趙延紅 邢磊
摘 要:本文對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理價(jià)值進(jìn)行分析,并立足于檔案管理現(xiàn)狀,挖掘管理意識(shí)、監(jiān)管機(jī)制、人才資源等方面存在的問(wèn)題,最后提出可行性的管理措施。力求通過(guò)提高管理意識(shí)、強(qiáng)化基建工作、完善監(jiān)管機(jī)制、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、加強(qiáng)人才培養(yǎng)等方式,使數(shù)字化技術(shù)的價(jià)值得以充分發(fā)揮,有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理弊端與不足,在正確管理思路的引導(dǎo)下,推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。
關(guān)鍵詞:衛(wèi)生監(jiān)督檔案;數(shù)字化;管理措施
在衛(wèi)生監(jiān)管工作中,檔案信息屬于基礎(chǔ)性內(nèi)容,對(duì)衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展歷程進(jìn)行真實(shí)記錄,引導(dǎo)衛(wèi)生單位的可持續(xù)發(fā)展。但是,當(dāng)前該行業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀不夠樂觀,在管理意識(shí)、監(jiān)管機(jī)制、人才等方面存在問(wèn)題,需要管理者積極轉(zhuǎn)變思路,在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下借助信息技術(shù)優(yōu)勢(shì),引導(dǎo)該項(xiàng)工作朝著信息化方向邁進(jìn),實(shí)現(xiàn)更加理想的發(fā)展目標(biāo)。
一、衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理的價(jià)值
一方面,數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用有助于檔案管理效率提升,實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速存儲(chǔ),從以往人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)槿詣?dòng)模式,此舉不但可以節(jié)約更多時(shí)間,還可以促進(jìn)監(jiān)督機(jī)構(gòu)信息資源的優(yōu)化配置,為各主體提供優(yōu)質(zhì)便捷的檔案管理服務(wù)。同時(shí),數(shù)字化技術(shù)還可豐富檔案載體,使檔案底稿得到切實(shí)保護(hù),真實(shí)的展現(xiàn)檔案信息,提高檔案資源利用率。
另一方面,還可為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù),促進(jìn)決策科學(xué)性提升。通過(guò)規(guī)范檔案處理流程,使衛(wèi)生監(jiān)督能夠依法開展,并利用數(shù)字化技術(shù)使其成為電子檔案,使管理質(zhì)量得到進(jìn)一步提升。衛(wèi)生檔案記載著衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展歷程,可為監(jiān)督工作提供基礎(chǔ)的素材,有助于了解此類單位發(fā)展的基本情況,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)檔案中的信息制定具體方案,使數(shù)字化檔案的價(jià)值充分發(fā)揮,由此促進(jìn)管理效率和水平的全面提升。
二、衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理現(xiàn)狀
在衛(wèi)生監(jiān)督單位中,檔案管理屬于基礎(chǔ)性工作,其作用和價(jià)值不容小覷,可對(duì)日常工作進(jìn)行真實(shí)全面的記錄,這就要求該項(xiàng)工作必須做到準(zhǔn)確規(guī)范,可為衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展提供有力參考。長(zhǎng)期以來(lái),衛(wèi)生行政部門將重心放在醫(yī)療管理層面,忽視衛(wèi)生監(jiān)督工作,在相關(guān)檔案管理方面未得到應(yīng)有的重視,導(dǎo)致數(shù)字化進(jìn)程滯后于醫(yī)療衛(wèi)生,檔案管理現(xiàn)狀不夠樂觀,具體表現(xiàn)如下。
1.管理意識(shí)淡薄
當(dāng)前,部分衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要意義,數(shù)字化應(yīng)用受到忽視,未能意識(shí)到新形勢(shì)下檔案數(shù)字化的緊迫性,單純對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務(wù)、辦公自動(dòng)化等投入資金,勢(shì)必會(huì)影響檔案管理效率提升。部分機(jī)構(gòu)未創(chuàng)建專門的檔案室,一些單位的檔案室空間狹窄。檔案管理需要相應(yīng)硬件設(shè)施支持,但因管理意識(shí)淡薄,在硬件投入方面少之又少,如計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤等等均無(wú)法得到切實(shí)滿足。因信息化基建投入不足,導(dǎo)致檔案管理工作原地踏步,且現(xiàn)有計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和設(shè)備的維護(hù)升級(jí)也難以實(shí)現(xiàn),嚴(yán)重制約了信息化管理目標(biāo)的全面落實(shí)。在軟件方面,管理結(jié)構(gòu)中兼職人員較多,專業(yè)水平較低,領(lǐng)導(dǎo)層因管理意識(shí)薄弱,缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃。
2.監(jiān)管機(jī)制匱乏
在衛(wèi)生監(jiān)督體制改革之下,我國(guó)創(chuàng)建一系列相關(guān)檔案管理制度,使該行業(yè)在業(yè)務(wù)發(fā)展層面有所成就。但因檔案管理具有復(fù)雜性特點(diǎn),其管理制度至今不夠完善,具體表現(xiàn)為:內(nèi)容開發(fā)不深、資源匱乏、整理分類無(wú)序等等。一直以來(lái),衛(wèi)生監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)管機(jī)制匱乏,尚未制定高效可行的標(biāo)準(zhǔn)化文件,這將對(duì)數(shù)字化管理的全面落實(shí)造成極大影響。在日常工作中,每位員工的操作方式、遵循的標(biāo)準(zhǔn)不一,工作效率自然難以提升,還會(huì)引起員工的厭煩心理,在工作中敷衍應(yīng)付等,這些都是因監(jiān)管機(jī)制不健全引發(fā)的問(wèn)題。
制度落后與檔案管理工作性質(zhì)有關(guān),此類工作屬于后臺(tái)基礎(chǔ)性工作,處于非主要地位,帶有服務(wù)性特點(diǎn),領(lǐng)導(dǎo)者一般不會(huì)給予過(guò)多重視,只有管理制度得以完善,才可推動(dòng)該項(xiàng)工作的持續(xù)開展。在管理方式上,仍以手工操作整理為主,未能引進(jìn)先進(jìn)的科技手段,人工整理不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力,還會(huì)增加檔案人員的工作量,后期查找十分不便,影響檔案價(jià)值的發(fā)揮。當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)發(fā)展較快,檔案內(nèi)容逐漸增加,類型日益復(fù)雜,分類更加細(xì)致,如若仍未引入數(shù)字化技術(shù),勢(shì)必影響檔案管理工作的順利高效開展。
3.人才資源短缺
因檔案工作始終隱居后線,未得到應(yīng)有的重視,對(duì)技術(shù)人員招聘與現(xiàn)有人員晉升造成不良影響。與其他部門相比,該部門的待遇較低,無(wú)法吸引優(yōu)秀青年員工的加入,因長(zhǎng)期未注入新鮮血液,逐漸成為單位的“養(yǎng)老部門”。同時(shí),很少有單位能夠面向檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn),數(shù)字化管理缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃,導(dǎo)致技術(shù)類人才嚴(yán)重短缺,人才缺口越來(lái)越大。
三、衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理措施
針對(duì)當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理中存在的不足,應(yīng)采取針對(duì)性的解決措施,促進(jìn)數(shù)字化技術(shù)與檔案管理的深入融合,理清數(shù)字化管理思路,通過(guò)提高管理意識(shí)、強(qiáng)化基建工作、完善監(jiān)管機(jī)制、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、加強(qiáng)人才培養(yǎng)等方式,使檔案管理的數(shù)字化目標(biāo)真正得以實(shí)現(xiàn)。
1.提高管理意識(shí),強(qiáng)化基建工作
在檔案管理工作中,長(zhǎng)期受到傳統(tǒng)管理理念影響,為管理模式創(chuàng)新帶來(lái)較大難題。為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理目標(biāo),應(yīng)勇于沖破傳統(tǒng)觀念的束縛,促進(jìn)數(shù)字化技術(shù)價(jià)值的發(fā)揮。在正式工作之前,面向全體管理者進(jìn)行培訓(xùn),使其深刻意識(shí)到數(shù)字化管理的意義和價(jià)值,引導(dǎo)管理者樹立數(shù)字化理念,并循序漸進(jìn)地開展與之相符的管理模式,使傳統(tǒng)模式得到數(shù)字化改造,促進(jìn)數(shù)字化管理理念的貫徹落實(shí)。
在思想認(rèn)識(shí)提高后,還應(yīng)作用于實(shí)踐,加強(qiáng)軟硬件的基礎(chǔ)建設(shè)。在信息時(shí)代下,基礎(chǔ)設(shè)施是指信息網(wǎng)絡(luò),單位應(yīng)增加對(duì)檔案管理工作的投入量,創(chuàng)建局域信息網(wǎng),在此基礎(chǔ)上創(chuàng)建完善的檔案管理系統(tǒng),還應(yīng)在專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、基礎(chǔ)建設(shè)等方面提供充足的人力、物力支持,保障檔案數(shù)字化管理目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。
在檔案數(shù)字化之下,軟硬件的投入也不可或缺,通過(guò)使用電子軟件、信息設(shè)備等,使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案朝著數(shù)字化、信息化方向轉(zhuǎn)變。同時(shí),相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)配置數(shù)量充足的計(jì)算機(jī)設(shè)備,滿足數(shù)字化管理的硬件需求,具備文字、圖像處理、聲像掃描等功能。此外,還應(yīng)針對(duì)檔案管理現(xiàn)實(shí)需求,選擇功能更強(qiáng)大的軟件系統(tǒng),只有軟硬件條件相應(yīng),才可使數(shù)字化根本需求得以滿足,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)。
2.完善監(jiān)管機(jī)制,構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
(1)制定檔案整理標(biāo)準(zhǔn)
針對(duì)當(dāng)前衛(wèi)生檔案存在的機(jī)制短缺、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問(wèn)題,應(yīng)通過(guò)制定檔案整理標(biāo)準(zhǔn)的方式,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理工作優(yōu)化,為相應(yīng)管理機(jī)制提供有力支撐,具體措施為:根據(jù)檔案類型的不同,對(duì)文件存儲(chǔ)、建檔、歸檔方式進(jìn)行明確,由此提高整體工作效率。此外,還應(yīng)制定檔案監(jiān)督、檢查、考核機(jī)制,由此規(guī)范員工行為,激發(fā)其工作熱情,使數(shù)字化管理更具實(shí)效性。
另外,還應(yīng)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)性,一方面有選擇性的開展數(shù)字化管理,與衛(wèi)生監(jiān)督檔案相關(guān)資料情況相結(jié)合,選擇應(yīng)用率較高的檔案實(shí)施數(shù)字化建設(shè);另一方面創(chuàng)建科學(xué)完善的信息系統(tǒng),以檔案原件為基礎(chǔ),將信息錄入到系統(tǒng)中,成立數(shù)據(jù)庫(kù)。
除此之外,還應(yīng)對(duì)數(shù)字化管理實(shí)施全面控制。在檔案管理過(guò)程中,應(yīng)對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行著重檢驗(yàn),提高質(zhì)量監(jiān)管與驗(yàn)收力度。在數(shù)字化處理后,原件務(wù)必完整保管,對(duì)于掃描時(shí)造成的損傷應(yīng)提前修復(fù);對(duì)經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理的檔案圖像、數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè),確保掃描件與原件相符,內(nèi)容與圖片清晰,幅面準(zhǔn)確,如若出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題應(yīng)重新掃描。
(2)構(gòu)建檔案質(zhì)量管理體系
為了將紙質(zhì)檔案與電子信息精準(zhǔn)的匹配,可將條形碼技術(shù)引入檔案管理中,也就是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中,每份檔案都會(huì)自動(dòng)形成一個(gè)條形碼。當(dāng)一項(xiàng)業(yè)務(wù)完成后,系統(tǒng)可自動(dòng)將信息導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)中。檔案室在接收紙質(zhì)檔案后,只需掃描條形碼便可將檔案信息與系統(tǒng)信息校對(duì),確保二者相一致,全過(guò)程可參照ISO9001質(zhì)量管理體系來(lái)實(shí)現(xiàn)。
對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō),可采用抽檢方式進(jìn)行檢驗(yàn),一般是抽檢20%,針對(duì)抽檢文件的整體情況、檔案數(shù)量、文件頁(yè)數(shù)與裝訂等逐一檢查,一旦出現(xiàn)破損、涂改、丟失等情況將立即追究責(zé)任。對(duì)于順序混亂、文件正反顛倒、裝訂不符合規(guī)定等情況,要求重新修正,確保合格率達(dá)到100%。如若抽檢合格率超過(guò)99.9%,則允許驗(yàn)收通過(guò),如若未達(dá)到這一數(shù)值,則全部返回自行檢查,直至與驗(yàn)收要求相符合。
對(duì)于圖像掃描、目錄建庫(kù)的成果,抽檢量可為全部檔案數(shù)量的10%~20%之間。其中,要求檔案編號(hào)的選擇掃描頁(yè)碼與電子目錄頁(yè)碼相同,掃描檔案件與原始文件的準(zhǔn)確率應(yīng)為100%,一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤之處,圖像數(shù)據(jù)將被全部返回自行檢驗(yàn);要求條目錄的合格率大于99%,如若抽檢合格率低于99%,則將其返回重新檢查;其他數(shù)據(jù)抽檢時(shí)的合格率超過(guò)98%即可,如若低于該數(shù)值,則要返回重檢,直至與驗(yàn)收要求相符。
對(duì)于檔案掛接成果,可抽取20%進(jìn)行驗(yàn)收,要求檔號(hào)、題名、圖像完整度以及掛接準(zhǔn)確度為100%,一旦發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤則被判為“不合格”,要求重新檢查,其他數(shù)據(jù)的合格率達(dá)到99%即可滿足驗(yàn)收要求。
(3)創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)
一是目錄信息數(shù)字化。在數(shù)字化背景下創(chuàng)建檔案信息目錄,可為數(shù)字化建檔提供更多便利。同時(shí),采用掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、攝像技術(shù)、多媒體技術(shù)等創(chuàng)建與之相應(yīng)的檔案資源,對(duì)組件檔案的目錄信息進(jìn)行及時(shí)獲取,并通過(guò)數(shù)字化形式存儲(chǔ)下來(lái),借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)相互連接,使檔案目錄信息得到有效管理,逐漸形成資源信息庫(kù)。通過(guò)目錄信息轉(zhuǎn)變,有助于檔案資源交流共享,使信息化建設(shè)變成有效的構(gòu)成內(nèi)容,促進(jìn)檔案資源作用與價(jià)值全面提升,與目錄信息化發(fā)展相適應(yīng)。
二是檔案載體數(shù)字化。該項(xiàng)建設(shè)可使紙質(zhì)檔案、照片檔案、音像檔案與數(shù)字化要求相符合,創(chuàng)建多媒體數(shù)據(jù)庫(kù),對(duì)檔案載體數(shù)字進(jìn)行全方位維護(hù),使檔案管理打破時(shí)間、地域方面的限制,促進(jìn)整個(gè)網(wǎng)絡(luò)空間的高效應(yīng)用。在檔案載體中,應(yīng)將檔案建設(shè)科學(xué)性充分體現(xiàn)出來(lái),使檔案價(jià)值得到充分發(fā)揮,使人們對(duì)檔案有更多的認(rèn)識(shí),從而豐富和完善檔案管理內(nèi)容,在數(shù)字化建設(shè)中實(shí)現(xiàn)全面開發(fā)與應(yīng)用。
三是檔案專題信息采集。數(shù)字化是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì),同時(shí)也是檔案網(wǎng)站創(chuàng)建的基礎(chǔ)所在。通過(guò)采集檔案專題信息,使數(shù)字化建設(shè)更加完善,在信息采集與建庫(kù)中采取專業(yè)管理模式,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案工程的全面推廣應(yīng)用。在實(shí)際工作中,數(shù)字檔案建設(shè)可對(duì)文件信息全面分析,為各個(gè)需要信息的單位或圖書館提供充足信息支持,從而帶動(dòng)整體檔案數(shù)字化推廣應(yīng)用,使建設(shè)意義得到充分凸顯。
3.加強(qiáng)人才培養(yǎng),提高綜合素質(zhì)
當(dāng)今時(shí)代人才資源最為珍貴,屬于社會(huì)工作的核心所在,在衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)中,領(lǐng)導(dǎo)者要充分認(rèn)識(shí)到人才的重要作用,做好優(yōu)秀人才的引進(jìn)與培養(yǎng)工作。在人才引進(jìn)中,不但要對(duì)學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)有所要求,還要求其具備較強(qiáng)的信息素養(yǎng)與信息技能,并針對(duì)內(nèi)部員工開展數(shù)字化技能培訓(xùn),使全體員工專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)得到整體提升。為了吸引更多有識(shí)之士的加入,還可適當(dāng)提高技術(shù)人才的薪資待遇,使檔案管理部門不斷注入新鮮血液,人才隊(duì)伍永葆活力。
為了提高人才隊(duì)伍的科技能力,還應(yīng)貫徹落實(shí)檔案管理信息化工作,通過(guò)崗前培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式,重視全體員工專業(yè)技能與知識(shí)的培養(yǎng),使信息技術(shù)知識(shí)得以普及。除參與培訓(xùn)活動(dòng)之外,檔案人員自身要樹立自覺學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)的意識(shí),不斷更新知識(shí)體系,掌握更多現(xiàn)代化技術(shù),為衛(wèi)生檔案事業(yè)做出更多貢獻(xiàn)。
此外,還應(yīng)重視檔案管理者嚴(yán)謹(jǐn)性建設(shè)。檔案管理的目標(biāo)是為企業(yè)提供有價(jià)值的參考信息,確保企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展與成長(zhǎng)。對(duì)此,應(yīng)借助培訓(xùn)活動(dòng)使管理者充分認(rèn)識(shí)到檔案管理重要性,改變以往敷衍應(yīng)付的態(tài)度,以嚴(yán)謹(jǐn)踏實(shí)的心態(tài)投入工作,并制定完善的考核制度,嚴(yán)格按照規(guī)章制度開展工作,對(duì)于無(wú)故缺勤、擅自離崗等個(gè)人因素導(dǎo)致的信息失真情況,嚴(yán)格追究責(zé)任,并給予嚴(yán)厲的懲罰。為了激發(fā)員工的工作熱情,還可制定有效的激勵(lì)機(jī)制,采用物質(zhì)和精神兩種激勵(lì)手段,如為貢獻(xiàn)突出者授予“愛崗敬業(yè)員工”稱號(hào),并給予一定的現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)等等,由此激勵(lì)員工更好的開展檔案管理工作。
四、結(jié)論
綜上所述,在科技飛速發(fā)展下,各行業(yè)逐漸朝著數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變,衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理行業(yè)也不例外。對(duì)此,管理者應(yīng)積極轉(zhuǎn)變管理思路,將數(shù)字化技術(shù)引入實(shí)際工作中,通過(guò)提高管理意識(shí)、強(qiáng)化基建工作、完善監(jiān)管機(jī)制、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、加強(qiáng)人才培養(yǎng)等方式,促進(jìn)檔案管理效率提升,為機(jī)構(gòu)可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
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(作者單位:1.內(nèi)蒙古赤峰市紅山區(qū)衛(wèi)生健康綜合行政執(zhí)法局;2.赤峰市紅山區(qū)人力資源和社會(huì)保障局)
作者簡(jiǎn)介:趙延紅(1971—),女,漢族,內(nèi)蒙古赤峰市人,副研究館員,本科學(xué)歷,從事檔案管理的研究;邢磊(1981—),男, 蒙古族,內(nèi)蒙古赤峰人,副研究館員,本科學(xué)歷,從事檔案管理和干部人事檔案管理方面的研究 。