大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案管理及其信息化利用路徑研究

王婷

摘? 要：文書工作是具有悠久歷史的辦公工作，隨著文書保管利用檔案工作發(fā)展，近年來文書種類得到很大提升，紙質(zhì)辦公管理方式不能滿足文書檔案工作的需要，計(jì)算機(jī)迅速發(fā)展使信息化建設(shè)滲透到工作生活各領(lǐng)域，文書檔案管理信息化成為企事業(yè)單位的重要工作。基于此，以下對大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案管理及其信息化利用路徑進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境;文書檔案管理;信息化利用路徑研究

引言

文書檔案是反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案，是由黨務(wù)、行政管理活動中的文件轉(zhuǎn)化而來，從根本上來說，文書檔案來源于文書，文書是文書檔案的前身，而文書檔案又是文書的延續(xù)和最終歸宿。文書與文書檔案之間有著密切的關(guān)聯(lián)性，文書工作的質(zhì)量是保證文書檔案質(zhì)量的前提和基礎(chǔ)，文書制成文件的質(zhì)量是文書檔案質(zhì)量的重要保障，而文書處理的質(zhì)量則是文書檔案質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

1文書檔案管理的意義

文書檔案管理工作是一個(gè)單位在其發(fā)展中的重要工作記錄，單位的管理和發(fā)展都離不開對其文書檔案的保存和管理，這是確保單位健康發(fā)展的重大前提。目前，文書檔案管理開始在各類單位中發(fā)揮出愈發(fā)明顯的作用。文書檔案管理工作具有許多特點(diǎn)，如具有很強(qiáng)的服務(wù)性、技術(shù)性以及政治性較為復(fù)雜，其在日常工作開展階段有十分重要的指導(dǎo)作用。近年來，隨著我國企業(yè)規(guī)模和數(shù)量的不斷擴(kuò)大，企業(yè)內(nèi)部檔案記錄工作有了更加具體的目標(biāo)，面臨著更為復(fù)雜的要求。在信息化時(shí)代，文書檔案管理工作的管理方式和管理內(nèi)容發(fā)生了較大改變。相關(guān)檔案文書管理工作者必須認(rèn)識到問題的嚴(yán)峻性，加強(qiáng)制度和方式創(chuàng)新，做到與時(shí)俱進(jìn)，提升和改善文書檔案管理工作的有效性和科學(xué)性。

2大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案管理及其信息化利用路徑

2.1加強(qiáng)文件、檔案全流程質(zhì)量管理

既要從擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編號、打印、校隊(duì)、用印、登記、分發(fā)等文件的起草、制發(fā)流程，也要從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用等檔案工作程序方面嚴(yán)把案卷質(zhì)量關(guān)。首先，應(yīng)嚴(yán)格把好文件起草、撰制方面的質(zhì)量關(guān)，抓好文件醞釀起草關(guān)，嚴(yán)把文件的審核定稿關(guān)，確保文件起草的內(nèi)容準(zhǔn)確、明了，正文的標(biāo)題完整、文檔格式準(zhǔn)確、書寫的材料等符合案卷質(zhì)量以及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求。其次，應(yīng)嚴(yán)把文件的收發(fā)處理質(zhì)量。建立文件收發(fā)目錄和清單，防止文件丟失;做好文件的傳閱和辦理，做到收發(fā)有登記、傳閱及時(shí)、辦理準(zhǔn)確，并做好自制文件的留底收存，外來文件鑒別和選留，既要保證文件資料應(yīng)收盡收，也要防止一味“大而全”，增加后期檔案管理不應(yīng)有的負(fù)擔(dān)。此外，嚴(yán)格把好文書檔案管理流程質(zhì)量關(guān)。堅(jiān)持定期收集與隨機(jī)收集相結(jié)合機(jī)制，確保文書檔案完整收集;嚴(yán)格按照文書檔案的整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求，做好文書檔案的整理、鑒定工作，按時(shí)立卷歸檔，將平時(shí)收集保管的文件，按組卷的特征，結(jié)合單位工作實(shí)際及時(shí)立卷歸檔，每年的文件材料每年清;按照“十防”標(biāo)準(zhǔn)和要求，改善文書檔案保管環(huán)境和條件，防止文書檔案滅失或損毀;加快文書檔案電子化、數(shù)字化進(jìn)程，提高文書檔案檢索質(zhì)量和效率;注重文書檔案編研工作，根據(jù)單位發(fā)展的實(shí)際需要，做好文書檔案編研選題謀劃等，更好地發(fā)揮文書檔案的作用。

2.2文書檔案管理流程優(yōu)化與信息化策略

新時(shí)代下信息技術(shù)快速發(fā)展，直接推動行業(yè)改革發(fā)展，信息數(shù)字化是指導(dǎo)文書檔案管理主要指標(biāo)，傳統(tǒng)文書檔案管理顯露出一些不足，造成實(shí)際工作中出現(xiàn)一些問題，保存難度大、查閱花費(fèi)時(shí)間長等，需要經(jīng)常檢查保存情況。文書檔案信息化建設(shè)可以滿足信息化文書檔案管理需求，增加文書檔案數(shù)量種類，信息化管理能夠消除安全風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案管理質(zhì)量。信息化時(shí)代文書檔案管理要聯(lián)系實(shí)際情況，創(chuàng)新管理模式，需要建立健全文書檔案管理制度，提高文書檔案人員專業(yè)素質(zhì)，推進(jìn)文書檔案信息化建設(shè)。文書檔案信息化管理優(yōu)化需要管理流程，信息化檔案管理系統(tǒng)中將檔案部門設(shè)置為執(zhí)行歸檔流程角色，文書檔案管理中歸檔處理是核心業(yè)務(wù)，設(shè)計(jì)流程為管理人員接收文件后轉(zhuǎn)換為電子傳閱單，開展信息化文檔處理。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)后對文書檔案查閱處理。檔案管理人員要借助信息技術(shù)不斷完善索引條目，對文檔進(jìn)行備份與歸檔處理等。要想使核心業(yè)務(wù)流程得到高效運(yùn)行，需要明確檔案管理職責(zé)職能，精確檢查歸檔文件合理性規(guī)范性等，確保文書檔案真實(shí)完整性。管理者要加強(qiáng)優(yōu)化意識，管理部門工作人員要共同參與優(yōu)化檔案工作中，文書檔案管理者要對其他工作人員加強(qiáng)指導(dǎo)。

2.3加強(qiáng)對文書檔案信息化建設(shè)的投入

信息化時(shí)代的步伐不可阻擋，企業(yè)應(yīng)該加大對文書檔案信息化的投入。首先是在硬件部分的投入，不論是文書檔案管理人員的配置，文書檔案管理需要的網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備的資金，還是文書檔案后期維護(hù)的網(wǎng)絡(luò)升級等等，都需要相應(yīng)人力與資金等各方面的投入。配置可以勝任相應(yīng)崗位的文書檔案人員，可以使文書檔案在管理過程中規(guī)范有效，投入了相應(yīng)的信息化資金，有利于現(xiàn)代文書檔案的保存，也便于文書檔案充分發(fā)揮其為民服務(wù)的作用。

2.4開展技術(shù)創(chuàng)新，提高服務(wù)質(zhì)量

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會進(jìn)步和發(fā)展腳步的不斷深入，傳統(tǒng)的檔案管理思想已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前企事業(yè)單位的需求。所以，樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念，開展科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，提升服務(wù)質(zhì)量是不可忽視的。單位的檔案管理者要將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的現(xiàn)代化管理充分利用起來，以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)作為傳播載體，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息管理工作的自動化、智能化。對于存在的問題一定要及時(shí)處理，把技術(shù)性接口和系統(tǒng)性接口問題都徹底解決。此外，為了更好滿足各部門文書檔案管理工作的根本需求，單位還必須要將檔案管理的軟硬件設(shè)備納入信息化建設(shè)的總體規(guī)劃中，從根本上保障和提高其管理服務(wù)質(zhì)量。

結(jié)束語

信息化時(shí)代下的檔案管理面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，文書檔案管理作為檔案管理的很重要的一部分，也見證著企業(yè)一步步的發(fā)展變化。只有加強(qiáng)思想上對文書檔案的重視，加大對文書檔案管理的人力和資金投入，制定符合國家規(guī)范且適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的新的文書檔案制度，唯有此，新時(shí)代下文書檔案才可以更好地服務(wù)于企業(yè)、服務(wù)于社會，發(fā)揮其重要的作用。

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