企業(yè)檔案管理體系構(gòu)建和規(guī)范的管理原則

王巍

檔案管理在企業(yè)管理中具有不可替代的作用，同時是企業(yè)管理工作中重要的組成部分，是維護企業(yè)的經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和維護歷史真實面貌的重要性、基礎(chǔ)性工作。企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的經(jīng)營管理、行政管理、組織管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財務(wù)審計、人事勞資以及會計及產(chǎn)品生產(chǎn)、科學技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中起著不可估量的重要作用。近年來，筆者公司檔案室利用檔案創(chuàng)直接經(jīng)濟效益達2億元，而且還以翔實的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟糾紛，創(chuàng)造了良好的社會效益。體系是指若干有關(guān)事物之間互相聯(lián)系，互相制約而形成的一個整體。體系可分成兩大類，一是自然作用而形成的體系;二是人工作用而形成的體系。企業(yè)檔案工作是人工作用而形成的體系，談人工體系就離不開人的作用，人的活動是由管理來制約的。因此企業(yè)的檔案管理體系，主要是構(gòu)成這個體系的管理體制（機構(gòu)設(shè)置、隸屬關(guān)系、機構(gòu)權(quán)限等）、管理原則、管理人員。這三者的互相聯(lián)系、互相制約的作用，形成了企業(yè)檔案工作或檔案室工作的整體功能。企業(yè)的檔案管理體制，指的是檔案機構(gòu)在一個企業(yè)內(nèi)部的設(shè)置形式、隸屬關(guān)系、工作權(quán)限（職責）、橫向關(guān)系等方面的內(nèi)容。有了適當?shù)臋C構(gòu)，還必須有人，人是管理的主體。對檔案室工作人員應(yīng)當有什么樣的要求，這也是檔案室管理體系中必須解決的重要問題。在解決組織機構(gòu)和人員的同時，還必須解決開展檔案工作應(yīng)當遵循的行為規(guī)范，即如何按照國家關(guān)于管理檔案的基本原則，結(jié)合本企業(yè)的實際，建立檔案室工作。

一、 管理機構(gòu)

多年來，在建立企業(yè)檔案機構(gòu)問題上，存在著認識上和工作上的問題，需要從以下四方面來加以解決：一是正確認識檔案室在本單位的整個職能活動中，雖然是輔助性的機構(gòu)，但它是為本單位的整體工作和各機構(gòu)服務(wù)的，擔負著利在當代，功在千秋的重要職責;二是檔案室同各機構(gòu)之間存在著互相依存、互相制約的關(guān)系，誰也不能離開誰;三是應(yīng)根據(jù)本企業(yè)組織序列的繁簡情況以及檔案工作的實際工作量來確定它的地位及領(lǐng)導關(guān)系、人員結(jié)構(gòu)和數(shù)量;四是盡可能地把檔案機構(gòu)擺在同它的任務(wù)聯(lián)系最緊密的組織序列內(nèi)。

1.檔案機構(gòu)及領(lǐng)導關(guān)系?！稒n案法》第三條和第七條的規(guī)定，指明了一切機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位具有保護檔案和管理好檔案的義務(wù)和責任?！犊茖W技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定：“大中型企業(yè)、事業(yè)單位要設(shè)立直屬的科技檔案機構(gòu);小型企業(yè)、事業(yè)單位可以設(shè)立單獨的檔案室，也可以設(shè)立文書檔案和科技檔案統(tǒng)一管理的檔案室，或者配備專（兼）職人員管理。各單位的科技檔案工作，由領(lǐng)導生產(chǎn)、科研的負責人或者總工程師分工領(lǐng)導。”企業(yè)、事業(yè)單位檔案機構(gòu)的設(shè)置?！犊茖W技術(shù)檔案工作條例》較具體地規(guī)定了科技檔案機構(gòu)的設(shè)置。1987年國家檔案局、國家計委、國家經(jīng)委印發(fā)的《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》明確規(guī)定：企業(yè)檔案工作“應(yīng)由一位副廠長（副經(jīng)理）分工領(lǐng)導”。1990年國家檔案局、農(nóng)業(yè)部印發(fā)的《鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)應(yīng)根據(jù)工作需要建立檔案機構(gòu)，或者配備專兼職檔案管理人員》。2002年國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委、國家計委印發(fā)的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》明確規(guī)定：企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全等。這些規(guī)定，是企業(yè)在實際工作中應(yīng)該執(zhí)行的。

2.檔案機構(gòu)的任務(wù)。根據(jù)《檔案法》及有關(guān)法規(guī)性文件的規(guī)定，可以把企業(yè)檔案工作機構(gòu)的任務(wù)概括地表述如下：集中統(tǒng)一管理本企業(yè)的檔案和檔案工作，為本企業(yè)的各項工作和生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)，并按照規(guī)定把具有長期和永久保存價值的檔案向檔案館移交，以保證檔案既能為本企業(yè)現(xiàn)實工作和生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)，又能為國家的長遠需要服務(wù)。

二、 檔案室的管理人員

1.人是管理的主體。在管理體系中，人是主導的因素。一切管理活動都離不開人，而一切管理都是通過對人的管理來實現(xiàn)對物的管理，從而達到既定的目標和完成任務(wù)。合理地選拔人才、使用人才，科學地組織人才，發(fā)揮人的積極性和創(chuàng)造性，是現(xiàn)代管理科學的重要組成部分。人才具有關(guān)鍵性的作用，沒有大批熱愛和獻身檔案事業(yè)的具有較高政治文化素質(zhì)的人才，檔案工作的現(xiàn)代化是不可能的。當前在企業(yè)檔案室工作存在的主要問題是人才不足，有的單位人浮于事，有的單位缺少人才，比如有的企業(yè)檔案室缺乏高學歷、高素質(zhì)、既熟悉生產(chǎn)專業(yè)知識又熟悉檔案管理知識的復合型檔案專業(yè)人才;有的檔案室不知道檔案利用工作，應(yīng)該先從完善檢索工具入手，才能更好地開發(fā)利用，發(fā)揮檔案的效益等。由此可見，要做好檔案室工作，也必須抓住人的問題，把培育人和起用知識豐富的有創(chuàng)造性能力的人，放在最優(yōu)先的地位。

2.檔案人員的構(gòu)成。雖然檔案室的具體情況千差萬別，檔案室人員的情況不盡相同，但是對檔案工作人員的基本要求卻是一致的，《檔案法》第九條規(guī)定：“檔案工作人員應(yīng)當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識?！边@就是說檔案室工作人員都必須堅持黨的基本路線，遵紀守法，樹立全心全意為人民服務(wù)的高尚品德，熱愛檔案事業(yè)，認真執(zhí)行檔案法規(guī)，熟悉檔案室工作的規(guī)章制度和標準規(guī)范。這對于任何一個檔案室工作人員都是毫無例外的。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，許多企業(yè)的檔案室選配了受過高等教育和中等教育的人才，一般講，在一個檔案室里，具有大學本科文化水平與具有大中專文化水平的人員的比例應(yīng)當是1比3，前者起骨干核心作用，后者起配合協(xié)助的作用。不言而喻，檔案室工作人員應(yīng)當首先具備檔案專業(yè)知識，這是做好檔案工作的基礎(chǔ)。但是檔案室的類型很多，檔案的內(nèi)容、形式、載體差別很大，俗話說“隔行如隔山”，要把不同內(nèi)容、形式、載體的檔案管好用好，沒有相關(guān)的知識是不行的。一個合格的檔案室工作人員還必須具備以下幾個方面的知識：馬列主義理論修養(yǎng)，文史知識，科學技術(shù)知識，法學知識，現(xiàn)代管理科學知識，經(jīng)濟學知識，相關(guān)學科知識，熟練掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)操作技能等。合理的人才結(jié)構(gòu)，科學地組織管理，關(guān)心專業(yè)人員的工作和生活條件，推心置腹，尊重知識，尊重人才，以人為本。這樣的檔案室一定會成為充滿活力，不斷開拓進取，效益明顯，服務(wù)質(zhì)量高的先進單位。

三、 行為規(guī)范—管理原則

1.“統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理”的原則。“統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理”的原則是《檔案法》規(guī)定的我國檔案管理的基本原則。正是由于堅持執(zhí)行這一基本原則，我國的檔案事業(yè)才有了很快的發(fā)展，建立起來了從中央到地方鄉(xiāng)鎮(zhèn)的全國規(guī)模的檔案事業(yè)組織管理的體系，并繼續(xù)向著新的廣度和深度發(fā)展。（1）統(tǒng)一領(lǐng)導。一是指一個單位必須認真執(zhí)行各級檔案行政管理機關(guān)頒發(fā)的有關(guān)企業(yè)檔案（館）室工作的一系列規(guī)定，并接受檔案行政管理機關(guān)的具體監(jiān)督指導;二是本企業(yè)形成的檔案，由專設(shè)的檔案機構(gòu)或?qū)ｉT人員依照統(tǒng)一的制度進行統(tǒng)一管理。

（2）分級管理。在某些企業(yè)存在一個分級管理的問題。企業(yè)情況千差萬別，不可能采用一個模式來管理檔案。有的企業(yè)不需要分級管理，有的企業(yè)則必須分級管理，這是客觀存在。大企業(yè)集團內(nèi)部職能機構(gòu)多，產(chǎn)生的檔案多，下屬單位多，駐地分散，必須實行分級管理。比如有的大型企業(yè)集團，職工幾十萬，分公司幾十個，這樣的企業(yè)的檔案只能實行“統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理”。即有統(tǒng)一的領(lǐng)導人和領(lǐng)導機構(gòu)，有統(tǒng)一的制度。各下屬單位的檔案則由其設(shè)的機構(gòu)或人員，分別管理。（3）縱向管理，橫向聯(lián)系。在企業(yè)中，“統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理”，既有著從上到下的縱向管理，同時還存在著橫向聯(lián)系，即檔案室同各職能機構(gòu)之間的合作、服務(wù)、指導的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系：第一，共同協(xié)商制定本企業(yè)的檔案工作制度以及共同進行檔案的鑒定和信息開發(fā);第二，以各種形式提供檔案為各職能機構(gòu)服務(wù);第三，對各職能機構(gòu)歸檔前的文件材料的形成、積累、整理和歸檔，提供咨詢和指導。

2.“集中統(tǒng)一管理檔案”的原則?！凹薪y(tǒng)一管理檔案”的原則，是“統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理”基本原則在國家機構(gòu)和社會組織的具體化。早在《檔案法》頒布以前，在一系列的檔案法規(guī)文件中就作過明確的規(guī)定。它是我國檔案事業(yè)的又一條重要原則。這里的“集中”是指一個企業(yè)的檔案應(yīng)相對集中在檔案室保管;“統(tǒng)一”主要是指領(lǐng)導和工作制度的統(tǒng)一。這一原則的實質(zhì)是高度保障檔案信息資源的長久安全和共享。共享首先應(yīng)當共有，集中統(tǒng)一管理就是解決共有，就是要做到既便于各企業(yè)當前共享的需要，又為國家總體和長遠利益的需要奠定基礎(chǔ)。重要的是如何結(jié)合各企業(yè)的實際情況具體執(zhí)行集中統(tǒng)一管理原則。應(yīng)當提高認識，自覺地貫徹執(zhí)行。也要看到，它是從各種具體情況下抽象出來的一條管理原則，并不是具體的集中檔案的辦法。

3.全宗原則。全宗就是一個獨立機關(guān)或者著名人物在社會活動中形成的檔案整體“。全宗原則的含義是，一個獨立的機關(guān)（或著名人物）在它的職能范圍內(nèi)進行的活動中形成的全部檔案。是這個機關(guān)全部活動的真實歷史反映。為了保持機關(guān)檔案的歷史聯(lián)系，以便于保管和查找，必須按全宗來整理和保管檔案，并明確規(guī)定了一個獨立的機關(guān)的檔案是一個全宗，一個檔案全宗是一個歷史形成的有機整體。在整理檔案中應(yīng)當先劃分全宗，并按全宗保管。檔案人員不得把同一全宗內(nèi)的檔案分散，也不得把不同全宗的檔案混淆在一起。全宗是一個獨立機關(guān)在其活動中形成的檔案整體。為此，應(yīng)當確定構(gòu)成全宗的獨立機關(guān)。構(gòu)成全宗的獨立機關(guān)，在檔案學上叫做“立檔單位”（也稱全宗構(gòu)成者）。即應(yīng)當確定什么樣的機關(guān)才算是“獨立機關(guān)”，什么樣的機關(guān)才能成為“立檔單位”。根據(jù)我國的實際做法，確定立檔單位，應(yīng)當具備三個基本條件：第一，可以獨立地行使職權(quán)，其主要標志是能以自己的名義單獨對外行文;第二，獨立的經(jīng)濟核算，即有獨立的經(jīng)費支配權(quán)，可以獨立地編報財務(wù)預算和財務(wù)決算;第三，有著管理人事的機構(gòu)，有一定的人事任免權(quán)。這三個條件雖然要相結(jié)合起來應(yīng)用，但實際情況遠非這么簡單，在某些情況下，只能以第一條做為確定立檔單位的根據(jù)。