建筑工程檔案管理的重要性及科學(xué)化管理措施

馮琭

摘要：建筑工程項(xiàng)目中的檔案管理關(guān)系到工程項(xiàng)目的整體質(zhì)量，對于工程項(xiàng)目對技術(shù)管理也有著重要影響。本文將著重就建筑工程檔案科學(xué)化管理的內(nèi)容、特點(diǎn)、重要性和科學(xué)化管理的措施進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案科學(xué)化管理;措施

建筑工程項(xiàng)目種類較多，且不同的建筑工程項(xiàng)目大小規(guī)模不盡相同。當(dāng)前我國規(guī)模較小的建筑工程項(xiàng)目主要采取普通方式進(jìn)行技術(shù)檔案管理。其他規(guī)模較大且工序環(huán)節(jié)較為復(fù)雜的工程項(xiàng)目，主要的檔案管理工作則要從全局出發(fā)，加強(qiáng)多角度分析和管理。對此，相關(guān)領(lǐng)域的工作人員要根據(jù)不同的建筑工程項(xiàng)目特征，采取針對性更好的管理方法進(jìn)行系統(tǒng)化管理，提高檔案管理方法的科學(xué)性。

1 建筑工程檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)

建筑工程檔案包含工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)的內(nèi)容，因?yàn)樵诮ㄖこ痰耐顿Y決策、工程設(shè)計(jì)、工程施工、竣工驗(yàn)收等諸多階段均會出現(xiàn)大量文件資料，而這些資料也涉及到工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)的情況。從整體的角度分析，建筑工程檔案內(nèi)容主要涉及到以下幾方面：第一，前期文件。這部分檔案資料是在建筑工程開工前形成的文件資料主要包括有可行性分析、項(xiàng)目立項(xiàng)審批、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、工程準(zhǔn)備等諸多方面。第二，項(xiàng)目管理文件。這部分檔案資料是在工程建設(shè)過程當(dāng)中產(chǎn)生的包含在投資、設(shè)計(jì)、實(shí)施、采購、安全、質(zhì)量控制、財(cái)務(wù)管理等諸多方面的規(guī)劃協(xié)調(diào)，決策把控資料，也是一種綜合性強(qiáng)的檔案管理文件。第三，項(xiàng)目實(shí)施文件。這部分檔案資料是工程施工中所形成的，能夠體現(xiàn)出整個工程建設(shè)與安裝方面實(shí)際情況的文件資料。第四，竣工圖。指的是建筑工程竣工后依照所建工程的具體情況繪制完成的圖紙。第五，監(jiān)理文件。指的是監(jiān)理單位對工程工期、資金運(yùn)用、質(zhì)量、安全、項(xiàng)目歸檔資料審查等方面的管控文件。第六，竣工驗(yàn)收文件。這是在竣工驗(yàn)收階段產(chǎn)生的文件資料，包含多方面專項(xiàng)驗(yàn)收的情況和內(nèi)容。

建筑工程檔案和其他的檔案內(nèi)容相比具有一定的特殊性，主要體現(xiàn)在：第一，整體性突出。在收集整理建筑工程檔案的過程當(dāng)中，需要結(jié)合單一與獨(dú)立工程的實(shí)施情況來完成，所以所獲得的檔案資料也有著明顯的整體性與獨(dú)立性特征，其內(nèi)容也相對單一和專業(yè)。第二，真實(shí)性高。建筑工程檔案必須真實(shí)記錄工程的有關(guān)事項(xiàng)和工程建設(shè)同步生成，并且包括工程建設(shè)全過程的資料數(shù)據(jù)，能夠真實(shí)有效的反映出工程質(zhì)量情況。另外，建筑工程檔案因?yàn)樾枰獮榭⒐を?yàn)收和質(zhì)量監(jiān)督提供參考根據(jù)，所以必須要保證真實(shí)性。第三，實(shí)用性強(qiáng)。建筑工程檔案是工程的原始資料，具備非常鮮明的實(shí)際利用價(jià)值，有著明顯的實(shí)用性特征，能夠?yàn)楣こ炭己撕凸こ淘u估提供有效根據(jù)。

2 建筑工程檔案資料管理的重要性

對任何類型、規(guī)模的建筑工程項(xiàng)目而言，其在實(shí)施的過程中都?xì)v經(jīng)投資決策、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工和竣工結(jié)算等環(huán)節(jié)，在每個環(huán)節(jié)的工程項(xiàng)目是實(shí)施中，往往都會產(chǎn)生一定的檔案與資料，這些檔案資料管理是否到位，將會影響到項(xiàng)目的順利實(shí)施。因此，隨著建筑行業(yè)的迅猛發(fā)展，檔案資料管理已然成為了工程管理中的重點(diǎn)性工作，其重要性具體表現(xiàn)在以下方面：（1）可以提升檔案資料中各種數(shù)據(jù)信息的利用價(jià)值。因?yàn)榻ㄖこ添?xiàng)目的施工建設(shè)中往往涉及了諸多方面的階段和內(nèi)容，經(jīng)由檔案資料管理，也就可以實(shí)現(xiàn)各種檔案資料中數(shù)據(jù)信息的全面整合，最終將這些數(shù)據(jù)信息利用于工程決策。（2）有助于工程進(jìn)度、質(zhì)量和安全目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。經(jīng)由各個環(huán)節(jié)的檔案資料管理和利用，也就可以使得現(xiàn)場的施工作業(yè)可以依據(jù)前期的進(jìn)度計(jì)劃、施工方案來開展規(guī)范化的施工作業(yè)，不僅可以減少現(xiàn)場的安全事故，更可以提升施工效率，使得一切的施工作業(yè)能夠高質(zhì)量、高效率完成。

3 建筑工程檔案科學(xué)化管理的有效路徑

3.1樹立檔案科學(xué)化管理思維

隨著時代的發(fā)展和建筑事業(yè)的改革與進(jìn)步，檔案管理的重要性也逐步顯現(xiàn)出來。由于當(dāng)前的社會發(fā)展形勢以及建筑事業(yè)的發(fā)展環(huán)境都發(fā)生了翻天覆地的變化，過去的檔案管理方法已經(jīng)無法適用全新的背景和環(huán)境，甚至是阻礙了檔案管理工作的有效實(shí)施。要想提高對環(huán)境的適應(yīng)性，保證檔案管理和建筑工程的建設(shè)要求相符，就需要積極引入科學(xué)化的管理思維，樹立科學(xué)化的管理觀念。具體來說，建筑工程的管理者首先要在思想認(rèn)識上進(jìn)行徹底改變，落實(shí)以人為本的思想和工作原則，將科學(xué)化的檔案管理與檔案建設(shè)作為重中之重，強(qiáng)化聯(lián)動功能為檔案資料的科學(xué)化開發(fā)和應(yīng)用創(chuàng)造必要條件，從優(yōu)化檔案管理著手保證檔案管理的科學(xué)化和有效性。

3.2建立科學(xué)化檔案管理制度

為了更好的提升建筑工程建設(shè)發(fā)展的效果，保證工程建設(shè)的各個環(huán)節(jié)有序開展，提升進(jìn)度以及檔案管理的一致性，需要把打造科學(xué)化的檔案管理制度作為核心要素。為了提高檔案管理制度的規(guī)范化和完善性，需要專門設(shè)置檔案管理部門，并做好檔案管理制度的建設(shè)工作，為制度的落實(shí)，提供一系列的保障措施，為檔案科學(xué)化管理的貫徹執(zhí)行創(chuàng)造必要條件。首先需要積極組建一支綜合素質(zhì)過硬的檔案管理團(tuán)隊(duì)，確保每一位檔案管理者都具備極強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，要求他們除了要掌握檔案管理相關(guān)知識之外，還需要強(qiáng)化責(zé)任意識，主動承擔(dān)檔案管理的職責(zé)，成為一檔案管理制度的建設(shè)者以及踐行者。科學(xué)化檔案管理制度的建設(shè)需要與國家的有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)相適應(yīng)，同時還需要密切聯(lián)系工程建設(shè)的實(shí)際情況，確保管理制度科學(xué)完善。

3.3完善檔案科學(xué)化管理機(jī)制

實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理是建筑工程檔案管理的一個重要目標(biāo)，而這一目標(biāo)的達(dá)成要有健全的檔案資料管理機(jī)制作為強(qiáng)有力的保障，提升管理質(zhì)量和管理效率。一方面，需要做好各項(xiàng)資料的收集，確保資料整理和工程建設(shè)高度一致，做好與不同環(huán)節(jié)與工作階段資料的無縫對接，保證檔案信息完整可靠?？紤]到建筑工程會受多方面因素影響，所以必須明確檔案收集的范圍，要求質(zhì)量等情況，科學(xué)設(shè)置方案和規(guī)劃做到分工細(xì)致與分工合理，全面記錄工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)的檔案資料，奠定科學(xué)化檔案管理的基礎(chǔ)。另一方面，為了保證檔案科學(xué)管理的有效性要做好檔案管理人才的培養(yǎng)和教育培訓(xùn)工作，對人才選拔進(jìn)行嚴(yán)格要求，促使檔案管理者更新知識技能，樹立科學(xué)先進(jìn)的管理理念。

3.4加快檔案管理信息化建設(shè)

在現(xiàn)代科技持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步的背景下，越來越多的先進(jìn)技術(shù)手段開始在檔案管理當(dāng)中應(yīng)用，而且現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理當(dāng)中應(yīng)用的價(jià)值也逐步顯現(xiàn)出來，在提升檔案管理效率方面有著重要的優(yōu)勢。因此需要在現(xiàn)代技術(shù)投入方面加大力度，把檔案的網(wǎng)絡(luò)化和科學(xué)化管理整合起來。在建設(shè)建筑工程檔案信息化管理系統(tǒng)的過程中，需要根據(jù)工程建設(shè)的實(shí)際情況來確定信息化系統(tǒng)建設(shè)的具體內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)，提升信息公開化和透明化程度，有效解放人力，全面實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化與信息化。但是這一過程當(dāng)中需要建立與檔案科學(xué)化管理相適應(yīng)的安全防護(hù)體系，做好檔案的保密工作，特別是要根據(jù)職能需要和應(yīng)用權(quán)限進(jìn)行合理的設(shè)置與開發(fā)保證信息防護(hù)效果，充分滿足檔案科學(xué)化管理的要求。

4 結(jié)束語

綜上所述，在現(xiàn)代化的檔案管理工作中，相關(guān)領(lǐng)域的工作人員要持續(xù)加強(qiáng)建筑工程項(xiàng)目的科學(xué)化管理，提高檔案管理的整體水平。在明確了建筑工程項(xiàng)目檔案管理需求與發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，逐步建立并落實(shí)全過程管理模式，為參與檔案管理的工作人員，持續(xù)地提供專業(yè)培訓(xùn)，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)檔案的科學(xué)化管理。結(jié)合工程項(xiàng)目的具體情況，合理應(yīng)用各項(xiàng)管理方法。

參考文獻(xiàn)

[1]杜燕娜.建筑工程檔案管理的重要性分析及科學(xué)化管理對策[J].管理學(xué)家，2019，000（001）：77-78.

[2]楊珍.新形勢下建筑施工企業(yè)檔案工作重要性思考[J].城建檔案，2020，253（10）：86-87.

華商國際工程有限公司 北京 100069