新形勢下疾控中心檔案管理策略探討

摘 要：公共衛(wèi)生事業(yè)直接關(guān)系到整個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展及社會(huì)主義和諧發(fā)展，所以不斷促進(jìn)公共衛(wèi)生健康可持續(xù)發(fā)展成為很多公共衛(wèi)生工作人員的主要工作任務(wù)及目標(biāo)。在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，很多先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)都被應(yīng)用到了公共衛(wèi)生事業(yè)領(lǐng)域，使得醫(yī)院各科室的工作質(zhì)量及效率都得到了提升，所以在該形勢影響下，疾控中心的檔案管理體系也得到了完善，相應(yīng)的管理水平也得到了提升，并逐漸走向信息化及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展道路。盡管如此，實(shí)際的疾控中心檔案管理依然存在很多問題，所以本文作者基于相關(guān)文獻(xiàn)資料，詳細(xì)分析了新形勢下疾控中心的檔案管理策略。

關(guān)鍵詞：新形勢;疾控中心;檔案管理;問題及策略

在新形勢影響下，疾控中心管理者及領(lǐng)導(dǎo)者都會(huì)對檔案管理給予了很高的重視度，因?yàn)榧部氐暮脡牟粌H影響到社會(huì)是否穩(wěn)定，還直接影響整個(gè)公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，所以疾控中心檔案管理一直備受社會(huì)各方人士的關(guān)注，必須不斷提高其管理水平。有文獻(xiàn)顯示，很多疾控中心檔案管理還存在管理人員專業(yè)能力不高、管理方法不合理、不重視檔案管理等問題，如果不及時(shí)解決則會(huì)影響檔案管理工作質(zhì)量及效率，并阻礙公共衛(wèi)生事業(yè)健康發(fā)展。

一、疾控中心檔案的簡單概述

疾控中心的檔案類型包括各類疾病預(yù)防檔案、監(jiān)測檔案、評價(jià)檔案和檢測檔案，主要以文字、圖像及數(shù)據(jù)的形式存在，其檔案內(nèi)容包括傳染病防治、免疫規(guī)劃、艾滋病防治、寄生蟲病防治、結(jié)核病防治及慢病防治、食品營養(yǎng)衛(wèi)生檢查、健康教育等。

其檔案特點(diǎn)有以下幾點(diǎn)：

第一，具有很高的醫(yī)學(xué)研究及醫(yī)療參考價(jià)值，因?yàn)檎鎸?shí)可靠的檔案能夠?yàn)獒t(yī)學(xué)研究提供有效資料及樣本，這對于突發(fā)疾病預(yù)防、感染性疾病預(yù)防等來說是非常有利的;

第二，涉及范圍廣。隨著信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，疾控中心檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化及網(wǎng)絡(luò)化，突破了時(shí)間及空間上的限制，在不同地域上都能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享及快速傳遞，因此能夠快速找到解決疾病問題的方法。例如，2008年的非典以及2019年的新冠疫情，都在信息網(wǎng)絡(luò)影響下實(shí)現(xiàn)了地區(qū)與地區(qū)、國家與國家之間的信息共享，從而很好地預(yù)防傳染性疾病;

第三，具體很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。就目前來說，很多疾控中心的檔案管理工作都是實(shí)時(shí)變化的，需要相關(guān)工作人員及時(shí)更新檔案信息，并對檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，以保證檔案信息時(shí)效性、連續(xù)性及適用性，故呈現(xiàn)了很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。

二、疾控中心檔案管理重要性

1.疾控中心的主要內(nèi)容

疾控中心檔案管理工作不僅僅是簡單的資料信息備案、整理和管理工作，還需要相關(guān)工作人員將檔案信息有效應(yīng)用于各種疾病檢查、預(yù)防及治療中，以充分發(fā)揮檔案信息的應(yīng)用價(jià)值，所以檔案管理便成為了疾控中心的主要工作內(nèi)容。另外，檔案管理還能夠?yàn)榧膊⊙芯刻峁椭?，如感染性疾病可通過查看發(fā)病記錄、基礎(chǔ)資料、類似疾病類型等信息找到防治疾病的最佳方法，故很多疾控中心都會(huì)將檔案管理納為主要工作內(nèi)容及任務(wù)。

2.疾控中心很多重要的數(shù)據(jù)都來源于疾控檔案

一方面在疾控中心，任何疾病的診斷、防治及護(hù)理都是有據(jù)可依的，都需要根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)信息開展診斷及治療等工作，尤其是疑難雜癥疾病時(shí)都會(huì)在第一時(shí)間查閱相關(guān)檔案，以快速找到疾病治療相關(guān)數(shù)據(jù)，從而及時(shí)檢測出疾病的發(fā)病原因、臨床癥狀、醫(yī)療方法及護(hù)理措施等，最終提高疾病治療總有效率。另一方面疾控中心的檔案本身就是以各種疾病數(shù)據(jù)信息為主，所以成為了各種疾病檢測、預(yù)防及治療的重要數(shù)據(jù)來源，不僅為各種醫(yī)療研究提供可靠依據(jù)，還有利于醫(yī)療防控工作順利開展，還能夠大大提高整體疾控中心的工作質(zhì)量及效率。

3.推動(dòng)疾控工作整體發(fā)展

眾所周知，疾控中心是我國公共衛(wèi)生體系及社會(huì)體系重要組成部分，其工作質(zhì)量及效率直接影響整個(gè)公共衛(wèi)生事業(yè)及社會(huì)發(fā)展，是促進(jìn)公共衛(wèi)生事業(yè)健康發(fā)展的關(guān)鍵，所以不斷提高疾控中心工作質(zhì)量及效率是非常必要和重要的。而疾控中心檔案管理則能夠?yàn)楦鞣N疾病醫(yī)療提供可靠依據(jù)，從而保證和提高了疾控中心工作質(zhì)量及效率，最終促進(jìn)疾控工作整體發(fā)展，更對整個(gè)公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展起到了積極作用。

三、新形勢下疾控中心檔案管理問題

1.檔案管理工作理念落后且重視度不高

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多疾控中心檔案管理還使用大量人工操作管理模式，相應(yīng)的管理理念也比較傳統(tǒng)老舊，很難適應(yīng)信息化及網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代對公共衛(wèi)生事業(yè)的新要求，進(jìn)而影響疾控中心檔案管理工作質(zhì)量提升，更在很大程度上阻礙了公共衛(wèi)生事業(yè)健康發(fā)展。目前，部分疾控檔案工作人員，對檔案管理工作還持以輕視或者忽視的態(tài)度，所以很少參與到實(shí)際的檔案管理工作中，更有少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)及管理者減少檔案管理資金投入，加上沒有完善相應(yīng)的管理制度、管理機(jī)制及工作標(biāo)準(zhǔn)等，導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范等現(xiàn)象發(fā)生，使得疾控中心檔案管理水平難以提升。還有部分工作人員則對檔案管理的應(yīng)用價(jià)值及重要性認(rèn)識不到位，更對疾控檔案管理特點(diǎn)一無所知，故缺乏對檔案管理的支持力度，最終導(dǎo)致疾控中心檔案管理質(zhì)量難以提升甚至呈現(xiàn)下降狀態(tài)。

2.檔案管理方法傳統(tǒng)老舊且不合理

在信息化及網(wǎng)絡(luò)化時(shí)新形勢下，很多疾控中心并沒有及時(shí)更新相關(guān)檔案管理理念、方法及技術(shù)設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理工作時(shí)效性難以提升。雖然有部分工作人員已經(jīng)意識到信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等應(yīng)用的重要性，但因?yàn)閭鹘y(tǒng)老舊的管理理念沒有及時(shí)轉(zhuǎn)變，導(dǎo)致各種先進(jìn)技術(shù)很難被應(yīng)用到實(shí)際的疾控信息、數(shù)據(jù)等管理中，不利于疾控中心檔案管理質(zhì)量及效率提升。

3.管理隊(duì)伍缺乏專業(yè)能力、綜合素質(zhì)

很多管理人員并沒有根據(jù)新形勢要求重新定位疾控中心檔案管理工作，也沒有與時(shí)俱進(jìn)去完善自己的工作理念、方法及模式，導(dǎo)致自身工作的專業(yè)能力難以滿足實(shí)際檔案管理工作需要。有部分工作人員則是直接從社會(huì)上聘請的經(jīng)驗(yàn)人士，本身缺乏專業(yè)知識技能，而有部分檔案管理人員則是剛畢業(yè)的大學(xué)生，雖然具備了較強(qiáng)的專業(yè)能力，但缺乏相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，綜合素質(zhì)也沒有得到及時(shí)提升，影響了整體檔案管理工作有效性。

4.檔案管理制度不完善

盡管很多疾控中心都建立起了相關(guān)的檔案信息管理系統(tǒng)，也利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完善了管理體系及監(jiān)控系統(tǒng)，但相應(yīng)的管理制度還沒有建立完善，如信息化管理系統(tǒng)操作規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)使用安全標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)信息檢索機(jī)制及監(jiān)控系統(tǒng)等，導(dǎo)致虛假數(shù)據(jù)信息增多，影響整體檔案管理工作質(zhì)量，更對疾控中心的防治工作產(chǎn)生了不利影響，還浪費(fèi)了一定的人力、物力及財(cái)力。

5.檔案信息化水平不高

很多疾控中心的檔案資料管理工作沒有技術(shù)更新和完善工作模式，還沿用比較傳統(tǒng)的人工管理、紙質(zhì)資料存儲(chǔ)等模式，很多檔案信息及數(shù)據(jù)內(nèi)容依然由人工記錄到紙質(zhì)文件上。紙質(zhì)檔案的管理要求及存儲(chǔ)要求非常高，要求紙質(zhì)檔案必須保存在恒溫的管理室，對于重要的檔案還需要進(jìn)行真空封存管理，避免和減少因?yàn)闇囟犬惓?、濕度異常?dǎo)致的字跡褪色、蟲蛀等問題發(fā)生。這些現(xiàn)象都是檔案信息化水平不高導(dǎo)致的，不利于后續(xù)檔案管理工作開展。

四、新形勢下疾控中心檔案管理策略

1.轉(zhuǎn)變管理理念和提高重視度

新形勢下，為進(jìn)一步提高疾控中心檔案管理水平，需要積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，要將提高檔案管理質(zhì)量放在第一位，并盡可能獲取管理者及領(lǐng)導(dǎo)者的支持，以促使其他工作人員也積極參與到檔案管理工作中。要重視檔案資源在疾病防控研究及發(fā)展過程中所存在的價(jià)值與關(guān)鍵性，以此來提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。在日常的管理工作中一定要加強(qiáng)對疾病檔案管理的研究，在實(shí)際工作中不斷吸取經(jīng)驗(yàn)進(jìn)而優(yōu)化，讓檔案管理工作能夠擁有更強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)性，同時(shí)提高工作質(zhì)量與效率。除此之外，還要增加對檔案管理的保證資金投入，以保證檔案工作順利開展，從而為預(yù)期效果提供幫助。

2.完善和創(chuàng)新檔案管理方式

現(xiàn)代社會(huì)下的時(shí)代影響，使得檔案管理需要有一套科學(xué)合理的管理模式，改變傳統(tǒng)疾控中心的檔案管理工作，使其更加適應(yīng)當(dāng)前新社會(huì)下的疾控處理，這也對疾控中心檔案管理的工作人員提出了更高的要求。不僅要在實(shí)際檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)和解決傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，還需要與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新、完善和實(shí)踐應(yīng)用現(xiàn)代化管理模式，如要盡量適應(yīng)電子化檔案管理，必要情況下可替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案。這一過程中，需要檔案管理工作人員熟悉信息化技術(shù)以及大數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)對檔案信息更便捷高效的收集，分析及存儲(chǔ)與利用等多項(xiàng)功能，從根本上提升檔案管理的效率。此外，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，并完善信息化管理制度、機(jī)制及標(biāo)準(zhǔn)，以保證檔案管理信息化的規(guī)范性及標(biāo)準(zhǔn)化，并保證檔案資源能夠得到更好的儲(chǔ)存和便捷化更新。

3.加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員也是檔案管理工作質(zhì)量的決定因素，即管理人員專業(yè)能力及綜合素質(zhì)越高則檔案管理工作質(zhì)量及效率越高，反之則越低，所以加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)是提高檔案管理工作質(zhì)量的重要途徑。

具體措施如下：

第一，加強(qiáng)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力及素質(zhì)建設(shè)，不斷提升工作人員的綜合素質(zhì)及能力;

第二，在日常工作中，疾控中心也應(yīng)定期對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，除了常規(guī)的管理技能以外，還需要進(jìn)行信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及大數(shù)據(jù)技術(shù)等培訓(xùn)，以強(qiáng)化檔案管理人員的現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)能力，從而更好地對檔案資源進(jìn)行管理;

第三，要加強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)、道德品質(zhì)培養(yǎng)，以增強(qiáng)檔案管理人員的工作責(zé)任感、職業(yè)道德及綜合素質(zhì)，以此來提升工作中的積極性，讓檔案管理工作能夠更有效地進(jìn)行。

4.建立電子檔案庫

社會(huì)在發(fā)展，時(shí)代在進(jìn)步，在信息時(shí)代，疾控中心的管理工作也需要不斷創(chuàng)新，所以很多疾控中心都借助信息技術(shù)建立了電子檔案信息庫，以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的同時(shí)，完善檔案在線存儲(chǔ)、傳送和管理等功能。還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)時(shí)編輯檔案資源，并收集其他相關(guān)資料、數(shù)據(jù)及信息，然后融合到檔案信息資源中，以完善疾控中心檔案數(shù)據(jù)庫，為疾控中心一系列工作提供可靠依據(jù)。

新形勢下，通過電子平臺(tái)能夠?qū)⒓膊?nèi)容進(jìn)行共享，針對不同的人群設(shè)置開放權(quán)限。與此同時(shí)，疾控中心需要不斷完善疾病防控自動(dòng)化管理體系，如不同科室設(shè)置不同的賬號及密碼，要查詢信息時(shí)只需要登錄賬號和輸入密碼就可查詢和獲取信息，實(shí)現(xiàn)便捷化辦公。除此之外，需要建立檔案庫快捷的解鎖工具，為工作人員快捷搜索以及開展工作提供便捷，讓效率更高。這種管理模式能夠讓更多工作人員加深對疾控檔案管理工作的了解及認(rèn)識，也能幫助更多人去學(xué)習(xí)信息檢索的高效性使用方式，借助當(dāng)前先進(jìn)的電子檔案庫，能夠?qū)鹘y(tǒng)紙質(zhì)資料占地以及無法長久保存的問題輕松解決。同時(shí)為疾控中心衛(wèi)生工作的展開提供強(qiáng)有力的支持。

5.完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系及制度

首先，規(guī)范化管理檔案內(nèi)容，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及要求正確編寫和修正資料，并按照規(guī)定的格式命名和保存資料文件;其次，要完善修改與查找功能，以便于管理人員快速提取有用信息，提升檔案利用;最后，定期匯總檔案管理工作內(nèi)容，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作問題，并在該基礎(chǔ)上完善管理標(biāo)準(zhǔn)體系及制度。

6.加強(qiáng)考核和監(jiān)督

首先，要求相關(guān)工作人員嚴(yán)格按照要求進(jìn)行檔案管理，以保證檔案管理規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化。例如，質(zhì)量檢查過程中發(fā)現(xiàn)資料不完整、內(nèi)容丟失與錄入錯(cuò)誤現(xiàn)象，要及時(shí)處罰相關(guān)負(fù)責(zé)人，避免和減同類事件發(fā)生;其次，明確規(guī)定檔案管理人員職位晉升要求，提供公平競爭的機(jī)會(huì)，激發(fā)整體管理人員的工作積極性;最后，不同環(huán)節(jié)設(shè)置不同負(fù)責(zé)人，以對各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督。

五、結(jié)語

總之，疾控中心一直影響公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，其檔案管理不僅是疾控中心管理體系組成部分，還是提高疾控中心整體管理水平和促進(jìn)疾控中心發(fā)展的關(guān)鍵，所以檔案管理不僅得到疾控中心相關(guān)工作者的重視，還引來了社會(huì)各方人士的關(guān)注，故不斷提高疾控中心檔案管理質(zhì)量是非常必要和重要的。因此，上文基于對檔案管理重要性及問題的了解，從重視檔案管理、完善制度、加強(qiáng)監(jiān)督、完善方法等方面分析了具體的管理措施及方法，希望對實(shí)際的疾控中心檔案管理工作強(qiáng)調(diào)積極作用。

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（作者單位：濰坊市疾病預(yù)防控制中心）

作者簡介：葛楠（1993—），女，漢族，山東臨沂人，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。