jīng)由紙張、軟盤等物理媒介作為信息載體。用戶必須向相應(yīng)部門提出申請(qǐng)才可以展開檔案的查詢閱覽，這一進(jìn)程十分繁雜。但是應(yīng)用數(shù)字化管理方式，用戶可以在相應(yīng)平臺(tái)中達(dá)成對(duì)于檔案的查詢閱覽，不需要進(jìn)入到庫(kù)房中進(jìn)行資料查找。數(shù)字化方式十分便捷高效，提升檔案應(yīng)用效率，這對(duì)于檔案管理工作而言具備十分關(guān)鍵的作用。

2、檔案管理數(shù)字化發(fā)展措施

2.1文書處理與歸檔數(shù)字化管理

在檔案管理工作進(jìn)程中，檔案文書工作具備十分關(guān)鍵的地位，只有做好檔案文書管理工作，才可以提升檔案管理質(zhì)量。為了順應(yīng)檔案管理數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，在展開文書處理與歸檔進(jìn)程中應(yīng)該將每天收到的文件，都應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備以及相對(duì)應(yīng)的互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)展開登記處理。與此同時(shí)，經(jīng)由局域網(wǎng)將事件的緊急程度展開劃分，將需要完成的時(shí)間通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳遞送達(dá)給相對(duì)應(yīng)負(fù)責(zé)人員，同時(shí)高效提醒相應(yīng)負(fù)責(zé)人員在規(guī)定時(shí)間中完成工作。除此以外，對(duì)于處理完成的文件應(yīng)該及時(shí)展開預(yù)立卷整理，從而避免檔案管理工作者年末整理檔案時(shí)工作量巨大難以完成。

2.2創(chuàng)設(shè)專業(yè)化網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)

現(xiàn)階段數(shù)字化檔案管理依舊需要?jiǎng)?chuàng)設(shè)專業(yè)性的互聯(lián)網(wǎng)檔案管理平臺(tái)，數(shù)字化檔案管理的內(nèi)在就是應(yīng)該將檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化內(nèi)容進(jìn)行管理，但是如若單單將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化內(nèi)容，而不通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息共享，也就僅僅是將紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容傳遞輸送到物理媒介中，只不過(guò)是換了一個(gè)保存形式，不具備實(shí)際意義。因此，必須應(yīng)該創(chuàng)設(shè)起專業(yè)性互聯(lián)網(wǎng)檔案管理平臺(tái)，經(jīng)由這一平臺(tái)，檔案管理者可以及時(shí)對(duì)相應(yīng)檔案進(jìn)行管理，用戶也可以達(dá)成檔案的及時(shí)有效查詢閱覽。這就實(shí)現(xiàn)檔案管理的方便快捷性持續(xù)提升。檔案互聯(lián)網(wǎng)管理平臺(tái)的創(chuàng)設(shè)是一個(gè)相對(duì)繁雜的進(jìn)程，在這一進(jìn)程中相應(yīng)部門應(yīng)該依據(jù)企業(yè)的特性，對(duì)管理平臺(tái)進(jìn)行設(shè)計(jì)，同時(shí)最大程度應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，提升平臺(tái)運(yùn)轉(zhuǎn)成效，提升檔案管理質(zhì)量。

2.3提高工作人員素質(zhì)

檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的重要實(shí)施者，其專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)直接關(guān)聯(lián)著檔案管理工作的成效。因此，十分有必要提升對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)強(qiáng)度，提升其計(jì)算機(jī)操作能力，促使其可以在檔案管理工作中熟練使用檔案數(shù)字化技能。除此以外，在高速發(fā)展的社會(huì)背景下，作為檔案管理人員應(yīng)該持續(xù)提升自身素養(yǎng)，學(xué)習(xí)各種技能，做好檔案信息保密工作，為穩(wěn)定開展數(shù)字化檔案管理工作貢獻(xiàn)自己力量。安全是檔案管理工作最關(guān)鍵的標(biāo)準(zhǔn)，因此檔案管理人員應(yīng)該提升自身安全意識(shí)，做好檔案保管存放工作，從而為檔案的安全性提供保障。

2.4加大設(shè)備更新

設(shè)備是檔案數(shù)字化管理工作中無(wú)法缺少的重要組成，也是影響著檔案管理工作成效的關(guān)鍵因素。因此，應(yīng)該提升設(shè)備投放與引進(jìn)強(qiáng)度，積極引入現(xiàn)代化科學(xué)設(shè)備，及時(shí)更新設(shè)備系統(tǒng)，更新陳舊硬件設(shè)施，并加大保養(yǎng)工作力度，加長(zhǎng)設(shè)備應(yīng)用時(shí)長(zhǎng)，為檔案管理工作奠定牢固基礎(chǔ)。

3、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著信息科學(xué)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展進(jìn)步，過(guò)去的檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步。因此，必須應(yīng)該在檔案管理工作進(jìn)程中大力實(shí)行數(shù)字化管理。數(shù)字化管理具備先進(jìn)信息技術(shù)性質(zhì)，可以有效提升檔案管理工作的質(zhì)量，同時(shí)還可以提升檔案管理工作信息化層次，切實(shí)滿足新時(shí)代之下檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)檔案管理事業(yè)不斷前進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1]柳晶. 檔案數(shù)字化管理[A]. 中國(guó)教育發(fā)展戰(zhàn)略學(xué)會(huì)教育教學(xué)創(chuàng)新專業(yè)委員會(huì).2019全國(guó)教育教學(xué)創(chuàng)新與發(fā)展高端論壇論文集（卷八）[C].中國(guó)教育發(fā)展戰(zhàn)略學(xué)會(huì)教育教學(xué)創(chuàng)新專業(yè)委員會(huì)：，2019：2.

作者簡(jiǎn)介：趙常勇（1987年5月——），男，漢族，山東莒縣人，大學(xué)本科學(xué)歷，初級(jí)職稱（助理館員），研究方向：檔案管理

（莒縣政務(wù)服務(wù)中心 ?山東 ?日照 ?276500）