醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在的問題與策略分析

馮艷欣

山東省青州市王府衛(wèi)生院 山東 青州 262521

信息化手段的不斷進(jìn)步,使得多個(gè)領(lǐng)域的工作都受到了影響,針對(duì)醫(yī)院來講,在管理過程中,檔案管理是其中非常重要的構(gòu)成部分,進(jìn)行檔案信息化建設(shè),能夠改變以往管理工作的觀念和方式,使檔案工作的管理成效得到較好的提高。然而,目前部分醫(yī)院在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)還存在一定的問題,對(duì)建設(shè)的效果產(chǎn)生了影響。所以,需要深入分析其中問題,采取合理辦法強(qiáng)化信息化建設(shè)的有效性。

一、醫(yī)院檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的重要性

首先,檔案的管理工作規(guī)范化水準(zhǔn)得到提高。由于信息技術(shù)的深入發(fā)展,醫(yī)院在逐步實(shí)現(xiàn)智慧化建設(shè)?，F(xiàn)如今的檔案已經(jīng)從原來的紙質(zhì)版逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑵脚_(tái)、電子病歷等形式,將以往大量的紙質(zhì)資料信息通過相應(yīng)的設(shè)備存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫中,在管理工作方面的成本可以得到節(jié)約,工作的成效更加明顯。另外,檔案資料在其內(nèi)部可以提供查閱服務(wù),資料共同使用率提高。借助平臺(tái)進(jìn)行存儲(chǔ),通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù),相關(guān)人員可以在權(quán)限范圍內(nèi)對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢,醫(yī)務(wù)工作人員也可以進(jìn)行調(diào)用,對(duì)病例資料進(jìn)行充分的研究,積累醫(yī)學(xué)理論經(jīng)驗(yàn),進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院長久發(fā)展。再者,能夠使服務(wù)的質(zhì)量得以優(yōu)化。醫(yī)院本身的性質(zhì)就具有公益性,主要是為廣大群眾提供健康服務(wù),對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè),醫(yī)療服務(wù)的流程得到簡化,工作效率提高,病患就醫(yī)體驗(yàn)得到較好的優(yōu)化。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中的問題

(一)相關(guān)的管理制度建設(shè)存在問題。醫(yī)院檔案信息化的實(shí)現(xiàn),需要有完善的管理機(jī)制作為依據(jù),這樣在信息檔案的數(shù)字化收集、整理、分類以及存儲(chǔ)時(shí)才能夠有序的開展。如果在檔案數(shù)據(jù)管理方面沒有形成統(tǒng)一化的規(guī)范,醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)部門之間的檔案信息就不能有效實(shí)現(xiàn)互通連接,檔案的信息化管理就會(huì)受到阻礙。從現(xiàn)階段部分醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)情況來看,信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)基本都是結(jié)合自身實(shí)際進(jìn)行的,系統(tǒng)可能來自自主研發(fā),也可能來自第三方軟件公司,醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)沒有形成完善統(tǒng)一的建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)制度,影響了檔案資料在其中的共同使用,在信息化方面展現(xiàn)的效果不好。

(二)管理人員的綜合能力需要進(jìn)一步提升。對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的發(fā)展,和相關(guān)工作人員的崗位專業(yè)水平有很大的關(guān)聯(lián)。工作人員在信息手段使用方面的表現(xiàn)不好,就影響了檔案信息化的成效。具體來講,首先,醫(yī)院的管理者沒有全面的認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性,在工作建設(shè)上重視度較低。另外,部分醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)屬于初級(jí)發(fā)展階段,而對(duì)管理人員的綜合能力有較高的要求,高素質(zhì)人才的缺乏,使得醫(yī)院檔案信息化水平較低。再者,將信息管理系統(tǒng)應(yīng)用到檔案管理工作中,在資料信息的整個(gè)管理過程中雖然提高了便利性,但是需要工作人員對(duì)信息技術(shù)以及設(shè)備有熟練的掌握,而管理人員綜合能力的不足對(duì)檔案信息化建設(shè)的有效性產(chǎn)生了不利影響。

(三)信息手段進(jìn)行檔案管理的支持力度問題。在對(duì)檔案進(jìn)行信息手段管理時(shí),支持力度存在問題使得管理的成效受到影響。資金的支持力度有限,因而在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)相關(guān)的軟硬件設(shè)施配備不夠齊全,在后續(xù)使用過程中的維護(hù)也沒有足夠的資金支撐,因而使得檔案的信息化建設(shè)工作還有一定的提升空間。

三、有效進(jìn)行醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的措施

(一)對(duì)信息化管理制度進(jìn)行健全。進(jìn)行檔案的信息化建設(shè),需要對(duì)其管理制度進(jìn)行健全。開展檔案信息化管理時(shí),可以建立雙套制,對(duì)紙質(zhì)版檔案和電子檔案同時(shí)進(jìn)行有效管理。雙套制度的實(shí)施需要結(jié)合檔案信息的具體類型,醫(yī)院的檔案資料并不是全都需要實(shí)施雙套制。通過合理的選擇,能夠使管理制度更加貼合實(shí)際,減少資源的浪費(fèi),對(duì)檔案信息可以有效的歸檔保存。另外,需要完善建立檔案使用審批制度。有關(guān)人員在需要使用檔案時(shí),需要嚴(yán)格按照流程進(jìn)行申請(qǐng),在得到審批后再對(duì)檔案資料進(jìn)行使用。完成了檔案的信息化管理,在資料使用方面更加便捷,但是需要在管理制度上嚴(yán)格規(guī)定使用范圍,結(jié)合檔案資料的內(nèi)容對(duì)其設(shè)置加密等級(jí)。通常來講,有部分檔案資料的私密性較高,只有少部分醫(yī)院的管理層人員才能進(jìn)行查閱,而且對(duì)其資料需要進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。信息化管理醫(yī)院檔案,需要建立嚴(yán)格的加密制度。規(guī)定密鑰的使用周期,同時(shí)在更改密鑰時(shí)要至少兩人參與。

(二)對(duì)管理人員的綜合能力進(jìn)行強(qiáng)化。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化主要是通過多種技術(shù)手段支持,與以往的檔案工作比較,使用信息手段管理檔案,涉及到的內(nèi)容更多,工作人員的崗位能力需要保持較高的水平,需要對(duì)信息化手段應(yīng)用的重要性有全面的認(rèn)識(shí),同時(shí)還能夠良好掌握相關(guān)的技術(shù)使用方法。因此,使用信息手段管理檔案時(shí),工作人員需要對(duì)自身的能力進(jìn)行提高,使檔案的管理質(zhì)量得到更好的保證。首先,醫(yī)院可以在選擇人才時(shí)更加偏向于檔案管理專業(yè),對(duì)醫(yī)院內(nèi)的工作團(tuán)隊(duì)進(jìn)行整體化的水平提高。另外,各個(gè)崗位的工作職責(zé)需要仔細(xì)的劃分,做好人員配置,避免一人多崗的現(xiàn)象,通過團(tuán)隊(duì)的優(yōu)化推動(dòng)醫(yī)院檔案信息化的有效開展,這樣工作人員才會(huì)更加注重對(duì)自身綜合能力的不斷強(qiáng)化。再者,需要制定完善的人才培養(yǎng)計(jì)劃,使相關(guān)人員對(duì)信息方面的技能不斷的學(xué)習(xí),通過再教育和業(yè)務(wù)交流,有效的提高檔案人員的綜合能力。

(三)進(jìn)一步增加信息化建設(shè)的投入。在進(jìn)行醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)時(shí),為了能夠更好的推進(jìn)各項(xiàng)工作,需要有充足的資金投入。因此,醫(yī)院可以將檔案信息化建設(shè)歸入到年度預(yù)算中,向醫(yī)院財(cái)務(wù)申請(qǐng)更多的資金支持,對(duì)先進(jìn)的技術(shù)、設(shè)施設(shè)備進(jìn)行引進(jìn)。同時(shí)建立統(tǒng)一化的醫(yī)院檔案信息化管理平臺(tái),對(duì)信息化管理系統(tǒng)的軟硬件進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理,這樣系統(tǒng)的應(yīng)用更加有效,在醫(yī)院內(nèi)部,檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)互聯(lián)共享。另外,需要建立專門的檔案信息化庫房,在其中配備好信息化管理有關(guān)的設(shè)備設(shè)施,同時(shí),為了能夠更好的保證檔案安全可靠,需要完善建立防火防盜報(bào)警系統(tǒng),對(duì)檔案資料進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督。還需要投入資金進(jìn)行信息化管理軟件的建設(shè),在醫(yī)院內(nèi)部構(gòu)建局域網(wǎng),建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái),醫(yī)院的檔案資料可以更好的實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化使用,進(jìn)而提高網(wǎng)絡(luò)檔案管理的水平。

結(jié)束語

總而言之,在如今的社會(huì)環(huán)境下,醫(yī)院的管理工作要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作優(yōu)化的重要性,在這方面工作的成效,和醫(yī)院的總體管理存在較大的關(guān)聯(lián)。目前在使用信息手段管理檔案時(shí),要做到兩者之間有效的結(jié)合,通過檔案信息化建設(shè),使醫(yī)院管理檔案工作的成效得到良好的展現(xiàn)。同時(shí),相關(guān)人員對(duì)自身的工作也要充分認(rèn)清職責(zé),對(duì)目前新型的技能要不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí),合理的利用信息手段進(jìn)行檔案管理。