提升企業(yè)辦公室行政管理實效性的方法

張笑吟

摘要：經(jīng)濟發(fā)展形勢下，企業(yè)之間所面臨的競爭也變得越來越激烈。企業(yè)各項工作是否可以順利開展與辦公室行政管理水平有著相當重要聯(lián)系和影響。企業(yè)辦公室行政管理工作中主要包含：企業(yè)內(nèi)部和外部事情的聯(lián)與系溝通;企業(yè)內(nèi)部各類信息和文件傳遞與發(fā)放;各種工作、事情的牽頭和匯總;組織和承辦各項會議。本文就提升企業(yè)辦公室行政管理實效性的方法展開探討。

關鍵詞：新時代;辦公室行政管理;策略

引言

新常態(tài)下企業(yè)在經(jīng)濟發(fā)展過程中更加注重行政管理方式的創(chuàng)新改革，通過創(chuàng)新行政管理方式提升經(jīng)濟效益，滿足企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展需求，提高管理水平。

1針對企業(yè)辦公室行政管理的作用分析

1.1具備策劃作用

與企業(yè)當中的領導層相比，辦公室當中的行政管理人員所能夠接觸到企業(yè)基層的機會更多，所以行政管理人員對企業(yè)當中各項信息以及資料的了解和掌握也相對更為全面一些，從而能夠更好地輔助企業(yè)領導層做出更多更為準確科學的決策，進而能夠充分發(fā)揮出出謀劃策的作用。不過這種策劃作用并不是取代領導層而擅自做出某種決定，其主要凸顯在輔助性作用方面，能夠為領導層做出各項決策提供相應的信息以及建議作為參考，進而促使企業(yè)領導層做出的各項決策能夠貼合企業(yè)實際情況，保證各項決策的適用性以及有效性。

1.2協(xié)調(diào)職能

辦公室企業(yè)里是重要的信息中轉站，需要將單位內(nèi)部中的信息及時地傳遞，做好下情上報、上情下傳任務。做好上下協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)、內(nèi)外協(xié)調(diào)、應急協(xié)調(diào)四個方面的協(xié)調(diào)工作。上下協(xié)調(diào)工作是指要及時準確地掌握單位的工作重點和領導的決策方向，做到“身處兵位、心為將謀”，對單位內(nèi)部基層部門的溝通對接要及時，能全面了解基層的工作情況，及時準確地向上級領導反饋信息。橫向協(xié)調(diào)面向企業(yè)內(nèi)部的每一個部門，由辦公室負責牽頭，使得各單位及每個部門在協(xié)調(diào)方面加強合作。內(nèi)部和外部的協(xié)調(diào)是辦公室要發(fā)揮的窗日作用，既要了解企業(yè)外部的發(fā)展需求，又要展現(xiàn)良好的企業(yè)形象和實力。應急協(xié)調(diào)是在突發(fā)事件或突發(fā)事件信息的跟蹤、報告、各方面資源的協(xié)調(diào)以及各類突發(fā)事件的適當處理中發(fā)揮積極作用。

2提升企業(yè)辦公室行政管理實效性的方法

2.1制定完善的企業(yè)激勵機制

在企業(yè)開展行政管理工作過程中，制定相對公平的員工激勵機制是非常重要的。激勵機制能夠有效激發(fā)員工工作的積極性。公平合理的激勵機制不但能夠最大限度上激發(fā)員工的斗志，促進企業(yè)內(nèi)部的團結協(xié)作，而且可以幫助企業(yè)提高生產(chǎn)效率，降低成本。而不合理的激勵機制可能會帶來員工之間的惡意競爭，甚至給企業(yè)帶來不必要的損失。因此，企業(yè)一定要重視激勵機制的建立和不斷完善。首先，激勵制度的設置要建立在公平合理的原則上。通過制定多元化的考核方式對員工綜合能力進行評估;同時設立有效的可以衡量的目標，準確評估員工的工作成效，避免評估過程的主觀性。其次，在制定激勵制度的過程中，也要從員工發(fā)展的角度出發(fā)，充分尊重員工的需求，制定完善合理的晉升和獎勵機制。新時代背景下，員工在企業(yè)中更加重視個人的職業(yè)發(fā)展，所以企業(yè)在制定激勵機制中務必充分考慮員工的成長需求，為員工制定合理的發(fā)展之路，充分調(diào)動員工工作的積極性。最后，制定激勵機制能夠充分發(fā)揮員工在工作中的主觀能動性，不斷進行工作方法的改進。例如，員工日常工作中通過積極思考，改進和創(chuàng)新工作方法，有效降低生產(chǎn)成本或提高產(chǎn)品質量，都可以申請相關的獎勵。

2.2注重提高行政管理人員素質

（1）企業(yè)要重視行政管理隊伍專業(yè)化、規(guī)范化建設，在提高企業(yè)行政管理質量、效率的同時，為企業(yè)經(jīng)營管理、效益提升夯實基礎。（2）要提高行政管理人員的準入門檻，沒有相關職業(yè)證書的一律不能進入該崗位工作。同時，通過科學嚴謹?shù)恼衅?，以薪資福利待遇、晉升空間等優(yōu)勢，將具備豐富管理經(jīng)驗、專業(yè)能力高的人才吸引到企業(yè)，為其才華施展創(chuàng)造平臺，為企業(yè)發(fā)展貢獻出全部力量。（3）可以與高校進行合作，定期將企業(yè)行政管理人員送到高校進行專業(yè)的學習培訓;也可邀請行政管理專家到企業(yè)開展講座，派遣優(yōu)秀管理人員到其他企業(yè)學習，相互交流，借鑒管理經(jīng)驗

2.3注重運用現(xiàn)代化信息技術

伴隨著科學技術的不斷發(fā)展進步，從現(xiàn)狀來看，各種現(xiàn)代化信息技術以及人工智能技術等都已經(jīng)越發(fā)成熟，而且功能方面也越發(fā)強大，其能夠對一個企業(yè)的健康發(fā)展以及有效運營產(chǎn)生良好的推動作用。因此，企業(yè)應該注重將各種先進的現(xiàn)代化信息技術應用到企業(yè)辦公室行政管理工作中來，以此來提升行政管理的精細化程度，促使行政管理工作效率以及工作質量能夠不斷提高，進而有效推動企業(yè)實現(xiàn)健康長遠的發(fā)展。

2.4提升辦公室行政管理部門對企業(yè)風險的防范能力

企業(yè)在發(fā)展過程中，也會遇到多種風險，如工程項目執(zhí)行風險、項目經(jīng)理監(jiān)督管理能力不足風險、承包合同風險、建設項目施工風險等。因此，有必要通過開展以下工作。首先，加強法律意識，在熟悉國家制定的有關法律法規(guī)具體規(guī)定的基礎上辦理各項事務，在受到侵犯自己利益時，使用法律武器來維護自身權益。其次，重視企業(yè)證件和印章的使用管理，有利于證件和印章使用的合理性和規(guī)范化，不允許隨意借用。因此，應要求文件和印章用戶簽署隨附表格，明確文件和印章的使用時間、用途、退還時間、用戶個人信息等。再其次，加強行政管理人員預判和預防企業(yè)風險的能力的培養(yǎng)，對管理人員的風險識別和管理意識要持續(xù)增強，完善風險管理體系和一些處理策略。

結語

在新時代背景下，企業(yè)的行政管理工作已經(jīng)越來越受到企業(yè)管理者的重視，企業(yè)行政管理工作不僅是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的保障，也為企業(yè)健康發(fā)展提供了源源不斷的動力。因此，企業(yè)管理者在不斷改進生產(chǎn)提高效率的同時，也要兼顧行政管理工作的改革創(chuàng)新，只有這樣才能保證企業(yè)在發(fā)展過程中穩(wěn)步前進，在激烈的市場競爭中占據(jù)有利位置。

參考文獻

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（棗莊市匯泉污水處理廠 ?山東 ?棗莊 ?277101）