虛擬會(huì)議會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展嗎？

Chris Palmer

Senior Technology Writer

由于人們對(duì)航空旅行碳足跡、不承擔(dān)家庭和工作職責(zé)以及預(yù)算日益緊張的擔(dān)憂，許多科學(xué)和工程組織在過去幾年已開始探索虛擬科學(xué)交流的潛力，使用數(shù)字工具增強(qiáng)面對(duì)面體驗(yàn)，更好地進(jìn)行在線直播和事后回放?，F(xiàn)在，由于2019年新型冠狀病毒?。–OVID-19）大流行造成的社會(huì)距離限制，已迫使這些組織中的絕大多數(shù)完全進(jìn)入虛擬領(lǐng)域。幸運(yùn)的是，在廣泛可用的硬件、帶寬和創(chuàng)新軟件的融合中，該技術(shù)已經(jīng)可以將面對(duì)面會(huì)議轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M會(huì)議。

在大多數(shù)工程會(huì)議中，最主要的部分是特邀報(bào)告、小組討論和海報(bào)發(fā)布會(huì)（圖1）。這些恰好是轉(zhuǎn)換為虛擬體驗(yàn)最直接的方面。主持演講和小組討論的部分包括視頻會(huì)議軟件，如Avaya Spaces、Cisco Webex、Google Meet、Intrado、Jitsi、Microsoft Teams、Skype和Zoom。盡管所有這些工具都可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)視頻傳輸，但許多會(huì)議組織者一直要求演講者提前錄制他們的演講，然后與會(huì)者在會(huì)議之前觀看演講。美國地球物理聯(lián)盟（AGU）會(huì)議副主席Lauren Parr說：“對(duì)于演講者來說，特別是對(duì)于那些通常在飛去會(huì)議地點(diǎn)的飛機(jī)上準(zhǔn)備演講內(nèi)容的演講者，這絕對(duì)意味著更多的工作。我們不得不廢寢忘食，更早地為演講者做好準(zhǔn)備。”

盡管存在挑戰(zhàn)，但這種提前錄制會(huì)議的方法仍具有多種優(yōu)勢(shì)。首先，它避免了由于演講者和與會(huì)人員因互聯(lián)網(wǎng)連接不暢而引起的問題。AGU首席數(shù)字官Jay Brodsky說，舉辦AGU秋季會(huì)議的主要挑戰(zhàn)是找到一個(gè)平臺(tái)來托管近7000個(gè)演講視頻。他說：“我們需要一個(gè)可以在世界范圍內(nèi)播放這些視頻的平臺(tái)，無論這個(gè)平臺(tái)是在低速寬帶連接的非洲大陸還是在舊金山市區(qū)內(nèi)?！逼浯危?dāng)與會(huì)者可以事先觀看演講內(nèi)容時(shí)，他們可以選擇在方便時(shí)觀看，并專注于他們最感興趣的內(nèi)容。第三，在會(huì)議前觀看演講內(nèi)容可以騰出更多時(shí)間進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)討論。Parr說：“當(dāng)演講者互相交談，而不僅僅是與聽眾交談時(shí)，我們覺得這更加令人興奮。”

圖1.（a）在新冠病毒疫情大流行前，2018年美國地球物理聯(lián)盟（AGU）秋季會(huì)議的海報(bào)大廳擠滿了與會(huì)者。在2020年的完全虛擬會(huì)議上，海報(bào)發(fā)布會(huì)展示的海報(bào)數(shù)量與2018年的大致相同（也與2019年的相似），并在iPosters等平臺(tái)上托管。iPosters是一種軟件格式，允許演講者添加帶有嵌入式超鏈接、音頻旁白、可縮放圖像、視頻和動(dòng)畫的文本。（b）AGU在其2017年會(huì)議上開始試用iPosters，有100位演講者使用該技術(shù)。在2019年，近1000位演講者（包括圖中所示的少數(shù)幾個(gè)演講者）使用了該工具來共享研究進(jìn)展。來源：AGU，已經(jīng)許可。

為了促進(jìn)觀看演講、問答（Q＆A）環(huán)節(jié)和小組討論的與會(huì)人員之間的互動(dòng)和討論，組織者可以添加諸如Microsoft Teams、Flock和Slack之類的工具，以實(shí)現(xiàn)快速動(dòng)態(tài)的交流。其他工具（包括Crowdcast、Mentimeter和Slido）使與會(huì)者有機(jī)會(huì)對(duì)聽眾提出的問題進(jìn)行投票。這種方法可以提高發(fā)問者的提問質(zhì)量，吸引靦腆的學(xué)生和早期的科學(xué)家，并且可以防止問答環(huán)節(jié)被知名教授所主導(dǎo)。

就海報(bào)發(fā)布會(huì)而言，最簡(jiǎn)單的方式是上傳可移植文檔格式（PDF）文件。稍微高級(jí)一點(diǎn)的解決方案是使用3～5張幻燈片創(chuàng)建Powerpoint演示文稿，這些幻燈片可以作為簡(jiǎn)短的圖形交換格式（GIF）文件進(jìn)行共享。更高級(jí)的方法是使用iPosters平臺(tái)，它可以包含帶有嵌入式超鏈接、音頻旁白、可縮放圖像、視頻和動(dòng)畫的文本。此外，該平臺(tái)還包含聊天功能，可以與作者進(jìn)行實(shí)時(shí)對(duì)話。Parr說：“iPosters比紙質(zhì)海報(bào)更具活力。”

整合幾個(gè)這樣完全不同的應(yīng)用程序是很有挑戰(zhàn)性的。Brodsky說：“虛擬會(huì)議最大的難點(diǎn)是沒有辦法只用一種應(yīng)用程序來滿足我們所有的需求，所以我們需要用9個(gè)應(yīng)用平臺(tái)一起展示所有內(nèi)容。要使所有這些應(yīng)用程序協(xié)同工作以保持?jǐn)?shù)據(jù)傳輸順暢并不容易?！?/p>

并非所有組織者都選擇自己整合這些應(yīng)用程序。許多公司（如Accelevents、Attendify和On24）將與組織者一起選擇所需的功能，然后進(jìn)行后端工作以將它們完美地合并。例如，在倫敦，英國皇家工程院（RAEng）與生產(chǎn)公司W(wǎng)orldspan合作，為其最新的前沿論壇（Frontiers Symposium）創(chuàng)建了一個(gè)定制的聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用程序平臺(tái)，該平臺(tái)匯集了65個(gè)最好的前中期職業(yè)研究人員、從業(yè)人員和創(chuàng)新者，以應(yīng)對(duì)國際發(fā)展挑戰(zhàn)。英國皇家工程院的活動(dòng)經(jīng)理Amy Stratton說：“它的運(yùn)作幾乎像社交媒體網(wǎng)絡(luò)一樣，每個(gè)人都可以看到所有會(huì)議代表的名單，并邀請(qǐng)他們參加即席會(huì)議、發(fā)送私人消息，并通過在線數(shù)字白板Miro交流想法和制定項(xiàng)目計(jì)劃以達(dá)成合作?！?/p>

社交是面對(duì)面會(huì)議的一項(xiàng)特有功能，而這一點(diǎn)對(duì)于虛擬會(huì)議來說是極難做到的，比如咖啡時(shí)間、社交活動(dòng)和宴會(huì)時(shí)的偶然相遇。美國工程教育學(xué)會(huì)（American Society of Engineering Education）傳播與社會(huì)進(jìn)步常務(wù)董事Nathan Kah說：“這是最需要?jiǎng)?chuàng)新的領(lǐng)域?；?dòng)式午餐、瑜伽休閑，甚至編織社交圈都可以為你的程序增添個(gè)性?！?/p>

為了更好地復(fù)制面對(duì)面會(huì)議的功能，讓與會(huì)人員有一些事情可以做，而不僅僅是坐著看Zoom會(huì)議里一個(gè)接一個(gè)的演講，Sococo平臺(tái)允許會(huì)議組織者創(chuàng)建帶有單獨(dú)虛擬空間的在線房間，以供與會(huì)人員觀看演講、查看海報(bào)、相互交流、建立聯(lián)絡(luò)方式、指導(dǎo)和參觀參展商的展位。彩色圓點(diǎn)代表與會(huì)人員，通過單擊這些圓點(diǎn)，與會(huì)人員可以進(jìn)入會(huì)議。此時(shí)，與會(huì)人員可以使用邀請(qǐng)功能聯(lián)系同行在Sococo平臺(tái)上進(jìn)行視頻交流。

會(huì)議組織者試圖促進(jìn)與會(huì)人員之間社交互動(dòng)的另一種方式是，通過諸如Braindate和Brella之類的配對(duì)應(yīng)用程序。這些應(yīng)用程序?qū)⑴c與會(huì)者的個(gè)人資料相匹配，并推薦私人視頻會(huì)議來討論感興趣的話題。2020年，美國賓夕法尼亞大學(xué)神經(jīng)科學(xué)教授Konrad Kording協(xié)助組織了一系列Neuromatch會(huì)議，根據(jù)與會(huì)人員的研究摘要，他開發(fā)了一種算法來匹配他們[1]。

盡管組織者在短時(shí)間內(nèi)轉(zhuǎn)戰(zhàn)線上的舉措值得稱贊，但問題仍然存在，一旦疫情結(jié)束，是否還會(huì)采用虛擬會(huì)議的形式呢？

虛擬會(huì)議的優(yōu)勢(shì)之一是，那些需要承擔(dān)護(hù)理責(zé)任的人以及具有殘障、旅行限制、日程安排沖突或資金有限的人更有可能參加在線會(huì)議。到目前為止，似乎虛擬會(huì)議比面對(duì)面會(huì)議吸引了更多的人群。針對(duì)10個(gè)美國多學(xué)科的會(huì)議進(jìn)行的一項(xiàng)小型調(diào)查顯示，與往年相比，2021年大多數(shù)會(huì)議的出席率更高，有的甚至高達(dá)3～4倍[2]。而且由于虛擬會(huì)議的規(guī)模要比面對(duì)面會(huì)議大得多，因此容納額外的與會(huì)者相對(duì)更容易，而組織者只需支付很少的額外費(fèi)用即可。注冊(cè)費(fèi)用也相應(yīng)地下降了。在上述小型調(diào)查中，超過一半的會(huì)議取消了報(bào)名費(fèi)或至少減少了一半。國際參與比例似乎也有所增加。例如，出席2020 年4月美國物理學(xué)會(huì)（American Physical Society,APS）虛擬會(huì)議的國家數(shù)量從2019年面對(duì)面會(huì)議的28個(gè)增加到虛擬會(huì)議的79個(gè)[2]。

組織虛擬會(huì)議的優(yōu)勢(shì)包括無需安排地點(diǎn)，無需預(yù)訂房間，也無需管理投影儀、餐飲、娛樂、旅行或酒店預(yù)訂。此外，由于減少了時(shí)間投入，知名研究人員更有可能接受虛擬會(huì)議的演講邀請(qǐng)。虛擬會(huì)議的另一個(gè)優(yōu)勢(shì)是數(shù)據(jù)分析。Stratton說：“在面對(duì)面的活動(dòng)中，實(shí)際上很難檢測(cè)人們是如何與內(nèi)容進(jìn)行互動(dòng)的。不過，對(duì)于線上活動(dòng)，所有這些數(shù)據(jù)都唾手可得。我們可以查看每個(gè)人何時(shí)、如何登錄平臺(tái)，他們與誰保持聯(lián)系以及會(huì)議期間某些群體的互動(dòng)方式。我們也可以在會(huì)議期間調(diào)整活動(dòng)，以吸引參與度較低的那些人?！?/p>

虛擬會(huì)議的另一個(gè)受益者是環(huán)境。最近對(duì)270個(gè)跨學(xué)科面對(duì)面會(huì)議進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在2016—2020 年，將近86萬人參加了這些會(huì)議，花費(fèi)了超過12.88億美元，并產(chǎn)生了超過200萬噸的二氧化碳（CO2） [3]。

由于線上虛擬化具有許多明顯的優(yōu)勢(shì)，因此一些會(huì)議將來會(huì)不可避免地采用線上狀態(tài)。在485名美國物理學(xué)會(huì)虛擬會(huì)議的與會(huì)者中，超過80%的人表示，即使在新冠病毒肺炎疫情結(jié)束后，也應(yīng)繼續(xù)召開一些線上虛擬會(huì)議[4]。但是，Parr說，更現(xiàn)實(shí)的方式其實(shí)是混合會(huì)議，其中一些人可以線下參加，其他人可以遠(yuǎn)程參加。除了提供更多的科學(xué)交流機(jī)會(huì)外，此類混合會(huì)議還可能收取較少的注冊(cè)費(fèi)，從而有可能促使總體參與度的提高。

Parr說：“在2015年，我們的董事會(huì)問‘我們?nèi)绾谓M織未來的科學(xué)會(huì)議？’我不知道我們會(huì)有什么新方向，但是今年給了我們很多嘗試的機(jī)會(huì)?！?/p>