新形勢下企業(yè)工程項目檔案管理工作的思考與建議研究

高瑞琴

[摘 要] 隨著我國經濟建設的快速發(fā)展，國家對企業(yè)工程項目檔案管理的重視程度不斷提高，對工程項目檔案的規(guī)范化管理程度要求更高，使工程項目驗收成為工程竣工驗收的重要環(huán)節(jié)。文章從工程項目檔案管理的重要性和特點出發(fā)，分析了目前工程項目檔案管理中存在的問題，并就如何有效開展工程項目檔案管理工作，提高我國企業(yè)工程項目檔案管理的整體水平，保障我國企業(yè)的健康發(fā)展提出了建議。

[關鍵詞] 工程項目；檔案管理；建議

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）09-0042-03

項目實施全過程所形成的工程檔案，是每個項目、每個工程建設過程以不同載體形式形成的真實原始記錄。對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展、經營決策、日常生產管理等工作有較大的參考價值和應用價值。工程檔案作為航天檔案的重要組成部分，是實施工程質量終身責任制和事故責任追究制的法律依據。所以，工程檔案是國防軍工建設中不可或缺的重要一環(huán)，對其進行收集、保管、利用，對提高航天產品的質量和可靠性，滿足科研生產的需要，具有十分重要的作用和長遠意義。

一、企業(yè)工程項目檔案管理的重要性

（一）施工文件是整個工程建設過程中最真實、最直接、最原始的記錄，它包括了工程施工的各個方面，如鋼筋的安裝、焊接質量、混凝土的坍落度、隱蔽工程的驗收等，沒有一個文件與工程文件關系不緊密[1]。

（二）工程檔案是工程竣工驗收的重要依據，也是工程質量監(jiān)督的重要內容。有些資料沒有按規(guī)定驗收、整理或收集、整理不符合要求，則整個工程的竣工驗收不能通過，因此，工程資料是工程成敗的關鍵。

（三）項目檔案資料是工程質量評價的重要依據，也是工程質量管理的重要環(huán)節(jié)。項目檔案是項目從初步設計到竣工的全過程中最真實、最直接、最原始、最完整的記錄，應與項目同步進行，并由項目全體人員共同參與。項目檔案資料歸檔各類地勘資料、征地拆遷文件、未中標標書的質量問題處理、工程變更等，對后續(xù)工程驗收具有重要意義。

（四）工程檔案還可以作為一種文獻資料，是對企業(yè)施工技術的總結，也是對施工經驗的積累，可以為類似項目提供參考和借鑒，對施工企業(yè)在使用、維修、改建等后期管理中具有重要參考和可比性，從而推動施工企業(yè)的不斷發(fā)展進步。

二、企業(yè)工程項目檔案管理的特點

（一）綜合性特征

工程檔案的技術特征是決定工程檔案綜合特征的重要因素。建設過程中，對工程建設項目進行詳細記錄、分類整理。因此工程檔案是各種工程項目建設成果和技術的綜合，對建設項目工程檔案的收集、整理具有很強的技術性[2]。

（二）各種組成要素

工程檔案涉及的專業(yè)范圍很廣，如施工階段的勘察、地基處理、施工技術等，對專業(yè)知識的要求很高，這些環(huán)節(jié)都需要有專門的文件記錄，這些文件在工程檔案中占有重要地位。與此同時，施工項目需要多個部門同時開展勘察、監(jiān)督和施工，都需要有工程檔案做記錄。另外，行使政府職能的相關部門，如人防、環(huán)保、國土、財政、規(guī)劃等部門，也要對建設項目進行審批、決策，并對建設項目的立項、資金籌措、施工方案等提出意見和建議。

（三）高度專業(yè)化

工程檔案在建設過程中，由于多個部門相互合作、共同建設，導致工程檔案種類繁多且具有很強的專業(yè)性，與一般企業(yè)檔案不同。

（四）文件信息生成周期長

眾所周知，基本建設項目，特別是大、中型基本建設項目，建設周期長，有些項目要過幾年才能竣工驗收?；窘ㄔO工程的整個過程，都要經過立項、設計、施工、監(jiān)理、采購、竣工驗收等環(huán)節(jié)，而在這一過程中所形成的文件，也要經過主管部門、建設單位、施工單位、監(jiān)理單位、采購單位、設計單位等多個環(huán)節(jié)，一般要幾年才能完成。

三、企業(yè)工程項目檔案管理中存在的問題

（一）檔案原件移交不規(guī)范

檔案館備案信息不全，主要表現在檔案館與建設單位之間缺乏科學、合理的溝通機制，檔案館與其他部門之間缺乏有效的聯系。由于上述原因，有些工程項目檔案細節(jié)在歸檔過程中無法進行有效的協(xié)商，從而給今后的檔案管理工作帶來許多問題。部分建設單位在移交檔案時，未將原始圖紙等資料全部提交。原始資料的法律效力，比較充分，尤其是對于轉讓建設用地規(guī)劃許可證等重要資料，要確保其真實性[3]。

（二）電子文件的電子版本不能與紙質文件同步歸檔

在移交竣工檔案時，有的工程項目建設單位只提供紙質的文件，沒有提供電子版的文件，且沒有電子目錄，竣工圖也不清楚。根據國家規(guī)范工程檔案的歸檔標準，要做到紙質和電子文件同步歸檔，電子文件應清晰完整。工程項目建造過程中，應將其記錄為照片或圖片，并附有電子文件。

（三）資金不足和設備落后

1.保證檔案管理信息化的軟硬件建設是企業(yè)檔案管理工作的基礎，然而軟硬件的建設卻需要大量資金，所以很多企業(yè)只是把資金投入產品的研發(fā)和市場的開發(fā)中，檔案管理工作還處于起步階段，企業(yè)高層對此既沒有給予足夠的資金，也沒有給予足夠的重視，因此，檔案信息化管理建設面臨很大的困難。

2.當前大多數企業(yè)技術檔案信息化系統(tǒng)不完善，技術檔案的歸檔工作處于被動狀態(tài)，難以調動工作人員的積極性，工作人員不能自覺地對檔案內容進行篩選，加劇了后期工作中的資源整合問題。

3.在檔案管理信息化建設過程中，前期要采購大量的硬件和軟件，企業(yè)中還有很多設備需要升級，因此，企業(yè)必須對加大資金投入，優(yōu)化其工作環(huán)境。

（四）檔案管理人員素質低

本文所說的素質，并非一言以蔽之，而是理論知識與實踐經驗。不少用人單位檔案管理人員學歷、學位偏低，管理資料多為紙質，管理人員電腦操作能力差，相關領導人員對檔案管理信息化建設不夠重視，長此以往，檔案管理信息化工作便停滯不前[4]。

（五）文件資料收集不全面

1.眾所周知，工程項目檔案存檔人員大多數是兼職人員，他們對工程項目檔案的收集、存檔工作所知甚少，對嚴格按照政府部門規(guī)定收集、存檔缺乏必要的意識和責任感。

2.項目建設檔案是對項目全過程的記錄，便于日后對其進行修改和查詢，遇有意外情況，可迅速進行查詢和責任認定。因此，如果在整理檔案文件時不夠全面，或整理過程中有部分問題沒有做好記錄，都會給以后的工作帶來很大困難。項目建設檔案存檔過程應保持檔案文件收集過程的完整性，因為檔案文件的數據完整性對于后期工程調整非常重要。

（六）管理方式落后，缺乏創(chuàng)新意識

1.有些建筑企業(yè)為了節(jié)約人力資源的投入，在設立檔案管理崗位時，往往堅持“一人多職”的原則，檔案管理人員既要負責管理檔案，又要處理一些其他的事情，以致檔案管理人員工作重心偏離，在檔案管理工作中常常睜一只眼閉一只眼。

2施工企業(yè)的檔案管理人員在長期的檔案管理工作中形成常規(guī)工作模式，檔案管理人員習慣采用這種固定的工作模式，但這種固定的工作模式導致檔案管理人員在實際工作中缺乏責任心、上進心和創(chuàng)新意識，導致檔案管理工作嚴重滯后。

3.近幾年來，隨著信息技術的飛速發(fā)展，許多建筑企業(yè)建立了檔案信息管理系統(tǒng)，但一些檔案管理人員仍沿用舊的觀念、做法和方法，導致紙質檔案所占比例遠高于電子檔案，給檔案的信息化、現代化、科學化和規(guī)范化管理帶來了沉重的陰影。

（七）缺乏專業(yè)檔案管理員

1.當前基本建設項目檔案管理人員多為臨時聘用，普遍缺乏系統(tǒng)的檔案管理培訓，普遍缺乏檔案專業(yè)知識和業(yè)務技能，難以實現檔案管理的標準化收集、分類、整理、保管，業(yè)余檔案管理人員過多，導致檔案工作處于應付狀態(tài)。

2.施工企業(yè)缺乏既懂檔案專業(yè)知識又熟悉工程管理的人才，而具備專業(yè)知識的人才，由于各種原因無法長期從事檔案管理工作。此外，基建工程項目檔案管理工作專業(yè)化程度較高，檔案管理人員缺乏專業(yè)技術知識，對工作流程缺乏了解，且工程檔案管理實際能力不足，造成收集、整理、歸檔不及時、不規(guī)范。

四、加強企業(yè)工程項目檔案管理的建議

（一）建立各種情況檔案管理制度

因為工程檔案是一項系統(tǒng)工程，各個種子系統(tǒng)之間相互協(xié)作，形成一個完整的工程項目，所以，工程檔案的形成就是整個工程項目的形成。為此，要加強項目的組織領導，根據項目的實際情況，配齊檔案管理人員，建立科學、健全的項目檔案管理體系，明確崗位職責，實行績效考核和獎懲制度，通過各部門的協(xié)調和組織，使項目檔案工作制度化、科學化、法制化，使工程建設全過程管理有法可依[5]。

（二）檔案文件的統(tǒng)一編號

實施統(tǒng)一管理，制定相應標準，是檔案管理工作的重要內容?？茖W技術的發(fā)展促使檔案管理工作不斷創(chuàng)新，檔案管理工作必須建立統(tǒng)一的標準，嚴格執(zhí)行，保證檔案信息管理的規(guī)范化。除上述規(guī)定外，還明確了各部門在檔案工作中的職責，實行分類管理，使檔案管理工作水平得到進一步提高。

（三）引進先進設備

1.在檔案管理工作中，紙質檔案易發(fā)生蟲蛀、霉變等損壞，應積極引進先進設備，加強檔案信息化管理，運用先進技術力量，提高檔案管理水平。

2.根據工程實際，對工程圖紙、技術資料等進行分類管理，在引進先進設備的同時，完善傳統(tǒng)工具，促進工程管理工作的有序開展；對于現有的檔案管理工作，包括各種檔案資料，要增加購置費用，以保證工程檔案工作的順利開展。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質和能力

1.檔案管理人員是整個檔案管理系統(tǒng)的核心，其綜合素質和能力直接影響檔案管理工作的質量。因此培訓檔案管理人員必須提上日程，企業(yè)也應重視，通過定期培訓，培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)意識和服務精神。如有必要，還將定期檢查他們的業(yè)務能力，以確保檔案管理工作有效。

2.培訓的重點是加強檔案管理人員的計算機操作能力，要鼓勵檔案管理人員使用電子設備存儲檔案資料。因為使用電子設備儲存數據可以節(jié)省空間，減少人力物力投入，可以提高檔案管理效率。還要根據工作需要，制定相應的獎懲措施，激勵檔案管理人員提高電腦等電子設備的使用能力。

（五）加強培訓和宣傳

由于工程項目文件和材料的很大一部分歸檔依賴于參與工程項目的人員的協(xié)助，因此對他們進行培訓十分必要。本文闡述了檔案在工程項目中的重要作用，以及對工程設計者、工程管理者和工程檔案管理人員的影響，以提高大家對檔案管理重要性的認識。要加強工程設計人員有關檔案管理規(guī)范方面的培訓學習，只有大家對標準有了更好地了解，才能更好地貫徹執(zhí)行。由于工程項目產生的文檔材料十分復雜，建議最好將標準規(guī)范編成一本簡明的手冊，以供設計人員學習。

（六）科技創(chuàng)新檔案的數字化

1.傳統(tǒng)的建筑工程項目檔案管理人員工作量很大，他們主要負責搜集、整理資料，但是在實際工作中卻存在著許多問題，影響了檔案的真實性和準確性。當前計算機網絡技術越來越先進，許多工程檔案采用計算機技術來實現數字化管理，但由于缺乏統(tǒng)一的管理制度和有效的統(tǒng)一標準，工程檔案數字化管理水平不高。

2.建議把工程合同寫進工程檔案信息化建設中，并在資金上給予支持，以保證工程檔案從一開始就形成一個龐大的信息數據網，使各環(huán)節(jié)能夠借助信息技術手段，實現檔案的自動歸檔和管理使用；逐步建立工程檔案大數據庫，從而大大提高工程檔案工作效率。

3.建設項目工程檔案數據庫的建立，有效地彌補了傳統(tǒng)檔案存放方式的不足，同時也保證了工程檔案管理的規(guī)范化、科學化，更好地為社會服務。并借助國家信息化標準，工程檔案順利實現了無紙化，檔案管理從目前的“兩套”方式逐步過渡到“一套”方式，用紙量大大減少，環(huán)保效果明顯。

（七）進一步強調管理

1.對于企業(yè)工程項目檔案管理工作而言，要在具體工作的實施過程中取得更優(yōu)異的成績，就必須提高工作重點，對企業(yè)工程檔案管理人員進行培訓，加強業(yè)務指導，這是非常重要的一環(huán)。

2.鑒于檔案管理工作的特殊性，檔案管理人員不僅要嚴格約束自己，而且要大大提高保密水平，嚴格按照國家有關規(guī)定和行業(yè)標準執(zhí)行，對企業(yè)工程項目檔案管理中的難點問題要及時報告，從根本上分析問題。

3.在工程檔案管理過程中，要把握好企業(yè)工程項目檔案管理工作的發(fā)展趨勢，如在新技術、新設備的投入完全打破了原有的檔案管理模式和方法，此時就需要逐步調整工程檔案管理模式，而在管理檔案的層次設置、人員的權限安排等方面，要做得更好，堅持把握企業(yè)工程項目檔案管理工作的特點，以便更好地迎接未來工作的挑戰(zhàn)。

五、結語

工程檔案是工程建設過程中的重要一環(huán)，它不僅是工程竣工驗收的內容之一，而且是工程竣工驗收的重要依據。對工程檔案資料是否符合驗收標準的問題，由檔案處負責。搞好工程檔案工作，應從思想上高度重視，認真細致地對待每一個環(huán)節(jié)，充分利用計算機等現代化設備，提高管理效率，使之更好地服務于建設大局，為經濟建設提供優(yōu)質服務。

參考文獻：

[1]陳小才.重點工程建設項目檔案管理工作探究[J].城建檔案，2019（12）：49-50.

[2]夏進剛.如何做好重點工程建設項目檔案管理工作[J].科技與創(chuàng)新，2017（13）：98+101.

[3]李繼紅.淺談企業(yè)重點工程建設檔案管理[J].辦公室業(yè)務，2017（03）：104.

[4]王雪.如何做好新形勢下重點建設項目檔案工作[J].陜西檔案，2017（04）：51-52.

[5]林婷婷，卓海金，梁任華.工程項目檔案管理中的問題和建議[J].西部交通科技，2019（11）：192-194.