淺議如何加強(qiáng)文化宮的檔案數(shù)字化管理

李明

摘要：文化宮作為中央對新疆采取文化潤疆發(fā)展的重要組織部門，傳統(tǒng)檔案管理不能適應(yīng)新形勢管理，將文化宮檔案管理數(shù)字化成為文化宮檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容

關(guān)鍵詞：文化宮檔案;檔案管理; 數(shù)字化管理

前言

在建設(shè)中國特色社會主義社會的過程中，文化工作是非常重要的組成部分，對于提升人民群眾的精神文明素質(zhì)有著非常積極的影響。同時(shí)，工人文化宮作為一種公益性的文化事業(yè)單位，在精神文明建設(shè)的過程中發(fā)揮舉足輕重的地位，是構(gòu)建社會主義精神文明的重要組織部門，加強(qiáng)對工人文化宮的檔案管理是非常必要的。檔案本身具有的這種客觀性、真實(shí)性、歷史性，使得檔案具有長遠(yuǎn)的多方面的作用。文化宮的檔案，記錄了文化宮的方針、政策和規(guī)章制度，記錄了開展文藝、體育、電影、宣傳、圖書、培訓(xùn)、協(xié)會、游藝、團(tuán)隊(duì)等各項(xiàng)職工文化生活的實(shí)踐情況。由于檔案的真實(shí)性，它為文化宮的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、決策方針、制定計(jì)劃、處理問題等提供了依據(jù)。由于檔案客觀地記載了各種活動的情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對今后的工作、活動具有直接的參考和指導(dǎo)作用。因此，我們切不能忽視文化宮的檔案工作，必須加強(qiáng)和提高文化宮檔案的管理，為文化宮事業(yè)的發(fā)展、繁榮發(fā)揮作用。文化宮的檔案是機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位和某些個(gè)人，在社會活動中形成并作為原始記錄保存起來以備查考的文件材料（包括技術(shù)圖紙、影片、照片、錄音帶等）。檔案內(nèi)容包括五個(gè)方面：即文書檔案、活動檔案、聲像檔案、人事檔案和會計(jì)檔案。作為一名在文化宮工作多年工作人員，在利用檔案資料，總會遇到這樣那樣問題，其中最突出就是文化宮檔案完整性欠缺，查詢時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，想用的檔案找不到，文化宮檔案保管隨意性大。究其原因，傳統(tǒng)的檔案信息一般還是以紙質(zhì)文檔為主，放置在檔案室里面，查找調(diào)用起來非常費(fèi)時(shí)。而數(shù)字檔案在對原檔案文件進(jìn)行掃描以后，可以迅速方便地把信息錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，用網(wǎng)絡(luò)存儲檔案信息，檢索快捷方便，實(shí)時(shí)同步備份，存儲空間小，維護(hù)方便安全，還能借助計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)從而更為便利地為全單位、區(qū)域、全國甚至全世界所利用。因此，筆者就文化宮的檔案如何加強(qiáng)數(shù)字化管理談?wù)勛约旱挠^點(diǎn)。

一、文化宮檔案數(shù)字化管理的重要性

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，文化宮檔案數(shù)量的逐年遞增，在數(shù)以萬計(jì)的傳統(tǒng)檔案庫中想要準(zhǔn)確而迅速地找出自己所需要的檔案簡直像大海撈針。而在科學(xué)與新技術(shù)更替日新月異的時(shí)期，檔案數(shù)字化的建設(shè)也亟待更為廣泛地推廣。傳統(tǒng)檔案包含有紙質(zhì)、聲像、實(shí)物等各種介質(zhì)的檔案，而數(shù)字化檔案則通過利用新技術(shù)——如計(jì)算機(jī)、掃描技術(shù)和多媒體等技術(shù)手段，把最初的那些檔案資源轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中可以存儲的、數(shù)字化、電子化的檔案信息。再通過為其詳細(xì)地編排目錄、摘要、索引等方法管理電子檔案，從而為檔案查詢、檢索和利用提供數(shù)字化服務(wù)。它的整個(gè)操作流程主要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，最終可儲備形成一個(gè)系統(tǒng)的檔案信息庫，以便能為人們及時(shí)提供信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，成本低，利用方便，保管期限長。（一）提高了經(jīng)濟(jì)效益。文化宮檔案數(shù)字化管理通過新形式，將傳統(tǒng)的主要以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)化為機(jī)讀檔案，極大地減少了保管存儲費(fèi)用，還在一定程度上節(jié)省了占地空間，查閱起來也節(jié)約了大量時(shí)間，從而也避免了因反復(fù)印刷復(fù)印資料而造成的紙張消耗和人員利用。（二）提高辦公效率。文化宮檔案數(shù)字化能夠提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，使查詢資料變得非常方便快捷，也大大減少了辦公人員的工作量，減輕其負(fù)擔(dān)。檔案庫也從原本的文件實(shí)體保管擴(kuò)展成了提供信息的信息保存調(diào)用中心。（三）提供全面的服務(wù)工作。文化宮檔案數(shù)字化通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)進(jìn)行高效檢索、儲存閱讀電子檔案、提高管理水平、提高檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案面向社會服務(wù)大眾及其自身內(nèi)部管理提供了更為全面的服務(wù)工作。（四）實(shí)現(xiàn)更高的社會價(jià)值。文化宮檔案自身的重要性決定了其所具有的社會價(jià)值，它也絕對是社會歷史發(fā)展進(jìn)程中一個(gè)不可或缺的方面，它承載著過去，為現(xiàn)在所利用，更能夠使我們更好地規(guī)劃未來。文化宮檔案數(shù)字化的建設(shè)，涉及不同的領(lǐng)域和行業(yè)，傳承著人類文明，為社會主義政治經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，有力地推動了我國各項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)發(fā)展。

二、文化宮檔案管理目前存在的問題：

1、目前新疆各地文化宮檔案管理，大部分配備有電腦和普通掃描儀，但是對于引進(jìn)數(shù)字化檔案管理軟件這方面，沒有得到應(yīng)有的重視，還沿用傳統(tǒng)的管理模式，檔案利用不方便，安全性差。

2、由于文化宮人員編制及經(jīng)費(fèi)的問題，導(dǎo)致僅有幾名工作人員身兼數(shù)職，且年齡偏大，缺乏數(shù)字化管理能力，沒有經(jīng)過系統(tǒng)性培訓(xùn)，筆者單位僅有4名工作人員，大多改行調(diào)入的，有一部分人連電腦都不會操作。

3、文化宮檔案員大多都是兼職的，只能沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒有主動采集的意識，導(dǎo)致文化宮的檔案資料全面性和完整新差。

三、加強(qiáng)文化宮檔案的數(shù)字化管理措施：

1、根據(jù)文化宮業(yè)務(wù)開展特點(diǎn)和要求，制定出一整套檔案管理制度如《文化宮檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》《文化宮檔案保管保密制度》、《文化宮檔案查閱利用制度》等等相關(guān)制度，落實(shí)人員，配備專職檔案員，負(fù)責(zé)對自己單位搞過的活動資料按照檔案管理的數(shù)據(jù)格式形式完整的資料，以備后期開展數(shù)字化管理做準(zhǔn)備。

2、提高專職檔案員的業(yè)務(wù)水平，不僅在工作理念上，還要從職業(yè)技能上培訓(xùn)，使其熟練掌握運(yùn)用先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行檔案管理，提高工作效率。

3、根據(jù)文化宮開展的業(yè)務(wù)的特殊性，結(jié)合檔案管理如匯演、培訓(xùn)、講座、展覽等活動形成相應(yīng)的完整檔案資料，開發(fā)或引進(jìn)一套適合本單位檔案管理特點(diǎn)的軟件系統(tǒng)，集數(shù)據(jù)錄入上傳、搜索查詢、導(dǎo)入導(dǎo)出打印、備份一體，專業(yè)數(shù)據(jù)存儲服務(wù)器，專職檔案員管理。

4、文化宮檔案管理，需要配置相應(yīng)硬件設(shè)備，電腦、高掃、數(shù)據(jù)存儲服務(wù)器，軟件操作系統(tǒng)。

四、文化宮檔案數(shù)字化管理要求：

文化宮檔案管理需要對長期保管的紙質(zhì)檔案分類、核對、注明案卷號、文化名，將文字檔案、照片檔案、視頻檔案分門別類掃描傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫里，利用時(shí)可按照相應(yīng)的規(guī)章制度檢索使用。

文化宮檔案資料的數(shù)字化管理是一個(gè)必然的趨勢，也是適應(yīng)當(dāng)前信息化時(shí)代發(fā)展的需要，檔案管理的數(shù)字化會影響文化事業(yè)的大發(fā)展，從而推動群眾文化事業(yè)上一個(gè)新的臺階。

（奎屯市工人文化宮 ?新疆 ?奎屯市 ?833200）