淺談新時(shí)期信息化在企業(yè)人力資源管理中的運(yùn)用

何云

摘 要：人力資源是企業(yè)生存與發(fā)展的重要要素，在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，企業(yè)必須要重視人力資源管理，確保人力資源效用最大化發(fā)揮。而當(dāng)今正處于信息化時(shí)代，企業(yè)在開展人力資源管理時(shí)應(yīng)注重有效運(yùn)用信息化手段。為此，本文先是對人力資源管理信息化的概念、特點(diǎn)及其作用進(jìn)行分析，然后對信息化在人力資源管理中的具體運(yùn)用進(jìn)行分析，最后針對實(shí)際運(yùn)用中存在的問題提出幾點(diǎn)保障措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息化;人力資源管理;運(yùn)用;問題;保障措施

引言

人力資源管理是現(xiàn)代企業(yè)管理體系重要組成部分，對企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，暴露出傳統(tǒng)人力資源管理模式的許多不足，使得企業(yè)發(fā)展受到影響。因此，在新時(shí)期背景下，企業(yè)進(jìn)行人力資源管理模式的創(chuàng)新尤其必要。信息化作為一種有效的管理工具，為企業(yè)人力資源管理模式改革創(chuàng)新創(chuàng)造了有利條件。鑒于此，下文具體介紹信息化在企業(yè)人力資源管理中的運(yùn)用及實(shí)踐運(yùn)用過程中相關(guān)問題的解決，切實(shí)發(fā)揮出信息化的作用，提升企業(yè)人力資源管理水平。

一、人力資源管理信息化的概念、特點(diǎn)及作用

（一）概念

從字面意義可看出，人力資源管理信息化是將信息管理與人力資源管理進(jìn)行了結(jié)合，主要是借助信息管理的優(yōu)勢，在整合人力資源管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，對人力資源管理的理論、方法進(jìn)行改革創(chuàng)新，既能夠讓人力資源管理滿足企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的要求，也能夠?qū)崿F(xiàn)綜合性更高的管理。簡而言之，人力資源管理信息化，就是利用現(xiàn)代信息化技術(shù)來完成人力資源管理中人員招聘、薪酬發(fā)放、人員培訓(xùn)與開發(fā)、績效考核等工作。

（二）特點(diǎn)

規(guī)范、便利、自助、可跟蹤是人力資源管理信息化的顯著特征。主要因?yàn)樾畔⒒侄文転槿肆Y源管理提供功能多元、系統(tǒng)化的管理系統(tǒng)，且所提供的管理系統(tǒng)具有自助服務(wù)和靈活開發(fā)的優(yōu)勢，既能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)部信息高度共享，也能夠有效保證信息的安全，可大大提升人力資源管理的效率與效果。具體而言，一是通過信息化，人力資源管理可實(shí)現(xiàn)可視化操作，且操作簡單，可直觀反映出人力資源管理的內(nèi)容及業(yè)務(wù)流程，不僅能讓員工理解和接受新型的管理模式，也能夠讓員工實(shí)現(xiàn)自我管理。二是在這樣的管理模式下，企業(yè)管理規(guī)范性更強(qiáng)，且能夠減少許多不必要的工作，減輕了管理人員的工作壓力，員工也能夠通過管理系統(tǒng)的自助服務(wù)了解自身所需的信息，這更加有利于人力資源管理部門工作的有序開展，進(jìn)而提升人力資源信息化管理的水平。三是，所形成的人力資源管理信息系統(tǒng)，也具有較多的優(yōu)勢，不僅能根據(jù)用戶需求進(jìn)行二次開發(fā)，也能夠?qū)崿F(xiàn)對各個(gè)界面的單獨(dú)管理，這有利于促使資源的完善及無縫對接。比如，可在系統(tǒng)中導(dǎo)入用戶信息，然后根據(jù)自身所需的報(bào)表形式進(jìn)行相關(guān)的報(bào)表操作，且系統(tǒng)提供的WPS等軟件導(dǎo)入導(dǎo)出功能，可靈活進(jìn)行報(bào)表生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，數(shù)據(jù)輸出過程也能通過加密技術(shù)進(jìn)行加密處理以及數(shù)據(jù)恢復(fù)、還原，這樣可有效避免數(shù)據(jù)輸出及處理時(shí)出現(xiàn)數(shù)據(jù)失誤的問題。四是，即便是管理人員，也不能隨意進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)的篡改，但可通過信息化管理進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)的跟蹤管理，并建立備份機(jī)制。

（三）作用

人力資源管理信息化的作用主要體現(xiàn)在這幾個(gè)方面：一是能有效增強(qiáng)信息溝通效果。主要因?yàn)槿肆Y源管理信息化為企業(yè)自上而下的信息溝通提供了新渠道，且其通過網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的方式，將收集統(tǒng)計(jì)的人力資源信息實(shí)時(shí)給企業(yè)員工，既能縮短員工反饋的時(shí)間，也能夠讓上級部門及管理層及時(shí)了解員工的思想動(dòng)態(tài)。二是可促使人力資源管理效率顯著提升。在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)的作用下，可實(shí)現(xiàn)人力資源信息數(shù)字化，管理人員只需要將人員的信息輸入到計(jì)算機(jī)中，便可實(shí)現(xiàn)對信息自動(dòng)保存和管理，可減輕管理人員的工作壓力，提高工作效率。三是可減少人員的操作成本。在人力資源管理中，涉及到多個(gè)重要的工作環(huán)節(jié)，如人才引進(jìn)、績效考核、人員培訓(xùn)、職工規(guī)劃、人員調(diào)動(dòng)等，通過信息化管理可將這些環(huán)節(jié)的信息集中在一起分析，可促使業(yè)務(wù)流及作業(yè)流程有效結(jié)合，進(jìn)而減少人員的操作成本。四是可有效降低溝通成本。信息化管理在增強(qiáng)內(nèi)部信息溝通的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的實(shí)時(shí)收集與分析，可為管理人員制定科學(xué)有效的決策方案提供可靠的依據(jù)，同時(shí)管理人員也能有更多的時(shí)間精力去分析有價(jià)值的方案和策略，這既能夠降低溝通成，也能夠提升人力資源管理的效率。

二、信息化在企業(yè)人力資源管理中的具體運(yùn)用

（一）在人力資源規(guī)劃中運(yùn)用

將信息化手段運(yùn)用至企業(yè)人力資源規(guī)劃中，可借助信息化中預(yù)測的功能，掌握企業(yè)現(xiàn)有的人員情況，然后在此基礎(chǔ)上根據(jù)企業(yè)實(shí)際確定人力資源成本核算的方式，從成本核算的角度并結(jié)合企業(yè)經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行人力資源的合理配置，讓企業(yè)人力資源規(guī)劃有據(jù)可依，也能有效監(jiān)控人力資源規(guī)劃執(zhí)行的情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)執(zhí)行過程中存在的問題或風(fēng)險(xiǎn)。

（二）在工作分析中運(yùn)用

將信息化運(yùn)用至企業(yè)工作分析上，主要是能夠規(guī)范崗位的描述及工作說明，這樣能夠進(jìn)一步明確工作范圍及職責(zé)范圍，然后制定相應(yīng)的工作流程。以此同時(shí)，也能通過信息化分析企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，然后相應(yīng)進(jìn)行企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整和優(yōu)化。除此之外，信息化還提供了定量崗位評價(jià)工具，可借助這一工具對崗位差異及級別分布進(jìn)行分析，并通過圖文統(tǒng)計(jì)工具對人力資源相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化處理，可為管理決策提供更加可靠的數(shù)據(jù)支持。

（三）在人員招聘中運(yùn)用

人員招聘是企業(yè)人力資源管理中一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，企業(yè)也可通過利用信息化手段，編制科學(xué)合理的人員招聘計(jì)劃。首先，在人員招聘前期，需要從費(fèi)用預(yù)算及計(jì)劃角度對招聘方式、招聘效果進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上編制多種合理的招聘方案。之后借助大數(shù)據(jù)挖掘各種招聘渠道的人員信息，然后將這些挖掘的信息導(dǎo)入到企業(yè)人才庫中，并建立起相應(yīng)的人員檔案庫。其次，在人員招聘時(shí)，借助信息化提供的測評工具對招聘人員進(jìn)行線上測試測評，然后以星級化的方式生成招聘人員的素質(zhì)報(bào)告。最后，借助圖形工具對生成的招聘人員素質(zhì)報(bào)告進(jìn)行分析，獲得分析結(jié)果，然后通過批量發(fā)送的方式通知應(yīng)聘人員結(jié)果，也能對通知單進(jìn)行批量打印，這便于后續(xù)相關(guān)信息的錄入。通過這樣的方式，既能夠有效把控人員招聘的整體節(jié)奏，促使整個(gè)招聘流程更加高效，而且能夠結(jié)合企業(yè)實(shí)際所需精準(zhǔn)進(jìn)行人才的聘用。

（四）在考勤管理中運(yùn)用

在企業(yè)人力資源管理中，員工考勤是不可或缺的一項(xiàng)工作，其主要是對員工的日常工作進(jìn)行考勤，及時(shí)記錄員工休假、調(diào)休等情況。而將信息化運(yùn)用至員工考勤管理中，可大大提升考勤管理的效率，主要因?yàn)樾畔⒒軐T工的上下班時(shí)間自定義設(shè)定，并形成相應(yīng)的考勤規(guī)則，管理人員可通過考勤機(jī)采集相關(guān)的信息并實(shí)現(xiàn)信息化管理，同時(shí)能根據(jù)企業(yè)制定休假制度設(shè)置加班、倒班、休班等不同時(shí)間段，進(jìn)而設(shè)置不同的考勤規(guī)則。另外，在信息化的作用下，能促使考勤管理、績效考核、薪酬管理這幾個(gè)系統(tǒng)有機(jī)融合，若員工休假與企業(yè)休假制度存有矛盾，可根據(jù)具體情況折算成相應(yīng)的工資?？偟膩砜?，信息化的運(yùn)用，能夠有效減少考勤管理這一環(huán)節(jié)工作不必要的浪費(fèi)，也能夠讓考勤管理更加高效進(jìn)行。

（五）在培訓(xùn)管理中運(yùn)用

人員培訓(xùn)是企業(yè)人力資源管理中一項(xiàng)必不可少的工作，但往往由于人員培訓(xùn)需要花費(fèi)大量的時(shí)間、金錢和精力，以致于許多企業(yè)并不重視人員培訓(xùn)，或者開展了培訓(xùn)但培訓(xùn)效果并不佳。而將信息化運(yùn)用至企業(yè)培訓(xùn)管理中，可在滿足大量培訓(xùn)需求的同時(shí)，在合理的成本范圍內(nèi)制定培訓(xùn)規(guī)劃和培訓(xùn)實(shí)施計(jì)劃，既能夠?qū)ε嘤?xùn)費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算，也能夠提供培訓(xùn)課程，可保證培訓(xùn)工作順利進(jìn)行。除此之外，還能夠通過信息化手段進(jìn)行培訓(xùn)結(jié)果的反饋，然后在生成的報(bào)告上實(shí)現(xiàn)對培訓(xùn)效果的跟蹤管理，進(jìn)而對培訓(xùn)計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和優(yōu)化，這能夠保證培訓(xùn)工作有效開展，進(jìn)而提升實(shí)際的培訓(xùn)效果。

（六）在人事檔案管理中運(yùn)用

人事檔案是人力資源管理工作的重要依據(jù)，要求人力資源管理人員應(yīng)加強(qiáng)人事材料信息的實(shí)時(shí)收集，從而形成完善真實(shí)的員工檔案。將信息化運(yùn)用至人事檔案管理中，能進(jìn)一步增強(qiáng)人事檔案管理的效果，主要因?yàn)樾畔⒒芾砟Ｊ侥軌驅(qū)崿F(xiàn)對人員從入職到離職全過程的信息記錄與管理，一旦出現(xiàn)人員調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)正、職位變化等情況，便可借助信息化方式自動(dòng)進(jìn)行人員信息的更新，這樣能確保人事檔案信息的完整性和實(shí)時(shí)性，進(jìn)而保障人事檔案作用的有效發(fā)揮。

三、信息化在企業(yè)人力資源管理中實(shí)踐運(yùn)用時(shí)遇到的阻礙

（一）企業(yè)員工信息化意識(shí)較薄弱

目前許多企業(yè)員工還不具備信息化意識(shí)，甚至有的員工存在排斥的心理，使得信息化在企業(yè)人力資源管理中應(yīng)用受到阻礙，進(jìn)而無法有效提升企業(yè)人力資源管理的效率。比如，現(xiàn)階段許多員工就對OA辦公系統(tǒng)及HP系統(tǒng)的應(yīng)用存有抗拒的心理，主要因?yàn)檫@些員工還停留在以往的工作思維及工作方式中，加之信息化管理也需要員工的參與配合，使得其工作量及難度增加，所以員工會(huì)對信息化建設(shè)產(chǎn)生排斥的心理，很大程度上阻礙了人力資源管理信息化的建設(shè)。

（二）信息系統(tǒng)定位不準(zhǔn)確或有偏差

企業(yè)在推進(jìn)人力資源管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際準(zhǔn)確定位信息化系統(tǒng)，如此才能夠確保系統(tǒng)作用有效發(fā)揮，促使企業(yè)人力資源管理效率的提升。然而現(xiàn)階段企業(yè)在對信息系統(tǒng)定位時(shí)，或多或少會(huì)出現(xiàn)定位不準(zhǔn)確或偏差的問題，一些企業(yè)并沒有結(jié)合實(shí)際情況去進(jìn)行信息化建設(shè)，同時(shí)也不重視信息化系統(tǒng)功能的完善，導(dǎo)致信息化系統(tǒng)難以發(fā)揮出其應(yīng)用的作用，流于形式，最終使得企業(yè)人力資源管理質(zhì)量受到影響。

（三）監(jiān)督作用不明顯

為確保人力資源管理信息化有效推進(jìn)，也需要企業(yè)建立相應(yīng)監(jiān)督機(jī)制，以此對信息化實(shí)踐運(yùn)用進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)踐過程中存在的問題，并采取有效的措施加以完善。然而從實(shí)際情況來看，一些企業(yè)在推進(jìn)人力資源管理信息化建設(shè)時(shí)，并沒有建立起相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，即便開展了監(jiān)督工作，也是由人力資源管理人員負(fù)責(zé)，管理職能與監(jiān)督職能混為一談，導(dǎo)致監(jiān)督職能難以有效發(fā)揮，也就難以有效提升企業(yè)人力資源管理的質(zhì)量。

四、信息化在企業(yè)人力資源管理中運(yùn)用的保障措施

（一）加強(qiáng)信息化的宣傳，提高整體的認(rèn)可程度

針對企業(yè)在推進(jìn)人力資源管理信息化中存在的人員抵觸問題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大信息化的宣傳力度，借助多種有效的宣傳方式，提高員工對信息化管理的認(rèn)可程度，充分認(rèn)識(shí)到信息化管理的作用及價(jià)值。具體可以通過分析員工的心理，然后加大人力資源管理信息化作用的宣傳，促使員工思想認(rèn)知水平提升，并積極參與到人力資源管理信息化建設(shè)中。另外，可借助榜樣宣傳的方式，即針對人力資源管理信息化建設(shè)中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，以此帶動(dòng)其他員工參與其中的積極性和主動(dòng)性，這樣既能夠減少抵觸心理，也能有效提升企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)水平。

（二）結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，準(zhǔn)確定位信息化系統(tǒng)

企業(yè)在推進(jìn)人力資源管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合自身實(shí)際情況建立起適宜的信息化系統(tǒng)，確保其與信息化建設(shè)目標(biāo)及企業(yè)發(fā)展需求相適應(yīng)。與此同時(shí)，在具體的建設(shè)過程中，也應(yīng)堅(jiān)持這幾點(diǎn)原則：一是堅(jiān)持實(shí)務(wù)性原則，即要保證所建立的信息化系統(tǒng)能夠解決人力資源管理中實(shí)際存在的問題;二是堅(jiān)持經(jīng)驗(yàn)性原則，這一原則要求參與系統(tǒng)建設(shè)的管理人員不僅要具備專業(yè)的管理知識(shí)，也要具備豐富的管理經(jīng)驗(yàn);三是堅(jiān)持重點(diǎn)性原則，即以核心業(yè)務(wù)為主完善基礎(chǔ)性平臺(tái)建設(shè)，之后再根據(jù)具體情況進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)板塊的拓展;四是堅(jiān)持可實(shí)施性原則，這一原則要求企業(yè)要充分考慮自身的管理需求，而不是一味地追求高新技術(shù)的應(yīng)用，應(yīng)確保系統(tǒng)建設(shè)在合理預(yù)算范圍內(nèi)容，同時(shí)與企業(yè)管理文化一致;五是堅(jiān)持先進(jìn)性的原則，即要充分發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的作用，并充分體現(xiàn)現(xiàn)代管理理念;六是堅(jiān)持完善性的原則，應(yīng)確保系統(tǒng)具有招聘、培訓(xùn)、績效管理、薪酬管理、福利等功能，便于人力資源管理各項(xiàng)工作高效開展。

（三）建立完善的監(jiān)督機(jī)制

企業(yè)在人力資源管理信息化實(shí)踐運(yùn)用過程中，應(yīng)建立完善、獨(dú)立的監(jiān)督機(jī)制，使其獨(dú)立于人力資源管理部門，確保執(zhí)行監(jiān)督職能時(shí)能夠保證其獨(dú)立性，同時(shí)在設(shè)置監(jiān)督機(jī)構(gòu)時(shí)，應(yīng)強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)構(gòu)的職能，使其能夠有效干預(yù)人力資源管理工作，針對人力資源管理中存在不合理的地方或內(nèi)容，提出建議或暫停上報(bào)，切實(shí)通過監(jiān)督職能促使人力資源管理質(zhì)量的提升。除此之外，若條件允許，企業(yè)可通過邀請外界專業(yè)隊(duì)伍來開展監(jiān)督工作，充分發(fā)揮其專業(yè)、技術(shù)優(yōu)勢，提升監(jiān)督效能，進(jìn)而提升企業(yè)人力資源管理質(zhì)量。

（四）提升管理人員信息化應(yīng)用能力

企業(yè)在人力資源管理信息化實(shí)踐運(yùn)用過程中，也不可忽視管理人員信息化應(yīng)用能力的提升。應(yīng)通過有效的培訓(xùn)，不斷提升管理人員的信息化管理理念，認(rèn)識(shí)到信息系統(tǒng)的重要性，并讓其能夠充分掌握信息化操作相關(guān)技能，提升信息化應(yīng)用水平，進(jìn)而提升信息系統(tǒng)的效益及水平。

結(jié)語：

綜上，新時(shí)期企業(yè)實(shí)施人力資源管理信息化是必然的趨勢，企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到信息化運(yùn)用的重要性，并結(jié)合企業(yè)而實(shí)際情況，明確信息化管理目標(biāo)，不斷推進(jìn)信息化建設(shè)，使信息化能夠在企業(yè)人力資源規(guī)劃、工作分析、人員招聘、考勤管理、培訓(xùn)管理、人事檔案管理等各項(xiàng)工作中發(fā)揮出應(yīng)用的作用，以此不斷提升企業(yè)人力資源管理效率與質(zhì)量。

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