大數(shù)據(jù)指導(dǎo)下辦公室檔案管理工作創(chuàng)新分析

王精莉

摘 要：隨著科技的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的到來，必然會對傳統(tǒng)的檔案管理工作模式產(chǎn)生影響。因此，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合時代大背景，積極擁抱新技術(shù)，與時俱進對檔案管理工作進行變革。本文詳細介紹了在當前大數(shù)據(jù)背景下，辦公室所開展的檔案管理工作應(yīng)當如何進行創(chuàng)新，旨在為相關(guān)工作人員工作的優(yōu)化調(diào)整提供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);辦公室檔案管理;共享檔案資源

引言：對于各個組織的平穩(wěn)運轉(zhuǎn)來說，辦公室是其中連接各個部門和各個工作的樞紐，有著關(guān)鍵的橋梁作用，而檔案管理工作也是其中比較重要的工作內(nèi)容之一，但一味沿用固有的檔案管理模式無法充分同當前時代背景下的新要求相適應(yīng)。而大數(shù)據(jù)與檔案管理工作的結(jié)合，能夠極大提升檔案管理的效率與質(zhì)量，能夠?qū)薮篌w量的檔案進行精準分類，極大地解放了人力資源，解決實際工作中效率的問題，這對整個行業(yè)的發(fā)展都是十分重要的。

一、大數(shù)據(jù)對辦公室檔案管理工作的影響

大數(shù)據(jù)對于辦公室檔案管理的影響除了工作環(huán)節(jié)外，還有信息來源與信息結(jié)構(gòu)。過去的辦公室管理是不同部門各司其職，根據(jù)管理責任與智能，將各種檔案在辦公室進行匯總，并由辦公室進行紙質(zhì)檔案的收集整理。這些檔案信息的來源在客觀上能夠確保管理體系的有效運作，但從長遠來看，龐大的整理工作會嚴重拖慢辦公室的工作效率，甚至導(dǎo)致檔案管理工作的混亂。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)也得到了越來越廣泛的應(yīng)用，其對于檔案信息的管理而言能夠帶來新的變化，也是一個創(chuàng)新的嘗試。在大數(shù)據(jù)的指導(dǎo)下，檔案信息的來源突破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)渠道，通過不同的互聯(lián)網(wǎng)存儲載體流轉(zhuǎn)與收集，從而提升檔案歸檔與整理的效率，避免出現(xiàn)遺漏與重復(fù)。

傳統(tǒng)的檔案收集流程一般是由專人依據(jù)相關(guān)職能要求，對各種檔案進行定期、定時的匯總與收集，這一收集方式能夠保障各個部門的檔案工作能夠做到有序管理，確保各個部門在一定的時間范圍內(nèi)對相關(guān)內(nèi)容進行有效整理，但在實際整理過程中相關(guān)工作往往會對相關(guān)部門的人員造成大量時間與精力的消耗，尤其是在面對復(fù)雜檔案的整理收集時，很容易出現(xiàn)遺漏與重復(fù)的狀況。但在大數(shù)據(jù)的幫助下，新時代的檔案管理工在保留傳統(tǒng)檔案管理中優(yōu)勢的同時，也對檔案管理收集工作提出了切實的改革意見，通過創(chuàng)新方法進行管理，提升檔案管理收集工作的效率。

在使用大數(shù)據(jù)進行檔案的合理收集的基礎(chǔ)上，需要合理運用儲存過程。與收集不同的是，大數(shù)據(jù)的作用體現(xiàn)在儲存上。傳統(tǒng)的檔案管理往往需要耗費一定的空間，對各種紙質(zhì)檔案進行存儲分類，不僅大量占用辦公空間，因紙質(zhì)自身的原因還會在存儲過程中發(fā)生氧化現(xiàn)象，因此檔案管理對于大數(shù)據(jù)具有較高的依賴性。首先，在存儲過程中能夠通過大數(shù)據(jù)資源自動整理檔案，并進行排序，解決龐大檔案統(tǒng)一整理歸檔的問題;其次，在存儲過程中可通過不同介質(zhì)和模塊整理并分析檔案內(nèi)容，以確保覆蓋整個存儲過程中的所有內(nèi)容;最后，大數(shù)據(jù)存儲能夠規(guī)避傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲中因時間而造成的諸如氧化等問題。大數(shù)據(jù)的存儲檔案更為具象，對于辦公效率也能夠有效提升，實現(xiàn)檔案辦公的自動化管理。

檔案管理工作在辦公室的日常管理中具有重要作用，不但能夠反應(yīng)辦公室日常管理的細致化與精細化，還能夠反應(yīng)辦公室日常管理的程序性和系統(tǒng)性。在檔案管理工作中，如何做好相關(guān)工作成為了辦公室檔案管理中的重點，需要將日常檔案進行維護管理，細致的將日常檔案和保密檔案進行分類管理，并快速找到所需檔案，因此，大數(shù)據(jù)在管理工作中發(fā)揮著重要作用。

二、大數(shù)據(jù)下辦公室檔案管理工作創(chuàng)新

（一）增強大數(shù)據(jù)檔案管理工作的意識和能力

現(xiàn)如今在辦公室所進行的檔案管理工作中普遍面臨著工作人員意識不足的現(xiàn)象。大多數(shù)人員仍然沿襲傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作人員雖然熟練掌握檔案管理的知識，但是卻不懂得如何運用技術(shù)。針對這種問題，各單位應(yīng)該有意識地培養(yǎng)復(fù)合型人才，在懂得檔案整理工作的同時，還會應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，學(xué)會將技術(shù)融進工作之中，起到事半功倍的效果。

首先，單位應(yīng)該定期舉辦講座，為員工科普大數(shù)據(jù)技術(shù)，使其能夠熟練將大數(shù)據(jù)與檔案管理工作結(jié)合起來，并懂得相關(guān)的理論知識。這在一定程度上能夠避免員工懂知識卻不懂技術(shù)的尷尬局面。其次，隨著經(jīng)濟的發(fā)展與時代的進步，相關(guān)單位在招聘人才時應(yīng)該多方面考察，不僅要保證專業(yè)知識過關(guān)，還應(yīng)保證其掌握相應(yīng)的技術(shù)，能夠緊跟時代的變化，調(diào)整自身的工作方式[1]。最后，除了外部條件的介入之外，檔案管理人員自身也應(yīng)該轉(zhuǎn)變意識，積極主動地了解單位發(fā)展的實際情況，將平時檔案的整理、分類、分析工作做好。除此以外，辦公室還應(yīng)當注重提升檔案管理人員的法律和保密意識，并在日常的工作中學(xué)會通過對于大數(shù)據(jù)的應(yīng)用進行檔案分析，以便于提高檔案管理工作的信息化水平，并為信息的安全性提供保障。

（二）建立健全完善的大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)

相關(guān)工作人員若想進一步在檔案管理工作中體現(xiàn)出大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的實效性，便應(yīng)當對其以往所使用的管理系統(tǒng)進行更新和升級，并搭建起覆蓋更廣、效率更高的新型大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)，切實發(fā)揮出技術(shù)的優(yōu)勢作用支撐辦公室檔案管理工作的科學(xué)化和信息化發(fā)展。檔案信息能夠在某些方面充分地反映單位在一段時期內(nèi)的工作狀況，為未來工作的走向奠定基礎(chǔ)。許多單位發(fā)展飛速，檔案數(shù)量也在飛速增加，而大數(shù)據(jù)技術(shù)為實現(xiàn)檔案管理信息化創(chuàng)造了有利條件。因此，建立比較完善的檔案管理系統(tǒng)，會進一步促進現(xiàn)代工作信息化，大幅度提升工作效率。一方面，完善檔案管理系統(tǒng)，是從宏觀層面規(guī)劃檔案管理工作，使相關(guān)人員在工作中有章可循。另一方面，在大數(shù)據(jù)背景下，分析檔案數(shù)據(jù)可以采用云計算的方式，這種方式所得出的結(jié)果也具有真實性、客觀性。同時，大數(shù)據(jù)能夠分析體量較大的數(shù)據(jù)，方便檔案數(shù)據(jù)的縱向、橫向?qū)Ρ?，從而找到潛在的?guī)律，利于相關(guān)人員進行分析?？偠灾?，傳統(tǒng)背景下的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足當下時代發(fā)展的需要，辦公室檔案管理應(yīng)該熟練運用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，使檔案管理實現(xiàn)分布式存儲，對其進行信息化處理[2]。

（三）大數(shù)據(jù)背景具備共享檔案資源的意識

雖然部分單位已經(jīng)初步具備大數(shù)據(jù)檔案管理的意識，但是仍然處于“相加”階段，并沒有做到“相融”。例如當前所進行的檔案管理大多呈現(xiàn)出較為分散的特點，存在著突出的條塊分割的問題，無法充分落實信息共享。一些辦公室檔案管理部門墨守成規(guī)，不愿意進行檔案資源共享，這往往會限制有關(guān)單位的發(fā)展。如果條塊分割的進行管理，不但會加大管理的難度，還會造成檔案資源的浪費，增加管理成本，不利于檔案發(fā)揮更大的價值。因此，在大數(shù)據(jù)背景下，辦公室的檔案管理應(yīng)該具備資源共享的意識，建立統(tǒng)一開放平臺，挑選可以公開的檔案，將相關(guān)資料上傳至互聯(lián)網(wǎng)開放平臺，供其他單位的人參考查閱。值得注意的是，雖然倡導(dǎo)檔案資源共享，但并不是共享所有的檔案資源。基于此，有關(guān)部門應(yīng)當加大力度對其現(xiàn)有的開放標準進行健全和完善，蔥粉結(jié)合公共資源的相關(guān)內(nèi)容，在保障知識產(chǎn)權(quán)的基礎(chǔ)上高效達到數(shù)字資源共享的實際效果，真正發(fā)揮出檔案信息應(yīng)有的價值提升服務(wù)質(zhì)量。相關(guān)單位應(yīng)該制定嚴格的開放標準。同時立足公共資源的角度，確保知識產(chǎn)權(quán)的前提下適當共享數(shù)字資源，利用檔案信息為社會提供服務(wù)，體現(xiàn)其社會責任感。

（四）大數(shù)據(jù)背景下促進檔案業(yè)務(wù)流程重構(gòu)

在大數(shù)據(jù)背景下，要想進一步創(chuàng)新辦公室檔案管理工作，應(yīng)該從根本上破除傳統(tǒng)落后的業(yè)務(wù)流程。首先，與傳統(tǒng)檔案管理的不同的是，大數(shù)據(jù)背景下要學(xué)會嘗試數(shù)據(jù)預(yù)測。在相關(guān)關(guān)系法基礎(chǔ)上進行預(yù)測是大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要功能。針對大數(shù)據(jù)技術(shù)而言，基于相關(guān)關(guān)系所開展的預(yù)測是不僅是其基本功能，同時還是其優(yōu)于其他技術(shù)的重要體現(xiàn)。對檔案管理工作不能僅僅只了解“是什么”，還要知道“為什么”，否則勢必會導(dǎo)致工作人員陷入固步自封的境地。熟練運用大數(shù)據(jù)對現(xiàn)有檔案進行相關(guān)關(guān)系分析，可以使相關(guān)人員更好地了解周邊的環(huán)境。畢竟，檔案管理工作不僅要記錄歷史，還要展望未來，盡可能準確地預(yù)測未來的工作方向。同時還應(yīng)熟練運用社交平臺，為大眾傳遞更加真實有效的信息，滿足大眾的知情權(quán)，真正做到“網(wǎng)上網(wǎng)下同心圓”，以此發(fā)揮辦公室檔案管理的社會功能，為民眾謀福祉，促進辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

結(jié)論：綜上所述，辦公室檔案管理工作一直以來都起著至關(guān)重要的作用，其記載的重要信息關(guān)乎單位發(fā)展的命脈，同時，具備重要的歷史參照價值。因此，在大數(shù)據(jù)背景下，更應(yīng)該勇于創(chuàng)新，將新技術(shù)融入檔案管理工作之中，破除傳統(tǒng)的管理模式、更新思想觀念。這就需要相關(guān)管理人員擁有“壯士斷腕”的勇氣和樂于接受新事物的胸懷，使辦公室檔案管理工作能夠與時俱進。如今，大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展已經(jīng)勢不可擋，作為傳統(tǒng)的檔案管理部門也應(yīng)不斷創(chuàng)新，使相關(guān)工作起到事半功倍的效果。

參考文獻：

[1]黎琪丹.大數(shù)據(jù)時代背景下辦公室檔案管理的改進對策研究[J].農(nóng)家參謀，2020，（13）：207.

[2]阮麗.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2021，（30）：57-58.