基于信息化時代探討基層檔案管理質(zhì)量的提升與發(fā)展

王燕

摘 要：近年來，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，促進(jìn)我國科技水平的提升。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，社會的不斷進(jìn)步使得信息技術(shù)已經(jīng)成為了當(dāng)今時代發(fā)展的主流，尤其是在微信等新媒體應(yīng)用平臺產(chǎn)生之后，在人們的視野和日常生活中也開始出現(xiàn)了大數(shù)據(jù)這些專業(yè)名詞。為了能夠讓檔案管理工作與時代發(fā)展同步，在日常檔案管理工作開展過程中合理融入信息技術(shù)已經(jīng)成為未來各個單位實施檔案管理的關(guān)鍵所在，通過檔案管理工作的信息化能夠為日后檔案資料的信息利用和研究提供便利。而檔案管理價值導(dǎo)向在很大程度上取決于檔案管理有效性，因此在大數(shù)據(jù)技術(shù)普遍應(yīng)用的情況下，必須要積極轉(zhuǎn)變檔案管理模式才能夠不斷提升檔案管理工作的整體能力和水平。本文就基于信息化時代探討基層檔案管理質(zhì)量的提升與發(fā)展展開探討。

關(guān)鍵詞：信息化;基層檔案;管理質(zhì)量;策略

引言

基層檔案是保證單位穩(wěn)定發(fā)展的基石，檔案管理工作是否正常，與管理人員能否正常工作有直接關(guān)系。針對基層檔案管理中存在的問題，及時制定解決措施，有效保證管理工作順利開展，這是提升基層檔案管理整體水平的前提條件。

1基層檔案管理現(xiàn)狀分析

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，基層檔案管理是對紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行簡單的收納，很多基層單位在檔案管理實踐中并未具備與時代發(fā)展相適應(yīng)的管理思維，大部分檔案管理人員對于檔案管理的重要意義和內(nèi)涵缺乏有效認(rèn)知。檔案管理思想的落后導(dǎo)致各基層單位的檔案管理頻繁出現(xiàn)問題，檔案管理工作人員不能有效提升自身的工作效率，導(dǎo)致整個檔案管理體系出現(xiàn)混亂現(xiàn)象。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下很多基層單位存在管理機(jī)制不完善的問題。在實際開展檔案管理工作過程中，基層檔案管理人員往往面臨著無章可循的現(xiàn)象，檔案管理機(jī)制出現(xiàn)過于形式化的問題。管理人員的工作開展有效性缺失，雖然大部分檔案管理機(jī)構(gòu)也設(shè)置了相應(yīng)的檔案管理條例，但是在實踐中各類管理條例并未得到嚴(yán)格落實。與此同時，完善的獎勵和懲罰機(jī)制缺失，導(dǎo)致在檔案管理工作中經(jīng)常會出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象，整體管理質(zhì)量和管理效果也受到了嚴(yán)重影響。另外，由于一些基層檔案管理機(jī)構(gòu)管理人員本身存在綜合素質(zhì)相對較低的現(xiàn)象，缺乏專業(yè)工作技能和責(zé)任心，在出現(xiàn)檔案管理事故的情況下會出現(xiàn)互相推諉。此外，由于缺乏完善的獎懲激勵機(jī)制，基層檔案工作人員在實際工作中缺乏主動性，對于檔案管理工作缺乏責(zé)任感，這對基層檔案管理工作開展極為不利

2基于信息化時代探討基層檔案管理質(zhì)量的提升與發(fā)展策略

2.1強(qiáng)化檔案管理人員信息化意識，提升檔案信息化管理程度

強(qiáng)化檔案管理人員信息化管理意識，運用先進(jìn)的信息管理模式替代傳統(tǒng)的手工管理模式，使計算機(jī)等信息設(shè)備的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。對所有檔案資料實行信息化管理，以此來提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。不斷提升基層檔案管理信息化建設(shè)水平，加大對檔案信息化管理的投入力度。針對信息化管理實施過程中遇到的各種問題，工作人員要積極同技術(shù)人員共同分析和研究應(yīng)對措施，引入先進(jìn)的檔案信息管理軟件，建立基層檔案資料數(shù)據(jù)庫，將參保檔案信息及其他檔案信息統(tǒng)一錄入數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行安全保存，制定檔案信息化管理制度，并根據(jù)單位實際不斷優(yōu)化和改進(jìn)制度內(nèi)容，為基層檔案管理工作的有效落實提供重要保障，這也是提升檔案管理水平的基礎(chǔ)。

2.2利用大數(shù)據(jù)實現(xiàn)檔案資源整合

傳統(tǒng)的檔案管理模式下，由于基層檔案信息涉及范圍非常廣，信息量巨大，因此在信息收集環(huán)節(jié)就存在較大困難。檔案管理工作開展往往需要投入大量的人力和物力，管理工作也會受到人為主觀因素影響。在這種情況下無法充分保障檔案管理工作的準(zhǔn)確性和完整性，因此檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變是一種趨勢。目前大部分基層單位檔案管理實踐中主要是以大數(shù)據(jù)信息技術(shù)和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件結(jié)合的方式為主。在檔案信息的收集過程中充分利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)能夠保障檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，具備相關(guān)軟件和硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上，工作人員就可以快速的完成基礎(chǔ)檔案信息的整理和歸檔。但是在信息化時代下檔案管理工作人員在具備檔案管理技巧的同時，需要對各類信息技術(shù)的軟硬件熟練掌握，這樣才能有效避免因自身業(yè)務(wù)能力差而導(dǎo)致檔案信息丟失問題。與此同時作為檔案信息管理人員也需要跟隨時代發(fā)展及時提升自身的新技術(shù)應(yīng)用和接受能力，這樣才能保障基層檔案管理工作的順利開展。

2.2建立符合基層數(shù)字檔案室的檔案管理體制

基層檔案管理部門推進(jìn)信息化建設(shè)，建設(shè)數(shù)字檔案室是重要路徑。第一，在推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，基層檔案管理部門必須要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，把數(shù)字檔案室建設(shè)納入單位或部門的信息化建設(shè)總體規(guī)劃，采取分步實施的方式，先易后難，整體推進(jìn)基層數(shù)字檔案室建設(shè)工作。第二，推進(jìn)基層數(shù)字檔案室管理的建章立制工作，結(jié)合基層數(shù)字檔案管理現(xiàn)實情況，根據(jù)上級檔案管理部門要求，建立適合本單位的基層數(shù)字檔案管理制度要求，如電子檔案信息資源歸檔和利用制度、檔案信息資源管理流程和安全備份制度、檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范等，把基層數(shù)字檔案室管理制度與單位信息化管理制度融合起來，加強(qiáng)電子檔案信息資源的管理，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析檔案信息資源價值，實施前端控制，并在電子信息資源的歸檔、存儲和利用階段，進(jìn)一步使用大數(shù)據(jù)技術(shù)。第三，加強(qiáng)基層數(shù)字檔案室人員配置，明確檔案管理人員崗位職責(zé)，根據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)在基層數(shù)字檔案管理中的應(yīng)用要求，選優(yōu)配強(qiáng)一批掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用能力、具有大數(shù)據(jù)思維和檔案管理能力的復(fù)合型檔案管理人員。

結(jié)語

為了能夠讓檔案管理工作與時代發(fā)展同步，在日常檔案管理工作開展過程中合理融入信息技術(shù)已經(jīng)成為未來各個單位實施檔案管理的關(guān)鍵所在，通過檔案管理工作的信息化能夠為日后檔案資料的信息利用和研究提供便利。而檔案管理價值導(dǎo)向在很大程度上取決于檔案管理有效性，因此在大數(shù)據(jù)技術(shù)普遍應(yīng)用的情況下，必須要積極轉(zhuǎn)變檔案管理模式才能夠不斷提升檔案管理工作的整體能力和水平。

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