電梯安全技術(shù)檔案不全的原因及對(duì)策

張 建 袁桂芳 張宏飛

江蘇省特種設(shè)備安全監(jiān)督檢驗(yàn)研究院南通分院

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電梯安全技術(shù)檔案不全的原因及對(duì)策

張 建 袁桂芳 張宏飛

江蘇省特種設(shè)備安全監(jiān)督檢驗(yàn)研究院南通分院

【摘 要】針對(duì)用戶電梯安全技術(shù)檔案普遍不全的現(xiàn)狀，筆者從法規(guī)層面的不足、監(jiān)督環(huán)節(jié)的缺失和施工單位惡意不交等多方面剖析其原因，提出完善法規(guī)、編制交接目錄和加強(qiáng)有效監(jiān)管等措施，并根據(jù)電梯用戶類型提出按靜態(tài)權(quán)益類和動(dòng)態(tài)管理類劃分歸檔范圍的新思路，在倡導(dǎo)電子文件備案和歸檔、培養(yǎng)綜合素質(zhì)人才等方面提出了獨(dú)特的意見(jiàn)，供決策者參考。

【關(guān)鍵詞】電梯；檔案；管理；思路

電梯作為特種設(shè)備，其安全技術(shù)檔案（以下稱電梯檔案）是電梯在制造、安裝、維修、改造、檢測(cè)檢驗(yàn)、注冊(cè)許可和使用中直接形成的具有保存價(jià)值。完整齊全的電梯檔案不僅是使用者分析電梯故障原因及發(fā)生規(guī)律，及時(shí)排除故障，縮短待修時(shí)間，確保電梯安全運(yùn)行的依據(jù)；而且是相關(guān)部門在電梯發(fā)生事故后，查明事故原因、落實(shí)相關(guān)責(zé)任的最直接、最有效的憑據(jù)。

1　電梯檔案的現(xiàn)狀

我國(guó)現(xiàn)行法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范都非常重視電梯檔案工作。電梯作為一種特殊產(chǎn)品，各項(xiàng)專項(xiàng)法律法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范對(duì)其檔案管理工作的歸檔范圍、內(nèi)容、要求都有具體規(guī)定，罰則亦很嚴(yán)厲。然而實(shí)際很不規(guī)范，筆者結(jié)合工作實(shí)際對(duì)江蘇省南通市的468家電梯用戶在用的3346臺(tái)電梯檢查后發(fā)現(xiàn)：其中125家的583臺(tái)電梯只存有制造廠提供的部分資料，占用戶和臺(tái)數(shù)比例分別為26.7%、17.4%；電梯檔案歸檔內(nèi)容完全符合法規(guī)和安全技術(shù)規(guī)范要求的，沒(méi)有一家、沒(méi)有一臺(tái)。

2　電梯檔案普遍不全的原因

筆者深入調(diào)查后發(fā)現(xiàn)電梯檔案普遍不全的主要原因是法律法規(guī)不完善和部門職責(zé)不清。

2.1法律法規(guī)不完善

2.1.1歸檔程序有斷層

現(xiàn)行電梯資料歸檔工作雖有一定程序規(guī)定，但是由于實(shí)際中購(gòu)買者并非最終用戶，施工單位只有按照《特設(shè)法》規(guī)定將相關(guān)技術(shù)資料和文件移交給組織驗(yàn)收的機(jī)構(gòu)。然而《電梯使用管理與維護(hù)保養(yǎng)規(guī)則》（TSG T5001-2009）（以下稱《梯管規(guī)》）規(guī)定的大多數(shù)電梯使用單位——具有電梯管理權(quán)利和管理義務(wù)的單位或個(gè)人并沒(méi)有產(chǎn)生，即無(wú)立檔單位。盡管《電梯監(jiān)督檢驗(yàn)和定期檢驗(yàn)規(guī)則》（以下稱《梯檢規(guī)》）規(guī)定監(jiān)督檢驗(yàn)時(shí)對(duì)施工單位提供的資料由檢驗(yàn)員進(jìn)行逐項(xiàng)審查確認(rèn)，但檢驗(yàn)員審查的主體對(duì)象是施工單位，至于施工單位是否將審查確認(rèn)后的資料全面移交給使用單位，由誰(shuí)實(shí)施監(jiān)督，法規(guī)及規(guī)范沒(méi)有規(guī)定。雖然《梯檢規(guī)》設(shè)置了定期檢驗(yàn)中由檢驗(yàn)員審查使用單位電梯檔案條款，但此時(shí)施工單位早已退場(chǎng)，施工組織早已拆散，如發(fā)現(xiàn)電梯檔案不完整，由使用單位向施工單位索要，顯然不現(xiàn)實(shí)、也不可能，由使用單位向制造單位索要施工單位安裝資料也不可能，因此檢驗(yàn)員定期檢驗(yàn)中對(duì)使用單位電梯檔案條款的監(jiān)督檢查確認(rèn)往往成為一句空話，提出的整改要求也無(wú)法得到用戶落實(shí)。歸檔程序頂層設(shè)計(jì)上存在的這種真空或斷層，導(dǎo)致目前大量電梯的使用單位沒(méi)有辦法取得電梯相關(guān)技術(shù)資料和文件、建不了電梯檔案。

2.1.2歸檔內(nèi)容有沖突

在《特設(shè)法》第三十五條、《特設(shè)條例》第二十六條中明確歸檔有5項(xiàng)內(nèi)容。

《梯管規(guī)》第十一條中明確歸檔有6項(xiàng)內(nèi)容。

《梯檢規(guī)》中以《曳引與強(qiáng)制驅(qū)動(dòng)電梯》（TSG T7001-2009）為例，明確歸檔的有制造單位資料7項(xiàng)、安裝單位資料6項(xiàng)、改造或者重大維修資料6項(xiàng)、行政許可部門資料3項(xiàng)、檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資料4項(xiàng)、維保單位資料6項(xiàng)、使用單位資料6項(xiàng)。

而國(guó)務(wù)院《物業(yè)管理?xiàng)l例》（以下稱《物管條例》）第二十九條中則明確規(guī)定在辦理物業(yè)承接驗(yàn)收手續(xù)時(shí)，建設(shè)單位向物業(yè)管理企業(yè)移交電梯資料目錄只有竣工圖，安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)資料2項(xiàng)。事實(shí)上建設(shè)單位大都依據(jù)《物管條例》上的規(guī)定，將上述電梯資料移交給最終用戶——物業(yè)公司、業(yè)主委員會(huì)。因此，現(xiàn)行特種設(shè)備法規(guī)和安全技術(shù)規(guī)范要求具有電梯管理權(quán)利和管理義務(wù)的單位或個(gè)人——即最終用戶按《特設(shè)法》、《特設(shè)條例》、《梯管規(guī)》和《梯檢規(guī)》中規(guī)定的電梯檔案內(nèi)容收集、整理、歸檔實(shí)屬勉為其難；況且涉及電梯的權(quán)益性資料，產(chǎn)權(quán)單位按財(cái)務(wù)管理法規(guī)也不可能將其交給授權(quán)或委托具有電梯管理權(quán)利和管理義務(wù)者。上述法規(guī)、規(guī)范對(duì)電梯使用單位在電梯檔案歸檔內(nèi)容要求上的不一致性，是導(dǎo)致目前使用單位電梯檔案完整率低的頂層設(shè)計(jì)中的制度性缺失。

2.2部門職責(zé)不清

2.2.1相關(guān)部門爭(zhēng)要電梯資料現(xiàn)象嚴(yán)重

特種設(shè)備行政部門辦理電梯安裝告知書時(shí)需要施工單位提供5項(xiàng)資料，辦理使用登記時(shí)還需要提供5項(xiàng)資料；施工單位向檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)監(jiān)督檢驗(yàn)時(shí)要提供《梯檢規(guī)》中規(guī)定的制造、安裝單位資料目錄清單中全套的資料，并且明確要原件或蓋章的復(fù)印件，否則不予確認(rèn)，至于審查確認(rèn)后的資料如何處理，《梯檢規(guī)》沒(méi)有做出具體規(guī)定，因此造成電梯大部分原始資料文件都滯留在檢驗(yàn)員處或檢驗(yàn)結(jié)束后不返還當(dāng)作廢紙扔掉，一小部分存入檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)電梯監(jiān)督檢驗(yàn)檔案中；一些施工單位安裝人員為了今后工作方便，將一部分原始資料文件據(jù)為己有；維保單位借用電梯資料不還現(xiàn)象亦非常突出；一些地方城建檔案部門也將電梯作為建筑物的分部分項(xiàng)工程、將電梯有關(guān)資料納入其歸檔范圍，要求施工單位報(bào)送多達(dá)30多種電梯資料，并規(guī)定不提交資料者，工程項(xiàng)目不予以驗(yàn)收；有些地方開(kāi)發(fā)商、監(jiān)理機(jī)構(gòu)、物管辦也將電梯的有關(guān)資料納入本部門的歸檔范圍。由于以上相關(guān)部門爭(zhēng)要電梯資料現(xiàn)象嚴(yán)重，造成一套完整的電梯資料被拆解得七零八落。

2.2.2使用單位缺乏專業(yè)人員

一種是使用單位自建項(xiàng)目，雖有檔案管理制度、機(jī)構(gòu)、人員，但由于檔案人員不了解電梯檔案完整性要求，施工單位交什么就收什么，常常只能收集到由施工單位移交的電梯制造單位出廠的部分隨機(jī)文件資料。另一種是代建項(xiàng)目，立檔單位在項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)不存在或未明確，電梯資料一般由工程項(xiàng)目部接受，項(xiàng)目部大部分只按建設(shè)項(xiàng)目管理規(guī)定和《物管條例》要求執(zhí)行，實(shí)際工作中因項(xiàng)目部缺乏專業(yè)人員，決不可能按《特設(shè)法》、《特設(shè)條例》和《梯檢規(guī)》規(guī)定收集電梯檔案并移交給電梯使用單位。

2.2.3施工單位惡意不移交施工資料

施工單位從規(guī)避自己責(zé)任出發(fā)，有意不移交施工過(guò)程中隱蔽項(xiàng)目、各階段檢查、調(diào)試、測(cè)試等大量施工驗(yàn)收資料，怕留下 “把柄”，被“秋后算賬”。更有甚者不交技術(shù)文件，目的是霸占、壟斷維修保養(yǎng)市場(chǎng)，形成技術(shù)壟斷，產(chǎn)生不當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)，日后謀取更大利益。

3　建全電梯檔案對(duì)策

針對(duì)造成目前電梯檔案不全的原因，筆者特提出如下對(duì)策供決策者參考。

3.1完善法規(guī)建設(shè)、消除頂層設(shè)計(jì)中沖突

針對(duì)電梯這類特種設(shè)備，法規(guī)及安全技術(shù)規(guī)范層面上沒(méi)有細(xì)化考慮到電梯使用主體多元化特點(diǎn)。因此，筆者在此呼吁：有關(guān)部門在修訂《特設(shè)法》、《特設(shè)條例》、《梯管規(guī)》、《梯檢規(guī)》和《物管條例》等法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范時(shí)應(yīng)充分考慮到電梯使用主體的多元化的特點(diǎn)，在法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范中應(yīng)統(tǒng)一電梯使用單位電梯資料歸檔內(nèi)容要求，消除現(xiàn)行法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范中的沖突。

3.2建立移交目錄清單、落實(shí)審查確認(rèn)環(huán)節(jié)

筆者認(rèn)為現(xiàn)階段要盡快按梯型建立國(guó)家層面統(tǒng)一的電梯施工移交資料目錄清單，此目錄可作為《特種設(shè)備注冊(cè)登記與使用管理規(guī)則》的附件，也可以作為《梯管規(guī)》、《梯檢規(guī)》的附件，明確其內(nèi)容和要求，讓制造商、施工單位與使用單位交接資料時(shí)有章可循；并設(shè)立三個(gè)監(jiān)督環(huán)節(jié)、落實(shí)相關(guān)責(zé)任。三個(gè)監(jiān)督環(huán)節(jié)為：一是在監(jiān)督檢驗(yàn)審查確認(rèn)資料時(shí)，由檢驗(yàn)員審查確認(rèn)資料清單并履行簽字程序，推行原件即時(shí)審核即時(shí)歸還，對(duì)數(shù)量較多的、即時(shí)審核有困難的，可在明確接收資料目錄的同時(shí)、明確返還資料目錄和返還時(shí)間要求；經(jīng)檢驗(yàn)員審查確認(rèn)簽字的資料清單可作為施工單位與使用單位交接資料依據(jù)；二是特種設(shè)備監(jiān)管部門在對(duì)使用單位辦理電梯使用登記時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審查使用單位的電梯資料清單，發(fā)現(xiàn)不完整時(shí)，可作為對(duì)施工單位資料移交不齊全的行政處罰的依據(jù)；三是定期檢驗(yàn)時(shí)，檢驗(yàn)員應(yīng)嚴(yán)格審查使用單位提供的電梯資料清單。

3.3加大監(jiān)督力度、依法查處各類違法行為

特種設(shè)備監(jiān)督管理部門要認(rèn)真履行《特設(shè)法》、《特設(shè)條例》賦予的職責(zé)，對(duì)電梯制造商未按照安全技術(shù)規(guī)范的要求提供出廠技術(shù)文件資料的，電梯安裝、改造、修理的施工單位在驗(yàn)收后三十日內(nèi)未將相關(guān)技術(shù)資料和文件移交特種設(shè)備使用單位的，電梯使用單位未建立特種設(shè)備安全技術(shù)檔案或者安全技術(shù)檔案不符合規(guī)定要求的等各類違法行為，加大監(jiān)督力度，依法嚴(yán)懲。

3.4區(qū)分主體、正確劃分歸檔范圍

筆者針對(duì)我國(guó)現(xiàn)有電梯使用主體的多元化的實(shí)際情況，特提出：電梯由產(chǎn)權(quán)單位購(gòu)置并直接管理使用的，電梯檔案應(yīng)由產(chǎn)權(quán)單位建檔；電梯由產(chǎn)權(quán)單位購(gòu)置、授權(quán)或委托他人管理使用的，應(yīng)將檔案劃分為靜態(tài)權(quán)益類和動(dòng)態(tài)管理類兩種，涉及到靜態(tài)權(quán)益類的資料如購(gòu)置合同、招標(biāo)投標(biāo)文件、制造出廠技術(shù)資料、安裝、監(jiān)督檢驗(yàn)、注冊(cè)使用登記資料由產(chǎn)權(quán)單位歸檔，此類檔案需長(zhǎng)期保存；動(dòng)態(tài)管理類的資料，如使用、維護(hù)、年檢中產(chǎn)生的資料由具有電梯管理權(quán)利和管理義務(wù)者歸檔，此類檔案只需短期保存。

3.5推廣電子文件備案、節(jié)約社會(huì)資源

對(duì)制造商、施工單位通用資質(zhì)文件、同一型號(hào)有關(guān)技術(shù)文件、質(zhì)量保證體系人員資源文件應(yīng)推廣電子文件備案。國(guó)家可明確要求施工單位提供電子文本審查、電子文件備案；使用單位可實(shí)行電子文件歸檔。實(shí)行電子文本審查確認(rèn)和歸檔的，應(yīng)符合《電子公文歸檔管理暫行辦法》的規(guī)定。

3.6培養(yǎng)綜合素質(zhì)人才、促進(jìn)主動(dòng)利用服務(wù)

電梯用戶不僅要求檔案人員要掌握檔案專業(yè)技術(shù)知識(shí)，更要學(xué)習(xí)和了解電梯專業(yè)技術(shù)知識(shí)，認(rèn)識(shí)到電梯檔案在電梯日常安全運(yùn)行、保養(yǎng)、維修、改造、檢驗(yàn)、報(bào)廢及事故處理中的重要性。筆者認(rèn)為只有立足于培養(yǎng)檔案工作人員的責(zé)任感和使命感，激發(fā)電梯檔案工作人員的工作熱情，努力提高檔案人員的綜合素質(zhì)，才能更好地服務(wù)于安全生產(chǎn)工作。

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