淺談國有企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新策略

孫曉琳

（中國東方航空股份有限公司，中國 上海 200335）

社會主義市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，使國有企業(yè)在經(jīng)濟社會發(fā)展中的作用更加明顯，國有企業(yè)的檔案不僅見證了企業(yè)的發(fā)展，而且在未來的企業(yè)發(fā)展中也發(fā)揮著強有力的作用。雖然一些國有企業(yè)在檔案管理方面也取得了一些突出的成績，但不可否認的是，我國大多數(shù)國有企業(yè)在檔案管理方面仍存在問題。國有企業(yè)必須重視檔案管理，與時俱進，做好檔案管理創(chuàng)新工作，為企業(yè)效益的快速發(fā)展提供長動力。

1 創(chuàng)新國有企業(yè)檔案管理的重要性

當前環(huán)境下，信息已成為企業(yè)生存和發(fā)展的重要工具，檔案資料也是企業(yè)發(fā)展的一個重要工具，創(chuàng)新國有企業(yè)檔案管理工作，有利于將檔案資源轉化為企業(yè)的生產(chǎn)力。創(chuàng)新國有企業(yè)檔案管理工作，在制定符合公司文化戰(zhàn)略、提高企業(yè)軟實力方面起著重要的作用,創(chuàng)新國有企業(yè)檔案管理，不僅可以保證檔案管理工作的準確率，滿足檔案管理的基本需求，還可以降低人力和資源等方面的消耗，從而最大限度地提高檔案管理工作的質量和效率，促進國有企業(yè)的長遠發(fā)展。

2 當前國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題

隨著國有企業(yè)改革的不斷深化，傳統(tǒng)的國有企業(yè)檔案管理理念、制度、方式等已經(jīng)與現(xiàn)代企業(yè)管理水平不相匹配，與現(xiàn)代化檔案管理的要求不相適應，這主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 企業(yè)檔案管理理念較封閉

在現(xiàn)階段國有企業(yè)管理過程中，對檔案管理工作缺乏認識、思考和探索。許多國有企業(yè)不能正確認識到檔案的價值以及檔案管理對生產(chǎn)經(jīng)營的重要性，沒有把檔案管理列為企業(yè)管理的重要內容之一，沒有專門的檔案管理機構，沒有明確的檔案管理計劃，沒有配備基礎的硬件設施，這導致檔案管理在思想上和工作上缺乏必要的引導、支持和幫助，大大影響了檔案的有效管理，嚴重限制了檔案發(fā)揮其獨特的價值和作用。

2.2 企業(yè)檔案管理制度不完善

現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷發(fā)展需要對企業(yè)檔案工作進行更加科學的規(guī)范，這主要體現(xiàn)在公司檔案管理體制的逐步建立和完善上。但在國企改革實踐中，普遍沒有對檔案管理給予足夠的重視，有的還未建立與自身企業(yè)發(fā)展相適應的檔案管理程序，有的制定檔案管理制度后不能根據(jù)國家政策的變化、企業(yè)管理的需要，及時對檔案管理制度進行調整和優(yōu)化。檔案作為現(xiàn)代企業(yè)的一種重要資產(chǎn)，是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動等基礎性管理工作的重要內容，如果不能建立并及時完善檔案管理制度，就會導致檔案管理工作缺乏科學、系統(tǒng)、嚴謹?shù)墓ぷ髁鞒蹋绊懥藱n案的保護和利用，違背了新修訂的《中華人民共和國檔案法》精神。

2.3 企業(yè)檔案信息化進程緩慢

隨著現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，各級各類檔案機構都在如火如荼地開展檔案信息化建設，但與此同時也存在相當一部分國有企業(yè)仍然沒有將檔案信息化納入企業(yè)信息化建設整體規(guī)劃中去，對檔案管理方面投入的資源較少，檔案管理信息化建設進程緩慢，文件管理方式仍然選擇采取傳統(tǒng)的手工整理方式，檔案管理服務質量和工作效率受到制約。與電子檔案的高效相比，傳統(tǒng)的手工收集模式，容易出現(xiàn)文件缺失和時間滯后等情況，同時這也導致檔案利用人員因為不能夠及時找到所需要的文件對工作的正常運營產(chǎn)生消極的影響，從而降低企業(yè)經(jīng)濟效益。除此之外，公司需要通過大量的資源來查找丟失的文件，不僅增加了文件管理成本，還增加了管理人員的壓力和難度。

2.4 企業(yè)檔案人員素質有差距

新修訂《中華人民共和國檔案法》強調了檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，檔案整理、保護、鑒定、編研等工作都需要有先進的科學技術和一支高素質的專業(yè)人才隊伍作為支撐。而在檔案管理的實際中，很多國有企業(yè)檔案管理崗位通常是兼職或者一線轉崗安置人員，加之企業(yè)對檔案管理人員的崗前培訓重視度不夠，導致工作人員缺乏檔案管理的經(jīng)驗和素養(yǎng)，崗位責任感和崗位使命感同樣大打折扣。同時，部分國有企業(yè)不能對檔案管理人員及時進行后續(xù)業(yè)務培訓和職業(yè)生涯規(guī)劃，導致檔案管理人員出現(xiàn)工作能力局限、流動頻繁等問題，檔案管理工作缺乏持續(xù)性，檔案價值不能被進一步挖掘。

3 國有企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新策略

隨著現(xiàn)代信息技術在日常生活中的普及，傳統(tǒng)的文件管理模式已不能滿足當今社會的需求。為了與國企改革相適應，國有企業(yè)檔案管理改革創(chuàng)新已成為一種趨勢，可以從以下幾個方面進一步優(yōu)化企業(yè)的檔案管理工作。

3.1 建立創(chuàng)新檔案管理理念

在社會發(fā)展的新的時期，為確保國有企業(yè)在檔案管理工作中的創(chuàng)新性水平，國有企業(yè)檔案管理工作首先需要改變檔案舊觀念，確立改革、開放、整合、融合的檔案發(fā)展新理念。第一，要提高管理人員和普通員工對檔案管理的重視程度，重視檔案資源建設工作，樹立“大檔案”觀念，科學整合檔案信息資源。第二，要轉變以往的“重視收藏、忽視使用”的觀念，檔案管理工作不僅需要注重檔案資料的收納整理工作，還要重視檔案資源開發(fā)工作，找準檔案工作服務公司發(fā)展的切入點、結合點，將檔案資料提供給生產(chǎn)部門與其他部門，全面提升檔案資料的利用率，確保企業(yè)各方面工作的有效實施。第三，檔案管理人員應當樹立創(chuàng)新性管理理念，在實際工作中要勤于思考，不能只局限于以往的工作理念，應當多思考怎樣能夠對檔案管理方法、思路與措施進行創(chuàng)新，爭取突破企業(yè)原有的檔案管理內容和體制，全面增強企業(yè)檔案管理創(chuàng)新效果。

3.2 健全檔案管理相關制度

要想確保國有企業(yè)檔案管理工作的有效開展，就需要系統(tǒng)分析總結經(jīng)驗，根據(jù)時代發(fā)展的要求來不斷創(chuàng)新，建立檔案工作責任制，依法制定切合實際需求的檔案管理制度。首先，檔案管理制度的內容應當充實完善，要覆蓋檔案管理的基礎工作和開發(fā)利用工作，制度種類可以根據(jù)需要分為具體的管理規(guī)定、實施辦法和細則等。其次，檔案管理制度的制定應當符合實際，要總結以往的檔案管理經(jīng)驗，要征求各相關單位和部門意見，切忌閉門造車，從而提高檔案管理制度落實的可執(zhí)行性和可操作性。最后，檔案管理制度的修訂要與時俱進，要符合國家相關法律及政策的新要求，要適應企業(yè)新發(fā)展需求。只有這樣，國有企業(yè)檔案管理工作在現(xiàn)代化信息社會的大背景下，才能夠實現(xiàn)更加優(yōu)化的管理模式，將檔案管理工作的價值最大化發(fā)揮出來。

3.3 構建創(chuàng)新檔案管理模式

科學合理的檔案管理模式是檔案管理發(fā)展的關鍵。檔案工作要創(chuàng)新，一是檔案管理流程要創(chuàng)新，由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與；二是檔案管理部門角色定位要創(chuàng)新，要從“倉庫管理員”變成“文化傳播者”，協(xié)同其他業(yè)務部門積極開展宣傳教育工作，堅定企業(yè)文化自信。

3.4 提高檔案人員綜合素養(yǎng)

檔案管理需要很強的實用性和專業(yè)性，檔案管理人員是國有企業(yè)檔案管理的執(zhí)行者和操作者，其綜合素養(yǎng)在很大程度上決定了國有企業(yè)的檔案管理水平。在國有企業(yè)人力資源管理中培養(yǎng)一支穩(wěn)定的、專業(yè)的檔案管理隊伍，一是應當強化檔案工作人員的思想意識，思想上要積極組織政治理論學習，提高政治覺悟；二是應當加強檔案工作人員的培養(yǎng)力度；三是應當培養(yǎng)檔案工作人員的崗位自豪感和事業(yè)心。

總之，隨著社會的不斷發(fā)展、信息技術的不斷完善、國企改革的不斷深入，國有企業(yè)檔案管理也需要可持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新。我們要進一步探索國有企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展方向和技術創(chuàng)新需要，不斷加強和優(yōu)化檔案管理技術水平，提高國有企業(yè)檔案管理效率，從而提高國有企業(yè)檔案管理的重要性和社會價值。