“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校文書檔案管理的問題及對策研究

作者簡介：耿偉娜（1980—），女，本科，館員（T），研究方向為檔案學(xué)。

摘要：“互聯(lián)網(wǎng)+”是一種新型的經(jīng)濟形態(tài)，高校文書檔案管理是高校發(fā)展的憑證。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，文書檔案信息的傳播速度與安全性明顯得到了提升。本文從“互聯(lián)網(wǎng)+”的由來與影響出發(fā)，來探討“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校文書檔案管理的作用、問題與對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”? 高校? 文書工作? 檔案管理

中圖分類號：G275.2

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2201-5640-4971

高校的文書檔案能夠?qū)Ω咝５臍v史，發(fā)展?fàn)顩r及各項活動進行有效的記錄。現(xiàn)如今由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，高校檔案管理工作出現(xiàn)了文書與管理工作銜接不夠，檔案采集不夠全面及檔案管理人員素質(zhì)不高等問題。因此，想要提高高校檔案管理工作，就需要對存在的問題進行解決，從而保證檔案管理工作的有效開展。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”的由來與影響

“互聯(lián)網(wǎng)+”的概念最早是起源自2015年，是一種新型的經(jīng)濟形態(tài)。它能充分地對互聯(lián)網(wǎng)進行利用，對互聯(lián)網(wǎng)中的生產(chǎn)要素進行配置，從而將互聯(lián)網(wǎng)中的研究成果運用到現(xiàn)代各個領(lǐng)域經(jīng)濟發(fā)展當(dāng)中?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”不但能將各種信息與科學(xué)技術(shù)相融合，還能對社會的生產(chǎn)力與經(jīng)濟創(chuàng)新能力進行提高?，F(xiàn)如今，大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)與云計算是支撐現(xiàn)代生產(chǎn)服務(wù)業(yè)與現(xiàn)代制造業(yè)的信息重點。大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)與云計算能夠推動我國新興產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，壯大產(chǎn)業(yè)的發(fā)展力量，為我國國民在互聯(lián)網(wǎng)上的創(chuàng)業(yè)與創(chuàng)新發(fā)展帶來保障，從而推動我國國民經(jīng)濟，同時互聯(lián)網(wǎng)的服務(wù)理念與服務(wù)技術(shù)，對我國文字管理工作也起著相當(dāng)大的作用。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校文書檔案管理的作用

2.1 作為憑證

高校文書檔案具有原始憑證的功能與作用，國家檔案局已經(jīng)對檔案的管理進行了明確規(guī)定，要將單位的文件資料按照相關(guān)規(guī)定進行統(tǒng)一管理。因此，高校在對文書檔案進行管理時要根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，對高校文書檔案進行統(tǒng)一管理。由于高校文書檔案記錄了高校真實的發(fā)展歷程，具有真實性與可靠性。因此，高校文書檔案是高校發(fā)展的重要憑證。

2.2 高校工作的參考依據(jù)

高校文書檔案具有查詢、調(diào)取的功能與作用。文書檔案管理是高校進行各項工作的參考依據(jù)，高校文書檔案是高校歷史的見證者也是忠誠的記錄者。它可以對學(xué)校各項工作的調(diào)查研究提供各項依據(jù)，從而起到良好的參考與借鑒作用[1]。

2.3 有助于高校的教研活動

高校的文書檔案會對高校的教研成果進行記載，其中都包括教研成果的歷史成績、教研成果的經(jīng)驗、教研工作中的反思、教研的效果評價、教研的結(jié)果反饋與改進等。高校文書檔案記載的這些內(nèi)容，能夠?qū)Ω咝＝萄泄ぷ鞯拈_展提供有效幫助。

2.4 具有歷史價值

高校文書檔案隨著時間的推移，其中的依據(jù)就會逐漸遞減，但是高校文書檔案的歷史價值會逐漸增加，時間越久，文書檔案的歷史價值就越高。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校文書檔案管理的問題

3.1 對文書檔案管理工作不夠重視

現(xiàn)如今，高校的文書檔案管理工作還是處在原始管理階段，高校中有一部分領(lǐng)導(dǎo)者與管理者對文書檔案管理工作的重視度與關(guān)注度不高，學(xué)校教職工也對文書檔案管理工作感覺到陌生;而且現(xiàn)在許多高校沒有將文書檔案管理工作納入到學(xué)校的管理體系當(dāng)中，因此就導(dǎo)致了文書檔案管理人員對文書檔案管理工作認識的不足。目前，高校文書檔案管理部門有許多重要文件以涉密、方便利用的理由不履行存檔流程而是留在領(lǐng)導(dǎo)手中。大部分高校領(lǐng)導(dǎo)都認為高校文書檔案管理工作無法為學(xué)校帶來濟利益，因此，有些學(xué)校為了追求利益最大化就沒有對高校文書管理工作投入相應(yīng)的人力、物力，從而產(chǎn)生了一系列問題。另外，存在高校給文書檔案管理者的待遇不到位的情況，因此影響到了高校文書檔案管理的效率與質(zhì)量。

3.2 文書與管理工作銜接不夠

現(xiàn)如今，高校文書檔案管理工作在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，管理工作要求越來越高。文書檔案管理工作者要熟練、合理、流暢地進行不同種類文書檔案管理工作。文書檔案管理工作是具有關(guān)聯(lián)性的，而且不同的文書檔案特性也有所不同。高校文書檔案的管理模式是文書、檔案分塊式管理模式，這種文書檔案的管理模式在一定程度上保證了文書工作與檔案管理工作的獨立性[2]。但是如果對文書工作與檔案管理工作模式的掌握程度不夠準(zhǔn)確，那么就會使文書工作與檔案管理工作陷入互不干涉的誤區(qū)。例如，高校檔案管理員與文書工作者沒有將兩者的關(guān)系把握好，兩者沒有交集，就會導(dǎo)致文書工作者對檔案管理流程的步驟不了解，檔案管理員對文書的內(nèi)容也不知曉，這樣就會使文書工作與檔案管理工作之間產(chǎn)生脫節(jié)，無法相互連接，從而導(dǎo)致文書與檔案產(chǎn)生了不規(guī)范與不標(biāo)準(zhǔn)的情況，使文書檔案管理工作產(chǎn)生漏洞，造成檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)缺失的情況。

3.3 文書檔案采集得不夠全面

高校文書檔案在進行處理的過程當(dāng)中，只注重文書的辦理與使用，沒有注意文書辦理的規(guī)范性，因此在對文書進行處理的過程當(dāng)中就會出現(xiàn)公文格式不規(guī)范、簽單不完整、字體不統(tǒng)一等情況。而且在對文書檔案材料進行收集時，材料內(nèi)容不完整。例如，學(xué)校單位公文批復(fù)不完整、材料缺乏部門印章、文書檔案缺乏連續(xù)性、出現(xiàn)有頭無尾與有尾無頭的現(xiàn)象，這種情況的出現(xiàn)就會導(dǎo)致文書檔案利用價值不高。

3.4 文書檔案管理技術(shù)沒有與時俱進

現(xiàn)如今，社會的發(fā)展已經(jīng)逐漸信息化，與此同時高校檔案管理工作的進程也受到了影響。當(dāng)今社會科學(xué)技術(shù)在不斷的發(fā)展，大部分的檔案管理行業(yè)還保持著傳統(tǒng)檔案管理模式，許多高校的文書檔案管理工作模式也在逐漸脫離實際。如今檔案管理行業(yè)采用傳統(tǒng)的管理模式比較多，大部分管理工作還是采用手動的方式，采集方式也是采用原始的接收方式，傳統(tǒng)方式采集的檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容缺乏時效性，檔案中的信息與內(nèi)容會出現(xiàn)不對稱或者錯誤的現(xiàn)象。例如，對成績與考試數(shù)據(jù)進行收集時，傳統(tǒng)的檔案管理模式會對有效時間進行延長，這樣就耽誤了信息數(shù)據(jù)的實效性。傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，不方便教師與學(xué)生去了解最新的教學(xué)資訊，也不能對網(wǎng)絡(luò)信息進行有效的傳播。檔案數(shù)據(jù)的采集只利用電話、貼告示與文件收發(fā)的方式，就會使教師與學(xué)生無法在第一時間接收社會新聞與學(xué)術(shù)信息，同時也無法進行溝通與交流，不利于高校文書檔案管理的公開化，從而導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)處于被動狀態(tài)[3]。除此以外，高校文書檔案管理工作沒有完整的管理制度，因此對文書檔案管理工作人員沒有起到良好的約束作用。

3.5 高校文書檔案管理人員素質(zhì)不高

高校文書檔案管理工作的成效與文書檔案工作管理人員素質(zhì)息息相關(guān)，許多高校由于管理人員的素質(zhì)不高，管理制度不完善，導(dǎo)致了文書檔案管理工作出現(xiàn)問題。目前，大部分高校文書檔案管理者都是一些高學(xué)歷的人才，但是由于學(xué)校對檔案管理工作長期不重視，常常將轉(zhuǎn)業(yè)軍人安置在檔案館當(dāng)中。由于專業(yè)的檔案管理人員極其匱乏，一些沒有經(jīng)驗的大學(xué)生也會進入檔案館工作，雖然大部分人經(jīng)過長時間鍛煉也會成為檔案管理工作中的中流砥柱，但是由于人員與人員之間專業(yè)水平不同，因此在工作當(dāng)中很容易產(chǎn)生矛盾。

4 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校文書檔案管理的對策

4.1提高對文書檔案管理工作的重視程度

想要做好高校文書檔案的管理工作就需要提高文書檔案管理工作的重視程度，高校文書檔案的管理工作是高校管理工作最重要的組成部分。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要對文書檔案管理工作的重視度進行提升，對檔案管理工作的意識進行建立，并重新文書檔案。高校文書檔案管理是高校各部門、各單位教學(xué)科研、管理工作的歷史記錄，它是經(jīng)過科學(xué)分類、歸檔、立卷、排序、編目與整理的，是具有不可替代的價值。高校檔案管理對高校的改革發(fā)展、科研教學(xué)、職稱評級、資格認定、編史修志及服務(wù)管理方面具有一定的影響。在對高校文書檔案管理的前提下，需要對檔案管理工作的資金與人員資源加大投入，從而促進高校文書檔案管理的發(fā)展與創(chuàng)新。

4.2 注重文書與管理工作的銜接

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，高校文書檔案管理者要具備良好的文書處理能力。因為高校文書工作的開展與檔案管理工作之間存在關(guān)聯(lián)性與個體性，所以我國高校在文書檔案管理當(dāng)中采用的是文書、檔案分塊管理的模式，這樣就能使文書工作與檔案管理工作有足夠獨立的處理空間，但是這種管理模式會使文書工作與檔案管理無法有效地進行銜接，使雙方無法考慮到對方的要求。因此，想要對文書管理的有效性進行保障，就需要對文件的規(guī)范性進行提高。高校要對文書檔案管理工作建立一個健全的制度，從而保證文書的規(guī)范與檔案管理工作的銜接。要保證文書工作的規(guī)范化，將文書工作與檔案管理工作的信息進行整合。高校的文書檔案管理人員要對文書檔案的數(shù)量進行定期檢查，防止檔案文件出現(xiàn)丟失等情況[4]。在對文件進行收發(fā)的過程當(dāng)中，要做好記錄保證檔案部門文書資料的完整性。除此以外，要對文書檔案的書寫規(guī)范進行重視，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案的檢索系統(tǒng)進行優(yōu)化，從而提高檔案管理的工作效率。要將計算機設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及信息技術(shù)引入高校文書檔案管理工作當(dāng)中，從而完善檔案管理的數(shù)字化與信息化水平。

4.3 加強高校文書檔案的采集

高校在開展文書檔案管理的過程當(dāng)中，要對檔案信息資源的收集與整理進行重視。高校檔案管理部門要對檔案管理工作人員的檔案信息收集能力，與整理文書檔案的能力進行培訓(xùn)，從而提升文書檔案的采集能力。高校檔案管理部門要建立健全的檔案管理制度，提升檔案管理的效果。對文書檔案管理工作開展各種活動，對文書檔案信息搜索的效果進行提升。

4.4 實現(xiàn)文書檔案管理信息化，電子化

現(xiàn)如今，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與信息化技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛運用。高校在進行文書檔案管理工作時，可以將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計算機技術(shù)運用到文書檔案管理當(dāng)中來，將文書檔案中的信息進行統(tǒng)一歸檔。除此以外，高校可以利用計算機管理技術(shù)，建立一個同步分類歸檔，電子與紙質(zhì)檔案雙管理的系統(tǒng)，對檔案管理的效果進行提升。高校要實現(xiàn)文書檔案電子信息化，對檔案的便捷性進行提升，從而實現(xiàn)檔案管理工作的快速檢索與電子化傳輸。除此以外，想要對文書檔案信息的傳播速度與安全性進行提升，可以在對文書檔案進行管理時，對局部網(wǎng)絡(luò)與隔離帶進行建立。與此同時，要對高校檔案管理工作者提供信息管理技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對檔案管理員工進行培訓(xùn)，從而提高檔案管理人員對信息管理技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運用的水平，從而提高文書檔案的管理技術(shù)。

4.5 提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)

想要對高校文書檔案管理工作的效率進行提升，就需要對檔案管理工作人員的整體素質(zhì)進行提升，建立出一支文書檔案管理技術(shù)水平較硬的管理隊伍。第一，對檔案管理人員的思想認知進行提升。高校要對文書管理人員進行資金與政策上的支持，要建立起各種規(guī)章制度，將檔案工作管理人員的工作環(huán)境進行改善，提高檔案管理人員的薪資待遇。對檔案管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，使檔案管理人員專業(yè)知識能夠得到及時的更新。第二，對檔案管理工作人員的服務(wù)意識進行強化，檔案管理人員的工作效率與工作質(zhì)量是影響檔案管理工作的基本因素[5]。高校要對檔案管理工作人員的服務(wù)方法進行完善，檔案管理人員也要對自身的服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)意識進行提升，這樣才能在進行檔案管理工作時，提高工作效率。第三，加強檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)，高校檔案管理工作人員要建立終身學(xué)習(xí)的制度，要經(jīng)常參加繼續(xù)教育，從而對自身的專業(yè)知識進行不斷更新，對自身的整體知識進行擴展。同時，高校也要對檔案管理人員進行教育培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容要與工作實際相結(jié)合。檔案管理工作人員之間要互相交流，通過交流來豐富自身的專業(yè)知識。而且檔案管理工作人員要具有奉獻精神，要淡泊名利，這樣才能促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

4.6 建立健全的高校文書管理制度

高校應(yīng)該結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展的特點，對文書檔案的管理體制進行完善，要制定嚴格的部門立卷歸檔制度，使文書檔案管理體系進入到“四納入”與“四同步”的軌道當(dāng)中來?！八募{入”包括將圖書管理工作納入到學(xué)校規(guī)劃當(dāng)中，學(xué)校管理制度當(dāng)中，管理隊伍建設(shè)及兼職人員職責(zé)范圍當(dāng)中[6]?！八耐健卑ㄎ臅鴻n案管理體系要與學(xué)校各項工作的布置同步、檢查同步、總結(jié)同步及驗收同步。在做文書檔案統(tǒng)籌規(guī)劃時，文書檔案的轉(zhuǎn)檔、存檔等環(huán)節(jié)要嚴格按照標(biāo)準(zhǔn)來進行。同時，高?？梢云刚垯n案管理專家，對檔案管理部門的文書檔案管理工作者進行培訓(xùn)，使文書檔案管理工作人員不但能掌握文書檔案管理知識，還能對文書檔案工作中的高科技技術(shù)進行熟練的運用。同時，也可為文書檔案管理工作者提供出差實踐的機會，從而對文書檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與工作水平進行提升。

5 結(jié)語

綜上所述，想要做好“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校文書檔案管理工作就需要提高對文書檔案管理工作的重視程度，注重文書與管理工作的銜接，加強高校文書檔案的采集，實現(xiàn)文書檔案管理信息化、電子化，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)及建立健全的高校文書管理制度，從而對高校的檔案管理工作效率進行提升。

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