探討檔案信息化建設中保密管理

作者簡介：黃俊希（1982—），男，本科，工程師，研究方向為檔案信息化。

摘要：人們對檔案管理的需求隨著社會檔案數(shù)量的增加而變化，信息化技術已經(jīng)融入傳統(tǒng)的檔案管理中。檔案管理工作對我國各行各業(yè)的發(fā)展都具有重要的現(xiàn)實意義，信息化的建設雖然具有很大的優(yōu)勢，但也增加了信息泄露的風險。因此，如何做好檔案信息化的保密管理，成為大家關注的焦點，本文主要針對檔案管理現(xiàn)狀進行分析，并提出提高檔案信息化建設保密管理工作的有效途徑。

關鍵詞：檔案管理? 信息化建設? 保密管理? 數(shù)字化加工? 檢查維護

中圖分類號：G270.7

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2112-5640-0791

在檔案管理工作中融入信息化技術是當下時代的要求，也是未來發(fā)展的必然趨勢。檔案的保密管理工作切實關系到人民的利益，尤其是軍工檔案管理的保密工作要特別注意，由于其涉密多，與國防事業(yè)和軍事領域聯(lián)系緊密，對國家的安危有著直接影響，與社會的發(fā)展與穩(wěn)定緊密相連，所以做好檔案信息化建設中的保密管理，保證國家機密安全是當下檔案保密管理者的重點工作。

1信息化建設檔案管理的優(yōu)勢

1.1增加檔案查詢的便捷性

隨著信息技術的快速發(fā)展，其被廣泛應用到各個領域之中，很多企業(yè)發(fā)展中融入了先進的信息技術，但是一些老舊的檔案尚未完全數(shù)字化，其檔案管理依然采用的是傳統(tǒng)的人工整理方式，如人工手動抄寫、手動保存等。這種傳統(tǒng)落后的檔案管理方式在工作中有很大的局限性，浪費了很多人力、物力、財力，不僅容易使檔案信息出現(xiàn)錯誤，還不夠準確，嚴重拉低了檔案管理的工作效率，很難滿足各大單位和企業(yè)的需求。而進行檔案信息化建設就可以很好地避免上述這些問題，信息數(shù)字化節(jié)省了檔案查閱的時間，提升了檔案記錄的準確率。在查詢檔案時，只需要輸入關鍵詞進行檢索即可，檔案信息一目了然，詳細直觀，其便捷性大大增加[1]。

1.2提高管理工作者的工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理多是紙質(zhì)管理，需要針對檔案內(nèi)容對其整合記錄，再按照類別分裝，人工的裝訂很容易出現(xiàn)紕漏，如果注意力不夠集中，也會造成歸納混亂的情況。若發(fā)生錯誤就需要整體重新檢查歸納，使管理者的工作量大大增加。但是檔案信息化的建立只需要相關管理人員將整理好的檔案信息逐一錄入到計算機系統(tǒng)當中，這樣可以有效降低錯誤率，只需一次即可，避免因錯誤出現(xiàn)多次返工的情況，大大提高了檔案管理者的工作效率。

1.3增加檔案信息內(nèi)容的保密程度

在檔案信息化建立之前，相關企業(yè)和單位的檔案都會用文件夾裝訂好再放置進檔案管里，由工作人員統(tǒng)一監(jiān)管。如果有需要查詢檔案的人員，只需要進行簡單登記就能直接進入到檔案館中尋找檔案材料，這樣一來，檔案館中其他的檔案信息就失去了其保密性，存有泄露的風險。而且工作人員的精力有限，不能隨時隨地24h全天候的監(jiān)控，難免有疏忽的情況，所以信息化的建立大大改進了這一弊端，在檔案管理的過程中設置好對應的權限，只有經(jīng)過管理者的同意才能登錄系統(tǒng)查閱信息，并且只能查到自己所需已開放權限的內(nèi)容，無權查閱其他檔案信息，這就大大提升里的檔案信息的保密效果，檔案泄露的風險大大降低。

1.4檔案質(zhì)量有所提升

在檔案信息化建立之前，社會上并沒有對檔案整理記錄的格式進行統(tǒng)一要求，以至于紙質(zhì)記錄的檔案無論在字跡上還是內(nèi)容格式上都各有風格，質(zhì)量也參差不齊，大大增加了后續(xù)管理人員的工作難度。而信息化管理第一步就是對檔案存檔格式進行規(guī)范，若管理者在錄入信息時不按照格式要求編輯、存檔就無法對檔案進行有效保存。對檔案整理進行統(tǒng)一規(guī)范，一方面提升了檔案信息的質(zhì)量，另一方面也為后續(xù)檔案管理工作人員提供了便利。

2檔案信息化建設中保密管理出現(xiàn)的弊端

以紙質(zhì)為主體的實體檔案轉(zhuǎn)向以計算機為基礎的數(shù)字化檔案，這種新型的檔案管理模式就是檔案信息化的建設過程。檔案信息化的建設主要依賴管理部門的組織規(guī)劃，將現(xiàn)代化的信息技術全面應用于檔案管理的各項活動當中，如對實體檔案、聲像檔案的掃描錄入和數(shù)字化處理，為之后的檔案信息的完整性、準確性提供保障。由于軍工方面的檔案需要簽訂保密協(xié)議，所以在信息化建設中要充分考慮到網(wǎng)絡運行環(huán)境是否安全可靠，當前，我國在軍工方面的檔案信息化建設保密管理中還存在以下幾個弊端。

2.1缺少保密意識

檔案是對信息的整合，是信息的載體。基于信息化建設的背景下，如何做好檔案信息的保密管理工作已經(jīng)成為檔案管理部門重點思考的問題。優(yōu)秀的檔案管理者是檔案信息保密工作的基礎，是其不可缺少的一部分。檔案信息化的建設的確在一定程度上增強了檔案信息的保密程度，但是在實際的檔案信息化管理的過程中，相關管理者普遍缺少對保密工作的重視程度，保密意識淡薄。由于檔案管理工作的嚴密性較強，從事檔案管理的工作人員需要極強的耐心和細心，而且信息化檔案管理工作會耗費工作人員大量的精力和時間，所以工作人員會因為疲倦、乏味產(chǎn)生消極怠工的心理，工作的熱情程度也大大降低，以至于在將紙質(zhì)檔案信息錄入到信息系統(tǒng)的過程中出現(xiàn)工作失誤，不小心泄露出檔案信息。另外，計算機是建設檔案信息化的主要設備，計算機技術促進了信息化檔案系統(tǒng)的完善，上層領導者只關注到先進的設備和系統(tǒng)，卻忽略了對檔案管理者的專業(yè)培訓，導致管理人員的素質(zhì)參差不齊，不僅缺少專業(yè)的管理知識，更缺乏檔案管理的保密意識。

2.2監(jiān)管檔案數(shù)字化加工的力度不夠

對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工是完成檔案信息化建設的主要內(nèi)容，大部分企業(yè)和單位都缺少專業(yè)的數(shù)字化檔案加工者，所以會將此類工作外包給相關的數(shù)字化加工公司。我國信息技術的快速發(fā)展已經(jīng)成為了新時期的顯著特征，基于檔案信息化建設的大環(huán)境下，社會上崛起了許多檔案服務公司來幫助企業(yè)、單位完成檔案信息化管理，但是社會服務公司招聘的檔案數(shù)字化加工者魚龍混雜，素質(zhì)參差不齊，部分公司只注重業(yè)務的發(fā)展，忽視了對檔案數(shù)字化加工人員的保密培訓，以至于相關工作者缺少檔案保密意識，甚至出現(xiàn)盜取檔案信息的情況。而外包檔案的相關企業(yè)和單位對服務公司的監(jiān)管力度也不夠，缺少防范意識。沒有系統(tǒng)地檢查外包服務公司相關工作設備的流程和規(guī)范，也沒有對存儲涉密數(shù)字化檔案資料的計算機等設備采取隔離措施，甚至部分企業(yè)、單位的監(jiān)控設備也安裝不到位，這些都是導致檔案泄密的因素。除此之外，由于缺少對外包服務公司的監(jiān)管，工作不認真、不細致也是其存在的問題，影響檔案管理的工作質(zhì)量和效率，阻礙工作進程，嚴重影響檔案信息化的建設[2]。

2.3信息網(wǎng)絡容易受到襲擊

信息技術是建設信息化檔案管理的主要依靠，建立并完善檔案信息管理系統(tǒng)是其根本途徑。但是由于信息化建設在最近幾年才發(fā)展起來，在最初建立時期，信息管理系統(tǒng)還存在許多的漏洞，由于不完善的信息系統(tǒng)也存有檔案信息錄入不全的情況，并且檔案的整理歸納都需要系統(tǒng)作為支持，如果系統(tǒng)是被受到計算機病毒的侵害或者黑客的襲擊，都會導致系統(tǒng)錯誤，加重信息泄露的風險，即使有專業(yè)的技術人員對系統(tǒng)進行維護，依舊存有泄露信息的情況。

3做好檔案信息化建設保密管理工作的有效途徑

基于大數(shù)據(jù)時代的背景下，完成檔案信息化建設符合檔案工作的新要求。作為檔案管理工作當中的重要內(nèi)容，檔案管理的保密工作與各個部門都存在著千絲萬縷的聯(lián)系，對各部門工作的開展起著強有力的輔助作用。所以為了更好地推動企業(yè)和單位的高速發(fā)展，促進檔案信息數(shù)據(jù)的高效利用，提高檔案信息化建設的保密管理工作勢在必行。尤其是軍工單位企業(yè)自身生產(chǎn)經(jīng)營具有特殊性，肩負著國防事業(yè)發(fā)展建設的重要責任。其生產(chǎn)經(jīng)營的過程當中會產(chǎn)生許多需要保密的科技檔案，所以對檔案進行保密管理的工作至關重要，是推動祖國繁榮發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，因此相關檔案管理人員需要從以下幾個方面加強檔案信息化建設中的保密管理。

3.1完善制度，提高管理質(zhì)量

檔案的管理制度就好像國家的法律，可以對檔案使用中存在的不良行為進行有效制約，所以制定出嚴密、可行性強的檔案保密管理制度有利于對檔案信息的監(jiān)管，降低泄密的風險。軍工單位企業(yè)的檔案資料與國防、軍事等各部門之間來往的文件都有著密切聯(lián)系，要想有效地提高檔案信息化建設保密管理工作，軍工單位企業(yè)就要加強對檔案管理制度的建設，設定統(tǒng)一的檔案信息管理標準。

首先，軍工單位企業(yè)管理者要加強對檔案工作的重視程度，集思廣益，結合社會發(fā)展的實際需求，與員工共同制定一個合理、有效的管理制度，并要保證這個檔案管理制度的長久性和公平性。當然，相關部門也要加大對檔案管理制度的宣傳，保證制度的有效落實，從事檔案管理工作的員工也一定要按照制度執(zhí)行，嚴格規(guī)范檔案管理工作的標準，保管好軍工單位企業(yè)的檔案文件，并針對所有的檔案進行整理和分類，按照檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和重要程度做好相應的標注，然后進行有序擺放[3]。

其次，軍工單位企業(yè)要完善對檔案管理工作激勵體系的構建，對檔案管理工作人員進行主人翁意識的培養(yǎng)，定期對相關的管理工作人員進行考核和評比，并對此進行合理的獎懲，從而充分調(diào)動檔案管理工作人員的工作積極性。為此，相關部門必須努力打造一個公平、公正的激勵氛圍，確保工作機制的透明性和公開性，真正釋放工作人員的潛能，從而全面提升工作質(zhì)量和效率。

最后，軍工單位企業(yè)還需要建立檔案利用反饋機制。部門員工在檔案利用時遇到問題要及時反映出來，檔案管理部門的工作人員要對這些問題及時整理、匯總，并根據(jù)問題找出相應的解決辦法，然后反饋給上層管理者，從而方便在頂層設計上促進檔案管理質(zhì)量的提高。因為軍工檔案的管理比較特殊，所以一定要處理好軍工檔案利用和保密之間的關系。著重保密，不能充分利用檔案是當下軍工檔案工作中存在的一些弊端，以至于許多檔案被束之高閣。對檔案工作進行保密就是為了可以更好地利用檔案信息，將利用與保密相結合才能真正發(fā)揮出檔案的作用。因此，在嚴格做好檔案保密工作的同時切實完善工作職能，使檔案在科研生產(chǎn)中發(fā)揮應有的作用。

3.2培養(yǎng)素質(zhì)，提升保密意識

作為軍工單位企業(yè)能夠穩(wěn)定高速發(fā)展的重心，提高管理人員的整體素質(zhì)，讓其能夠發(fā)揮出自己的能力，這也就要求企業(yè)單位完成對檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。檔案管理工作是一項繁瑣和枯燥的工作，需要一定的耐心和細致，因此，檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)非常重要，這對檔案管理工作的開展有著嚴重的影響。如果檔案管理者落后于時代步伐，不僅缺少對專業(yè)知識的儲備，還在管理能力上有所欠缺，這些都會嚴重影響檔案管理工作的開展[4]。

同時還要加強引進高素質(zhì)的檔案管理方面的專業(yè)人才，做好人才儲備，只有專業(yè)的人做專業(yè)的工作，才能促進檔案管理工作效率的提高，減少人力的浪費。除此之外，單位企業(yè)還可以對當下檔案管理的工作人員進行有針對性的教育培訓，組織檔案管理工作者共同學習，為其營造積極的學習氛圍。還要加強對檔案管理人員的信息自動化方面的培訓，讓相關管理人員學會并熟練使用電腦設備，提高信息化水平和能力。

檔案管理人員必須要簽訂保密協(xié)議，接受保密信息的專業(yè)培訓，打造一支具有堅定意志，較高政治素養(yǎng)的管理人才隊伍。檔案保密工作者要能自覺抵制各種誘惑，有充足的責任意識和敬業(yè)精神，一定要發(fā)自內(nèi)心熱愛檔案管理工作。檔案信息化建設的保密管理工作的基本就是要求檔案管理者具備過硬的政治素養(yǎng)。

3.3引進技術，保護網(wǎng)絡

首先，相關部門應該完善檔案信息管理系統(tǒng)，健全信息存儲，創(chuàng)建實用規(guī)范的信息數(shù)據(jù)庫，完成檔案信息數(shù)字化，實現(xiàn)檔案收集、存儲、管理、檢索、利用等項工作的數(shù)字化，提高檔案管理及各部門工作效率，促進各單位工作的持續(xù)、快速發(fā)展。檔案數(shù)字化加工是檔案信息化建設的基礎，檔案管理部門要完成監(jiān)控設備的安裝，做好對數(shù)字化加工人員的安全檢查和監(jiān)管，對工作地點進行隔離，切斷互聯(lián)網(wǎng)的連接，以防信息泄露[5]。

其次，要定期對計算機網(wǎng)絡進行維護檢查，保證其安全性，嚴防病毒、黑客的入侵，對信息系統(tǒng)進行安全加密，設置多重密碼做好防護，強化檔案保密管理。另外，檔案信息系統(tǒng)需要加強對訪問信息的建設，對匿名用戶進行限制，做好計算機系統(tǒng)的查殺、防火墻技術，完成系統(tǒng)優(yōu)化升級，對系統(tǒng)的安全性能加強，進一步增強檔案信息的保密性。

最后，要加強對軍工檔案管理的法治建設，這是實現(xiàn)依法治國的必然要求。依法對檔案進行管理有助于市場經(jīng)濟的發(fā)展，是維護國家安全的有效手段，更是檔案管理保密工作自身發(fā)展的要求，只有健全各項軍工檔案保密法律、規(guī)章，才能徹底完善檔案工作。檔案管理人員必須履行保密義務，并承擔起泄露國家秘密的法律責任，時刻牢記保密守則，遵守保密規(guī)定，充分認識到保守國家機密是自己的神圣職責和應盡義務[6]。

4結語

綜上所述，檔案信息化建設保密管理工作責任重大，尤其是作為科技發(fā)展催化劑的軍工檔案管理，嚴重影響著社會經(jīng)濟效益。在信息技術全面發(fā)展的今天，軍工檔案管理者應該加強保密意識，做好檔案管理工作，為領導決策提供有效的檔案依據(jù)，確保軍工企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展。

參考文獻

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