新冠肺炎疫情下項目管理系統(tǒng)的設(shè)計與實踐

趙一鳴，李 祺，蘇莎莎，韓耀廷，李圖雅，郭燁紅，楊滸昀，張 茹

(內(nèi)蒙古電力集團(tuán)蒙電信息通信產(chǎn)業(yè)有限責(zé)任公司，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010000)

面對新型冠狀病毒肺炎(以下簡稱“新冠肺炎”)疫情在全球的大暴發(fā)，眾多的生產(chǎn)企業(yè)停工停產(chǎn)，由于電力行業(yè)屬于關(guān)系國計民生的基礎(chǔ)能源產(chǎn)業(yè)，部分工程建設(shè)項目不具備停工停產(chǎn)可能性，必須加強(qiáng)疫情防控和人員流動管制。在項目管理方面，設(shè)計實現(xiàn)項目管理系統(tǒng)對項目進(jìn)行線上管控，電力工程項目的建設(shè)涉及行業(yè)上下游眾多單位，有設(shè)計單位、施工單位、建設(shè)單位、使用單位等[1～3]，只有各個單位之間積極溝通、通力合作、相互反饋問題[4]，才可以有效保證項目在疫情暴發(fā)的特殊時期高效、高質(zhì)量竣工。有序幫助其他單位部門快速復(fù)工復(fù)產(chǎn)，如果各單位之間因為疫情影響，溝通不暢，難免會導(dǎo)致項目進(jìn)度延期，或者項目質(zhì)量出現(xiàn)嚴(yán)重缺陷，最后造成項目沒有達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，為了避免此類現(xiàn)象出現(xiàn)，使用項目管理系統(tǒng)對電力工程項目進(jìn)行線上管控十分有必要。

為了配合國家發(fā)展人工智能、5G、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)等信息通信領(lǐng)域[5～9]，某省級電力公司出資新成立一家產(chǎn)業(yè)公司。根據(jù)該公司定位，該公司的業(yè)務(wù)范圍主要包括：信息化規(guī)劃咨詢、信息系統(tǒng)建設(shè)、信息化運維服務(wù)、信息安全、信息網(wǎng)絡(luò)及通信網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等[10，11]。業(yè)務(wù)的開展必然以項目為依托，進(jìn)而項目管理的重要性自然凸顯出來。作為信息化服務(wù)的提供者，用信息化手段實現(xiàn)項目管理是公司運營的必然要求。

1 項目管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

電力建設(shè)項目生命周期活動一般包括計劃、啟動、規(guī)劃、實施，在這些生命周期活動開展的同時，會產(chǎn)生大量的報告、文件、合同、圖紙、錄像等數(shù)據(jù)信息，項目管理和控制時通常需對這些數(shù)據(jù)信息及文檔進(jìn)行整理歸類，實現(xiàn)高質(zhì)量項目管理與控制[12，13]。傳統(tǒng)的項目管理基本都是采用紙質(zhì)方式進(jìn)行存檔和記錄的，這種方式不利用信息的共享和保存，容易造成信息丟失和失真，也不利用后續(xù)對數(shù)據(jù)的挖掘，進(jìn)而影響了領(lǐng)導(dǎo)層對項目的決策分析，不利于電力行業(yè)的工程項目順利有序建設(shè)。

1.1 項目管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)架構(gòu)

項目管理系統(tǒng)是將先進(jìn)的管理理念和現(xiàn)代信息技術(shù)相融合，利用公司內(nèi)外部資源，提升企業(yè)效率和效益，增強(qiáng)企業(yè)行業(yè)內(nèi)的競爭力。根據(jù)公司項目管理整體業(yè)務(wù)架構(gòu)，系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容包含3個管理維度、17個管理域、55個管理項，基本覆蓋公司各項目類型的全生命周期。其中，就項目管理維度而言，參考國內(nèi)成熟電力企業(yè)現(xiàn)行項目管理系統(tǒng)及國內(nèi)外主流項目管理知識體系，例如PMI項目管理知識體系，將項目管理業(yè)務(wù)分為五大過程組和十大知識領(lǐng)域，涉及項目管理全過程及全維度指標(biāo)[14]。

項目管理五大過程組：項目啟動、規(guī)劃、實施、監(jiān)控、收尾，橫跨整個項目生命周期。羅列的十大知識領(lǐng)域有項目整合管理、范圍管理、進(jìn)度管理、成本管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險管理、干系人管理、人力資源管理、溝通管理、采購管理，整體項目架構(gòu)如圖1所示。

圖1 業(yè)務(wù)架構(gòu)

依據(jù)項目的技術(shù)特征和管理特點，公司將項目劃分為6種基本類型：咨詢/技術(shù)服務(wù)項目、研發(fā)實施項目、系統(tǒng)集成類項目、簡單貿(mào)易類項目、綜合運維項目、運營類項目。大項目類型下可繼續(xù)劃分子項目類型，如咨詢/技術(shù)服務(wù)項目又分為咨詢項目、可研服務(wù)項目、初設(shè)服務(wù)項目、科技項目等。

1.2 項目管理系統(tǒng)功能架構(gòu)

該系統(tǒng)架構(gòu)采用三層，有展示層、應(yīng)用層、數(shù)據(jù)層(見圖2)。該框架基于經(jīng)典技術(shù)組合(Spring Boot、Apache Shiro、MyBatis、Thymeleaf、Activiti工作流)，降低了開發(fā)技術(shù)難度，縮短項目周期，減少開發(fā)成本，從而提高軟件可重用性。

圖2 系統(tǒng)架構(gòu)

該系統(tǒng)主要功能包括系統(tǒng)管理、消息中心、項目管理、信產(chǎn)百科、項目看板等五大模塊。

1.2.1 系統(tǒng)管理。包括項目組織架構(gòu)管理，用戶管理、系統(tǒng)角色管理、權(quán)限管理、工作流管理、模板管理、項目分級管理、項目分類管理、項目角色管理，編碼規(guī)則管理，人力資源管理、成本項管理等。

1.2.2 消息中心。包括待辦任務(wù)和工作報告，待辦事項，對當(dāng)前登錄的用戶需要處理任務(wù)的查看、處理以及相關(guān)管理人員進(jìn)行項目預(yù)警提醒。工作報告，進(jìn)行編寫項目相關(guān)工作報告，以日報、周報、季度報等形式進(jìn)行上報，并以列表形式記錄。

1.2.3 項目管理。實現(xiàn)對項目整體進(jìn)行多維度管理以及對項目的全生命周期監(jiān)控。①項目前期管理，對于項目前期工作進(jìn)行統(tǒng)一管理，包含項目發(fā)起、任務(wù)下發(fā)、任務(wù)下發(fā)等。項目發(fā)起，市場部進(jìn)行項目發(fā)起，進(jìn)行線上填報前期計劃任務(wù)，包括招投標(biāo)、簽訂合同等階段，并將工作任務(wù)以工作聯(lián)系單的形式下發(fā)到工程項目處。任務(wù)下發(fā)，進(jìn)行任務(wù)下發(fā)，線上發(fā)布任務(wù)書至生產(chǎn)部門，相應(yīng)負(fù)責(zé)人進(jìn)行任務(wù)書及相關(guān)附件在線預(yù)覽以及下載，完成審批。任務(wù)接收，生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人指派任務(wù)的接收。②項目立項管理，是指相關(guān)負(fù)責(zé)人通過立項管理，進(jìn)行立項申請，錄入相關(guān)信息，完成后點擊提交申請，等待審核，包括新增項目、上傳立項文件。③項目實施管理，通過項目列表查看已通過立項審核的項目，點擊目標(biāo)項目時間軸，可查看項目整個實施階段詳情。有里程碑文檔管理、項目變更管理、項目外包管理、項目成本管理。④項目驗收管理，項目進(jìn)度完成度為100%時，上傳驗收文件，提交驗收申請，申請同意后完成項目驗收。⑤項目結(jié)項管理，是指項目驗收后，上傳結(jié)項申請文件，提交結(jié)項申請，上級管理部門審批通過即可完成項目結(jié)項。⑥項目歸檔管理，可對已結(jié)項的項目進(jìn)行歸檔申請，審批通過后完成項目歸檔，項目全部過程文檔可查看。

1.2.4 信產(chǎn)百科。主要是對具有指導(dǎo)性的文本文件和對于某些問題的解決辦法經(jīng)驗的在線分享。包括文件分享和知識分享，文件分享是對所有線下編輯的文件可進(jìn)行上傳下載操作，也可在后期根據(jù)需求進(jìn)行在線編輯。知識分享是對所有項目進(jìn)行過程中產(chǎn)生的問題進(jìn)行匯總分享，有利于大家互相學(xué)習(xí)促進(jìn)。

1.2.5 項目看板。根據(jù)需求對項目、進(jìn)度、成本、人員情況進(jìn)行統(tǒng)計分析并展示。整體功能模塊圖如圖3所示。

圖3 功能模塊

按照項目管理系統(tǒng)涉及的各個實體項，系統(tǒng)實體關(guān)系如圖4所示。

圖4 實體關(guān)系

2 應(yīng)用效果與創(chuàng)新

目前，公司及各子公司項目分布較為分散，且工作流程完全依靠手工填寫及口頭傳遞，極大影響公司項目管理的進(jìn)一步開展，包括不科學(xué)管理、煩瑣審批流程、缺乏規(guī)范性等問題。另外，面對突如其來的新冠肺炎疫情，根據(jù)疫情防控的特點，使用該項目管理系統(tǒng)可將公司及各子公司項目特點及特殊需求實現(xiàn)專業(yè)化、個性化的統(tǒng)一管理，為公司及各子公司提供科學(xué)、規(guī)范的項目管理服務(wù)，支持常見項目管理中的各種管理業(yè)務(wù)，為公司管理決策者提供決策信息，有效提升公司項目管理水平，提升工作效率，同時減少人員接觸與聚集，降低疫情傳播的風(fēng)險。該系統(tǒng)的主界面如圖5所示。

圖5 項目管理系統(tǒng)主界面

使用該項目管理系統(tǒng)，具體價值主要包括以下幾方面。

2.1 有效提高疫情防控水平

在疫情防控的特殊時期，減少人與人之間的接觸，降低交叉感染風(fēng)險，助力疫情防控工作的展開，實現(xiàn)項目管理無紙化辦公，方便員工遠(yuǎn)程辦公。

2.2 提升辦公效率

有效利用信息化方法，解決公司不同部門、不同崗位的項目業(yè)務(wù)問題，實現(xiàn)信息快速溝通交流，將項目管理系統(tǒng)合理利用移動通信網(wǎng)絡(luò)連接，實現(xiàn)移動辦公，解決部分人員經(jīng)常出差、不能及時有效處理工作的問題；通過該系統(tǒng)實現(xiàn)管理部門、業(yè)務(wù)部門的協(xié)同聯(lián)動，為公司各層級人員提供準(zhǔn)確、及時、全面的業(yè)務(wù)服務(wù)，從而提高公司辦公效率和質(zhì)量。

2.3 提高公司的執(zhí)行力

目前公司在項目管理方面存在流程不規(guī)范等問題，進(jìn)而造成管理行為的差異和結(jié)果有偏差，導(dǎo)致管理十分低效。通過該系統(tǒng)將公司現(xiàn)行項目管理制度、項目管理流程、公司組織機(jī)構(gòu)納入項目運營體系，真正實現(xiàn)管理制度化，制度流程化，流程表單化，表單信息化，信息數(shù)據(jù)化的新思路。將公司的管理固化到項目管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)公司管理的透明、陽光、高效、規(guī)范，提高企業(yè)的整體執(zhí)行能力。

2.4 提升公司對項目過程的監(jiān)管能力

將目前項目管理過程中數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)計、匯總、分析。通過項目管理系統(tǒng)公司決策層可以在系統(tǒng)中隨時查看所有項目信息(合同、資金、產(chǎn)值、進(jìn)度、成本、質(zhì)量、安全、利潤等)，項目信息通過系統(tǒng)進(jìn)行整理、統(tǒng)計、分析，最終以各種圖表的形式展現(xiàn)給公司的決策層、管理層，輔助公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。

2.5 實現(xiàn)公司“項目全面管控”的發(fā)展戰(zhàn)略

通過項目管理系統(tǒng)，輔助企業(yè)項目管理由粗放式管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)型，其中項目成本管理由“事后計算”轉(zhuǎn)變?yōu)椤笆虑邦A(yù)測、事中控制”，實時掌握項目的整體進(jìn)展，一旦發(fā)現(xiàn)異常，自動反饋，立馬解決，防微杜漸。通過項目管理系統(tǒng)嚴(yán)格把關(guān)專業(yè)分包和人力外包簽訂流程，保證公司職能機(jī)關(guān)處室對項目層層把關(guān)，實現(xiàn)項目人人有責(zé)，落實到人，從項目前期層層管控。

2.6 提升企業(yè)服務(wù)保障能力

通過項目管理系統(tǒng)實現(xiàn)項目全生命周期的過程信息化，分別在空間和時間上進(jìn)行約束。項目信息即時、準(zhǔn)確、快速傳達(dá)到相關(guān)責(zé)任人，公司相關(guān)部門可通過該系統(tǒng)獲取項目的資源需求情況，從而可以快速地配置、籌措所需資源，使公司向建設(shè)成為“服務(wù)型組織”而更進(jìn)一步。

綜上所述，在疫情防控的關(guān)鍵時期，實現(xiàn)項目管理從線下到線上的管理模式，創(chuàng)新管理模式，基本實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、程序化、科學(xué)化的管理方法，加快公司復(fù)工復(fù)產(chǎn)，推進(jìn)電力工程項目快速實施落地，特別是在5G、人工智能、特高壓、物聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)中心為代表的新型基礎(chǔ)設(shè)施方面，使地區(qū)經(jīng)濟(jì)在后疫情時代能夠迅速發(fā)展[15]。

3 總結(jié)與展望

在疫情防控的關(guān)鍵時期，通過該公司線上項目管理系統(tǒng)的使用，減少了公司人員接觸，推進(jìn)電力工程項目有序復(fù)工復(fù)產(chǎn)，實現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新轉(zhuǎn)變，大大提高工作效率，并且通過有效的監(jiān)管和有序的協(xié)作過程幫助公司實現(xiàn)對各項目的全方位管理，提升公司戰(zhàn)略管理能力和應(yīng)對突發(fā)狀況的管理水平。

在該系統(tǒng)運行的2個月后，管理人員也發(fā)現(xiàn)有些需要提高的部分：①功能建設(shè)方面，將結(jié)合公司增加的特殊行業(yè)的項目，如運維等；②將本項目管理系統(tǒng)與公司其他系統(tǒng)，如人力資源系統(tǒng)、協(xié)同辦公系統(tǒng)以及財務(wù)系統(tǒng)緊密的結(jié)合，使項目管理可以更全面和順暢地進(jìn)行。