信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式探究

李歡

摘 要：21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，現(xiàn)代信息技術(shù)的普及使得人們?nèi)粘Ｉ罟ぷ饕央x不開信息技術(shù)設(shè)備。90%的群眾會(huì)選擇用計(jì)算機(jī)來(lái)協(xié)助自己找尋所需的信息資源。對(duì)于復(fù)雜而又繁瑣的檔案管理工作來(lái)說(shuō)也是如此。科技時(shí)代的到來(lái)，促使我國(guó)各行各業(yè)都在更新，檔案管理行業(yè)也不例外。本文就重點(diǎn)指出如何對(duì)檔案管理服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，并結(jié)合現(xiàn)有問(wèn)題提出一些建議。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;服務(wù)模式

檔案管理工作對(duì)任何一個(gè)單位來(lái)說(shuō)都非常重要。而在21世紀(jì)信息時(shí)代的背景下，檔案管理領(lǐng)域也需要及時(shí)更新與信息化融合。因此相關(guān)服務(wù)工作也不得不做出一定優(yōu)化革新，這樣才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。根據(jù)我國(guó)的現(xiàn)狀，我們不難看出，不論是檔案管理服務(wù)工作的模式還是方法，都有一定程度的欠缺。而檔案管理工作不能順利進(jìn)行，將會(huì)直接造成其他部門工作效率和質(zhì)量受到影響。因此相關(guān)管理人員急需找到檔案管理工作和信息化融合的點(diǎn)，進(jìn)而推動(dòng)其發(fā)展。

1. 在信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)工作的必要性分析

隨著國(guó)家的發(fā)展，國(guó)內(nèi)的各行各業(yè)都在向信息化邁進(jìn)。因此傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)工作由于不適應(yīng)當(dāng)下的發(fā)展，進(jìn)而跟不上其他行業(yè)的腳步。在傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)工作當(dāng)中，主要是以紙質(zhì)檔案為主，數(shù)量繁多雜亂，因此查找起來(lái)十分不方便，大大降低了效率，拉高了出錯(cuò)率。并且紙質(zhì)檔案極易受環(huán)境的影響。因此結(jié)合信息化時(shí)代的優(yōu)點(diǎn)加速創(chuàng)新黨管理服務(wù)工作模式，是我們當(dāng)下的重中之重。將信息技術(shù)融入到檔案管理服務(wù)工作當(dāng)中，就可以大大的避免腐蝕或火災(zāi)，水災(zāi)等檔案受到損害以及檔案整理工作量大等情況。

2. 信息化時(shí)代背景下檔案管理服務(wù)工作現(xiàn)狀

2.1檔案管理工作人員思想觀念過(guò)于落后

調(diào)查表明。雖然我國(guó)已發(fā)展為信息化時(shí)代，但是檔案管理服務(wù)工作并沒(méi)有很好的跟緊時(shí)代的腳步。最主要的原因就是，相關(guān)工作人員的理念并沒(méi)有受時(shí)代的影響更新，進(jìn)而使得國(guó)家頒布的一系列政策不能夠落地。而分析發(fā)現(xiàn)檔案管理工作人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，最主要的原因是他們?cè)诠ぷ鳟?dāng)中大多還是采用傳統(tǒng)的工作模式和手段，長(zhǎng)期受到傳統(tǒng)理念的影響，因此很難更新?lián)Q代，那么檔案管理工作的質(zhì)量和效率就不能得到有效的提高。

2.2實(shí)體檔案依然是管理工作的主體且不能進(jìn)行統(tǒng)一信息化管理

當(dāng)下我國(guó)很大一部分單位的檔案管理工作，還是以實(shí)體檔案為主。由于跟不上時(shí)代的步伐，不能及時(shí)更新為信息化工作模式，進(jìn)而導(dǎo)致相關(guān)工作的效率和質(zhì)量低下。紙質(zhì)檔案繁多且難以保存，使得搜集檔案時(shí)不得不浪費(fèi)很多時(shí)間，并且還不能保證正確率。另外由于檔案管理的工作并沒(méi)有做到統(tǒng)一信息化管理。使得檔案數(shù)據(jù)的時(shí)效性和真實(shí)性都有很大程度的欠缺。在當(dāng)下，如果檔案管理工作不能夠考慮到環(huán)境和部門之間的工作聯(lián)系，那么就很難做到規(guī)范，高效以及發(fā)揮自身作用。

2.3缺乏檔案管理系統(tǒng)的聯(lián)結(jié)機(jī)制

軟件是檔案管理工作與信息化連接的樞紐。國(guó)家為了更好的推進(jìn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程，開發(fā)了很多相關(guān)管理軟件。黨管理服務(wù)工作的有效率和準(zhǔn)確性，與檔案管理系統(tǒng)的聯(lián)結(jié)機(jī)制密切相關(guān)，同時(shí)也是相關(guān)管理軟件發(fā)揮作用的平臺(tái)。但是目前在我國(guó)大力推動(dòng)的檔案管理服務(wù)工作創(chuàng)新過(guò)程當(dāng)中，我們發(fā)現(xiàn)很多單位都會(huì)忽視聯(lián)結(jié)機(jī)制的建立，使得管理軟件不能達(dá)到充分的利用，限制了管理工作創(chuàng)新的進(jìn)程。

3. 信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式的對(duì)策建議

3.1建立一支高素質(zhì)的檔案管理工作者隊(duì)伍

檔案管理服務(wù)工作依然是以人為主體的，因此要想推進(jìn)檔案管理服務(wù)模式與信息化融合。就要對(duì)相關(guān)管理工作者提出一定的要求。除了要掌握傳統(tǒng)檔案管理的系統(tǒng)知識(shí)，還要具備一定的信息技術(shù)。像計(jì)算機(jī)軟件的操作技能以及基本的管理知識(shí)，都是檔案管理工作人員所需要熟知的。只有這樣才能保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。此外相關(guān)單位也要定期的進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，促使相關(guān)工作人員掌握的知識(shí)和技術(shù)，隨著時(shí)代的更新而進(jìn)步。提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)促進(jìn)當(dāng)管理服務(wù)模式的優(yōu)化，滿足世界的工作需求。

3.2提升檔案管理信息資源利用率且改進(jìn)服務(wù)機(jī)制

建立一套完整的檔案管理服務(wù)機(jī)制，是提升檔案管理服務(wù)工作利用率的基礎(chǔ)。而完整的服務(wù)機(jī)制也能夠充分的運(yùn)用人力資源，有效調(diào)動(dòng)檔案管理工作者的積極性?？梢詫?shí)行獎(jiǎng)懲制度，工作表現(xiàn)良好的工作人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)貼獎(jiǎng)勵(lì)，定期表彰和晉升，同時(shí)還要為其提供更多更優(yōu)良的信息化學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，而對(duì)于表現(xiàn)較差的工作人員也要定時(shí)約談，考核，懲罰。我國(guó)有一部分單位由于缺乏創(chuàng)新意識(shí)，沒(méi)能及時(shí)完善和創(chuàng)新現(xiàn)有的信息資源服務(wù)機(jī)制，使得單位的檔案管理工作跟不上時(shí)代的步伐。由此我們也不能看出只有服務(wù)機(jī)制及時(shí)創(chuàng)新和優(yōu)化，檔案管理服務(wù)工作才能夠進(jìn)步。

3.3完善檔案管理信息系統(tǒng)之間的聯(lián)結(jié)通道

檔案管理服務(wù)工作與信息化之間連接的紐帶就是計(jì)算機(jī)軟件。因此及時(shí)完善各類相關(guān)管理服務(wù)工作的系統(tǒng)軟件，對(duì)檔案管理工作信息化的進(jìn)行有著十分重要的作用。相關(guān)工作人員也應(yīng)重視起來(lái)，要樹立正確的思想，充分認(rèn)識(shí)到系統(tǒng)軟件，對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)工作的重要性。并且及時(shí)學(xué)習(xí)相關(guān)的操作技能，要做到能夠根據(jù)客戶的需求及時(shí)提供相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息。體現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和時(shí)效性。

3.4加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)必須注重檔案信息化人才的培養(yǎng)

人才才是推進(jìn)檔案信息化的關(guān)鍵。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，像文檔的處理內(nèi)容的數(shù)字化等，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著很大的差別。這就要求相關(guān)工作人員能夠合理的利用這些技術(shù)，將檔案管理工作的信息化運(yùn)用的更充分。因此相關(guān)單位也需要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)人才的培養(yǎng)。

4.結(jié)束語(yǔ)

受到當(dāng)下時(shí)代發(fā)展的影響，各個(gè)單位要想充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)對(duì)其他部門的作用，就要及時(shí)將檔案管理服務(wù)模式與信息化結(jié)合，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)做出改變，優(yōu)化現(xiàn)有的不足，創(chuàng)新現(xiàn)有的模式。只有這樣才能提高工作效率和質(zhì)量，更好的發(fā)揮檔案管理工作的功能。

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