提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

高磊 汶上縣園林管理處

前言：近幾年來，隨著社會發(fā)展速度的不斷加快，我國事業(yè)單位整體發(fā)展的速度也獲得了提升，因此為保證公共管理機(jī)構(gòu)的發(fā)展能夠?qū)崿F(xiàn)貼合社會的實(shí)際需求，則必須要確保在各項(xiàng)管理工作開展時(shí)能夠?qū)⒐芾砉ぷ髀鋵?shí)到位。對此，針對事業(yè)單位而言，檔案管理工作對自身的長期發(fā)展有著十分重要的作用，但是由于自身在檔案管理工作上仍然應(yīng)用著傳統(tǒng)管理模式，這也直接制約了事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展，因此有效實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)工作的全面落實(shí)，就能確保對檔案資料價(jià)值進(jìn)行開發(fā)，進(jìn)而就能在應(yīng)用的過程中，實(shí)現(xiàn)推進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

一、信息化建設(shè)對檔案管理工作的影響

1.在過去，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，只能夠以紙質(zhì)形式來對檔案內(nèi)容進(jìn)行保存，但是受種種因素的限制，這也導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在保存的過程中就難以實(shí)現(xiàn)長期保管。同時(shí)，受外部環(huán)境的影響，也會加速紙質(zhì)檔案的損毀或丟失，所以這對檔案保存而言十分不利。檔案管理工作的開展，其主要目的就是實(shí)現(xiàn)對檔案內(nèi)容的儲存，并確保實(shí)現(xiàn)滿足對檔案資料的長期應(yīng)用，這樣才能在不斷發(fā)展的過程中，實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)有資料價(jià)值的探尋，以此才能滿足事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展[1]。對此，對于信息化建設(shè)工作來講，它既能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)避由于外部因素而帶來的丟失、損毀問題，還能保證在基本工作上實(shí)現(xiàn)對檔案保存的完整性。

2.對于事業(yè)單位的檔案管理工作開展而言，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)對其自身的長期發(fā)展十分有益。在整體應(yīng)用的過程中，由于很多事業(yè)單位其實(shí)并沒有普及內(nèi)部信息軟件，而且在硬件設(shè)備上也無法支持信息化技術(shù)的全面應(yīng)用，所以這就需要提高事業(yè)單位整體的信息化建設(shè)工作開展，并通過對硬件的提升來滿足各項(xiàng)工作的落實(shí)，而這對事業(yè)單位而言，就會帶來一定的成本增加問題。但是，由于其自身在應(yīng)用信息化技術(shù)之后能夠?qū)崿F(xiàn)提高其工作開展的實(shí)際效率，并且也能保證檔案資源管理的安全性，因此這對其長期發(fā)展和決策工作來講，則有著十分重要的作用?；诖耍鶕?jù)長遠(yuǎn)發(fā)展的角度來看，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)工作的落實(shí)，對于事業(yè)單位的長期發(fā)展有著良好的保障作用。

3.在過去，檔案管理工作開展的過程十分復(fù)雜，因?yàn)閷τ诩堎|(zhì)文件而言，不管是在儲存上還是在管理上，都需要通過多個(gè)環(huán)節(jié)工作的落實(shí)來保障能對檔案進(jìn)行有效排序，這樣才能方便其查閱[2]。但是，由于在進(jìn)行查詢時(shí)，也需要通過人工查找來實(shí)現(xiàn)對檔案資料的調(diào)取，其實(shí)這也會浪費(fèi)查詢?nèi)藛T的時(shí)間，所以在信息技術(shù)的支持下，就能夠?qū)崿F(xiàn)直接轉(zhuǎn)存并進(jìn)行自動(dòng)分類，同時(shí)也能在信息共享的過程中，滿足不同人員的實(shí)際需求，這樣既能提高工作人員的工作效率，也能對管理工作的開展進(jìn)行有效保障，從而就能進(jìn)一步提升事業(yè)單位整體工作開展的實(shí)際效率。

二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法

1.落實(shí)規(guī)劃建設(shè)工作。由于事業(yè)單位的信息化建設(shè)工作仍處于初期階段，所以為保證后續(xù)工作開展的全面性，則必須要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，并制定發(fā)展方向來實(shí)現(xiàn)對規(guī)劃工作的有效落實(shí)，這樣才能通過科學(xué)，合理的手段來實(shí)現(xiàn)保障信息化建設(shè)工作的進(jìn)一步開展。同時(shí)，我國整體在發(fā)展的過程中仍與發(fā)達(dá)國家存有差距，所以這也必須要保證在開展相關(guān)工作時(shí)，能夠認(rèn)清我國自身事業(yè)單位發(fā)展的實(shí)際情況，進(jìn)而才能通過各項(xiàng)工作的開展來實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃，并通過統(tǒng)一管理來滿足信息化建設(shè)工作的全面開展。

2.建立健全管理體系。為保證信息化建設(shè)工作的進(jìn)一步落實(shí)，也必須要通過多方努力來實(shí)現(xiàn)制度的有效建設(shè)，這樣才能保證通過體系的打造來使管理制度的應(yīng)用更加健全，并通過內(nèi)外工作的全面落實(shí)來實(shí)現(xiàn)保障事業(yè)單位能夠?qū)⑿畔⒒ㄔO(shè)工作落實(shí)到位[3]。同時(shí)，在管理工作開展時(shí)，檔案管理人員也必須要具備現(xiàn)代化科學(xué)的信息管理服務(wù)理念，而且要重視自身工作開展的重要性，這樣才能通過其自我職責(zé)的有效發(fā)揮來實(shí)現(xiàn)滿足對信息化建設(shè)工作體系應(yīng)用的進(jìn)一步落實(shí)，以此才能確保能夠在提高自身工作質(zhì)量的同時(shí)，推進(jìn)信息化建設(shè)工作的開展可以更加完善。

3.提升檔案資料的開發(fā)力度。檔案管理工作開展的意義之一也是要實(shí)現(xiàn)對檔案資料價(jià)值的有效開發(fā)。在過去其實(shí)很難實(shí)現(xiàn)對檔案價(jià)值的有效探索，這也使得檔案管理只能夠?qū)n案管理的內(nèi)容進(jìn)行儲存，但是當(dāng)前信息化技術(shù)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的收集和分析，并且能夠通過對有效價(jià)值的挖掘來實(shí)現(xiàn)滿足其自身發(fā)展決策工作的開展，這樣就能為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展做好保障。

4.有效利用信息管理技術(shù)。隨著當(dāng)前社會發(fā)展速度的不斷加快，社會生產(chǎn)效率的提升也使得事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，勢必就會面臨著工作繁瑣且檔案累計(jì)資料增多的現(xiàn)象，因此基層事業(yè)單位在開展相關(guān)工作時(shí)，必然就需要通過增添人力成本來滿足對檔案管理工作的開展。但是，當(dāng)前信息化技術(shù)手段的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案管理工作開展的有效把控，并實(shí)現(xiàn)利用全新管理模式來降低人力成本的投入，這樣就能通過現(xiàn)代技術(shù)的有效融合來實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)存，并且也能保證在集中管理的過程中，提高其管理的安全性和有效性。

總結(jié)：對于我國事業(yè)單位的發(fā)展而言，信息化建設(shè)工作的開展對檔案管理工作有著十分重要的作用，所以在新形勢下則必須要實(shí)現(xiàn)加強(qiáng)信息化建設(shè)工作的全面落實(shí)，這樣才能確保在檔案資料管理上，既能夠?qū)崿F(xiàn)提高其管理效率，也能夠有效利用檔案自身的價(jià)值來促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。